Workflows

Mit Workflows automatisierst du wiederkehrende Aufgaben im WMS. Ein Workflow prueft Bestellungen anhand von Bedingungen und fuehrt dann eine Aktion aus — z.B. die Versandart aendern.

Typisches Beispiel: Alle Bestellungen nach Deutschland ueber 50 EUR automatisch auf “DHL Paket” setzen.

Workflow erstellen

1. Oeffne Einstellungen → Workflows
2. Klicke auf Workflow erstellen
3. Fulle das Formular aus (Details siehe unten)
4. Klicke auf Speichern

Name und Beschreibung

• Name (Pflicht) — z.B. “DHL Paket fuer DE ueber 50 EUR”
• Beschreibung (optional) — Kurze Erklaerung, was der Workflow tut
• Aktiv — Schalte den Workflow ein oder aus. Inaktive Workflows werden nicht ausgefuehrt

Trigger (Wann soll der Workflow laufen?)

Jeder Workflow hat genau einen Trigger. Du waehlst zwischen zwei Typen:

Zeitgesteuert

Der Workflow wird automatisch in regelmaessigen Abstaenden ausgefuehrt und prueft alle offenen Bestellungen.

• Taeglich — Legt eine Uhrzeit fest (z.B. 09:00)
• Woechentlich — Legt Uhrzeit und Wochentage fest (z.B. Montag, Mittwoch, Freitag um 14:30)

Hinweis: Zeitgesteuerte Workflows werden alle 15 Minuten geprueft. Dein Workflow laeuft also innerhalb von 15 Minuten nach der eingestellten Uhrzeit. Damit zeitgesteuerte Workflows funktionieren, muss der Cron-Job “Workflow-Ausfuehrung” eingerichtet sein — siehe Cron-Jobs.

Bei Auftragsanlage

Der Workflow wird automatisch ausgefuehrt, sobald eine neue Bestellung angelegt wird.

Du kannst den Umfang einschraenken:

• Alle neuen Auftraege — Jede neue Bestellung (manuell + importiert)
• Nur importierte Auftraege — Nur Bestellungen aus Shopify, Amazon, etc.
• Nur manuell angelegte Auftraege — Nur Bestellungen, die im WMS von Hand erstellt werden

Tipp: Dieser Trigger eignet sich besonders, wenn die Versandart sofort beim Import zugewiesen werden soll, ohne auf den naechsten Cron-Lauf zu warten.

Geltungsbereich (Welche Bestellungen werden geprueft?)

Waehle mindestens einen Auftragsstatus aus:

• Offen — Bestellungen, die noch nicht in Bearbeitung sind
• In Bearbeitung — Bestellungen, die bereits einer Pickliste zugewiesen sind
• Gepickt — Bestellungen, die fertig kommissioniert sind

Sicherheit: Bestellungen mit Status “Versendet”, “Abgeschlossen” oder “Storniert” werden nie veraendert — egal welche Einstellung du waehlst.

Bedingungen (WENN…)

Bedingungen bestimmen, welche Bestellungen die Aktion auslosen. Du kannst bis zu 10 Bedingungen kombinieren.

Verfuegbare Felder

Bedingungen verknuepfen: UND / ODER

Oben im Bedingungs-Bereich siehst du einen Schalter:

• UND — Alle Bedingungen muessen zutreffen
• ODER — Mindestens eine Bedingung muss zutreffen

NICHT-Modifikator

Jede einzelne Bedingung kann mit dem NICHT-Schalter negiert werden. Beispiel:

• “Lieferland IST DE” → Bestellung geht nach Deutschland
• “Lieferland NICHT IST DE” → Bestellung geht nicht nach Deutschland

Beispiel: Mehrere Bedingungen kombiniert

Lieferland IST DE UND Auftragswert GROESSER ALS 50 EUR UND Gesamtgewicht GROESSER ALS 2000g

→ Trifft zu auf alle deutschen Bestellungen ueber 50 EUR mit einem Gewicht ueber 2 kg.

Hinweise zu Sonderfaellen

• Bestellungen ohne Auftragswert werden als 0 EUR behandelt
• Produkte ohne Gewichtsangabe tragen 0g zum Gesamtgewicht bei
• Bestellungen ohne Kunde/Lieferland erfuellen keine Lieferland-Bedingung

Aktion (DANN…)

Wenn alle Bedingungen zutreffen, wird die Aktion ausgefuehrt.

Versandart aendern

Derzeit unterstuetzt das WMS eine Aktion: Versandart aendern. Waehle aus dem Dropdown die gewuenschte Versandart aus.

