Für die Kanzlei
Diese Seite ist zum Weitergeben gedacht: Sie erklärt deiner Steuerkanzlei in einer Viertelstunde, was aus Flowkom kommt, was die Kanzlei damit tut und was sie vorher mit dir klären sollte. Du kannst den Link schicken oder die Seite als PDF drucken.
In einem Satz: Flowkom liefert einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF-CSV, Format 700) mit allen finalisierten Rechnungen und Gutschriften aus Billkom ab einem vereinbarten Stichtag — auf Konten, die die Kanzlei einmal freigibt, und in Perioden, die dem Umsatzsteuerrecht folgen.
Was die Kanzlei bekommt
| Was | Wie |
|---|---|
| Datei | EXTF_Buchungsstapel_JJJJMM.csv je Monat und Wirtschaftsjahr; Zeichensatz Windows-1252; Kopfzeile "EXTF";700;21;"Buchungsstapel";… mit Berater-, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04), Wirtschaftsjahr-Beginn und Sachkontenlänge aus dem Mandat |
| Eine Buchungszeile je Steuersatz | Brutto-Umsatz, Soll/Haben, Debitor (Sammel- oder Einzelkonto), Erlöskonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 = Belegnummer, Belegfeld 2 nach Vereinbarung (Auftrags- oder Kundennummer), Buchungstext, KOST1 |
| Zusatzinformationen | Kanal (z. B. „Shopify”, „Direktverkauf”), Kundennummer, bei Fremdwährung der Kurs, bei bereinigter Belegnummer das Original, bei Gutschriften der Bezugsbeleg |
| Leistungsdatum / Steuerperiode | Felder #115/#116 nach Absprache: Lieferdatum (Standard), Belegdatum oder leer |
| Festschreibung | nach Absprache 0 oder 1 (eine 1 schreibt den ganzen Stapel fest) |
| Übergabe | Download in Flowkom (Archiv mit Abrufprotokoll), optional automatisch in einen OneDrive-/Google-Drive-Ordner; auf Wunsch monatlich am Tag X um 06:00 Uhr |
Die Datei wird in Kanzlei-Rechnungswesen über den Buchungsstapel-Import eingelesen. Offene Posten ordnet DATEV über Belegfeld 1 (Belegnummer) zu.
Was die Kanzlei einmal freigibt
Bevor der erste Stapel entsteht, bestätigt die Kanzlei die Kontierung: je Steuerfall (Inland 19 %/7 %/0 %, innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge, OSS je Land, Drittland, Kleinunternehmer) ein Erlöskonto und BU-Schlüssel, dazu Debitor, Festschreibung, Leistungsdatum, Fälligkeit und Belegfeld 2. Flowkom belegt die Konten nach SKR03/04 vor — das ist ein Vorschlag, keine Buchungsanweisung.
- Der Mandant druckt dafür das Kontierungs-PDF (Reiter Kontierung → „PDF für die Kanzlei”). Es zeigt jede Angabe, die zur Bestätigung gehört, mit einer Prüfsumme.
- Die Bestätigung ist ein Zustand im System: Ändert der Mandant später ein Konto, den Kontenrahmen, die Kontenlänge oder den Wirtschaftsjahr-Beginn, verfällt sie, und es entsteht kein Stapel, bis die Kanzlei den neuen Stand bestätigt hat.
- Angaben mit
*im PDF (Berater-/Mandantennummer, Bezeichnung, Stichtag, Zeitplan, Belegquellen-Schalter) gehören nicht zur Bestätigung.
Der Stichtag — die Grenze zwischen „wie bisher” und „aus Flowkom”
Belege mit Buchungsdatum vor dem Stichtag bucht die Kanzlei wie bisher (aus AccountOne, per PDF, von Hand). Ab dem Stichtag kommt alles aus dem Stapel. Bereits exportierte Belege werden nie ein zweites Mal geliefert; jeder Beleg trägt in Flowkom einen Stempel, in welchem Stapel er steht.
Vor dem ersten Stapel klären: Welcher Stichtag? Und wie sollen Gutschriften und Stornos zu Rechnungen vor dem Stichtag behandelt werden — siehe nächster Abschnitt. Beides stellt der Mandant in Flowkom ein; die Kanzlei sollte es vorgeben.
Gutschriften und Stornos — periodengerecht
- Eine Gutschrift oder ein Storno trägt als Belegdatum den Tag der Ausstellung, nicht das Datum der ursprünglichen Rechnung. Sie steht im Stapel des Monats, in dem sie ausgestellt wurde — nie in einem schon abgeschlossenen Monat.
- Die Steuerperiode (#116) einer Gutschrift ist ihr eigenes Datum (§ 17 Abs. 1 UStG: Berichtigung im Zeitraum der Änderung). Das Leistungsdatum (#115) bleibt das der ursprünglichen Leistung — es bestimmt den Steuersatz.
- Jede Gutschrift nennt ihre Bezugsrechnung (Zusatzinformation „Bezugsbeleg”, im Buchungstext „… zu RE-…”), damit sie dem offenen Posten zugeordnet werden kann — auch dann, wenn die Rechnung noch von Hand gebucht wurde.
- Storno einer schon exportierten Rechnung: Der Storno kommt als Haben-Zeile in den Stapel des Storno-Monats. Storno vor dem ersten Export: Weder Rechnung noch Storno erreichen DATEV.
- Gutschriften und Stornos zu Rechnungen vor dem Stichtag: wahlweise exportieren (Standard — die Kanzlei bucht sie gegen die von Hand erfasste Rechnung) oder nicht exportieren (die Kanzlei bucht sie selbst). Der erste Stapel nach der Einrichtung nimmt bei „exportieren” alle seit dem Stichtag ausgestellten Gutschriften zu Altrechnungen mit.
- Ältere Gutschriften aus der Zeit vor September 2026 tragen auf dem PDF noch das Rechnungsdatum; im Stapel steht dann ein Hinweis mit beiden Daten.
Was nicht im Stapel steht
- Belege mit einem Steuerfall ohne freigegebenes Konto („Konto fehlt”) — der Mandant sieht sie in Flowkom und kann sie nach der Freigabe nachliefern.
- Umsätze, bei denen der Marktplatz die Steuer schuldet (§ 3 Abs. 3a UStG), OSS ohne Registrierung, Nullbelege — sie stehen in Flowkom unter „Übersprungen” mit Grund.
- Zahlungen, Gebühren und Marktplatz-Abrechnungen (dafür bleibt der bisherige Weg, z. B. AccountOne).
- Belege von Verkaufskanälen, die der Mandant in Flowkom ausgeschaltet hat, weil die Kanzlei sie anders bucht.
Checkliste für das erste Gespräch
- Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr-Beginn, Sachkontenlänge (steht im Mandat).
- Sammeldebitor oder Debitor je Verkaufskanal? Belegfeld 2 = Auftrags- oder Kundennummer?
- Leistungsdatum mitgeben (Lieferdatum / Belegdatum / keines) und Festschreibung 0 oder 1?
- Stichtag — und die Regel für Gutschriften und Stornos zu Rechnungen davor.
- Welche Verkaufskanäle gehen über den Stapel, welche bucht die Kanzlei anders?
- Einen Probestapel in einen Test-Mandanten importieren: Zeichensatz, Zusatzinformationen, Konten mit führender Null, Festschreibung, Zuordnung der offenen Posten über Belegfeld 1.
- Dann das Kontierungs-PDF bestätigen — ab da läuft der Stapel monatlich.
Alles Weitere für den Mandanten: DATEV-Export.