KI-Anbieter
Hinterlege API-Schlüssel für Anthropic (Claude), OpenAI und Google (Gemini) und lege fest, welches Modell für welche Aufgabe läuft. Einmal eingerichtet, steht die Anbindung an zwei Stellen zur Verfügung: bei den Produkttexten je Verkaufskanal und bei Antwortentwürfen im FreeScout-Helpdesk.
Kein Abo, nur Schlüssel. Weder ChatGPT Plus noch Claude Pro noch Gemini Advanced lassen sich anbinden — keiner der drei Anbieter öffnet sein Abo für fremde Programme. Es braucht einen API-Schlüssel mit Abrechnung nach Verbrauch.
Was die Integration kann
- Schlüssel je Anbieter, verschlüsselt hinterlegt — nach dem Speichern nicht mehr auslesbar, nur ersetzbar oder entfernbar
- Modell-Liste live vom Anbieter, alle sechs Stunden aktualisiert und auf Textmodelle gefiltert (Einbettungen, Sprachausgabe u. Ä. bleiben draußen)
- Zuordnung Aufgabe → Anbieter + Modell für Produkttexte und Helpdesk-Antworten, mit Bestätigungspflicht, sobald ein zugeordnetes Modell abgeschaltet wird
- Benannte Stilanweisungen als wiederverwendbare Vorlagen, je eine als Standard fürs Schreiben, fürs Übersetzen, für Global und für Fragen & Antworten
Einrichtung (Admin)
Schritt 1: Integration anlegen
Einstellungen → Integrationen → Integration hinzufügen → KI-Anbieter (Kategorie Sonstiges) wählen und anlegen. Es gibt einen Datensatz pro Workspace für alle drei Anbieter zusammen — nicht drei einzelne Integrationen.
Schritt 2: Schlüssel je Anbieter hinterlegen
Auf der Detailseite, Karte Verbundene Anbieter: Für Anthropic, OpenAI und Google jeweils den API-Schlüssel eintragen und speichern. Über Verbindung prüfen bestätigst du, dass der Schlüssel funktioniert — dabei ruft Flowkom zugleich die Modell-Liste ab.
Den Schlüssel bekommst du direkt beim jeweiligen Anbieter:
| Anbieter | Schlüssel erzeugen |
|---|---|
| Anthropic | console.anthropic.com |
| OpenAI | platform.openai.com |
| aistudio.google.com |
Du musst nicht alle drei einrichten — ein einzelner Anbieter genügt, um loszulegen.
Schritt 3: Modell je Aufgabe zuordnen
Karte Wofür welches Modell? listet die Aufgaben — aktuell Produkttexte (Schreiben und Übersetzen) und Helpdesk-Antworten (FreeScout-Entwürfe) — mit Anbieter, Modell und Stand. Zugeordnet werden kann nur ein Modell eines bereits verbundenen Anbieters.
Wird ein zugeordnetes Modell beim Anbieter abgeschaltet, meldet sich Flowkom beim nächsten Öffnen: das alte Modell wird benannt, ein verfügbarer Ersatz beim selben Anbieter vorgeschlagen, und Flowkom läuft mit dem Ersatz bereits weiter — festgeschrieben wird er aber erst, wenn du „Passt so” bestätigst. Alternativ „Anderes Modell wählen”.
Schritt 4: Stilanweisungen anlegen
Karte Stilanweisungen: benannte Vorlagen mit Name und Text, wahlweise als Standard beim Schreiben, Standard beim Übersetzen, Standard für Global oder Standard für Fragen & Antworten markiert. Dieselbe Stilanweisung gilt in allen Modi, für die sie markiert ist — sonst würde etwa Deutschland mit Doppelpunkt formuliert und Frankreich mit Bindestrich, und die Länder liefen im Ton auseinander.
Schritt 5: Vorgaben für die KI-Dialoge
Karte Vorgaben für die KI-Dialoge — sie steht unterhalb der Stilanweisungen und enthält den Schalter „Standardmäßig alle Felder füllen”. Er legt fest, mit welcher Einstellung die drei KI-Formulare (Marktplatz-Reiter, Global, Fragen & Antworten) beim Öffnen starten:
| Schalter | Die Dialoge starten mit | Bedeutung |
|---|---|---|
| aus (Standard) | „Schreibt: nur leere Felder” | Vorhandene Texte bleiben unangetastet, die KI füllt nur, was noch leer ist |
| ein | „Schreibt: alle Felder” | Die KI schreibt auch bereits gefüllte Felder neu |
Der Schalter setzt nur den Startwert. In jedem Lauf bleibt die Wahl im Formular unter Ändern frei — wer sie dort trifft, behält sie, auch wenn die firmenweite Vorgabe etwas anderes sagt.
Wofür der Schalter gedacht ist: Wer ein Sortiment durchgängig von der KI schreiben lässt, stellte den Modus bisher bei jedem Lauf um — „nur leere Felder” war ein harter Vorgabewert im Dialog. Wer dagegen von Hand geschriebene Texte hat und die KI nur Lücken füllen lassen will, lässt den Schalter aus. Bestehende Mandanten verhalten sich unverändert: ohne Umstellung bleibt es bei „nur leere Felder”.
Umstellen dürfen ihn nur Admins (siehe Rechte unten) — er gilt für alle im Workspace. Was er in den einzelnen Reitern bedeutet, steht bei den Produkttexten; im Reiter Fragen & Antworten wirkt er auf die ganze Liste statt auf einzelne Felder.
Rechte
Schlüssel hinterlegen, Modelle zuordnen, Stilanweisungen ändern und die Vorgaben für die KI-Dialoge umstellen dürfen nur Admins — dahinter hängen eine Rechnung und der Stil des ganzen Sortiments. Texte erzeugen und übersetzen darf dagegen jeder mit Produktzugriff, ohne diese Einstellungsseite je zu öffnen.
Schlüssel entfernen
Schlüssel entfernen löscht den Schlüssel endgültig — inklusive der zwischengespeicherten Modell-Liste dieses Anbieters. Um ihn wieder zu nutzen, muss der Schlüssel neu hinterlegt werden. Ist der entfernte Anbieter einer Aufgabe zugeordnet, muss die Zuordnung danach auf einen anderen Anbieter wechseln.