Lexware-Office-Integration

Übergib finalisierte Billkom-Rechnungen und -Gutschriften automatisch als Buchungsbelege an Lexware Office (früher lexoffice) — deine Buchhaltung bekommt jeden Beleg inklusive PDF, ohne dass jemand etwas abtippt.

Gut zu wissen: Flowkom liefert Belege, kein Rechnungsmodul. Lexware bucht, Billkom bleibt das führende System für Belegnummern und PDF. Lexware schreibt nichts zurück nach Flowkom.

Was die Integration kann

Der Belegexport ist standardmäßig aus und wird bewusst eingeschaltet — bis dahin geht kein einziger Beleg nach Lexware.

• Verbindung — Lexware Office per API-Schlüssel verbinden, eine Verbindung je Arbeitsbereich
• Verbindungstest — Flowkom holt dein Lexware-Profil und gleicht es mit deinen Billkom-Steuereinstellungen ab
• Belegexport — finalisierte Rechnungen und Gutschriften gehen als Buchungsbeleg nach Lexware, das PDF als Belegbild, der Kunde als Sammelkontakt (außer bei innergemeinschaftlicher Lieferung und Drittland)
• Nachtrag — ältere Belege aus einem gewählten Zeitraum nachträglich übergeben
• Status am Auftrag — Chips im Belege-Reiter und in der Belegzentrale, mit Deeplink direkt in den Beleg in Lexware
• Erneut übergeben — abgelehnte oder fehlgeschlagene Belege mit einem Klick noch einmal einreihen

Voraussetzungen

• Ein Lexware-Office-Konto in der Version XL — nur dort gibt es die Public API, über die Flowkom die Belege übergibt. In S, M und L fehlt der Menüpunkt zum Erzeugen des API-Schlüssels; ein Tarifwechsel in Lexware schaltet ihn frei
• Ein API-Schlüssel aus Lexware: app.lexware.de → Erweiterungen → Public API
• Admin-Rechte in Flowkom
• Billkom ist eingerichtet — insbesondere das Steuerprofil (OSS-Registrierung, Kleinunternehmerregelung), siehe Billkom einrichten und Steuern

Schritt 1: Lexware Office verbinden

1. Öffne in Flowkom Einstellungen → Integrationen und füge eine „Lexware Office“-Integration hinzu (pro Arbeitsbereich ist eine Verbindung vorgesehen).
2. Öffne die Integration, Karte Verbindung, und trage im Feld API-Schlüssel deinen Schlüssel aus Lexware ein.
3. Klicke Verbinden. Flowkom prüft den Schlüssel sofort gegen Lexware und liest dein Profil — bei einem Tippfehler bekommst du direkt eine klare Meldung.

Wichtig: Der API-Schlüssel ist wie ein Passwort. Flowkom speichert ihn verschlüsselt und zeigt ihn nie wieder an. Brauchst du einen neuen Schlüssel, nutze Schlüssel ersetzen.

Kontowechsel: Hinterlegst du einen Schlüssel, der zu einer anderen Lexware-Organisation gehört, leert Flowkom den Kontakt-Zwischenspeicher automatisch — es werden also keine Kontakte des alten Kontos weiterverwendet.

Schritt 2: Verbindung testen

Der Knopf Verbindung testen holt dein Lexware-Profil und zeigt dir:

• den Firmennamen aus Lexware
• das Fernverkaufsprinzip (ORIGIN = Ursprungsland, DESTINATION = Bestimmungsland)
• das Kleinunternehmer-Kennzeichen — das Abzeichen erscheint nur, wenn die Kleinunternehmerregelung in Lexware gesetzt ist; liefert Lexware keinen Wert, steht dort „Kleinunternehmer: unbekannt“
• den Zeitpunkt der letzten Prüfung („geprüft am“)

Passt etwas nicht zu deinen Billkom-Einstellungen, erscheinen Warnungen. Was sie bedeuten:

• OSS-Registrierung und Fernverkaufsprinzip passen nicht zusammen. Ist Billkom für OSS registriert, muss Lexware auf Bestimmungsland (DESTINATION) stehen — und umgekehrt: ohne OSS-Registrierung gehört Lexware auf Ursprungsland (ORIGIN). Sonst weist Flowkom deine Fernverkaufs-Belege ab, bevor sie Lexware erreichen.
• Das Kleinunternehmer-Kennzeichen weicht ab. Billkom und Lexware müssen sich einig sein, ob die Kleinunternehmerregelung gilt. Die Warnung nennt beide Werte.
• Das Fernverkaufsprinzip ist in Lexware nicht gesetzt. Setze es in Lexware unter Einstellungen → Steuer, sonst werden Fernverkaufs-Belege von Flowkom abgelehnt und nicht übergeben.

