Unterlagen an Käufer

Eine Kampagne schickt einem Käufer nach dem Versand ein Dokument — eine Anleitung, ein Übungsheft, einen Pflegehinweis. Flowkom nimmt dafür den Kanal, über den gekauft wurde, und sagt vorher, was dort ankommt.

Kampagnen sind standardmäßig aus und gelten nur für die Konten, die du wählst.

Welche Kanäle

Amazon: Rechtliche Informationen

Amazon nimmt Unterlagen an Käufer nur über die eigene Schnittstelle an. Der vorgesehene Weg ist die Nachricht „Rechtliche Informationen”: für Unterlagen, die du nach der Produktsicherheitsverordnung mitliefern musst — Gebrauchsanleitung und Sicherheitshinweise. Übungsheft und Garantiebedingungen gehören mit in dasselbe PDF. Für rein freiwillige Zusatzinhalte gibt es bei Amazon keinen Weg.

• Nur das PDF. Amazon stellt keinen Betreff und keinen Text zu. Wählst du nur Amazon-Konten, blendet Flowkom Betreff und Text aus.
• Sprache des Marktplatzes. Bei einem Amazon-Konto wählst du die Marktplätze (Pflicht). Das PDF muss in deren Hauptsprache sein — Deutsch für Amazon.de, Französisch für Amazon.fr. Wer mehrere Sprachen bedient, legt je Sprache eine Kampagne an. Amazon nimmt die Nachricht nur auf EU-Marktplätzen an, nicht auf Amazon.co.uk.
• Eigenversand muss aktiv sein. Amazon bietet die Nachricht für FBA- und eigene Aufträge an, aber nur, wenn im Verkäuferkonto Eigenversand (MFN) aktiviert ist — auch wenn du sonst nur FBA verkaufst. Die Zustellkarte fragt Amazon an einem echten, versendeten Auftrag und zeigt Amazon bietet an oder nicht angeboten.
• Erst nach dem Versand. Bei eigenen Aufträgen erst, wenn die Versandbestätigung bei Amazon ist; bis dahin fragt Flowkom an den folgenden Tagen erneut.
• Kein Postfach, keine Testmail. Amazon stellt selbst zu, im Nachrichtencenter des Käufers. Die Nachricht gilt auch für Käufer, die Werbenachrichten abgelehnt haben.
• Unabhängig von den Bewertungsanfragen. Beide haben bei Amazon ein eigenes Kontingent je Auftrag; ein Auftrag kann beides bekommen.

Otto: nur mit Freigabe

Otto erlaubt Mails an die verschlüsselte Käuferadresse nur, wenn Otto sie für dein Konto freigegeben hat. Die Nutzungsbedingungen (Anlage 9) decken sie sonst nicht ab. Die Freigabe beantragst du beim Otto-Partnerservice, ein Ticket genügt. Ohne sie sendet ein Otto-Konto nichts.

1. Einstellungen → Nach dem Kauf → Postfächer, beim Otto-Konto auf Postfach bearbeiten
2. Otto hat Anleitungen per Mail an Käufer freigegeben anhaken und die Ticketnummer eintragen
3. Speichern. Die Testmail-Freigabe des Postfachs bleibt dabei erhalten.

Ottos Bedingungen, und was Flowkom selbst übernimmt:

Marktplatz-Aufträge im Shopify-Konto

Laufen Aufträge von Otto, Kaufland, eBay, Temu oder TikTok über deinen Shop, steht an ihnen die Adresse des Marktplatzes, nicht die des Käufers — und es gelten die Regeln des Marktplatzes. Ob dorthin Mails gehen dürfen, entscheidest du schon heute je Verkaufskanal: mit dem Schalter Kundenbenachrichtigung am Shopify-Konto unter Verkaufskanal-Erkennung. Die Kampagne folgt diesem Schalter:

• Aufträge aus dem eigenen Webshop bekommen die Mail immer.
• Aufträge eines Verkaufskanals mit Kundenbenachrichtigung an bekommen sie auch.
• Bei aus — oder wenn es für den Kanal keine Regel gibt — geht nichts raus. Die Zustellkarte zeigt den Anteil und nennt die Kanäle.

Einmal einrichten: das Postfach

Flowkom verschickt die Mail aus deinem Postfach, nicht aus einem eigenen — so sieht der Käufer deine Absenderadresse, und die Marktplätze stellen sie zu.

1. Einstellungen → Nach dem Kauf → Postfächer
2. Beim Konto auf Postfach einrichten klicken
3. Absenderadresse, Server, Benutzer und Passwort eintragen, Port 587 oder 2525
4. Testmail senden — erst danach sendet eine Kampagne über dieses Konto

Die Liste zeigt je Konto, woran es steht: bereit, ungeprüft, gesperrt oder kein Postfach. Amazon-Konten stehen dort mit kein Postfach nötig.

Ein eBay-Konto nutzt dasselbe Postfach für die Rechnung per E-Mail — es ist dieselbe Einstellung. Wer es hier entfernt, bricht auch wartende Rechnungsmails ab.

Dokument hochladen

Einstellungen → Nach dem Kauf → Unterlagen an Käufer → Bibliothek → PDF hochladen. Nur PDF, bis 10 MB: Ein PDF sieht bei jedem Käufer gleich aus, egal mit welchem Gerät er es öffnet.

Ein Dokument, das eine Kampagne verwendet, lässt sich nicht löschen — die Meldung nennt die Kampagnen.

