Bestellungen

Bestellungen (Kundenaufträge) können manuell angelegt, aus Shopify/Amazon importiert oder über die API erstellt werden. Hier verwaltest du den gesamten Auftragslebenszyklus.

Bestellungen einsehen

Öffne Aufträge & Versand → Bestellungen für die Auftrags-Übersicht. Die Tabelle zeigt:

• Bestellnummer — WMS-interne Nummer (WMS-XXXXXX)
• Shop-Bestellnummer — Externe Nummer aus Shopify/Amazon
• Kunde — Name und Adresse
• Status — Offen, In Bearbeitung, Gepickt, Versendet, Abgeschlossen, Storniert
• Priorität — Express, Standard, Low
• Tags — Farbige Badges (neu)
• Auftragswert — Gesamtsumme
• Erstellt — Datum

Auftrag als Entwurf sichern

Ein Auftrag, der noch nicht fertig ist — der Kunde überlegt noch, eine Position fehlt, das Telefon klingelt —, muss nicht weggeworfen werden. Im Anlage-Dialog sicherst du den Stand über Als Entwurf sichern, auch unvollständig: ohne Kunde, ohne Position, mit halb getippten Zahlen.

Ein Entwurf ist kein Auftrag. Er bekommt keine Auftragsnummer, reserviert keinen Bestand, taucht in keiner Auswertung auf und geht an keinen Verkaufskanal. Erst die Freigabe macht einen Auftrag daraus.

Die gesicherten Stände findest du in der Auftragsliste unter dem Status Entwurf, direkt hinter Alle — als ersten Schritt vor Offen. Die Zahl daneben sagt, wie viele Entwürfe warten; Alle zählt sie nicht mit, weil sie noch keine Aufträge sind. Die Liste zeigt zuletzt geänderte zuerst, mit Kunde, Positionszahl, Betrag und der Angabe, wer zuletzt gespeichert hat. Suchst oder filterst du, geht es zurück zu den Aufträgen: Suche und Filter gelten nur Aufträgen.

• Weiterarbeiten: Klick auf die Zeile öffnet den Anlage-Dialog wieder so, wie du ihn verlassen hast.
• Freigeben: Daraus entsteht der Auftrag — mit Nummer, Bestandsreservierung und allen Workflows, genau wie beim normalen Anlegen. Der Entwurf verschwindet dabei.
• Fehlt noch etwas, etwa der Kunde oder eine Position, bleibt der Entwurf stehen und der Dialog zeigt dir, was fehlt. Dasselbe gilt, wenn ein Artikel inzwischen gelöscht wurde.
• Verwerfen löscht den gesicherten Stand nach einer Rückfrage. Ein Auftrag entsteht dabei nicht.
• Freigeben und Verwerfen darf, wer auch Aufträge anlegen darf — eine zweite Freigabe durch jemand anderen gibt es nicht.
• Entwürfe, die 180 Tage nicht angefasst wurden, räumt Flowkom nachts weg. Sie enthalten Kundendaten, und ein halbes Jahr unberührt heißt vergessen.

Entwurf oder Angebot? Ein Entwurf ist dein Arbeitsstand und bleibt im Haus. Was der Kunde sehen soll, ist ein Angebot — das bekommt eine Nummer, ein PDF und eine Gültigkeit.

Suche & Filter

Die Übersicht hat drei zentrale Bedienelemente:

1. Unified Search (Scope-basiert)

Eine Suchzeile mit einem Dropdown links, der den Suchbereich (Scope) festlegt. Standard ist ”🔍 Überall suchen” — eine Eingabe durchsucht gleichzeitig alle relevanten Felder. Gezieltes Einschränken per Dropdown:

Typische Treffer in “Überall”: Eine Amazon-Bestellnummer (xxx-xxxxxxx-xxxxxxx) findet den zugehörigen Auftrag über die externe Bestellnummer. Eine eBay-Bestellnummer steht meist in der Notiz — sie wird dort ebenfalls gefunden. Eine SKU, EAN oder ASIN liefert alle Aufträge, die diesen Artikel enthalten.

2. Status-Pipeline (kompakte Tabs)

Unterhalb der Suche: eine einzeilige Tab-Leiste mit Alle + den fünf Status (Offen, In Bearbeitung, Gepickt, Versendet, Abgeschlossen). Klick auf einen Tab filtert die Tabelle; der aktive Tab ist farbig ausgefüllt.