Änderst du etwas in Lexware, klicke danach in Flowkom auf Verbindung testen — erst dann übernimmt Flowkom das geänderte Profil, und erst dann übergib abgelehnte Belege erneut.

Räume die Warnungen aus, bevor du den Export einschaltest — dann laufen die Belege vom ersten Tag an sauber durch.

Schritt 3: Kategorie-Tabelle dem Steuerberater vorlegen

Flowkom ordnet jeden Billkom-Steuerfall einer festen Lexware-Buchungskategorie zu. Die Zuordnung steht fest und lässt sich nicht verstellen — sie ist auf der Integrationsseite einsehbar:

Diese Zuordnung vor dem Einschalten dem Steuerberater vorlegen.

Zwei Steuerfälle bildet der Export bewusst nicht ab:

• Marktplatz führt die Steuer ab (Marktplatz-Einbehalt) — das bucht der Marktplatz selbst.
• EU-Privatkunde über der Schwelle ohne OSS-Registrierung — hier fehlt die steuerliche Grundlage.

Solche Belege werden als nicht abbildbarer Steuerfall abgelehnt (der Fehlertext nennt das Szenario) und müssen in Lexware von Hand gebucht werden.

Schritt 4: Belegexport einschalten

Auf der Karte Belegexport schaltest du den Schalter „Belege an Lexware übergeben“ ein. Er sagt dir genau, was ab dann passiert:

Der Schalter sagt: Ab jetzt finalisierte Rechnungen und Gutschriften werden als Belege an Lexware übergeben. Ältere nur per Nachtrag.

• Flowkom merkt sich den Stichtag und zeigt ihn als „aktiv seit …“. Alles, was ab diesem Zeitpunkt finalisiert wird, geht automatisch raus.
• Für ältere Belege gibt es den Nachtrag: Zeitraum von/bis wählen (höchstens 31 Tage), Vorschau zeigt die Kandidaten, Übergeben reiht sie ein. Ist der Zeitraum größer, als ein Lauf schafft, sagt dir das die Vorschau samt der Höchstzahl je Lauf. Flowkom übergibt dann die ältesten — führe den Nachtrag danach für denselben Zeitraum erneut aus, er macht dort weiter, wo der letzte Lauf aufgehört hat. Nach dem Übergeben meldet Flowkom, wie viele Belege eingereiht wurden und ob noch welche ausstehen. Belege, die sich dauerhaft nicht übergeben lassen (Steuerfall nicht abbildbar, Belege über 0,00 €), bietet der Nachtrag nicht erneut an — über Erneut übergeben in der Liste Letzte Belege kannst du sie trotzdem einzeln anstoßen. Gutschriften zieht die Vorschau von der Summe ab.
• Schaltest du den Export wieder aus, bricht Flowkom die noch wartenden Belege ab. Du kannst sie später einzeln erneut übergeben oder per Nachtrag nachholen. Ist die Verbindung gerade gestört, bleiben die wartenden Belege liegen und werden erst abgebrochen, sobald die Verbindung wieder steht.
• Die Übergabe läuft im Hintergrund alle 5 Minuten. Eine Rechnung geht immer vor ihrer Gutschrift — die Gutschrift wartet auf ihre Rechnung; ist die Rechnung abgelehnt oder fehlgeschlagen, wird auch die Gutschrift abgelehnt. Hast du die Rechnung in Billkom storniert, bevor sie in Lexware angekommen ist, sieht Flowkom zuerst in Lexware nach: liegt dort kein Beleg unter dieser Nummer, werden Rechnung und Stornogutschrift abgebrochen — es gibt nichts auszugleichen. Liegt die Rechnung doch schon dort (etwa nach einem Verbindungsabbruch mitten in der Übergabe), übernimmt Flowkom sie, und die Stornogutschrift folgt.

