Kunden

Die Kundenverwaltung führt die Stammdaten, Adressen und die komplette Historie eines Kunden zusammen. Kunden entstehen meist automatisch beim Import aus einem Verkaufskanal — anlegen musst du nur, was von Hand dazukommt.

Die Liste

Oben stehen das Suchfeld und der Knopf Filter, darunter die Status-Reiter Aktiv · Inaktiv · Gesperrt · Alle. Gesucht wird über Name, Firma, E-Mail oder Kundennummer.

Jede Zeile zeigt neben den Stammdaten die Quelle (Manuell, Shopify, Amazon, eBay, Otto oder Kaufland), die Zahl der Aufträge und den Umsatz. Aufträge und Umsatz rechnen wie der Reiter Profitbutler in der Kundenakte: ohne Stornos, Umsatz netto. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die ganze Liste — nach Umsatz absteigend stehen deine besten Kunden oben.

Filter

Der Knopf Filter öffnet ein Blatt mit allen Filtern; die Zahl am Knopf zeigt, wie viele gerade wirken. Die Filter gelten sofort, der Knopf unten im Blatt nennt die Trefferzahl.

Aktive Filter stehen als Chips unter dem Suchfeld; ✕ nimmt einen einzelnen Filter heraus, Alle zurücksetzen alle. Findet die Auswahl niemanden, bietet die Liste Filter zurücksetzen an. Deine Filter bleiben erhalten, wenn du die Seite verlässt und wiederkommst.

Sammelkunden wie „Amazon Gastbestellungen” bündeln die Aufträge vieler Käufer. Bei den Filtern nach Aufträgen und Umsatz zählen sie deshalb nicht mit — sonst stünde ein Sammelkunde immer ganz oben unter den Wiederholungskäufern.

Letzter Auftrag von–bis meint wirklich den letzten Auftrag. „Letzter Auftrag bis vor 12 Monaten” ist so der schnellste Weg zu einer Reaktivierungsliste.

Exportieren

Liste exportieren lädt genau die gefilterte und sortierte Liste als CSV — mit Aufträgen, Umsatz und letztem Auftrag in den letzten drei Spalten. Höchstens 50.000 Kunden je Export.

Kunden deaktivieren statt löschen

Kunden werden deaktiviert, nicht gelöscht — und lassen sich jederzeit reaktivieren.

Das ist kein fehlendes Feature. An einem Kunden hängen Aufträge und Belege; ihn zu löschen würde die Historie zerreißen und Rechnungen ihre Zuordnung nehmen. Deaktivieren nimmt ihn aus dem Alltag, ohne die Vergangenheit anzutasten.

Die Kundenakte

Sechs Reiter:

USt-IdNr. — das wichtigste Feld bei EU-Geschäftskunden

Die USt-IdNr. entscheidet, ob eine Rechnung an einen EU-Geschäftskunden netto mit Reverse-Charge ausgestellt wird oder mit Umsatzsteuer.

Eine eingetragene, aber nicht erfolgreich geprüfte USt-IdNr. reicht nicht. Billkom rechnet dann bewusst wie bei einem Privatkunden und weist Steuer aus — das ist die Richtung, bei der du nicht auf der Steuer sitzen bleibst. Details unter Steuern.

Profitbutler am Kunden

Der Reiter zeigt Umsatz insgesamt, Umsatz pro Jahr, die Top-Artikel dieses Kunden und die Zahl der Bestellungen — nützlich vor Preisgesprächen im B2B. Mehr dazu unter Profitbutler im Alltag.

Gesperrte Kunden

Ein Kunde kann als gesperrt gekennzeichnet sein. Das ist der Vermerk für Fälle, in denen nicht weiter geliefert werden soll — offene Forderungen, wiederholter Missbrauch des Rückgaberechts.

Häufige Fragen

Warum habe ich denselben Kunden mehrfach? Bestellt jemand über verschiedene Kanäle oder mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen, erkennt der Import ihn nicht als denselben. Flowkom fasst Kunden beim Import zusammen, wo die Daten das hergeben — bei abweichenden Angaben bleiben es zwei Einträge.

Kann ich Kunden importieren? Ja, über den CSV-Import im Daten-Hub.

Ein Kunde taucht in der Suche nicht auf. Vermutlich ist er deaktiviert oder gesperrt — die Liste zeigt zuerst die aktiven Kunden. Wechsle auf den Reiter Inaktiv, Gesperrt oder Alle, und prüfe, ob oben noch Filter-Chips stehen.

Warum zählt ein Kunde weniger Aufträge, als ich erwarte? Stornierte Aufträge zählen weder bei Aufträgen noch beim Umsatz. Beträge in Fremdwährung (etwa aus Amazon UK) werden derzeit nicht in Euro umgerechnet.

Wo sehe ich, was ein Kunde offen hat? In der Belegzentrale unter den offenen Posten — dort stehen die unbezahlten Rechnungen mit Kunde und Fälligkeit.