• Die Aenderung wird nur durchgefuehrt, wenn die Bestellung aktuell eine andere Versandart hat (keine unnoetige Aktualisierung)
• Alle Versandarten, die du unter Einstellungen → Versandarten angelegt hast, stehen zur Auswahl

Workflows ausfuehren

Manuell ausfuehren

In der Workflow-Uebersicht findest du im Aktions-Menue (drei Punkte) den Eintrag Jetzt ausfuehren. Der Workflow laeuft sofort los und zeigt dir danach das Ergebnis:

• “Workflow ausgefuehrt — 12 Auftraege geaendert”
• oder “Workflow ausgefuehrt — 0 Auftraege geaendert”

Automatisch (zeitgesteuert)

Zeitgesteuerte Workflows werden ueber den Cron-Job /api/cron/execute-workflows alle 15 Minuten geprueft. Stelle sicher, dass du den Cron-Job eingerichtet hast — siehe Cron-Jobs.

Automatisch (bei Auftragsanlage)

Workflows mit dem Trigger “Bei Auftragsanlage” werden sofort im Hintergrund ausgefuehrt, wenn eine Bestellung angelegt oder importiert wird. Der Import wird dadurch nicht verlangsamt.

Ausfuehrungsverlauf

Jeder Workflow-Lauf wird protokolliert. Du kannst den Verlauf ueber Aktions-Menue → Verlauf oeffnen.

Was du dort siehst

Fuer jeden Lauf:

• Zeitpunkt — Wann der Workflow gelaufen ist
• Trigger — Manuell, Import oder Zeitgesteuert
• Status:
  • Erfolg (gruen) — Workflow lief fehlerfrei durch
  • Teilweise (gelb) — Einige Bestellungen konnten nicht geaendert werden
  • Fehler (rot) — Workflow ist fehlgeschlagen
  • Laufend (blau) — Workflow laeuft gerade
• Geaenderte Auftraege — Wie viele Bestellungen tatsaechlich geaendert wurden

Detail-Ansicht

Klicke auf einen Eintrag, um die Details zu sehen:

• Zusammenfassung — Trigger, Anzahl verarbeiteter/geaenderter Auftraege, Dauer
• Aenderungsliste — Pro geaenderter Bestellung: Bestellnummer, alte Versandart → neue Versandart

Der Verlauf wird nach 90 Tagen automatisch bereinigt.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Standardversandart fuer Deutschland

Ziel: Alle deutschen Bestellungen unter 2 kg automatisch auf “Deutsche Post Brief” setzen.

• Trigger: Bei Auftragsanlage → Nur importierte Auftraege
• Geltungsbereich: Offen
• Bedingungen (UND):
  • Lieferland IST DE
  • Gesamtgewicht KLEINER ALS 2000
• Aktion: Versandart aendern → Deutsche Post Brief

Beispiel 2: Schwere Pakete ueber DHL

Ziel: Bestellungen ueber 5 kg taglich auf “DHL Paket” umstellen.

• Trigger: Zeitgesteuert → Taeglich um 08:00
• Geltungsbereich: Offen, In Bearbeitung
• Bedingungen (UND):
  • Gesamtgewicht GROESSER ALS 5000
• Aktion: Versandart aendern → DHL Paket

Beispiel 3: Internationale Bestellungen

Ziel: Alle Bestellungen ausserhalb Deutschlands auf “DHL International” setzen.

• Trigger: Bei Auftragsanlage → Alle neuen Auftraege
• Geltungsbereich: Offen
• Bedingungen (UND):
  • Lieferland NICHT IST DE
• Aktion: Versandart aendern → DHL International

Haeufige Fragen

Kann ein Workflow mehrere Aktionen ausfuehren?

Nein, aktuell unterstuetzt jeder Workflow genau eine Aktion (Versandart aendern). Wenn du mehrere Aenderungen brauchst, lege mehrere Workflows an.

Was passiert, wenn zwei Workflows sich widersprechen?

Workflows werden in der Reihenfolge ihrer Erstellung ausgefuehrt. Der letzte Workflow “gewinnt” — er ueberschreibt die Aenderung des vorherigen. Achte daher auf die Reihenfolge und Bedingungen.

Kann ich einen Workflow testen, ohne Bestellungen zu aendern?

Nutze den manuellen Trigger und pruefe vorher, welche Bestellungen betroffen waeren. Du kannst den Workflow auch vorerst auf inaktiv setzen und erst aktivieren, wenn du sicher bist.

Was passiert, wenn ich eine referenzierte Versandart loesche?

Der Workflow zeigt ein Warndreieck in der Uebersicht. Die Bedingung wird als “nicht erfuellt” gewertet — der Workflow aendert keine Bestellungen mehr, bis du ihn aktualisierst.

Wie viele Workflows kann ich anlegen?

Es gibt kein hartes Limit. In der Praxis reichen 5–10 Workflows fuer die meisten Szenarien. Jeder Workflow verarbeitet Bestellungen in Batches von 100 — auch grosse Bestellmengen sind kein Problem.