Kampagne anlegen

Einstellungen → Nach dem Kauf → Unterlagen an Käufer → Kampagne anlegen. Drei Abschnitte:

Wann — Name und die Wartezeit nach dem Versand (0 bis 14 Tage, Vorgabe 2).

Für wen — die Konten (mindestens eines), optional Lieferländer und Artikel. Leer heißt jeweils: alle. Mit einem Amazon-Konto zusätzlich die Amazon-Marktplätze — hier gibt es kein „alle”, denn das PDF muss in der Sprache des Marktplatzes sein.

Was — Betreff, Text, genau ein Dokument. Eine Sprache je Kampagne: Wer mehrere Märkte bedient, legt je Markt eine Kampagne an und wählt dort das passende Konto. Das ist mehr Klickarbeit, aber jeder Käufer bekommt zuverlässig seine Sprache. Amazon bekommt nur das Dokument; sind nur Amazon-Konten gewählt, entfallen Betreff und Text.

Rechts läuft die Zustellkarte mit. Sie sagt je Konto, was ankommt: ob das Postfach bereit ist, wie viele Aufträge der letzten 30 Tage keine Käuferadresse haben, bei Shopify wie viele von Marktplätzen ohne Freigabe kommen, und welche Platzhalter auf diesem Kanal immer auf den Rückfall fallen. Bei Amazon steht dort, ob Amazon die Unterlage für dein Konto anbietet, geprüft an einem echten Auftrag, und in welcher Sprache das PDF je Marktplatz sein muss.

Platzhalter und Rückfälle

Im Betreff und im Text stehen vier Platzhalter zur Verfügung:

• {{Vorname}}
• {{Name}}
• {{Auftragsnummer}}
• {{Artikel}}

Jeder Platzhalter, der leer sein kann, braucht einen Rückfall — ohne ihn lässt sich die Kampagne nicht speichern. Der Rückfall ist der Text, der eingesetzt wird, wenn der Kanal den Wert nicht liefert.

Warum auf eBay „Guten Tag” statt des Vornamens steht

eBay gibt uns nur den vollen Namen des Käufers, etwa „Martina Wolf”. Daraus den Vornamen zu schneiden, geht bei „Dr. Anna Maria Vogt-Berg” oder „Siemens AG” schief — und zwar sichtbar beim Käufer. Flowkom rät deshalb nie: Auf eBay greift der Rückfall von {{Vorname}}, und wenn dort „Guten Tag” steht, liest der Käufer „Guten Tag,”.

Wer auf eBay persönlicher werden will, nimmt {{Name}} — den vollen Namen liefert eBay.

Testmail

Im Editor steht je gewähltem Mail-Konto ein Knopf Testmail (für Amazon nicht: Amazon stellt selbst zu, ob es die Unterlage anbietet, zeigt die Zustellkarte). Sie geht an deine eigene Absenderadresse und nimmt einen echten Auftrag dieses Kontos — so siehst du, was ein Käufer wirklich bekommt, inklusive Anhang. Die Testmail verbraucht den Auftrag nicht: Die echte Kampagne bedient ihn später trotzdem.

Einschalten

Der Schalter in der Liste schaltet eine Kampagne an. Dafür braucht jedes gewählte Mail-Konto ein geprüftes Postfach — fehlt eines, nennt Flowkom es beim Namen — und ein Amazon-Konto mindestens einen Marktplatz.

Beim Einschalten wird kein Bestand nachgeholt: Berücksichtigt werden nur Aufträge, die danach versendet werden. Wer ausschaltet und später wieder einschaltet, startet ebenfalls neu.

Duplizieren

Mit dem Kopieren-Symbol in der Liste legst du eine Kopie einer Kampagne an: mit denselben Konten, Marktplätzen, Ländern, Artikeln, demselben Dokument und Text. Die Kopie heißt „Kopie von …“, ist ausgeschaltet, steht hinten im Rang und öffnet sich gleich zum Bearbeiten.

So machst du aus einer laufenden Mail-Kampagne eine eigene für Amazon: duplizieren, die Mail-Konten abwählen, das Amazon-Konto und den Marktplatz wählen, speichern, einschalten. Die neue Kampagne startet beim Einschalten ohne Altbestand. Nimmst du Amazon dagegen in eine laufende Kampagne auf, holt sie die Amazon-Aufträge seit ihrem Einschalten nach (höchstens 28 Tage).

Rang: wer bekommt den Auftrag?

Je Auftrag geht genau eine Kampagne raus. Treffen mehrere zu, gewinnt die mit dem kleinsten Rang. Die Reihenfolge änderst du in der Liste mit den Pfeilen neben dem Rang.

Ein Auftrag, den eine Kampagne bedient hat, ist für alle anderen gesperrt — auch rückblickend. So bekommt niemand zwei Mails zum selben Kauf.

Protokoll

Je Kampagne stehen die Zahlen der letzten 30 Tage: gesendet, ohne Käuferadresse, nicht gesendet, Fehler. Die Fehlerliste nennt Auftrag, Kanal, Zeitpunkt und den Grund in Klartext.

Häufige Gründe:

Wann Flowkom sendet

Einmal täglich um 9 Uhr, der Reihe nach über die Postfächer und Amazon (dort ein Auftrag je Sekunde, so viel lässt Amazon zu). Eine Anleitung ist nicht dringend, und ein ruhiger Takt hält dein Postfach aus dem Spam-Verdacht.

Rechte