Aufgaben verstehen
Diese Seite erklärt die Bausteine: Aufgabe, Bereich, Status, Mitglieder, Sichtbarkeit. Wenn du direkt loslegen willst, spring zu Dein Alltag.
Der Aufgaben-Hub liegt unter Brainflow → ✅ Aufgaben und ist standardmäßig aus — ein Admin schaltet ihn unter Einstellungen → Allgemein frei.
Die Aufgabe
Jede Aufgabe ist ein Ticket mit einer fortlaufenden Nummer: BF-1, BF-2, BF-142. Die Nummer gilt workspace-weit und ändert sich nie — sie ist die Kurzadresse, die du im Gespräch nennst („schau mal in BF-142”).
Ein Ticket bündelt:
- Titel und Beschreibung
- Bereich, Status, Priorität (Niedrig / Normal / Hoch)
- Fällig und Wartet bis — siehe Termine und Warten; ein Zeitraum liegt zugeklappt darunter
- das Kennzeichen Als Aktion führen für Aktionen
- Verknüpfte Objekte — Artikel, Auftrag, Kunde, Lieferant, Lieferantenbestellung, Notiz
- Checkliste, Kommentare mit @Erwähnungen und Anhängen
- Mitglieder und den Verlauf
Verknüpfte Objekte
Das ist der Kern. Eine Aufgabe ohne Verknüpfung ist ein ToDo; eine Aufgabe mit Verknüpfung ist ein dokumentierter Vorgang. Verknüpfbar sind sechs Typen:
| Typ | Beispiel |
|---|---|
| Artikel | „Produktbilder für SKU-4711 neu machen” |
| Auftrag | „Kunde will Lieferadresse ändern” |
| Kunde | „Rabattstaffel neu verhandeln” |
| Lieferant | „Neue Preisliste anfordern” |
| Lieferantenbestellung | „Fehlmenge reklamieren” |
| Notiz | Anleitung aus den Brainflow-Notizen |
Beim Anlegen sind bis zu 20 Verknüpfungen möglich. Auf einer Detailseite ist das Objekt automatisch vorbelegt — siehe Blitz-Erfassung.
Die verknüpfte Zeile trägt schon das Nötigste, damit man nicht erst in ein anderes Modul springen muss:
- Artikel: Name, SKU, Bestand und der Lagerplatz als Mono-Kapsel — bei mehreren Plätzen die zwei größten plus „+n”. Ein Klick auf die Kapsel öffnet die Bestandsseite gefiltert auf diese SKU. Sperr- und Nachfüllplätze bleiben außen vor; die Kapsel schickt niemanden an einen Platz, von dem er nichts nehmen darf.
- Lieferantenbestellung: Lieferant und Liefertermin statt nur der LB-Nummer.
Anhänge und Kommentare
Kommentare fassen bis zu 8.000 Zeichen und bis zu 20 @Erwähnungen. Je Kommentar sind 5 Anhänge à 10 MB möglich — PNG, JPEG, GIF, WebP und PDF. Dateien liegen geschützt im Workspace und werden nur an angemeldete Nutzer ausgeliefert.
Ist Google Drive freigeschaltet, kannst du zusätzlich eine Drive-Datei verlinken — siehe Google im Aufgaben-Alltag.
Bereiche
Ein Bereich ist ein Arbeitsgebiet mit eigenen Status-Spalten, eigener Erfassungsmaske und eigenen Rechten. Beim ersten Öffnen legt Flowkom vier Starter an:
📋 Allgemein · 📦 Produktpflege · 📣 Marketing · 🎧 Service
Eigene Bereiche legst du über Bereich anlegen an (Name, Symbol, Farbe). Alles Weitere — Status, Formular, Automatik, Zugriff — steht unter Bereiche & Ansichten.
Status
Jeder Bereich hat eigene Status-Spalten, ab Werk Offen · In Arbeit · Fertig. Jeder Status hat zusätzlich eine Art — Offen, In Arbeit oder Erledigt. Die Art entscheidet, was Flowkom als offen zählt, nicht der Name. Ein Status „Wartet auf Lieferant” mit der Art Offen zählt also weiter als offene Arbeit.
Mitglieder und Abonnenten
An jedem Ticket hängen Personen in zwei Rollen:
| Rolle | Chip | Wer wird das | Was darf die Rolle |
|---|---|---|---|
| Mitglied | „Mitglied” | Ersteller und Zugewiesene automatisch | Alles am Ticket — inkl. Versand-Stopp setzen und freigeben |
| Abonnent | „Abonniert” | wer @erwähnt wird; oder per Abonnieren selbst | Mitlesen und Benachrichtigungen erhalten |
Über Nicht mehr abonnieren steigst du wieder aus.
Wer sieht welche Aufgabe
Eine Aufgabe ist für dich sichtbar, wenn eine dieser drei Bedingungen zutrifft:
- Der Bereich ist offen (nicht eingeschränkt), oder
- du hast ein Bereichs-Recht — als Person, über „Alle Admins”, „Alle Mitglieder” oder über dein Team, oder
- du bist Mitglied des Tickets — dann siehst du dein Ticket auch in einem eingeschränkten Bereich.
Eingeschränkte Bereiche tragen ein Schloss und das Badge Eingeschränkt. Benachrichtigungen daraus nennen bewusst keinen Titel, sondern nur die BF-Nummer.
Technische Grenze: Diese feingranulare Sichtbarkeit setzt die Anwendung durch — genau wie bei den Notizen-Freigaben. Workspace-Mitglieder mit technischem Direktzugriff auf die Datenbank könnten Rohdaten lesen. Für Inhalte, die vor dem eigenen Team geheim bleiben müssen, ist das Modul nicht gedacht.
Erledigen
Beim Erledigen fragt Flowkom nach einem Abschluss-Vermerk — dem Satz, der später in der Akte steht. Ein Bereich kann ihn per Automatik zur Pflicht machen; der Dialog kennt diese Regel, beschriftet das Feld dann als Pflicht und lässt Erledigen erst zu, wenn etwas drinsteht. Geht beim Speichern etwas schief, bleibt der Dialog offen und deine Eingabe stehen.
Das Erledigen löst außerdem aus:
- Ketten-Nachfolger wachen auf (siehe Termine und Warten)
- ein gesetzter Versand-Stopp wird freigegeben
- der Eintrag erscheint in der Akte aller verknüpften Objekte
Häufige Fragen
Bekomme ich E-Mails zu meinen Aufgaben? Nein. Flowkom benachrichtigt ausschließlich über die Glocke — siehe Glocke. Wer Aufgaben außerhalb von Flowkom sehen will, verbindet Google Tasks.
Kann ich eine Aufgabe in einen anderen Bereich verschieben? Ja, über das Bereichs-Feld im Ticket. Die BF-Nummer bleibt.
Was passiert mit erledigten Aufgaben? Sie bleiben dauerhaft — in der Ansicht Aktivität des Bereichs und in der Akte jedes verknüpften Objekts. Nichts wird automatisch gelöscht.
Ich sehe das Aufgaben-Modul gar nicht. Dann ist der Schalter aus. Siehe Für Admins.