Bestellungen

Bestellungen (Kundenaufträge) können manuell angelegt, aus Shopify/Amazon importiert oder über die API erstellt werden. Hier verwaltest du den gesamten Auftragslebenszyklus.

Bestellungen einsehen

Öffne Aufträge & Versand → Bestellungen für die Auftrags-Übersicht. Die Tabelle zeigt:

• Bestellnummer — WMS-interne Nummer (WMS-XXXXXX)
• Shop-Bestellnummer — Externe Nummer aus Shopify/Amazon
• Kunde — Name und Adresse
• Status — Offen, In Bearbeitung, Gepickt, Versendet, Abgeschlossen, Storniert
• Priorität — Express, Standard, Low
• Tags — Farbige Badges (neu)
• Auftragswert — Gesamtsumme
• Erstellt — Datum

Suche & Filter

Die Übersicht hat drei zentrale Bedienelemente:

1. Unified Search (Scope-basiert)

Eine Suchzeile mit einem Dropdown links, der den Suchbereich (Scope) festlegt. Standard ist ”🔍 Überall suchen” — eine Eingabe durchsucht gleichzeitig alle relevanten Felder. Gezieltes Einschränken per Dropdown:

Typische Treffer in “Überall”: Eine Amazon-Bestellnummer (xxx-xxxxxxx-xxxxxxx) findet den zugehörigen Auftrag über die externe Bestellnummer. Eine eBay-Bestellnummer steht meist in der Notiz — sie wird dort ebenfalls gefunden. Eine SKU, EAN oder ASIN liefert alle Aufträge, die diesen Artikel enthalten.

2. Status-Pipeline (kompakte Tabs)

Unterhalb der Suche: eine einzeilige Tab-Leiste mit Alle + den fünf Status (Offen, In Bearbeitung, Gepickt, Versendet, Abgeschlossen). Klick auf einen Tab filtert die Tabelle; der aktive Tab ist farbig ausgefüllt.

3. Filter-Drawer

Rechts oben der ”⚙ Filter”-Button öffnet einen Drawer mit sekundären Filtern:

• Verkaufskanal — Shopify, Amazon, Flowkom etc.
• Kanal (Quelle) — Manuell / Shopify / Amazon
• Zahlstatus — Bezahlt, Offen, Teil-Erstattet, Voll-Erstattet (Multi-Select)
• Tags — Multi-Select, ODER-Logik
• Zeitraum — Von/Bis-Datum
• Nur Freipositionen — Checkbox

Die Anzahl aktiver Drawer-Filter erscheint als Badge am Filter-Button.

Aktive Filter & Zurücksetzen

Sobald ein Filter aktiv ist (Such-Wert, Drawer-Filter oder Pipeline-Tab), erscheint oberhalb der Tabelle eine Chip-Zeile. Jeder Filter lässt sich einzeln per ✕ entfernen. Rechts in der Zeile steht ein auffälliger roter Button “Alle zurücksetzen”, der alles in einem Rutsch leert.

Tags

Kundenaufträgen können Tags zugewiesen werden, um sie flexibel zu kategorisieren und zu filtern.

Tags zuweisen

1. Öffne den Auftragsdetail-Dialog (Klick auf eine Bestellung)
2. Im Bereich Tags öffne das Dropdown
3. Wähle einen oder mehrere Tags aus oder entferne sie
4. Änderungen werden sofort gespeichert

Audit Trail

Jede Tag-Änderung wird im Auftragsverlauf (Timeline) protokolliert:

• Wer hat das Tag wann hinzugefügt oder entfernt?
• Wurde die Änderung manuell oder per Workflow durchgeführt?

Tags im Versandprozess

Auftrags-Tags werden im Pack-/Versand-Dialog als farbige Badges angezeigt (nur lesbar). So sieht der Packer relevante Hinweise wie “Gefahrgut” oder “Eilauftrag”.

Tags können unter Einstellungen → Tags erstellt und verwaltet werden. Siehe Tags-Verwaltung.

Service-Positionen

Kundenaufträge können neben normalen Artikelpositionen auch Service-Positionen enthalten — z.B. Versandkosten oder Verpackungsgebühren. Diese werden mit einem “Service”-Badge markiert und beim Picking/Packen übersprungen.

Service-Positionen können manuell hinzugefügt oder beim Import automatisch erkannt werden. Mehr dazu: Service-Artikel

Zahlstatus

Jeder Auftrag hat neben dem Fulfillment-Status (Offen, Versendet, etc.) auch einen Zahlstatus, der den aktuellen Zahlungszustand abbildet:

Der Zahlstatus wird in der Auftragsliste als Badge neben dem Fulfillment-Status angezeigt und kann über den Zahlstatus-Filter gefiltert werden.

Bei Shopify-Aufträgen wird der Zahlstatus beim Import automatisch aus Shopify übernommen und bei jeder Synchronisation aktualisiert.

Erstattungen & Preisnachlass

Erstattungen können direkt aus dem Auftragsdetail ausgelöst werden — entweder als Teilerstattung (Preisnachlass) oder Vollerstattung.

Erstattung durchführen

1. Öffne den Auftragsdetail-Dialog
2. Klicke auf Erstattung / Preisnachlass
3. Gib den Betrag ein
4. Optional: Gib einen Grund ein
5. Wähle:
   • Erstattung an Shopify melden — Refund wird direkt bei Shopify durchgeführt (nur bei Shopify-Aufträgen mit aktivierter Erstattungsfunktion)
   • Gutschrift erstellen — Erstellt automatisch eine Gutschrift in Billkom (nur wenn eine Rechnung existiert)
6. Klicke auf Erstatten

Hinweis: Wenn der eingegebene Betrag den Auftragswert übersteigt, wird eine Warnung angezeigt. Bei bereits teilerstatteten Aufträgen wird ein Hinweis auf die vorherige Erstattung eingeblendet.

Erstattung bei Stornierung

Wenn du einen Auftrag stornierst, kannst du gleichzeitig eine Erstattung auslösen:

1. Klicke auf Stornieren im Auftragsdetail
2. Wähle die gewünschten Beleg-Aktionen (Rechnung stornieren / Gutschrift)
3. Bei Shopify-Aufträgen: Aktiviere Erstattung an Shopify melden und passe optional den Betrag an
4. Klicke auf Stornieren

Die Erstattung wird synchron durchgeführt — du siehst sofort ob sie erfolgreich war. Bei einem Fehler wird die gesamte Stornierung abgebrochen.

Voraussetzungen für Shopify-Erstattungen

• Die Shopify-Integration muss unter Einstellungen → Integrationen → [Shop] die Option Erstattungen aktivieren aktiviert haben
• Die Shopify-App benötigt die Berechtigung write_orders — bei fehlender Berechtigung zeigt Flowkom einen Re-Autorisierungs-Hinweis an

Mehr zur Shopify-Erstattungseinrichtung: Shopify-Integration → Erstattungen

Daten-Hub

Bestellungen können über den Daten-Hub exportiert und importiert werden, einschließlich Tags.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen WMS-Tags und Shopify-Tags?

WMS-Tags sind ein eigenständiges System innerhalb des WMS — sie werden über Einstellungen → Tags verwaltet. Shopify-Tags werden beim Auftragsimport als Marketplace-Daten gespeichert und sind davon unabhängig. Beide existieren parallel.

Kann ich Tags per Workflow automatisch setzen?

Ja. Workflows können Tags basierend auf Bedingungen automatisch zuweisen oder entfernen — siehe Workflows.