Auftragsverarbeitung

Wofür? In Flowkom liegen personenbezogene Daten deiner Kunden — Namen, Adressen, Bestellungen. Für diese Daten bist du verantwortlich; Flowkom verarbeitet sie in deinem Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen deinem Unternehmen und der Pixkom GmbH als Betreiber von Flowkom.

Diesen Vertrag schließt du direkt in der Anwendung — ohne PDF-Anhang, ohne Unterschrift auf Papier. Du findest die Seite unter Einstellungen → Allgemein → Auftragsverarbeitung; sie ist Administratoren vorbehalten.

Du siehst den Eintrag nicht? Dann ist die Annahme in der Anwendung für deine Instanz noch nicht freigeschaltet. Es gibt in diesem Fall nichts zu tun.

Bevor du annimmst: Firmendaten prüfen

Der Vertrag nennt dein Unternehmen mit Firma und Anschrift — genau so, wie sie unter Einstellungen → Allgemein → Firmendaten stehen. Fehlt dort die Firma, die Straße, die Postleitzahl oder der Ort, zeigt die Seite statt des Formulars, was fehlt, und verlinkt die Firmendaten. Handelsregister und USt-IdNr. werden übernommen, wenn sie hinterlegt sind.

Auf der Vertragsseite selbst gibst du diese Angaben bewusst nicht ein — so können Vertrag und Stammdaten nicht auseinanderlaufen.

Den Vertrag lesen

Der Vertrag besteht aus drei Teilen, die du in drei Reitern findest:

Jeder Teil trägt eine Fassung, ein Datum und eine Prüfsumme (SHA-256). Die Prüfsumme hält fest, welcher Wortlaut genau angenommen wird — ändert sich auch nur ein Zeichen, ist es eine andere Prüfsumme und damit eine neue Fassung. Die Anlagen haben eigene Fassungen, weil sie sich öfter ändern als der Vertrag selbst.

Über Vertragstext als PDF lädst du den Text vorab herunter, etwa um ihn intern weiterzugeben. Dieses PDF enthält noch kein Annahmeprotokoll.

Annehmen

1. Prüfe unter Vertragspartner, ob dein Unternehmen richtig bezeichnet ist.
2. Trage deinen Vor- und Nachnamen ein.
3. Wähle, in welcher Rolle du annimmst:
   • Ich bin selbst vertretungsberechtigt — zum Beispiel als Geschäftsführerin, Inhaber oder Prokurist. Gib deine Funktion an.
   • Ich handle mit Vollmacht — dann nennst du Name und Funktion der vertretungsberechtigten Person, die dich beauftragt hat.
4. Gib die E-Mail-Adresse für Datenschutz-Mitteilungen an. Dorthin gehen die Mitteilungen aus dem Vertrag, etwa zu neuen Unterauftragnehmern oder zu Datenschutzvorfällen.
5. Bestätige beide Erklärungen und klicke auf Vertrag verbindlich annehmen.

Annehmen können nur Administratoren. Sachbearbeitung und Lager sehen die Seite nicht.

Was dabei festgehalten wird

Zu jeder Annahme speichert Flowkom ein Annahmeprotokoll: dein Unternehmen mit Anschrift, deinen Namen und deine Funktion (oder die Vollmacht), beide Erklärungen im Wortlaut, den Zeitpunkt, die Fassung und Prüfsumme aller drei Teile sowie IP-Adresse und Browser der Anfrage. Eine gespeicherte Annahme lässt sich nicht mehr ändern oder löschen — auch nicht von uns. Ändern sich später deine Firmendaten, bleibt die Annahme so stehen, wie sie erklärt wurde.

Das Vertragsexemplar (PDF)

Direkt nach der Annahme steht dein Vertragsexemplar zum Download bereit: Vertragstext, beide Anlagen und das Annahmeprotokoll in einer Datei. Du findest es jederzeit wieder auf derselben Seite unter Annahmen — es ist genau die Datei vom Tag der Annahme, nicht eine neu erzeugte. Ihre Prüfsumme steht in der Annahme; vor jeder Auslieferung wird sie nachgerechnet.

Hinweis und Frist

Solange der Vertrag nicht angenommen ist, steht für Administratoren ein bernsteinfarbener Hinweis über jeder Seite. Wegklicken lässt er sich nicht — er verschwindet mit der Annahme.

Mit der Annahme ist die Einschränkung sofort aufgehoben. Schnittstellen, Scanner-App und Hintergrundaufgaben sind zu keinem Zeitpunkt betroffen.

Unter Betriebsbereitschaft steht der Vertrag außerdem als eigener Prüfpunkt.

Neue Fassungen

Erscheint eine neue Fassung des Vertrags, siehst du als Administrator den Hinweis Neue Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Seite zeigt, was sich geändert hat, und du nimmst die neue Fassung auf demselben Weg an. Bis dahin gilt die bisherige Fassung weiter — gesperrt wird nichts.

Ändert sich ein Unterauftragnehmer, informieren wir dich nach § 8 des Vertrags mindestens 30 Tage vorher an die Adresse für Datenschutz-Mitteilungen. Du kannst innerhalb von 14 Tagen nach Zugang mit Begründung widersprechen.

Unter Alle Fassungen bleibt jede veröffentlichte Fassung im Wortlaut stehen — auch, wenn sie abgelöst ist. Dein Vertragsexemplar einer früheren Fassung bleibt ebenfalls abrufbar.

Adresse für Datenschutz-Mitteilungen ändern

Nach der Annahme kannst du die Adresse auf der Seite jederzeit ändern. Bitte halte sie aktuell — an sie richten wir alles, was der Vertrag an Mitteilungen vorsieht. Eine bereits erklärte Annahme bleibt davon unberührt; sie nennt weiter die Adresse vom Tag der Annahme.

Häufige Fragen