Google verbinden

Wofür? Deine Flowkom-Aufgaben sollen dort auftauchen, wo du ohnehin hinschaust — in Google Tasks, im Kalender, neben deinen Mails. Die Verbindung ist persönlich und freiwillig: Jeder Mitarbeiter verbindet sein eigenes Google-Konto. Wer nichts verbindet, merkt von der Integration nichts.

Die Einrichtung im Google-Cloud-Projekt macht ein Admin einmal pro Workspace. Sie ist Schritt für Schritt unter Google-Workspace-Integration beschrieben. Diese Seite hier beschreibt, was du als Mitarbeiter davon hast.

Verbinden und freischalten

Unter Einstellungen → Konto liegt die Karte Google. Mit Google verbinden stellt die Grundverbindung her (Aufgaben-Zugriff und E-Mail-Adresse).

Alles Weitere schaltest du einzeln frei — Flowkom fragt nie mehr Rechte ab, als die Funktion braucht, die du gerade willst:

Verbindung trennen entfernt alle Zuordnungen und Zugriffsrechte sofort. Deine Google-Liste bleibt dabei unangetastet.

Aufgaben in Google Tasks

Der Schalter Aufgaben nach Google Tasks überträgt deine offenen Aufgaben in eine wählbare Ziel-Liste — eine bestehende oder eine neu angelegte. Der Schalter lässt sich erst umlegen, wenn die Liste gewählt ist.

Sync-Menge. Du bestimmst, was überhaupt hinübergeht:

Mir zugewiesen (Standard) · Abonnierte Aufgaben · Bestimmte Bereiche · Nur mit Fälligkeit · Nur Priorität Hoch

Übertragen werden ausschließlich offene Aufgaben. Aufgaben, die an ein Team gingen und noch niemand übernommen hat, zählen nicht mit.

Ruhe-Logik

Schlafende (😴) und ketten-blockierte (⛓) Aufgaben werden nicht übertragen. Sie erscheinen automatisch in deiner Google-Liste, sobald sie aufwachen oder freigeschaltet werden.

Das ist der Punkt, an dem die Integration mehr ist als ein Abzug: Deine Google-Liste zeigt deine aktuelle Arbeit, nicht deinen gesamten Rückstau.

Was im Google-Task steht

Neben dem Titel überträgt Flowkom den Kontext: die Verknüpfungen (Artikel, Auftrag, Kunde, Lieferant, Bestellung, Notiz — höchstens fünf), den Bereich, eine hohe Priorität und den Anfang der Beschreibung. Der Link zurück ins Ticket steht immer am Ende. Zwei Schalter in der Google-Karte steuern das: Verknüpfungen und Kontext mitschicken (Standard an) und Verknüpfung im Titel (Standard aus).

Notizen, für die dir das Leserecht fehlt, erscheinen gar nicht — auch nicht als Platzhalter.

Übertragungsfenster

Mit dem Schalter Aufgaben erst kurz vor Fälligkeit übertragen geht eine Aufgabe erst dann nach Google, wenn ihre Fälligkeit näher rückt als der eingestellte Vorlauf (Standard 7 Tage, 1–60 möglich). Aufgaben ohne Fälligkeit und überfällige Aufgaben gehen immer sofort hinüber.

Das ist vor allem für Planer wie Reclaim gedacht: Google Tasks kennt kein Startdatum, Reclaim liest die Fälligkeit als Deadline und reserviert sonst schon Wochen vorher Kalenderplatz. Verschiebst du eine Fälligkeit wieder nach hinten, verschwindet der Google-Task erneut. In Flowkom bleibt die Aufgabe die ganze Zeit sichtbar — das Fenster betrifft nur den Weg nach Google. Details: Übertragungsfenster.

Eine einzelne Aufgabe zurückhalten

Im Ticket, unter Weitere Termine im Block Google, steht das Feld „In Google erst zeigen ab”. Trägst du dort ein Datum ein, taucht die Aufgabe erst ab diesem Tag in Google auf — unabhängig davon, was für die Verbindung als Übertragungsfenster eingestellt ist.

