DATEV
Flowkom baut aus finalisierten Billkom-Rechnungen und -Gutschriften einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Datei im CSV-Format). Du lädst die Datei herunter und gibst sie deiner Steuerkanzlei — dort wird sie per Stapelverarbeitung in DATEV importiert.
Kein DATEV-Zugang nötig. Flowkom erzeugt eine Datei, mehr nicht: Es besteht keine Verbindung zu DATEV, es wird nichts übertragen und nichts zurückgelesen. Die Übergabe an die Kanzlei machst du selbst.
Was auf dieser Seite steht — und was nicht
DATEV ist auf zwei Orte verteilt:
| Ort | Wofür |
|---|---|
| Einstellungen → Integrationen → DATEV | Das Mandat — Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge, Bezeichnung |
| Buchhaltung → DATEV-Export | Die tägliche Arbeit — Stichtag, Kontierung, Belegquellen, Zeitplan, Stapel erzeugen und herunterladen: DATEV-Export |
Das Mandat wird einmal eingetragen und danach selten angefasst. Es steht bewusst in den Integrationen: Es beschreibt die Buchführung, nicht den einzelnen Export.
Voraussetzungen
- Admin-Rechte — die Integrationsseite steht nur Administratoren offen
- Billkom ist eingerichtet und stellt die Belege aus, siehe Billkom einrichten und Kanäle & Steuerbehandlung
- Die Mandatsangaben deiner Kanzlei — alle sechs Felder unten bekommst du von dort
Schritt 1: DATEV hinzufügen
Einstellungen → Integrationen → Integration hinzufügen → DATEV (Rubrik Buchhaltung). Im zweiten Schritt vergibst du einen Namen und klickst Erstellen.
Pro Arbeitsbereich ist eine DATEV-Integration vorgesehen — ein Mandat, ein Buchungsstapel.
Schritt 2: Das Mandat eintragen
Die Detailseite führt im getrennten Zustand durch drei Schritte. Über dem Formular stehen drei Abzeichen, die den Rahmen benennen: Kein DATEV-Zugang nötig · Format EXTF 700 · Import per Stapelverarbeitung.
1 — Mandat
| Feld | Woher | Was das Formular annimmt |
|---|---|---|
| Beraternummer | Von der Kanzlei; steht auf jedem ihrer Schreiben | 4 bis 7 Ziffern (1001 bis 9999999), keine führende Null |
| Mandantennummer | Von der Kanzlei; deine Nummer in ihrem System | 1 bis 5 Ziffern (1 bis 99999), keine führende Null |
Beide Felder nehmen nur Ziffern an; alles andere wird beim Tippen verworfen.
2 — Buchführung
| Feld | Woher | Was das Formular annimmt |
|---|---|---|
| Kontenrahmen | Von der Kanzlei | SKR03 oder SKR04 |
| Sachkontenlänge | Von der Kanzlei | 4- bis 8-stellig |
| Wirtschaftsjahr beginnt | Von der Kanzlei; bei den meisten der 1. Januar | Monat aus der Liste, Tag als Zahl |
Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr und Kontenlänge müssen zum Mandat der Kanzlei passen — sonst weist DATEV den Stapel ab. Das sagt auch das Formular an dieser Stelle. Diese drei Angaben lassen sich nicht erraten; frag im Zweifel nach, bevor du verbindest. Alle drei gehören außerdem zur Bestätigung der Kanzlei: „Änderst du sie später, verfällt die Bestätigung der Kontierung, und die Kanzlei muss den neuen Stand bestätigen.”
Die Sachkontenlänge wirkt über das Mandat hinaus: Erlöskonten in der Kontierung müssen genau so viele Stellen haben, Debitorenkonten genau eine Stelle mehr. Änderst du sie später, verfällt eine bereits erteilte Bestätigung der Kanzlei.
Das Wirtschaftsjahr entscheidet, in welche Datei ein Beleg gehört: Belege aus zwei Wirtschaftsjahren ergeben zwei Dateien.
3 — Stapel
| Feld | Woher | Was das Formular annimmt |
|---|---|---|
| Bezeichnung im Stapel | Legst du fest (z. B. Flowkom Direktverkauf) | Höchstens 30 Zeichen: Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Leerzeichen sowie . - / _ |
Die Bezeichnung steht in der Kopfzeile jeder Datei — die Kanzlei sieht daran, woher der Stapel kommt.
