Datenschutzerklärung

Stand: 3. Oktober 2026  ·  Verantwortlich: Pixkom GmbH

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir im Zusammenhang mit flowkom verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage – und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher & Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Pixkom GmbH, Hohentrüdinger Str. 11, 91747 Westheim, Deutschland. E-Mail: [email protected].

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den vorstehenden Kontaktdaten.

Support: Bei Fragen zur Nutzung von flowkom erreichen Sie unseren Support per E-Mail an [email protected]. Anschrift und Telefonnummer stehen im Impressum.

2. Grundlegendes & Geltungsbereich

„flowkom“ ist eine Software für den E-Commerce (ERP/Warenwirtschaft und Lagerverwaltung), die als Web-Anwendung sowie über eine mobile App bereitgestellt wird. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der flowkom-Anwendung und der zugehörigen Informationsseiten (u. a. docs.flowkom.de ).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Rahmen von flowkom betrifft dies insbesondere:

• Konto- und Nutzungsdaten der Personen, die flowkom als Anwender bzw. Kundenunternehmen nutzen;
• Geschäftsdaten, die Anwender in flowkom verarbeiten – insbesondere Bestell-, Kunden- und Empfängerdaten ihrer eigenen Endkunden.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bereitstellung des flowkom-Kontos und seiner Funktionen);
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Sicherheit, Stabilität und Verbesserung des Dienstes), sofern Ihre Interessen nicht überwiegen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit eine solche eingeholt wird (jederzeit widerruflich).

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Anwender verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 10).

4. Hosting & Server-Logfiles

flowkom wird auf Servern in Deutschland betrieben. Die Datenbanken liegen in Rechenzentren innerhalb der EU: für unsere Kunden in Frankfurt am Main, für den eigenen Handel der Pixkom GmbH in Irland. Beim Aufruf der Anwendung und der Informationsseiten werden aus technischen Gründen automatisch Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Ressource sowie Statuscode und übertragene Datenmenge,
• übermittelte Browser-/Geräteinformationen (User-Agent).

Diese Verarbeitung dient dem sicheren, stabilen Betrieb und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logfiles werden nur für einen kurzen Zeitraum vorgehalten und anschließend gelöscht.

5. Die flowkom-Anwendung (Konto & Betriebsdaten)

Zur Nutzung von flowkom richten wir für Sie ein Benutzerkonto ein. Hierbei verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Zugangsdaten sowie Angaben zur Rolle und zum Kundenunternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Innerhalb von flowkom verarbeiten Sie als Anwender eigene Geschäftsdaten – insbesondere Bestellungen, Artikel und Bestände sowie Kunden- und Empfängerdaten Ihrer Endkunden. Bezüglich dieser Daten handeln Sie als verantwortliche Stelle; die Pixkom GmbH verarbeitet sie in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiterin (siehe Abschnitt 10).

Doppelrolle kurz erklärt: Für Ihr Konto und den Betrieb der Software sind wir Verantwortliche. Für die Inhalte, die Sie in flowkom verarbeiten (z. B. die Daten Ihrer Käufer), sind Sie Verantwortliche(r) und wir Ihr Auftragsverarbeiter.

6. Marktplatz-Anbindungen

flowkom kann auf Ihren Wunsch mit Online-Marktplätzen und Shop-Systemen verbunden werden. Nach der von Ihnen erteilten Autorisierung ruft flowkom in Ihrem Auftrag Daten aus den verbundenen Konten ab und schreibt Daten zurück – insbesondere Bestell- und Käuferdaten (Name, Liefer- und Rechnungsanschrift, bestellte Artikel, Bestell- und Zahlungsstatus), Angebots- und Bestandsdaten sowie Daten zur Versandabwicklung. Zweck ist die Auftragsabwicklung, die Bestandssynchronisation und die Angebots-/Preisverwaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

eBay

Wenn Sie Ihr eBay-Verkäuferkonto verbinden, autorisieren Sie flowkom über das OAuth-Verfahren von eBay. flowkom ruft daraufhin Bestell- und Käuferdaten, Angebots-, Bestands-, Konto- und Versandabwicklungsdaten sowie teilweise Zahlungs-/Finanzdaten aus Ihrem eBay-Konto ab und verarbeitet diese in flowkom. eBay wird von Gesellschaften der eBay-Gruppe betrieben; die Konzernmuttergesellschaft eBay Inc. hat ihren Sitz in den USA (Drittland – siehe Abschnitt 11). Sie können die Verbindung jederzeit widerrufen (in flowkom oder unter „Mein eBay → Konto → Zugriff für Drittanbieter-Apps“).

Amazon

Bei Verbindung Ihres Amazon-Verkäuferkontos ruft flowkom über die Amazon-Schnittstelle (SP-API) Bestell-, Käufer- und Versanddaten sowie Angebots- und Bestandsdaten ab. Betreiber ist die Amazon EU S.à r.l. (Luxemburg); die Konzernmutter Amazon.com, Inc. hat ihren Sitz in den USA.

