Vorlagen

Wofür? Wiederkehrende Abläufe bestehen selten aus einer Aufgabe. Ein Produkt-Launch sind acht Schritte, von denen manche erst dran sind, wenn andere fertig sind. Eine Vorlage hält diesen Ablauf fest; Vorlage anwenden erzeugt daraus in einem Rutsch alle Aufgaben — verknüpft mit dem Artikel, dem Auftrag oder dem Lieferanten, um den es geht.

Du findest die Bibliothek in der Aufgaben-Seitenleiste ganz unten: Vorlagen.

Vorlage anlegen

Neue Vorlage öffnet den Editor. Im Kopf stehen Icon (z. B. 🚀), Name, Bereich und eine Beschreibung.

Über den Schritten steht eine Zusammenfassung — „17 Schritte · 0 mit Termin · 4 Ketten” —, darunter jeder Schritt als eine lesbare Zeile:

3 ▸ Preise setzen — 3 Tage nach »Bilder hochladen« · Philipp · Normal

So siehst du auch bei siebzehn Schritten ohne einen einzigen Klick, welcher Schritt einen Termin hat und woran er hängt. Ein Klick auf die Zeile klappt die Felder auf:

Über die Pfeile sortierst du Schritte um.

Im Kopf steht außerdem zuletzt geändert von … am …; ein Klick öffnet den Änderungsverlauf. Eine Vorlage, die bei zehn Produkten je elf terminierte Aufgaben erzeugt, soll nicht unbemerkt umgebaut werden können.

Es gibt kein Beschreibungsfeld je Schritt — nur eine Beschreibung für die Vorlage als Ganzes. Details, die jeder Bearbeiter braucht, gehören in die Checkliste oder in eine angeheftete Notiz am Bereich.

Statt bei null anzufangen, kannst du über Aus bestehendem Lauf ableiten eine Vorlage aus einem Ablauf bauen, den ihr schon einmal von Hand durchgespielt habt. Bestehende Vorlagen lassen sich duplizieren.

Beim ersten Öffnen der Bibliothek legt Flowkom die Starter-Vorlage Produkt-Launch (8 Schritte) an.

Ketten

Ein Schritt kann auf genau einen Vorgänger warten (nach Schritt n) — nur auf frühere Schritte, Schritt 1 kann nicht warten. Mehrfach-Abhängigkeiten („wartet auf 3 und 5”) gibt es bewusst nicht.

Beim Anwenden schläft der Nachfolger und zeigt ⛓ wartet auf BF-118. Er verschwindet aus Mein Tag, zählt aber als offen. Sobald der Vorgänger erledigt ist, wacht er auf, bekommt seine Fälligkeit und der Zuständige eine Glocke: ⛓ Du bist dran.

Fälligkeits-Arten

Das ist die eigentliche Intelligenz einer Vorlage. Drei Modi:

Der dritte Modus ist nur wählbar, wenn der Schritt einen Vorgänger hat. Nimmst du die Kette wieder weg, springt die Fälligkeit auf Ohne Fälligkeit — nicht auf nach Vorlagen-Start. Der Tage-Wert bleibt stehen, falls du gleich wieder einen Vorgänger wählst.

Kein Datum ist ehrlicher als ein geerbtes. Früher entstand hier ein Termin, den niemand konfiguriert hatte. Der Hinweis darauf steht jetzt als Banner oben im Dialog und überlebt das Speichern — beim Sichern nennt Flowkom die betroffenen Schritte beim Namen.

Bleibt das Tage-Feld leer, entsteht ebenfalls kein Termin. Vorlagen-Karte, Anwenden-Vorschau und der tatsächliche Lauf sagen in diesem Fall dasselbe: ohne Fälligkeit.

Erzeugte Fälligkeiten liegen immer auf 09:00 UTC (im Sommer 11:00 deutscher Zeit) — beim Anwenden wie beim Aufwachen.

Das „Ware ist da”-Gate

Der Klassiker: Ein neues Produkt soll gelistet werden, sobald die Ware im Lager steht. Nur weiß beim Bestellen niemand, wann das ist. Ein fester Termin wäre geraten.