Das Feld erscheint nur, wenn du ein Google-Konto verbunden hast — sonst hätte es nichts zu bewirken. Steht bereits ein Datum darin, bleibt es sichtbar, auch wenn die Verbindung später wegfällt: Eine wirksame Sperre, die niemand mehr sieht, wäre schlimmer als ein Feld zu viel.

Das gilt in beide Richtungen:

• Länger zurückhalten: Die Aufgabe bleibt aus Google draußen, selbst wenn sie schon fällig oder überfällig ist.
• Früher freigeben: Steht das Datum in der Vergangenheit, geht die Aufgabe sofort nach Google — auch wenn ihre Fälligkeit noch weit weg ist und das Fenster sie zurückhalten würde.

In Flowkom ändert sich nichts: die Aufgabe bleibt in „Mein Tag”, in den Listen und im Board sichtbar und bearbeitbar. Wer eine Aufgabe auch in Flowkom wegräumen will, nutzt dafür Wartet bis.

Solange die Aufgabe zurückgehalten wird, steht unter dem Feld ein Hinweis („⏸ Ab 20.09. bei Google”). Ab dem Freigabetag erscheint die Aufgabe beim nächsten Abgleich — spätestens nach 15 Minuten, oder sofort über „Jetzt syncen” in den Konto-Einstellungen. Das Feld leeren stellt das normale Übertragungsfenster wieder her.

Bei Aufgaben, die aus Google stammen, wirkt das Feld nicht — sie sind vom Export ohnehin ausgenommen. Flowkom schreibt das dort auch hin.

Was zurückkommt

Aus Google übernimmt Flowkom genau zwei Dinge:

• den Erledigt-Haken — die Aufgabe wird in Flowkom erledigt, mit allen Folgen (Verlauf, Glocken, Ketten-Freischaltung, Versand-Stopp-Freigabe)
• das Fälligkeitsdatum — der neue Tag wird übernommen, eine bestehende Uhrzeit bleibt erhalten

Alles andere gewinnt Flowkom. Änderst du in Google den Titel oder die Notizen einer Aufgabe, setzt der nächste Abgleich sie zurück. Google Tasks kennt außerdem nur Fälligkeits-Tage, keine Uhrzeiten.

Verlangt der Bereich einen Abschluss-Vermerk, nimmt Flowkom den Google-Haken zurück und bittet dich, in Flowkom zu erledigen — der Vermerk soll ja geschrieben werden.

Aus Google übernehmen

Die Gegenrichtung geht auch: Im Abschnitt Aus Google übernehmen hakst du einzelne Google-Listen an und wählst je Liste einen Ziel-Bereich. Was du dort in Google anlegst, erscheint als Flowkom-Aufgabe.

Hier bestimmt Google Titel und Fälligkeit, Flowkom Bereich, Zuweisung und Priorität. Die Details — Lösch-Verhalten, verwaiste Listen, Wieder-Öffnen — stehen unter Aus Google übernehmen.

Eine Liste kann entweder Ziel-Liste oder Import-Liste sein, nie beides.

Kalender

Termine in Flowkom anzeigen

Im Abschnitt In Flowkom anzeigen hakst du die Google-Kalender an, die du sehen willst. Ihre Termine erscheinen dann:

• in Mein Tag unter Heute fällig, chronologisch zwischen die Aufgaben gemischt (nur der heutige Tag)
• als Zeile Meine Termine im Kalender eines Bereichs — und im Planer, wo es ihn gibt

Termine sind reine Anzeige. Sie tragen den Tag Google · nur Anzeige, werden live geladen und nie in Flowkom gespeichert. Bearbeiten, verschieben oder anlegen geht hier nicht — dafür ist Google zuständig.

Aufgaben in den Kalender spiegeln

Umgekehrt legt der Schalter Aufgaben in meinen Google-Kalender spiegeln einen eigenen Kalender Flowkom in deinem Google-Konto an. Aufgaben mit Fälligkeit werden dort zu Ein-Stunden-Terminen; optional kommen über die Checkbox Auch Aktionen meiner Bereiche (als ganztägige Termine) weitere dazu.

Diese Checkbox nimmt jede Aufgabe mit Zeitraum, nicht nur die, die du als Aktion gekennzeichnet hast. Ein Lieferfenster aus dem Einkauf landet damit ebenfalls im Kalender. Wenn du das nicht willst, lass die Checkbox aus.

