Produktdokumente

Mit dem integrierten Dokumenten-Generator erstellst du Konformitätserklärungen, Bedienungsanleitungen und Umkarton-Etiketten direkt aus Flowkom — ohne Word oder externe Tools. Alle Produktdaten (EAN, SKU, Name, Marke/Hersteller) werden automatisch übernommen.

Wichtig: PDFs werden beim Download frisch generiert und nicht in der Datenbank gespeichert. Nur die Konfigurationsdaten (z.B. ausgewählte Normen, Anleitungstexte) werden persistent gespeichert, sodass du jederzeit das PDF erneut herunterladen kannst.

Voraussetzungen

Damit die Dokumente vollständig und korrekt generiert werden, sollten folgende Daten am Produkt und Hersteller gepflegt sein:

Hinweis: Hersteller-Stammdaten pflegst du unter Einstellungen → Produkte → Marken & Hersteller. Dort kannst du auch Logo und Unterschrift hochladen.

Dokumente-Tab öffnen

1. Öffne Artikel & Lager → Produkte
2. Klicke auf ein Produkt, um die Detailseite zu öffnen
3. Wechsle zum Tab Dokumente

Der Tab zeigt drei Dokumenten-Karten mit jeweiligem Status:

Konformitätserklärung (EG)

Die EG-Konformitätserklärung bescheinigt, dass ein Produkt den geltenden EU-Harmonisierungsvorschriften entspricht.

Konformitätserklärung erstellen

1. Klicke auf Erstellen bei der Karte „Konformitätserklärung”
2. Produktkategorie wählen — Wähle eine der 18 vordefinierten Kategorien (z.B. Spielzeug, Elektronik, Kosmetik). Die passenden EU-Richtlinien und harmonisierten Normen werden automatisch vorausgefüllt.
3. Richtlinien & Normen prüfen — Alle Normen sind an-/abwählbar. Die Norm-Versionen sind editierbar, falls eine neuere Version gilt. Über Eigene Norm hinzufügen kannst du weitere Normen ergänzen.
4. Zusatzangaben ausfüllen:
   • Zusatztext (optional) — z.B. „Material schadstofffrei, rost- und nickelfrei”
   • Ort und Datum — Vorausgefüllt aus Hersteller-Ort und heutigem Datum
   • Name und Position — Vorausgefüllt mit Geschäftsführer aus Hersteller-Stammdaten
5. Klicke auf Speichern oder Speichern & PDF (generiert das PDF direkt nach dem Speichern)

Vordefinierte Produktkategorien

Hinweis: Alle Norm-Versionen entsprechen dem Stand der im EU-Amtsblatt harmonisierten Normen (2026). Die Versionen sind jederzeit editierbar, falls eine neuere Fassung veröffentlicht wird.

PDF-Layout der Konformitätserklärung

Das generierte PDF folgt dem EU-Standard-Layout:

1. Header — Hersteller-Logo (oben rechts) + Adresszeile
2. Titel — „EG-Konformitätserklärung”
3. EAN / Produktbezeichnung — Bei Varianten: alle Varianten aufgelistet
4. Hersteller — Name und vollständige Adresse
5. Produktbilder — Bei Varianten im Raster (max. 3 pro Reihe)
6. Richtlinie — Fett hervorgehoben (z.B. „Sicherheit von Spielzeug Richtlinie 2009/48/EG”)
7. Normen — Liste mit Versionsnummern
8. Zusatztext — Falls vorhanden
9. Rechtsverbindliche Erklärung
10. Ort, Datum + Unterschrift — Mit Unterschriftsbild, falls beim Hersteller hinterlegt

Bedienungsanleitung

Erstelle professionelle Bedienungsanleitungen in Deutsch und optional Englisch, inklusive Sicherheits- und Pflegehinweisen.

Bedienungsanleitung erstellen

1. Klicke auf Erstellen bei der Karte „Bedienungsanleitung”
2. Titel eingeben — Deutsch (Pflicht) und Englisch (optional)
3. Anleitungstext schreiben — Der Texteditor unterstützt Formatierung:
   • Fett und Kursiv
   • Überschriften (H2, H3)
   • Aufzählungslisten und nummerierte Listen
4. Optionale Abschnitte aktivieren:
   • Sicherheitshinweise — z.B. Altersempfehlung, Erstickungsgefahr
   • Pflegehinweise — z.B. Reinigung, Lagerung
5. Symbole auswählen — CE-Zeichen, Alterswarnung (0-3), WEEE, RoHS, Lebensmittelkontakt
6. Klicke auf Speichern oder Speichern & PDF

PDF-Layout der Bedienungsanleitung

• Seite 1 (Deutsch): Header mit Logo + Produktname + Art.Nr. + EAN, Anleitungstext, Sicherheits-/Pflegehinweise als Boxen, Footer mit Hersteller-Vollinfo
• Seite 2 (Englisch): Identisches Layout mit englischen Texten (nur wenn englische Texte eingetragen wurden)
• Footer: Firmenname, Adresse, Geschäftsführer, USt-ID, Handelsregister, E-Mail + „BEDIENUNGSANLEITUNG / MANUAL” + gewählte Symbole

Umkarton-Etikett

Das Umkarton-Etikett wird ohne Konfiguration direkt aus den Produktdaten generiert — ein Klick auf PDF genügt.