Was in Lexware ankommt

Je Beleg entsteht in Lexware ein Buchungsbeleg (Einnahme) im Status „offen“:

• Belegnummer und Belegdatum kommen aus Billkom, dazu die Fälligkeit und — falls gesetzt — das Lieferdatum
• Brutto je Steuersatz — je Steuersatz-Gruppe eine Position mit der passenden Buchungskategorie
• Steuer nach Spaltenmethode — Flowkom rechnet die Steuer je Steuersatz-Gruppe so, wie Lexware sie prüft. Weicht die Summe um ein paar Cent vom PDF ab, steht der PDF-Betrag in der Bemerkung.
• PDF als Belegbild — das Billkom-PDF hängt am Beleg
• Sammelkontakt statt echtem Kunden — außer bei innergemeinschaftlicher Lieferung (IgL) und Drittland: dort braucht Lexware einen echten Kontakt mit USt-IdNr. bzw. Land, den Flowkom bei Bedarf anlegt
• Bemerkung mit Auftragsnummer, Kanal und Kundenname — damit findest du den Beleg über die Lexware-Volltextsuche

Der Chip „Lexware ✓“ am Auftrag führt direkt zum Beleg in Lexware; derselbe Link steht als „In Lexware öffnen“ im Verlauf und in der Liste Letzte Belege auf der Integrationsseite.

Fehler und erneut übergeben

Am Auftrag (Belege-Reiter) und in der Belegzentrale siehst du je Beleg einen Chip:

• Lexware ✓ — übergeben, der Chip führt in den Beleg in Lexware
• Lexware ausstehend — in der Warteschlange
• Lexware Fehler — der Tooltip nennt den Grund

Der Verlauf am Auftrag hält Übergabe, Ablehnung und erneute Übergabe fest — Belege ohne Auftrag haben keinen Verlauf. Auf der Integrationsseite findest du Zähler je Status und die Liste Letzte Belege; bei abgelehnt, fehlgeschlagen und abgebrochen steht dort Erneut übergeben.

Zähler, Liste und Nachtrag bleiben sichtbar, wenn die Verbindung gestört ist (Status Fehler, etwa nach einem ungültigen Schlüssel): du siehst dann, was wartet — übergeben wird erst wieder, wenn die Verbindung steht. Trage dazu einen gültigen API-Schlüssel ein und klicke auf Verbinden, oder prüfe den hinterlegten Schlüssel mit Verbindung testen: läuft der Test durch, steht die Integration wieder auf Aktiv, und die wartenden Belege laufen weiter.

Typische Gründe:

Integration löschen

Ganz unten auf der Integrationsseite steht der Gefahrenbereich mit Integration löschen — auch dann, wenn du die Integration nur angelegt und nie verbunden hast. Nach einer Rückfrage entfernt Flowkom:

• den gespeicherten API-Schlüssel,
• die Warteschlange mit noch nicht übergebenen Belegen,
• den Übergabe-Verlauf — damit verschwinden auch die Chips „Lexware ✓“ und die Links „In Lexware öffnen“ an Belegen und Aufträgen.

Der Verlauf am Auftrag bleibt. Belege in Lexware bleiben unverändert — Flowkom löscht dort nichts.

Pro Arbeitsbereich gibt es eine Lexware-Office-Integration; nach dem Löschen kannst du sie neu anlegen. Der Stichtag beginnt dann neu: Belege, die noch in der Warteschlange standen, holst du per Nachtrag nach. Flowkom prüft vor jeder Übergabe, ob die Belegnummer in Lexware schon existiert, und übergibt sie dann nicht noch einmal.

Grenzen

• Kein Rücksync des Zahlstatus: Buchst du eine Zahlung in Lexware, ändert das in Billkom nichts — und umgekehrt.
• Flowkom ändert oder löscht nie Belege in Lexware. Stornierst du in Billkom, wird die Stornogutschrift automatisch übergeben — vorausgesetzt, die Rechnung liegt schon in Lexware. War sie selbst noch nicht übergeben, geht keines von beiden raus. Der ursprüngliche Beleg bleibt in Lexware stehen.
• Marktplatz-Belege sind nicht betroffen. Rechnungen, die der Marktplatz selbst stellt (Amazon VCS und Ähnliches), laufen nicht über diesen Export.
• Nur Rechnungen und Gutschriften — Angebote und Lieferscheine gehen nicht nach Lexware.