Mahnwesen
Billkom mahnt überfällige Rechnungen in drei Stufen — auf Knopfdruck oder automatisch.
Die drei Stufen
| Stufe | Üblicherweise |
|---|---|
| 1 — Zahlungserinnerung | Freundlich, meist ohne Gebühr |
| 2 — Mahnung | Deutlicher, mit Gebühr |
| 3 — Letzte Mahnung | Ankündigung weiterer Schritte |
Je Stufe legst du fest, nach wie vielen Tagen ab Fälligkeit sie greift und welche Gebühr sie trägt. Beides unter Einstellungen → Billkom → Mahnwesen.
Die Stufen laufen strikt nacheinander. Billkom springt nie direkt auf Stufe 3 — es prüft, welche Stufe bereits versandt wurde, und nimmt die nächste. Nach Stufe 3 ist Schluss; was dann folgt, entscheidest du außerhalb von Flowkom.
Eine Stufe ohne hinterlegte Tagesfrist wird übersprungen. Wer nur Stufe 1 und 3 konfiguriert, bekommt keine Stufe 2 — was gewollt sein kann, aber bewusst gesetzt sein sollte.
Automatischer Mahnlauf
Der Schalter Automatischer Mahnlauf übernimmt das Mahnen: Billkom sucht regelmäßig überfällige Rechnungen, ermittelt je Beleg die nächste fällige Stufe und erzeugt die Mahnung.
Der Status steht direkt daneben — „Aktiv — Mahnungen werden automatisch erzeugt” oder der Hinweis, dass er deaktiviert ist.
Erst die Texte prüfen, dann einschalten. Ein automatischer Mahnlauf verschickt Mahnungen ohne weitere Rückfrage. Lies die Vorlagen einmal durch — der Ton der ersten Stufe entscheidet, ob ein vergesslicher Stammkunde bleibt oder verstimmt ist.
Er mahnt, was offen ist. Zahlungen, die du noch nicht am Beleg erfasst hast, existieren für den Mahnlauf nicht. Wer Zahlungseingänge nur wöchentlich einpflegt, mahnt zwischendurch Kunden, die längst bezahlt haben. Automatisch mahnen und Zahlungen zeitnah buchen gehören zusammen.
Einzeln mahnen
Am offenen Posten direkt — du wählst die Stufe und die Gebühr und erzeugst die Mahnung.
Sammelmahnung
Über Sammel-Mahnung erstellen mahnst du mehrere offene Posten in einem Durchgang, mit gemeinsamer Stufe und Gebühr. Der Weg für den monatlichen Durchlauf, wenn der automatische Lauf nicht aktiv ist.
Mahngebühren
Gebühren werden als eigene Position auf die Mahnung gesetzt.
Mahngebühren müssen sich am tatsächlichen Aufwand orientieren. Übliche Beträge liegen im niedrigen einstelligen Bereich; Fantasiegebühren sind nicht durchsetzbar. Verzugszinsen rechnet Billkom nicht.
Was eine Mahnung ist — und was nicht
Eine Mahnung in Billkom ist ein eigener Beleg mit eigenem Nummernkreis. Sie ändert nichts an der ursprünglichen Rechnung: Die bleibt bestehen, behält ihren Betrag und ihren Status.
Bezahlt der Kunde daraufhin, buchst du die Zahlung auf die Rechnung, nicht auf die Mahnung.
Häufige Fragen
Ein Kunde wurde gemahnt, obwohl er bezahlt hat. Die Zahlung war zum Zeitpunkt des Mahnlaufs noch nicht am Beleg erfasst. Zahlungseingänge zeitnah buchen — oder den automatischen Lauf aus lassen und manuell mahnen.
Kann ich einzelne Kunden vom Mahnlauf ausnehmen? Eine Ausnahmeliste gibt es nicht. Bei Kunden mit Sonderabsprachen ist der manuelle Weg der richtige.
Was passiert nach Stufe 3? Nichts weiter — Billkom hört auf. Inkasso oder Mahnbescheid liegen außerhalb.
Wird die Mahnung automatisch verschickt? Der Mahnlauf erzeugt die Belege. Ob sie versendet werden, hängt an den Versandeinstellungen des Kanals, siehe Kanäle.
Kann ich eine Mahnung zurücknehmen? Sie lässt sich wie jeder andere Beleg stornieren, siehe Belege. Der Vorgang bleibt dokumentiert.