Workflows

Mit Workflows automatisierst du wiederkehrende Aufgaben im WMS. Ein Workflow prüft Bestellungen anhand von Bedingungen und führt dann eine oder mehrere Aktionen aus — z.B. die Versandart ändern, ein Tag setzen oder eine Rechnung erstellen.

Typisches Beispiel: Alle Bestellungen nach Deutschland über 50 EUR automatisch auf “DHL Paket” setzen.

Jeder Workflow erklärt sich selbst: Im Editor und in der Workflow-Liste siehst du eine Klartext-Zusammenfassung als deutschen Satz — z.B. „Täglich um 04:00 (02:00 UTC): Wenn Versandstatus ist Versendet und Versanddatum älter als 5 Tage, dann Versandstatus auf Abgeschlossen setzen.” Die Zusammenfassung aktualisiert sich live, während du den Workflow bearbeitest.

Workflow erstellen

1. Öffne Einstellungen → Workflows
2. Klicke auf Neuer Workflow — oder wähle unter Vorlagen eine Starter-Vorlage (siehe unten)
3. Fülle das Formular aus: WANN (Auslöser) → WENN (Bedingungen) → DANN (Aktionen)
4. Prüfe die Vorschau („Treffer ermitteln”, siehe unten)
5. Klicke auf Erstellen

Name und Beschreibung

• Name (Pflicht) — z.B. “DHL Paket für DE über 50 EUR”
• Beschreibung (optional) — Kurze Erklärung, was der Workflow tut
• Aktiv — Schalte den Workflow ein oder aus. Inaktive Workflows werden nicht ausgeführt

Starter-Vorlagen

Über den Vorlagen-Button (neben “Neuer Workflow”) kannst du mit einer fertigen Vorlage starten:

• Versendete Aufträge abschließen — setzt Aufträge 5 Tage nach Versand auf Abgeschlossen (täglich)
• Rechnung nach Versand — erstellt beim Statuswechsel auf Versendet eine Rechnung, falls noch keine existiert
• Alte unbezahlte Aufträge melden — meldet täglich Aufträge, die seit 7 Tagen unbezahlt sind

Vorlagen befüllen nur das Formular — du prüfst alles, passt es an und speicherst selbst. Alle Vorlagen starten deaktiviert.

Workflow duplizieren

Im Aktions-Menü (drei Punkte) jeder Zeile findest du Duplizieren. Es öffnet sich der Anlege-Dialog mit einer Kopie des Workflows (Name mit Zusatz “(Kopie)”). Die Kopie startet deaktiviert, damit sie nicht sofort parallel zum Original läuft.

WANN — Auslöser (Trigger)

Jeder Workflow hat genau einen Trigger. Du wählst zwischen drei Typen:

Zeitgesteuert

Der Workflow läuft automatisch zu festen Zeiten und prüft alle passenden Bestellungen.

• Täglich — Uhrzeit festlegen (z.B. 09:00)
• Wöchentlich — Uhrzeit und Wochentage festlegen (z.B. Montag, Mittwoch, Freitag um 14:30)
• Intervall — alle 15 Minuten bis alle 12 Stunden

Zeitzone: Du gibst die Uhrzeit in deiner Zeitzone ein. Intern speichert und prüft das System in UTC — die Umrechnung passiert automatisch (das Formular zeigt dir die UTC-Entsprechung an). Fällt deine Uhrzeit in UTC auf einen anderen Kalendertag (z.B. 00:30 deutscher Zeit), werden bei wöchentlichen Workflows auch die Wochentage automatisch umgerechnet.

Ausführung: Zeitgesteuerte Workflows werden alle 15 Minuten geprüft und laufen kurz nach der eingestellten Uhrzeit. Wird ein Termin verpasst (z.B. Wartung), holt das System ihn beim nächsten Takt automatisch nach. Voraussetzung ist der eingerichtete Cron-Job “Workflow-Ausführung” — siehe Cron-Jobs.

Bei Auftragsanlage

Der Workflow wird sofort ausgeführt, sobald eine neue Bestellung angelegt wird.

• Alle neuen Aufträge — Jede neue Bestellung (manuell + importiert)
• Nur importierte Aufträge — Nur Bestellungen aus Shopify, Amazon, etc.
• Nur manuell angelegte Aufträge — Nur Bestellungen, die im WMS von Hand erstellt werden
• Amazon FBA-Aufträge ignorieren — optionaler Haken, um FBA-Aufträge auszunehmen

Tipp: Dieser Trigger eignet sich besonders, wenn die Versandart sofort beim Import zugewiesen werden soll.

Bei Statuswechsel

Der Workflow läuft, sobald ein Auftrag auf einen der gewählten Status wechselt (z.B. auf “Versendet”) — egal woher der Wechsel kommt: manuell, Versandprozess, Import-Sync oder ein anderer Workflow.