3. Filter-Drawer

Rechts oben der ”⚙ Filter”-Button öffnet einen Drawer mit sekundären Filtern:

• Verkaufskanal — Shopify, Amazon, Flowkom etc.
• Kanal (Quelle) — Manuell / Shopify / Amazon
• Zahlstatus — Bezahlt, Offen, Teil-Erstattet, Voll-Erstattet (Multi-Select)
• Tags — Multi-Select, ODER-Logik
• Zeitraum — Von/Bis-Datum
• Nur Freipositionen — Checkbox
• Nur ohne Sendungsnummer — Aufträge, für die eBay, Kaufland oder Otto noch auf eine Sendungsnummer warten; übrige Filter sind dann inaktiv. Details unter Benachrichtigungen

Die Anzahl aktiver Drawer-Filter erscheint als Badge am Filter-Button.

Aktive Filter & Zurücksetzen

Sobald ein Filter aktiv ist (Such-Wert, Drawer-Filter oder Pipeline-Tab), erscheint oberhalb der Tabelle eine Chip-Zeile. Jeder Filter lässt sich einzeln per ✕ entfernen. Rechts in der Zeile steht ein auffälliger roter Button “Alle zurücksetzen”, der alles in einem Rutsch leert.

Tags

Kundenaufträgen können Tags zugewiesen werden, um sie flexibel zu kategorisieren und zu filtern.

Tags zuweisen

1. Öffne den Auftragsdetail-Dialog (Klick auf eine Bestellung)
2. Im Bereich Tags öffne das Dropdown
3. Wähle einen oder mehrere Tags aus oder entferne sie
4. Änderungen werden sofort gespeichert

Audit Trail

Jede Tag-Änderung wird im Auftragsverlauf (Timeline) protokolliert:

• Wer hat das Tag wann hinzugefügt oder entfernt?
• Wurde die Änderung manuell oder per Workflow durchgeführt?

Tags im Versandprozess

Auftrags-Tags werden im Pack-/Versand-Dialog als farbige Badges angezeigt (nur lesbar). So sieht der Packer relevante Hinweise wie “Gefahrgut” oder “Eilauftrag”.

Tags können unter Einstellungen → Tags erstellt und verwaltet werden. Siehe Tags-Verwaltung.

Service-Positionen

Kundenaufträge können neben normalen Artikelpositionen auch Service-Positionen enthalten — z.B. Versandkosten oder Verpackungsgebühren. Diese werden mit einem “Service”-Badge markiert und beim Picking/Packen übersprungen.

Service-Positionen können manuell hinzugefügt oder beim Import automatisch erkannt werden. Mehr dazu: Service-Artikel

Zahlstatus

Jeder Auftrag hat neben dem Fulfillment-Status (Offen, Versendet, etc.) auch einen Zahlstatus, der den aktuellen Zahlungszustand abbildet:

Der Zahlstatus wird in der Auftragsliste als Badge neben dem Fulfillment-Status angezeigt und kann über den Zahlstatus-Filter gefiltert werden.

Bei Shopify-Aufträgen wird der Zahlstatus beim Import automatisch aus Shopify übernommen und bei jeder Synchronisation aktualisiert.

Erstattungen & Preisnachlass

Erstattungen können direkt aus dem Auftragsdetail ausgelöst werden — entweder als Teilerstattung (Preisnachlass) oder Vollerstattung.

Erstattung durchführen

1. Öffne den Auftragsdetail-Dialog
2. Klicke auf Erstattung / Preisnachlass
3. Gib den Betrag ein
4. Optional: Gib einen Grund ein
5. Wähle:
   • Erstattung an Shopify melden — Refund wird direkt bei Shopify durchgeführt (nur bei Shopify-Aufträgen mit aktivierter Erstattungsfunktion)
   • Gutschrift erstellen — Erstellt automatisch eine Gutschrift in Billkom (nur wenn eine Rechnung existiert). Sie ist höchstens so hoch wie der noch nicht gutgeschriebene Rest der Rechnung; ist schon alles gutgeschrieben, entsteht keine weitere.
6. Klicke auf Erstatten

Hinweis: Wenn der eingegebene Betrag den Auftragswert übersteigt, wird eine Warnung angezeigt. Bei bereits teilerstatteten Aufträgen wird ein Hinweis auf die vorherige Erstattung eingeblendet.

