Kunden
Die Kundenverwaltung führt die Stammdaten, Adressen und die komplette Historie eines Kunden zusammen. Kunden entstehen meist automatisch beim Import aus einem Verkaufskanal — anlegen musst du nur, was von Hand dazukommt.
Die Liste
Gesucht wird über Name, Firma, E-Mail oder Kundennummer. Über Erweiterte Filter kommen Land und Zeiträume dazu:
- Kunde seit (von / bis)
- Letzter Auftrag (von / bis)
Die Kombination „letzter Auftrag vor mehr als 12 Monaten” ist der schnellste Weg zu einer Reaktivierungsliste. Die gefilterte Auswahl lässt sich exportieren.
Kunden deaktivieren statt löschen
Kunden werden deaktiviert, nicht gelöscht — und lassen sich jederzeit reaktivieren.
Das ist kein fehlendes Feature. An einem Kunden hängen Aufträge und Belege; ihn zu löschen würde die Historie zerreißen und Rechnungen ihre Zuordnung nehmen. Deaktivieren nimmt ihn aus dem Alltag, ohne die Vergangenheit anzutasten.
Die Kundenakte
Sechs Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, USt-IdNr. |
| Adressen | Rechnungs- und Lieferadressen |
| Aufträge | Alle Aufträge dieses Kunden |
| Profitbutler | Umsatz, Umsatz pro Jahr, Top-Artikel, Anzahl Bestellungen |
| Notizen | Freitext für Absprachen |
| Verlauf | Was wann passiert ist |
USt-IdNr. — das wichtigste Feld bei EU-Geschäftskunden
Die USt-IdNr. entscheidet, ob eine Rechnung an einen EU-Geschäftskunden netto mit Reverse-Charge ausgestellt wird oder mit Umsatzsteuer.
Eine eingetragene, aber nicht erfolgreich geprüfte USt-IdNr. reicht nicht. Billkom rechnet dann bewusst wie bei einem Privatkunden und weist Steuer aus — das ist die Richtung, bei der du nicht auf der Steuer sitzen bleibst. Details unter Steuern.
Profitbutler am Kunden
Der Reiter zeigt Umsatz insgesamt, Umsatz pro Jahr, die Top-Artikel dieses Kunden und die Zahl der Bestellungen — nützlich vor Preisgesprächen im B2B. Mehr dazu unter Profitbutler im Alltag.
Gesperrte Kunden
Ein Kunde kann als gesperrt gekennzeichnet sein. Das ist der Vermerk für Fälle, in denen nicht weiter geliefert werden soll — offene Forderungen, wiederholter Missbrauch des Rückgaberechts.
Häufige Fragen
Warum habe ich denselben Kunden mehrfach? Bestellt jemand über verschiedene Kanäle oder mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen, erkennt der Import ihn nicht als denselben. Flowkom fasst Kunden beim Import zusammen, wo die Daten das hergeben — bei abweichenden Angaben bleiben es zwei Einträge.
Kann ich Kunden importieren? Ja, über den CSV-Import im Daten-Hub.
Ein Kunde taucht in der Suche nicht auf. Vermutlich ist er deaktiviert. Deaktivierte Kunden sind standardmäßig ausgeblendet.
Wo sehe ich, was ein Kunde offen hat? In der Belegzentrale unter den offenen Posten — dort stehen die unbezahlten Rechnungen mit Kunde und Fälligkeit.