Für die Käuferdaten aus Amazon gilt im Einzelnen:

• Welche Daten: Name, Liefer- und Rechnungsanschrift des Käufers, soweit Amazon sie bereitstellt die Telefonnummer und die von Amazon vergebene Weiterleitungsadresse (keine direkte E-Mail-Adresse des Käufers) sowie Bestellnummer, bestellte Artikel und Beträge. Geschützte Käuferdaten ruft flowkom ausschließlich mit den dafür vorgesehenen, zeitlich begrenzten Zugriffsberechtigungen von Amazon ab (Restricted Data Token).
• Wofür: ausschließlich zur Abwicklung der Amazon-Bestellungen des Händlers – Kommissionierung und Versand, Erstellung des Versandetiketts, Versandbestätigung an Amazon sowie Erstellung der Rechnung und ihre Übermittlung an Amazon. flowkom nutzt die Daten nicht für Werbung, bildet keine Profile und verkauft keine Daten.
• Weitergabe: nur an die Dienste, die der Händler selbst angebunden hat und für die jeweilige Bestellung nutzt – insbesondere an den gewählten Versanddienstleister (Name und Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse nur, soweit für die Zustellung nötig) – und an Amazon selbst. Technisch verarbeiten außerdem unsere Hosting-Dienstleister die Daten in unserem Auftrag (siehe Abschnitt 10).
• Wie lange: Der Händler kann für jede Amazon-Anbindung einstellen, dass flowkom Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Käufers 30 Tage nach dem Versand automatisch entfernt (bei nicht versendeten Bestellungen 30 Tage nach ihrer Anlage). Entfernt der Händler die Amazon-Anbindung, löscht flowkom diese Kontaktdaten in jedem Fall, ohne weitere Frist. Name, Anschrift und Beträge bleiben mit der Rechnung erhalten, solange der Händler gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist (bis zu zehn Jahre, § 147 AO, § 14b UStG).
• Schutz: Die Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS); die Zugangsdaten zur Amazon-Schnittstelle speichert flowkom verschlüsselt. Zugriff auf die Käuferdaten haben nur angemeldete Benutzer des Arbeitsbereichs des Händlers; für die Weboberfläche ist die Anmeldung mit zweitem Faktor Pflicht.

Otto

Bei Verbindung mit dem Marktplatz OTTO verarbeitet flowkom Bestell-, Käufer- und Versanddaten sowie Angebots- und Bestandsdaten. Betreiber ist die OTTO (GmbH & Co KG), Deutschland.

Kaufland

Bei Verbindung mit dem Marktplatz Kaufland.de verarbeitet flowkom Bestell-, Käufer- und Versanddaten sowie Angebots- und Bestandsdaten. Betreiber ist die Kaufland e-commerce, Deutschland.

Shopify

Bei Verbindung eines Shopify-Shops verarbeitet flowkom Bestell- und Kundendaten sowie Produkt- und Bestandsdaten. Betreiber ist die Shopify International Ltd. (Irland); die Konzernmutter Shopify Inc. hat ihren Sitz in Kanada (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).

7. Versanddienstleister

Zur Erstellung von Versandetiketten und zur Abwicklung des Versands übermittelt flowkom auf Ihre Veranlassung die erforderlichen Empfängerdaten (Name, Anschrift, ggf. Kontaktdaten für die Zustellung) an den jeweils gewählten Versanddienstleister:

• DHL – DHL Paket GmbH bzw. Deutsche Post DHL Group, Deutschland;
• Deutsche Post (u. a. Internetmarke) – Deutsche Post AG, Deutschland;
• Hermes – Hermes Germany GmbH, Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung).

8. Weitere verbundene Dienste

Auf Ihren Wunsch bindet flowkom weitere Dienste an, um Auswertungen, Werbung und Support zu unterstützen:

• Sellerboard – Austausch von Verkaufs- und Kennzahlendaten für betriebswirtschaftliche Auswertungen (Gewinn-/Kostenanalyse).
• Amazon Advertising – Verarbeitung von Kampagnen- und Kennzahlendaten zur Steuerung und Optimierung von Werbekampagnen (überwiegend Konto- und Kampagnendaten, keine Käuferdaten).
• Support/Helpdesk – Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) über ein selbst gehostetes Helpdesk-System auf einem Server in Deutschland, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

9. Verbundene Cloud-Speicher (optional)

Sie können optional einen eigenen Cloud-Speicher mit flowkom verbinden, um innerhalb von flowkom schnell auf dort abgelegte Dateien zugreifen zu können. Die Verbindung erfolgt durch die von Ihnen erteilte Autorisierung (OAuth); flowkom greift dann in dem von Ihnen gewährten Umfang auf Dateien des verbundenen Kontos zu.

• Google Drive – Google Ireland Ltd. (Irland) bzw. Google LLC, USA;
• Microsoft OneDrive – Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irland) bzw. Microsoft Corporation, USA.

Die Verbindung ist freiwillig und kann jederzeit im jeweiligen Anbieterkonto oder in flowkom widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO. Es kann zu einer Übermittlung in Drittländer kommen (siehe Abschnitt 11).

