Aufgaben (Cases & ToDos)

Der Aufgaben-Bereich ist Brainflows zweite Säule neben den Notizen: ein Team-Hub für Produkt-Cases, Auftrags-Rückfragen, Marketing-Aktionen und einfache ToDos. Jede Aufgabe ist ein Ticket mit einer eindeutigen Nummer (BF-1, BF-2, …), lebt in einem Bereich und kann mit echten Flowkom-Objekten verknüpft werden — Artikeln, Aufträgen, Kunden, Lieferanten, Bestellungen und Notizen.

Aktivieren

Das Modul ist standardmäßig aus. Ein Admin schaltet es unter Einstellungen → Allgemein → „Brainflow Aufgaben (Cases & ToDos)” ein. Darunter lässt sich separat steuern, ob die Produkt- und Auftragsliste dezente „offene Aufgaben”-Hinweise zeigen.

Mein Tag

Der Einstieg ist die persönliche Sicht Mein Tag: überfällige Aufgaben, heute fällige, Aufgaben in denen du erwähnt wurdest — plus die Sichten Mir zugewiesen, Abonniert und Von mir erstellt. Schlafende Aufgaben (Wiedervorlage) tauchen hier nicht auf, zählen aber weiter als offen.

Bereiche, Status & Boards

Bereiche (z. B. Produktpflege, Marketing, Service) haben eigene Status-Spalten. Jede Bereichs-Seite bietet drei Sichten:

• Liste — Aufgaben gruppiert nach Status.
• Board — Spalten mit Drag & Drop.
• Planer — Monats-Zeitleiste für Aufgaben mit Zeitraum (Start/Ende), ideal für Marketing-Aktionen.

Über das Zahnrad verwaltet ihr Bereiche: Name, Status-Spalten, Zugriff, Formular, Automatik.

Zugriff (eingeschränkte Bereiche)

Ein Bereich kann auf explizit Berechtigte eingeschränkt werden (Personen, „Alle Admins”, „Alle Mitglieder” — je Lesen oder Schreiben). Mitglieder eines Tickets (Ersteller, Zugewiesene, Abonnenten) sehen ihr Ticket immer, auch wenn der Bereich eingeschränkt ist. Benachrichtigungen aus eingeschränkten Bereichen nennen bewusst keinen Titel.

Technische Grenze (wie bei den Notizen-Freigaben): Die feingranulare Sichtbarkeit wird in der Anwendung durchgesetzt. Workspace-Mitglieder mit technischem Direktzugriff auf die Datenbank-API könnten Rohdaten lesen — für vertrauliche Inhalte außerhalb des Teams ist das Modul nicht gedacht.

Erfassen: Formulare, Gründe, ⌘K

Jeder Bereich kann ein Formular definieren: eigene Felder (Dropdown, Text, Zahl, Datum, Person), ein Grund-Dropdown und Auto-Routing — „Grund X → an Person Y, fällig +n Tage, Priorität Z”. Explizite Angaben im Formular gewinnen immer über die Regel. Eine Checklisten-Vorlage wird jedem neuen Ticket mitgegeben, angeheftete Notizen (📌) liegen als Anleitung direkt in der Maske.

⌘K öffnet überall die Befehlspalette: a Titel erstellt eine Aufgabe, v Text einen Schnell-Vermerk zur aktuellen Seite, #123 springt zu BF-123, alles andere durchsucht Aufgaben, Vermerke und Notizen. Auf Produkt-, Auftrags- und Kunden-Detailseiten ist die Entität automatisch vorverknüpft; dort gibt es zusätzlich einen „Aufgabe”-Button. Mit ⌘⏎ heißt es „erstellen & weiter” — die Maske bleibt offen.

Ticket 360°

Ein Ticket bündelt Beschreibung, Formular-Angaben, verknüpfte Objekte (als Karten mit Absprung), Checkliste, Kommentare mit @Erwähnungen und Datei-Anhängen (Bilder & PDF, je 10 MB), Mitglieder/Abonnenten und den Verlauf. Beim Erledigen fragt Flowkom nach einem Abschluss-Vermerk — Bereiche können ihn per Automatik zur Pflicht machen.

Akten & Schnell-Vermerke

Produkt-, Auftrags- und Kunden-Detailseiten haben den Reiter „Aktivität”: offene Tickets oben, darunter die Timeline aus erledigten Aufgaben (mit Abschluss-Vermerk) und ✏️ Schnell-Vermerken — dokumentieren ohne Ticket („Preis auf 12,99 wegen Konkurrenz”).

Automatik & Erinnerungen

Je Bereich: „Beim Wechsel in Status X → Erinnerung in n Tagen” oder „Abschluss-Vermerk Pflicht”, außerdem „Wenn n Tage im Status → erinnern”. Erinnerungen (🔔 auch manuell je Ticket setzbar) kommen ausschließlich über die Glocke — Flowkom versendet keine E-Mails.

Wiedervorlage & Serien

• 😴 Wiedervorlage: bis Datum oder „bis BF-n erledigt” — beim Erledigen der Referenz-Aufgabe wachen abhängige Tickets automatisch auf.
• 🔁 Serien: wiederkehrende Aufgaben (täglich/wöchentlich/monatlich) mit Zuweisung und Checkliste. Die Instanz entsteht am Stichtag von selbst; verpasste Stichtage holen genau eine Instanz nach und melden sich als verspätet.

Dashboard-Widgets

Im Widget-Katalog (Dashboard → Stift): Meine Aufgaben, Team-Puls (wer arbeitet woran — nur Zahlen), Liegt zu lange und Wochenrückblick je Bereich.