So baust du es:

1. Schritt 1: „Ware ist eingetroffen” — Fälligkeit Ohne Fälligkeit, zugewiesen an das Lager-Team.
2. Schritt 2: „Produkt auf Verkaufskanäle anlegen” — Kette nach Schritt 1, Fälligkeit nachdem der Vorgänger erledigt ist, 7 Tage.

Beim Anwenden bekommt Schritt 2 keinen Termin und schläft (⛓ wartet auf BF-…). Er taucht in niemandes Tag auf und mahnt niemanden. Hakt das Lager „Ware ist eingetroffen” ab, wacht Schritt 2 auf, ist in 7 Tagen fällig, und der Zuständige bekommt die Glocke.

Der Auslöser ist ausschließlich das Abhaken von Schritt 1. Es gibt keine Kopplung an Wareneingang oder Bestand — jemand muss die Aufgabe erledigen. Das ist Absicht: „Ware ist da” heißt oft „Ware ist da und geprüft”.

Vorlage anwenden

Zwei Wege:

• Im Reiter 📂 Akte eines Artikels, Auftrags, Kunden, Lieferanten oder einer Lieferantenbestellung: Button Vorlage anwenden
• Über ⌘K → Vorlage anwenden

Im Dialog wählst du die Vorlage (angezeigt als „🚀 Produkt-Launch (8 Aufgaben)”) und ein Startdatum (Standard heute). Flowkom zeigt Wird verknüpft mit: … und darunter jeden Schritt mit seiner Ketten- und Fälligkeits-Ansage — etwa fällig 7 Tage nachdem »Ware ist eingetroffen« erledigt ist. Vorlage starten legt los.

Ergebnis: je Schritt eine normale Aufgabe mit eigener BF-Nummer, alle mit dem Objekt verknüpft, Checklisten angelegt, Ketten gesetzt. Ein Toast meldet „8 Aufgaben erstellt”.

Auswählbar sind nur Vorlagen, auf deren Bereich du Schreibrecht hast und die mindestens einen Schritt haben.

Beim Anwenden lässt sich die Zuweisung nicht übersteuern — sie kommt aus der Vorlage. Wer es anders braucht, ändert es danach am Ticket.

Wenn etwas nicht aufgeht

Der Lauf bricht nie ab, sondern warnt in Gelb. Typisch:

• „kein Produkt-Verantwortlicher am verknüpften Artikel — Aufgabe bleibt unzugewiesen” — der Schritt wollte an den Produkt-Verantwortlichen, am Artikel steht aber niemand.

Fortschritt sehen

Im Reiter 📂 Akte des verknüpften Objekts steht über der Timeline eine Karte je Lauf: Vorlagenname, 3/8 erledigt und ein Fortschrittsbalken. Gelöschte Aufgaben zählen einfach nicht mehr mit.

Dieselbe Karte steht oben im Bereich, solange dort ein Lauf offen ist — mit dem nächsten fälligen Schritt und aufklappbar zur ganzen Kette.

Die Zähler in der Seitenleiste ziehen direkt nach dem Start mit; ein zweiter Klick auf Vorlage starten ist nie nötig.

Häufige Fragen

Kann eine Vorlage automatisch starten? Nicht durch ein Ereignis — aber regelmäßig: Eine Serie kann eine ganze Vorlage in festem Rhythmus auslösen.

Ich ändere eine Vorlage — was passiert mit laufenden Aufgaben? Nichts. Ein Lauf ist eine Kopie zum Zeitpunkt des Anwendens.

Kann ich zwei Läufe derselben Vorlage parallel fahren? Ja. Jeder Lauf ist eigenständig, auch am selben Objekt.

Die Starter-Vorlage „Produkt-Launch” nutzt die neuen Fälligkeits-Arten nicht. Stimmt — alle ihre Schritte rechnen ab Vorlagen-Start. Wenn du das „Ware ist da”-Gate willst, stell die betroffenen Schritte einmalig um.