10. Auftragsverarbeitung

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem bzw. in Ihrem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Dazu zählen insbesondere unser Hosting- und Datenbankbetrieb (siehe Abschnitt 4) sowie die in dieser Erklärung genannten angebundenen Dienste, soweit sie in unserem Auftrag tätig werden. Mit diesen Dienstleistern bestehen die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen.

Soweit wir Geschäftsdaten in Ihrem Auftrag verarbeiten (siehe Abschnitt 5), schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ein Administrator Ihres Unternehmens nimmt ihn in flowkom an und kann ihn dort jederzeit als PDF abrufen. Anlage 1 dieses Vertrags nennt die eingesetzten Unterauftragnehmer mit Ort der Verarbeitung.

11. Übermittlung in Drittländer

Einige der von Ihnen verbundenen Dienste werden von Unternehmen mit Sitz oder Konzernmutter außerhalb der EU/des EWR betrieben – insbesondere in den USA (u. a. eBay, Amazon, Google, Microsoft) sowie in Kanada (Shopify). Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir bzw. die jeweiligen Anbieter dies auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO – insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit einschlägig, eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

12. Speicherdauer & Löschung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu zehn Jahren) vorsehen. Danach werden die Daten gelöscht oder eingeschränkt verarbeitet. Konto- und Betriebsdaten werden nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses nach Maßgabe der vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16);
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20);
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3);
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 – siehe Abschnitt 14).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an [email protected]. Soweit wir Daten in fremdem Auftrag verarbeiten, leiten wir Ihr Anliegen an die verantwortliche Stelle weiter bzw. verweisen Sie an diese.

14. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig für die Pixkom GmbH ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland – www.lda.bayern.de .

16. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS). Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

17. Website flowkom.de und Kontaktformular

Auf unserer Website flowkom.de  können Sie sich über ein Formular für einen Zugang zu flowkom vormerken lassen. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie, falls Sie sie angeben, Ihr Shopsystem, Ihre aktiven Marktplätze, Ihre Versandart bei Amazon und Ihre Nachricht. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie zum Zugang zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage vor einem möglichen Vertrag). Die Website setzt keine Cookies und bindet keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein (zur eigenen Besucherzählung siehe unten); lediglich Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild legt sie, wenn Sie sie ändern, im Speicher Ihres Browsers ab.

Das Formular wird über den Dienst Web3Forms der Web3Creative (Indien) übermittelt, der uns die Angaben per E-Mail zustellt. Web3Forms verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, nutzt dafür unter anderem Amazon Web Services, Cloudflare und Hetzner und gibt Ihre IP-Adresse und E-Mail-Adresse zur Spam-Abwehr an CleanTalk und Akismet (Automattic) weiter. Dabei werden Daten in Drittländer übermittelt, insbesondere nach Indien und in die USA; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Web3Forms speichert Einsendungen höchstens drei Jahre. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Web3Forms .

Wir löschen Ihre Angaben, sobald Ihre Anfrage erledigt ist; kommt ein Vertrag zustande, gelten die Angaben zu Konto- und Vertragsdaten in dieser Erklärung.

Besucherzählung ohne Cookies

Damit wir wissen, wie viele Menschen unsere Website besuchen und über welche Wege sie zu uns finden, zählen wir die Aufrufe selbst – ohne Cookies und ohne Analysedienste Dritter, auf unseren eigenen Systemen (siehe Abschnitt 4). Bei jedem Aufruf der Website und nach dem Absenden des Formulars übermittelt Ihr Browser die aufgerufene Seite, die Adresse der Website, von der Sie kommen (gespeichert wird nur deren Domain, etwa „Google“ oder „linkedin.com“), und Kampagnenangaben aus dem aufgerufenen Link (utm-Parameter).

Dazu verarbeiten wir die IP-Adresse und die Browserkennung, die Ihr Browser bei jedem Aufruf ohnehin überträgt: Aus beiden bilden wir zusammen mit einem Zufallsschlüssel, der jeden Tag neu entsteht und am Folgetag gelöscht wird, eine Prüfsumme. So lassen sich die Aufrufe eines Tages zu Besuchen zusammenfassen, ohne dass IP-Adresse oder Browserkennung gespeichert werden. Ist der Schlüssel gelöscht, kann die Prüfsumme niemandem mehr zugeordnet werden, auch nicht von uns. Aus der Browserkennung leiten wir die Geräteart ab (Desktop, Tablet, Telefon), aus der IP-Adresse das Land; das Land teilt uns unser Netzwerkdienstleister Cloudflare mit. Auf Ihrem Gerät wird für die Zählung nichts gespeichert oder ausgelesen. Wir speichern die Angaben höchstens 25 Monate.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, die Reichweite unserer Website zu messen und unser Angebot zu verbessern. Sie können der Zählung jederzeit widersprechen, indem Sie flowkom.de/#nicht-zaehlen  aufrufen: Ihr Browser speichert dann auf Ihren Wunsch einen Vermerk und meldet keine Aufrufe mehr. Mit flowkom.de/#wieder-zaehlen  heben Sie den Widerspruch wieder auf.

18. Aktualität & Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den oben genannten Stand. Durch die Weiterentwicklung von flowkom oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es erforderlich werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter docs.flowkom.de/privacy  abrufbar.