Schritt 3: Verbinden
Verbinden prüft die Eingaben und schaltet die Integration auf Aktiv. Danach zeigt die Seite statt des Formulars eine grüne Karte mit dem Stand:
Verbunden · Mandant 67890 bei Berater 1234567 SKR03 · Wirtschaftsjahr ab 01.01. · Sachkonten 4-stellig · „Flowkom Direktverkauf”
Darunter erscheint die Karte Weiter in Buchhaltung › DATEV-Export. Sie zeigt in vier Kacheln, wie es im Modul steht — Kontierung (bestätigt, „n Konten fehlen” oder offen), Belegquellen (wie viele aktiv sind), Zeitplan (manuell oder monatlich mit Tag) und Stichtag — und führt mit Zum DATEV-Export direkt dorthin.
Mit dem Verbinden ist noch nichts exportiert. Bevor der erste Stapel entstehen kann, brauchst du einen Stichtag und eine von der Kanzlei bestätigte Kontierung. Beides steht unter DATEV-Export.
Ändern und Trennen
Ändern öffnet dasselbe Formular noch einmal, vorbelegt; Speichern übernimmt die neuen Werte.
Trennen setzt die Integration auf inaktiv. Der Rückfrage-Dialog DATEV trennen? sagt, was das bedeutet:
Stapel und Kontierung bleiben erhalten. Neue Buchungsstapel entstehen erst wieder, wenn du das Mandat neu verbindest.
Im Einzelnen bleibt nach dem Trennen alles stehen: das Mandat, die Kontierung samt Bestätigung, der Stichtag, das Stapel-Archiv und die Vermerke an den bereits exportierten Belegen. In Buchhaltung › DATEV-Export bleiben die Reiter sichtbar, über ihnen steht die Karte DATEV ist getrennt mit dem Kennzeichen Getrennt:
Stapel und Kontierung bleiben lesbar; neue Stapel lassen sich erst nach dem erneuten Verbinden erzeugen.
Was getrennt weitergeht: Archiv ansehen, Stapel herunterladen, Kontierung und Belegquellen lesen — und auch einstellen. Kontierung, Belegquellen, Zeitplan, Stichtag und Ablage lassen sich weiterhin speichern, die Vorbereitung für das erneute Verbinden ist also nicht blockiert.
Was getrennt nicht geht: einen Stapel erzeugen, einen Stapel im Cloud-Ordner ablegen und die Kontierung bestätigen. Diese drei melden „DATEV ist nicht verbunden — bitte unter Einstellungen › Integrationen › DATEV verbinden.” Ebenso läuft kein Monatslauf, solange die Integration getrennt ist — der Zeitplan bleibt gespeichert und greift wieder, sobald sie verbunden ist. Administratoren führt der Knopf Zur DATEV-Integration zurück auf diese Seite.
Verbindest du später erneut, geht kein Beleg ein zweites Mal hinaus — jeder exportierte Beleg trägt seinen Stapel-Vermerk weiter.
Grenzen
- Kein Datenversand an DATEV. Der Stapel ist eine Datei, die du herunterlädst und weitergibst — keine Schnittstelle, kein Direktimport, kein Zugang zu DATEV-Systemen.
- Kein Rückweg. Flowkom liest nichts aus DATEV: keine Zahlungen, keine Kontenrahmen, keine Buchungen. Was die Kanzlei nach dem Import ändert, bleibt dort.
- Nur Rechnungen und Gutschriften aus Billkom, und nur finalisierte. Angebote, Lieferscheine, Proforma-Belege und Mahnungen gehen nie in den Stapel.
- Keine Zahlungen, keine Gebühren. Bankbewegungen, PayPal- und Marktplatzgebühren, Auszahlungen und Eingangsrechnungen sind nicht Teil des Exports.
- Belege, bei denen der Marktplatz die Steuer schuldet, werden nicht exportiert — die bucht der Marktplatz selbst, siehe Steuern.
- Ein Mandat je Arbeitsbereich. Mehrere Firmen bedeuten mehrere Arbeitsbereiche.
Eine zweite, davon unabhängige Übergabe an die Buchhaltung ist die Lexware-Office-Integration — sie schickt einzelne Belege per Schnittstelle, während der DATEV-Export periodisch eine Datei baut.