• Wähle einen oder mehrere Ziel-Status (Offen, In Bearbeitung, Gepickt, Versendet, Abgeschlossen, Storniert)
• Die Verarbeitung erfolgt im nächsten Cron-Takt, in der Regel binnen 15 Minuten

Beispiel: “Bei Statuswechsel auf Versendet → Rechnung erstellen” — jede Sendung bekommt automatisch ihre Rechnung, ohne auf den nächtlichen Lauf zu warten.

WENN — Bedingungen

Bedingungen bestimmen, welche Bestellungen die Aktionen auslösen. Du kannst bis zu 10 Bedingungen kombinieren. Das Feld-Dropdown ist durchsuchbar und nach Themen gruppiert; Felder mit Einheit zeigen sie direkt an (EUR, g, Tage).

Verfügbare Felder

Mehrfachauswahl (IST EINES VON / IST KEINES VON)

Bei Versandart, Lieferland, Verkaufskanal, Versand- und Zahlstatus kannst du mehrere Werte auf einmal wählen — z.B. “Lieferland IST EINES VON Österreich, Schweiz”.

Tag-basierte Bedingungen

• Auftrags-Tags HAT / HAT NICHT — prüft die Tags des Auftrags selbst
• Produkt-Tags im Auftrag — prüft die Tags der enthaltenen Artikel: MIND. EINS HAT / ALLE HABEN / KEINS HAT

Beispiel: “Produkt-Tags im Auftrag MIND. EINS HAT Gefahrgut” trifft zu, wenn der Auftrag mindestens einen Artikel mit dem Tag “Gefahrgut” enthält.

Bedingungen verknüpfen: UND / ODER

• UND — Alle Bedingungen müssen zutreffen
• ODER — Mindestens eine Bedingung muss zutreffen

NICHT-Modifikator

Jede einzelne Bedingung kann mit dem NICHT-Schalter negiert werden:

• “Lieferland IST DE” → Bestellung geht nach Deutschland
• “Lieferland NICHT IST DE” → Bestellung geht nicht nach Deutschland

Hinweise zu Sonderfällen

• Bestellungen ohne Auftragswert werden als 0 EUR behandelt
• Produkte ohne Gewichtsangabe tragen 0g zum Gesamtgewicht bei
• Bestellungen ohne Lieferland erfüllen keine Lieferland-Bedingung

DANN — Aktionen

Wenn die Bedingungen zutreffen, werden die Aktionen ausgeführt. Pro Workflow sind bis zu 10 Aktionen möglich.

Versandart ändern

Setzt die gewählte Versandart (nur, wenn der Auftrag aktuell eine andere hat). Alle aktiven Versandarten aus Einstellungen → Versandarten stehen zur Auswahl.

Tag zuweisen / Tag entfernen

Fügt ein Tag hinzu bzw. entfernt es. Bereits vorhandene/fehlende Tags werden übersprungen.

Priorität ändern

Setzt die Priorität auf Express, Standard oder Niedrig.

Versandstatus ändern

Setzt den Versandstatus (z.B. Versendet → Abgeschlossen). Bereits versendete oder abgeschlossene Aufträge werden dabei nie auf einen “früheren” Status zurückgesetzt.

Rechnung erstellen / Lieferschein erstellen

Erstellt den Beleg über die Billkom-Kanalsteuerung (respektiert deine Beleg-Einstellungen pro Verkaufskanal).

Benachrichtigung senden

Erzeugt pro Lauf eine Benachrichtigung in der Glocke (Bereich “Aktionen”) mit der Anzahl getroffener Aufträge — z.B. für “Alte unbezahlte Aufträge melden”. Läuft der Workflow erneut, wird dieselbe Meldung aktualisiert statt zu spammen.

Schutz sensibler Felder: Versandart und Priorität werden bei Aufträgen mit Status “Versendet”, “Abgeschlossen” oder “Storniert” nie geändert. Metadaten-Aktionen (Tags, Status, Belege, Benachrichtigung) sind davon ausgenommen — so kann z.B. ein versendeter Auftrag noch abgeschlossen oder getaggt werden.

Vorschau & Testen (Dry-Run)

Unten im Editor findest du den Bereich Vorschau — er arbeitet mit dem aktuellen (auch ungespeicherten) Stand des Formulars:

• Treffer ermitteln — zeigt, wie viele Aufträge der Workflow aktuell treffen würde, inklusive Beispiel-Auftragsnummern. Es wird dabei nichts geändert.
• Auftrag testen — gib eine Auftragsnummer ein und du siehst pro Bedingung ein ✓/✗ sowie den Grund, falls der Auftrag nicht getroffen würde (z.B. “Status außerhalb des Geltungsbereichs”).

So prüfst du gefahrlos, ob deine Bedingungen das Richtige treffen, bevor du den Workflow aktivierst.