Inhalt des Etiketts

• Hersteller — Firmenname mit vollständiger Adresse (aus Hersteller-Stammdaten)
• NAME — Produktname (dynamische Schriftgröße, max. 2 Zeilen)
• Formularfelder — QTY/PCS, N.W./KGS, G.W./KGS, MEAS/cm, C/No. (zum manuellen Ausfüllen nach dem Druck)
• Barcode — EAN-Barcode als Grafik (rechts), unterstützt EAN-13, EAN-8 und CODE128
• BARCODE + Art. Nr. — EAN-Nummer und SKU als Text

Format: A4 Querformat — entspricht exakt dem Format aus dem bestehenden Carton-Label Tool.

Voraussetzungen

• EAN/Barcode muss am Produkt eingetragen sein (sonst Status „EAN fehlt”)
• Hersteller ist optional — ohne Hersteller wird die Adresszeile weggelassen

Varianten (Vaterartikel)

Bei Vaterartikeln werden Dokumente automatisch für alle Varianten erstellt:

Im Dokumente-Tab wird bei Vaterartikeln ein Info-Banner angezeigt: „Vaterartikel — Dokumente werden automatisch mit allen Varianten erstellt.”

Hersteller-Stammdaten für Dokumente

Unter Einstellungen → Produkte → Marken & Hersteller können die erweiterten Felder für die Dokumentengenerierung gepflegt werden:

Hersteller duplizieren

Wenn mehrere Marken zur gleichen Firma gehören (z.B. gleiche Adresse, gleicher GF), kannst du einen bestehenden Hersteller duplizieren:

1. Öffne den Hersteller über Bearbeiten
2. Klicke auf Duplizieren
3. Alle Daten werden übernommen — nur der Markenname muss neu eingegeben werden
4. Klicke auf Anlegen

Hersteller löschen

Beim Löschen eines Herstellers werden:

• Alle gespeicherten Dateien (Logo, Unterschrift) aus dem Speicher entfernt
• Produkte, die diesem Hersteller zugeordnet waren, verlieren die Zuordnung (werden auf „kein Hersteller” gesetzt)

Dokumenten-Konfiguration

Unter Einstellungen → Produkte → Dokumenten-Konfiguration findest du:

• Vordefinierte Produktkategorien — Übersicht aller 18 Kategorien mit Richtlinien und Normen (aufklappbar)
• Eigene Kategorien — Möglichkeit, workspace-spezifische Kategorien mit eigenen Richtlinien und Normen anzulegen
• Standard-Zusatztexte — Wiederverwendbare Textbausteine für Konformitätserklärungen (z.B. Material-Hinweise)

Häufige Fragen

Werden die PDFs gespeichert?

Nein. PDFs werden bei jedem Download frisch generiert. Nur die Konfigurationsdaten (Normen, Anleitungstexte, etc.) werden in der Datenbank gespeichert. Das hält die Datenbank schlank und verhindert Performance-Probleme.

Kann ich die Norm-Versionen anpassen?

Ja. Alle vorausgefüllten Norm-Versionen sind editierbar. Die vordefinierten Versionen entsprechen dem Stand der im EU-Amtsblatt harmonisierten Normen (2026). Wenn eine neuere Version veröffentlicht wird, kannst du die Version direkt im Dialog anpassen.

Können auch Konformitätserklärungen ohne CE-Pflicht erstellt werden?

Ja. Du kannst auch Kategorien wie „Möbel”, „Textilien” oder „Kerzen/Deko” wählen, die keine CE-Pflicht haben. Manche Kunden verlangen trotzdem eine Konformitätserklärung — Flowkom unterstützt das.

Was passiert bei Produkten ohne Hersteller?

Die PDF-Buttons sind deaktiviert und es wird ein Hinweis „Hersteller fehlt” angezeigt. Weise dem Produkt zuerst im Tab Basis einen Hersteller zu.

Funktioniert das Umkarton-Etikett ohne Hersteller?

Ja. Das Umkarton-Etikett kann auch ohne Hersteller generiert werden — die Adresszeile wird dann einfach weggelassen.