Erstattung bei Stornierung

Wenn du einen Auftrag stornierst, kannst du gleichzeitig eine Erstattung auslösen:

1. Öffne im Auftragsdetail das Menü ⋮ und wähle Stornieren. Aus der Auftragsliste führt Stattdessen stornieren im Löschdialog hierher.
2. Flowkom prüft die Belege des Auftrags. Für die Rechnung ist der übliche Weg vorausgewählt: vor dem Versand Stornieren, danach Gutschrift erstellen — oder Unverändert lassen. Weitere ausgestellte Belege (etwa den Lieferschein) stornierst du auf Wunsch mit; Belegentwürfe werden gelöscht. Gibt es zur Rechnung schon eine Gutschrift (etwa aus einer Erstattung), lässt sie sich nicht stornieren, weil der Betrag sonst zweimal gutgeschrieben wäre: Gutschrift erstellen schreibt dann nur den offenen Rest gut, und ist alles gutgeschrieben, wählst du Unverändert lassen.
3. Unter Verkaufskanal zeigt der Dialog, was beim Marktplatz geschieht (siehe unten). Bei Shopify-Aufträgen aktivierst du Erstattung an Shopify melden, bei versendeten Kaufland- und eBay-Aufträgen ist Bei Kaufland erstatten bzw. Bei eBay erstatten vorausgewählt. Den Betrag passt du optional an (z. B. 20,00). Ist er kleiner als die Rechnung, entsteht eine Teilgutschrift über genau diesen Betrag.
4. Wähle mindestens einen Erstattungsgrund — er fließt in die Retourenauswertung. Sind keine Gründe angelegt, entfällt die Auswahl.
5. Klicke auf Auftrag stornieren.

Stornieren darf, wer das Recht „Aufträge stornieren“ hat — in der Voreinstellung Sachbearbeitung und Administrator. Es ist eine Vertrauenssache und kommt nie über eine Stufe. Der Dialog erscheint in der Sprache deiner Oberfläche (Deutsch, Englisch, Türkisch); die Standard-Erstattungsgründe ebenfalls, selbst angelegte oder umbenannte Gründe so, wie sie gespeichert sind.

Auch wenn ein Auftrag auf anderem Weg storniert wird, etwa durch den Marktplatz (Amazon, Kaufland, Otto, Shopify) oder durch einen Workflow, löscht Flowkom seine Belegentwürfe mit Vermerk im Belegverlauf. Automatisch erstellt Billkom für einen stornierten Auftrag keine Rechnung und keinen Lieferschein mehr. Ausgestellte Belege bleiben stehen. Du stornierst sie oder erstellst eine Gutschrift wie oben beschrieben.

Die Erstattung wird synchron durchgeführt — du siehst sofort, ob sie erfolgreich war. Geht etwas schief, sagt die Meldung, was passiert ist und was als Nächstes zu tun ist:

• Shopify lehnt die Erstattung ab: Der Auftrag ist nicht storniert. Belegschritte davor können schon erledigt sein — der Dialog lädt den aktuellen Stand neu. Prüfe den Betrag oder storniere ohne Erstattung.
• Ein Beleg hat sich inzwischen geändert: Es wurde nichts storniert. Prüfe die neu geladene Auswahl und storniere erneut.
• Otto oder Kaufland nimmt die Stornierung nicht an: Der Auftrag ist in Flowkom storniert. Storniere ihn zusätzlich im Otto Partner Connect bzw. im Kaufland Seller Portal.
• Der Verkaufskanal wurde nicht informiert (Meldung ausgeschaltet, Option abgewählt, Erstattung ließ sich nicht einreihen): Der Auftrag ist in Flowkom storniert, die Meldung sagt, was du beim Marktplatz noch erledigen musst — stornieren oder den Betrag erstatten.
• Der Verkaufskanal nimmt die Wahl nicht mehr an (Einstellung oder Versandstand hat sich geändert): Es wurde nichts storniert. Prüfe die neu geladene Auswahl und storniere erneut.

Storno beim Verkaufskanal

Für Kaufland, eBay und Otto zeigt der Dialog vor dem Stornieren, was beim Marktplatz geschieht. Ist dort nichts zu tun, steht das in Bernstein mit dem nächsten Schritt; nach dem Stornieren erinnert dich die Meldung noch einmal daran.

• Voraussetzung sind die Schalter der Anbindung unter Einstellungen → Integrationen: bei Kaufland „Stornos automatisch an Kaufland senden“ und „Erstattungen automatisch an Kaufland senden“, bei eBay „eBay-Stornos automatisch an eBay senden“ und „eBay-Erstattungen automatisch an eBay senden“. Sind sie aus, sagt der Dialog das — storniere bzw. erstatte dann beim Marktplatz selbst.
• Der Grund für eBay ist Pflicht. „Artikel nicht lieferbar“ zählt bei eBay als Verkäuferfehler und belastet deine Verkäuferbewertung.
• Nur Euro: Aufträge in einer anderen Währung (etwa Kaufland CZ und PL) erstattest du im Seller-Portal.
• Die Erstattung läuft im Hintergrund. Flowkom bucht sie sofort am Auftrag (Zahlstatus, Gutschrift, Retourenauswertung); scheitert die Übermittlung später, bekommst du eine Benachrichtigung.