Workflows ausführen

Manuell ausführen

Im Aktions-Menü (drei Punkte) findest du Jetzt ausführen. Das Ergebnis erscheint als Meldung (“12 Aufträge geändert”) mit Direktlink in den Verlauf.

Automatisch

• Zeitgesteuert: alle 15 Minuten geprüft, verpasste Termine werden nachgeholt
• Bei Auftragsanlage: sofort im Hintergrund beim Anlegen/Import
• Bei Statuswechsel: im nächsten Cron-Takt (binnen ~15 Minuten)

Fehler-Benachrichtigungen

Schlägt ein geplanter Workflow-Lauf fehl, bekommst du automatisch eine Fehler-Meldung in der Glocke (workspace-weit, bis sie jemand quittiert). Läuft der Workflow danach wieder erfolgreich durch, erledigt sich die Meldung von selbst. Der Schalter “Bei Fehler benachrichtigen” des Cron-Jobs “Workflow-Ausführung” steuert das Verhalten.

Reihenfolge & Priorität

Workflows werden in der Reihenfolge der Liste ausgeführt (Spalte #). Per Drag & Drop änderst du die Priorität — bei sich widersprechenden Workflows gewinnt der spätere (er überschreibt die Änderung des früheren).

Ausführungsverlauf

Jeder Lauf wird protokolliert (Aktions-Menü → Verlauf):

• Zeitpunkt, Trigger, Status (Erfolg / Teilweise / Fehler / Laufend)
• Geänderte Aufträge — mit Detail-Ansicht pro Auftrag (Bestellnummer + durchgeführte Änderungen, übersprungene Aufträge mit Grund)

Der Verlauf wird nach 90 Tagen automatisch bereinigt.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Standardversandart für Deutschland

• Trigger: Bei Auftragsanlage → Nur importierte Aufträge
• Bedingungen (UND): Lieferland IST DE · Gesamtgewicht KLEINER ALS 2000
• Aktion: Versandart ändern → Deutsche Post Brief

Beispiel 2: Versendete Aufträge abschließen

• Trigger: Zeitgesteuert → Täglich um 04:00
• Bedingungen (UND): Versandstatus IST Versendet · Versanddatum ÄLTER ALS 5 Tage
• Aktion: Versandstatus ändern → Abgeschlossen

Beispiel 3: Rechnung nach Versand

• Trigger: Bei Statuswechsel auf Versendet
• Bedingung: Rechnung vorhanden IST FALSCH
• Aktion: Rechnung erstellen

Beispiel 4: Gefahrgut-Tag auf Aufträge übertragen

• Trigger: Bei Auftragsanlage → Alle neuen Aufträge
• Bedingungen (UND): Produkt-Tags im Auftrag MIND. EINS HAT Gefahrgut · Auftrags-Tags HAT NICHT Gefahrgut
• Aktionen: Tag zuweisen → Gefahrgut · Priorität ändern → Express

Beispiel 5: Alte unbezahlte Aufträge melden

• Trigger: Zeitgesteuert → Täglich um 08:00
• Bedingungen (UND): Zahlstatus IST Ausstehend · Bestelldatum ÄLTER ALS 7 Tage
• Aktion: Benachrichtigung senden

Häufige Fragen

Kann ich einen Workflow testen, ohne Bestellungen zu ändern?

Ja — nutze die Vorschau im Editor (“Treffer ermitteln” + “Auftrag testen”). Beides ändert nichts an den Aufträgen.

Was passiert, wenn zwei Workflows sich widersprechen?

Workflows laufen in der Listen-Reihenfolge (per Drag & Drop änderbar). Der spätere Workflow überschreibt die Änderung des früheren.

In welcher Zeitzone laufen zeitgesteuerte Workflows?

Du gibst die Uhrzeit in deiner Zeitzone ein; gespeichert und ausgeführt wird in UTC (das Formular zeigt die Umrechnung). Die gespeicherte UTC-Zeit bleibt übers Jahr fix — bei der Sommer-/Winterzeit-Umstellung verschiebt sich der Lauf lokal um eine Stunde, bis du die Zeit einmal neu speicherst.

Was passiert, wenn ich eine referenzierte Versandart oder ein Tag lösche?

Der Workflow zeigt ein Warndreieck und kann nicht mehr aktiviert werden, bis die Referenz repariert ist. Im Editor sind gelöschte Referenzen als “(gelöschte Referenz)” markiert.

Wie erfahre ich, wenn ein Workflow fehlschlägt?

Über die Fehler-Meldung in der Glocke (siehe oben) — sie bleibt offen, bis jemand sie quittiert oder der Workflow wieder erfolgreich läuft.

Wie viele Workflows kann ich anlegen?

Es gibt kein hartes Limit. In der Praxis reichen 5–10 Workflows für die meisten Szenarien; auch große Bestellmengen sind kein Problem.