Auch hier gilt: Verschiebst du so einen Termin in Google, setzt der nächste Abgleich ihn wieder auf den Flowkom-Stand.

Schaltest du den Spiegel wieder aus, bleiben Kalender und Termine in Google stehen — die räumst du dort selbst weg.

Reclaim-Nutzer: Wenn Reclaim deine Aufgaben-Liste bereits einplant, lass diesen Schalter aus — sonst stehen Aufgaben doppelt im Kalender. Aufgaben-Sync und Kalender-Spiegel sind genau deshalb getrennte Schalter.

E-Mail in eine Aufgabe verwandeln

Mit freigeschaltetem Gmail-Zugriff tippst du in der Befehlspalette m und suchst nach Betreff, Absender oder Stichwort. Aus der gewählten Mail wird eine Aufgabe:

• Betreff wird der Titel
• der Auszug wird die Beschreibung
• am Ticket hängt eine Mail-Karte mit Absender, Datum und In Gmail öffnen

Flowkom speichert ausschließlich diese Angaben — nie den Mailtext. Der Zugriff ist reines Lesen; Flowkom versendet keine E-Mails.

Drive-Dateien anhängen

Mit freigeschaltetem Drive erscheint im Kommentarfeld einer Aufgabe der Button Drive-Datei. Im Dialog fügst du einen Drive-Link ein (Links von drive.google.com oder docs.google.com) und optional einen Anzeigenamen.

Gespeichert werden nur Name und Link — keine Kopie, keine Vorschau.

Rechte-Falle: Ob dein Kollege die Datei öffnen kann, entscheidet allein Google. Ein Link in Flowkom verschafft niemandem Zugriff. Prüfe die Freigabe in Drive, bevor du dich darauf verlässt. Den echten Dateinamen kann Flowkom außerdem nur lesen, wenn die Datei ausdrücklich freigegeben wurde — sonst gilt der Name, den du eingibst.

Einen Google-Datei-Auswahldialog gibt es nicht; der Link wird von Hand eingefügt.

Wann abgeglichen wird

Der Abgleich läuft alle 15 Minuten, dazu einmal täglich ein Voll-Abgleich. Nach Änderungen in Flowkom wird zusätzlich sofort übertragen. Der Button Jetzt syncen stößt ihn von Hand an.

Fehler stehen immer sichtbar in der Google-Karte — nichts scheitert still. Bei einer Sync-Pause bekommst du zusätzlich eine Glocke.

Grenzen

• Die Sync-Menge ist auf 200 Aufgaben gedeckelt; darüber meldet Flowkom „Sync-Menge auf 200 Aufgaben gekappt — Filter enger stellen.”
• Pro Lauf werden höchstens 25 Löschungen und 50 Neu-Importe verarbeitet; der Rest folgt im nächsten Durchgang.
• Wechselst du die Ziel-Liste, werden die Aufgaben in der alten Liste gelöscht und in der neuen neu angelegt.
• Auch das Einschlafen und Aufwachen legt in Google jeweils neue Einträge an — in Google gesammelte Verlaufsdaten gehen dabei verloren.
• Der Kalender-Abruf umfasst höchstens 62 Tage.
• Es gibt kein Gmail-Add-on, keinen geteilten Team-Kalender und keinen Rücksync verschobener Termine.

Häufige Fragen

Eine Aufgabe erscheint nicht in Google. Prüfe die Sync-Menge (ist sie dir zugewiesen? Filter nur mit Fälligkeit aktiv?) und ob sie schläft (😴/⛓). Schlafende Aufgaben erscheinen erst beim Aufwachen. Ist das Übertragungsfenster an, erscheint eine Aufgabe mit ferner Fälligkeit außerdem erst, wenn sie näher rückt als der eingestellte Vorlauf.

Ich habe einen Google-Task von Hand gelöscht. Kein Problem — Flowkom legt ihn beim nächsten Abgleich neu an, weil Flowkom für den Export die Quelle ist.

Muss ich Google verbinden? Nein. Der Aufgaben-Hub funktioniert vollständig ohne. Alle Benachrichtigungen laufen ohnehin über die Glocke.