Voraussetzungen für Shopify-Erstattungen

• Die Shopify-Integration muss unter Einstellungen → Integrationen → [Shop] die Option Erstattungen aktivieren aktiviert haben
• Die Shopify-App benötigt die Berechtigung write_orders — bei fehlender Berechtigung zeigt Flowkom einen Re-Autorisierungs-Hinweis an

Mehr zur Shopify-Erstattungseinrichtung: Shopify-Integration → Erstattungen

Auftrag löschen

Einen Auftrag löschst du im Auftragsdetail über ⋯ → Löschen oder in der Übersicht über das Zeilenmenü. Vorher prüft Flowkom die Belege des Auftrags.

Mit ausgestellten Belegen bleibt der Auftrag bestehen. Gehört eine festgeschriebene Rechnung, Gutschrift, Mahnung oder ein Lieferschein zum Auftrag, lässt er sich nicht löschen. Ausgestellte Belege müssen nach GoBD unverändert erhalten bleiben — und mit ihnen der Auftrag, auf den sie sich beziehen. Der Dialog zeigt dann die betroffenen Belege und bietet Stattdessen stornieren an; beim Stornieren kannst du die Rechnung stornieren oder eine Gutschrift erstellen.

• Schon storniert? Auch eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer und bleibt erhalten. Der Auftrag bleibt dann als storniert in der Übersicht stehen — mehr ist nicht zu tun.
• Gerade in Kommissionierung? Brich zuerst die Kommissionierung ab; danach kannst du den Auftrag stornieren.

Ohne ausgestellte Belege wird der Auftrag mit allen Positionen gelöscht. Entwürfe und offene Angebote kannst du mitlöschen (Belege mitlöschen); ohne Häkchen bleiben sie ohne Auftragsbezug erhalten. Jeder gelöschte Beleg hinterlässt einen Eintrag im Belegverlauf.

• Belegnummern werden nie wieder vergeben — auch nicht die eines gelöschten Angebots.
• Die Auftragsnummer wird wieder frei, wenn sie die zuletzt vergebene war. Der Dialog sagt dir das vorher.
• Kann Flowkom die Belege nicht prüfen (etwa bei einer Verbindungsstörung), wird nichts gelöscht; Erneut prüfen fragt noch einmal.
• Import rückgängig machen (Sync-Protokoll) und Alle Shopify-Importe löschen (Shopify-Integration, unwiderrufliche Aktionen) folgen derselben Regel: Aufträge mit ausgestellten Belegen bleiben stehen, alle anderen werden gelöscht. Flowkom nennt dir danach, wie viele Aufträge stehen geblieben sind.

Versandstatus erneut übertragen

Bestätigt ein Verkaufskanal den Versand nicht, bleibt die Bestätigung stecken oder zeigt der Kanal gar nichts an, kannst du den aktuellen Versandstand samt Sendungsnummer erneut übertragen — einzeln aus dem Kundenauftrag oder gesammelt aus der Übersicht.

Gilt für Amazon (FBM), eBay, Otto, Kaufland und Shopify (inklusive TikTok und Bridges über Shopify). Nicht dabei: manuelle Aufträge, Amazon FBA, WooCommerce, Shopware.

Nur Nachsenden. Flowkom fragt vor jedem Senden live beim Kanal nach. Hat der Kanal den Versand schon, wird das nur vermerkt — keine zweite Meldung, keine überschriebene Nummer, keine erneute Kundenmail. Eine beim Kanal abweichende Nummer erscheint nur als Hinweis, sie wird nicht korrigiert.

Aus dem Kundenauftrag

1. Öffne den Auftrag und wähle im ⋮-Menü ganz oben „Versandstatus erneut übertragen”.
2. Der Dialog lädt die Vorschau: Zeigt sie Kanal und Sendungsnummer, kannst du mit Übertragen senden. Zeigt sie stattdessen einen Grund (z. B. „Noch keine Sendungsnummer”), gibt es nichts zu senden.
3. Nach dem Start läuft der Vorgang im Hintergrund weiter — auch wenn du den Dialog schließt. Das Ergebnis kommt als Meldung, der Auftrag lädt sich danach neu.

Im Versand-Bereich des Auftrags steht dafür eine eigene Zeile „Rückmeldung an den Kanal”:

• Bestätigt — mit Zeitpunkt
• Fehlgeschlagen — mit dem letzten Fehler und einem Knopf „Erneut übertragen”
• Ausstehend

Bei Otto gibt es keinen gespeicherten Fehlerstand, deshalb zeigt die Zeile dort nur Bestätigt oder Ausstehend. Nachsenden funktioniert bei Otto trotzdem — über das ⋮-Menü.

Aus der Kundenaufträge-Übersicht

Aufträge lassen sich unabhängig vom Status auswählen. Sobald eine Auswahl besteht, erscheint die Leiste mit „Versandstatus erneut übertragen” — für bis zu 100 Aufträge gleichzeitig.

1. Wähle die Aufträge aus, auch über mehrere Seiten hinweg — der Zähler zeigt die Gesamtzahl, über 100 ist der Knopf deaktiviert.
2. Der Dialog zeigt vorab, wie viele Aufträge je Kanal gesendet werden und welche übersprungen werden, jeweils mit Grund. Dabei wird noch kein Kanal aufgerufen.
3. Nach „N Aufträge übertragen” siehst du zu jedem Auftrag das Ergebnis: übertragen, war schon beim Kanal, Kanal prüft noch, übersprungen oder fehlgeschlagen.
4. Über „Fehlgeschlagene auswählen” setzt du die Auswahl direkt auf die fehlgeschlagenen Aufträge, um es erneut zu versuchen.

Zusammenfassen bleibt unverändert nur für offene Aufträge verfügbar (ab zwei Auswahl). Nachsenden funktioniert dagegen in jedem Auftragsstatus.

Grenzen

• Übersprungen wird, wenn noch keine Sendungsnummer vorliegt, der Auftrag nicht versendet oder storniert ist, die Integration nicht aktiv ist, oder die Versandbestätigung für diesen Kanal ausgeschaltet ist.
• Ein Lauf je Arbeitsbereich. Läuft bereits ein Nachsende-Lauf, hängt sich ein zweiter Start an denselben Lauf an. Jedes Teammitglied darf den Lauf starten.
• Wartet auf den automatischen Lauf. Bestätigt ein Kanal gerade automatisch im Hintergrund, wartet das Nachsenden bis zu drei Minuten, bevor es die betroffenen Aufträge meldet.
• Jeder Auftrag bekommt dazu einen Eintrag in der Auftragshistorie — mit Kanal und Ergebnis.

Daten-Hub

Bestellungen können über den Daten-Hub exportiert und importiert werden, einschließlich Tags.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen WMS-Tags und Shopify-Tags?

WMS-Tags sind ein eigenständiges System innerhalb des WMS — sie werden über Einstellungen → Tags verwaltet. Shopify-Tags werden beim Auftragsimport als Marketplace-Daten gespeichert und sind davon unabhängig. Beide existieren parallel.

Kann ich Tags per Workflow automatisch setzen?

Ja. Workflows können Tags basierend auf Bedingungen automatisch zuweisen oder entfernen — siehe Workflows.

Warum kann ich einen Auftrag nicht löschen?

Zum Auftrag gehört ein ausgestellter Beleg. Nach GoBD darf er nicht verschwinden — deshalb bleibt auch der Auftrag. Storniere den Auftrag stattdessen; dabei stornierst du die Rechnung oder erstellst eine Gutschrift. Mehr unter Auftrag löschen.

Warum zeigt die Rückmeldung bei Otto keinen Fehler, obwohl das Nachsenden fehlgeschlagen ist?

Otto speichert keinen eigenen Fehlerstand, deshalb zeigt die Zeile „Rückmeldung an den Kanal” dort nur Bestätigt oder Ausstehend. Zum Nachsenden nutzt du bei Otto das ⋮-Menü, unabhängig vom angezeigten Status.

Wird der Kunde beim Nachsenden erneut per E-Mail benachrichtigt?

Nein — außer der Kanal bestätigt den Versand dort zum allerersten Mal. Hat der Kanal die Sendung schon, löst das Nachsenden keine neue Kundenmail aus, egal ob die Nummer übereinstimmt.

Was passiert, wenn ich den Dialog schließe, während der Lauf noch läuft?

Der Lauf läuft im Hintergrund weiter. Das Ergebnis findest du danach in der Auftragshistorie der betroffenen Aufträge.