Bereiche & Ansichten
Wofür? Ein Bereich ist das Arbeitsgebiet eines Teams — mit eigenen Status-Spalten, eigener Erfassungsmaske, eigenen Regeln und eigenen Rechten. Diese Seite zeigt, wie du einen Bereich einrichtest und welche Ansicht wofür taugt.
Ab Werk gibt es vier Bereiche: 📋 Allgemein · 📦 Produktpflege · 📣 Marketing · 🎧 Service. Über Bereich anlegen kommen eigene dazu (Name, Symbol, Farbe).
Die Ansichten
Oben rechts schaltest du um. Flowkom merkt sich deine Wahl je Bereich.
| Ansicht | Wofür | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Liste | Der Alltag. Zeilen nach Status-Spalten gruppiert. | Zeilen mit unbekanntem Status landen unter Ohne Status. |
| Board | Kanban. Eine Spalte je Status, Karten per Drag & Drop. | Ziehen geht nur mit Schreibrecht. Karten zeigen Objekt-Chip, 💬-Zähler, Alters-Chip seit n Tagen und Avatare. |
| Planer | Monats-Zeitleiste für Aufgaben mit Zeitraum. | Nur in Bereichen mit Aktionen. Balken lassen sich nicht ziehen; Termine änderst du im Kalender oder im Ticket. Darunter die Liste Ohne Zeitraum. |
| Kalender | Monatsgitter für Aufgaben mit Fälligkeit. | Ziehen auf einen anderen Tag verschiebt die Fälligkeit (bzw. den ganzen Zeitraum). Aufgaben, die nur einen Zeitraum haben, erscheinen hier nicht. |
| Aktivität | Was hier passiert ist — erledigte Aufgaben und Bereichs-Vermerke als Timeline, nach Monaten gruppiert. | |
| Abgeschlossene Aktionen | Abgeschlossene Aktionen mit Ziel, sortiert nach Erfolg. | Nur in Bereichen mit Aktionen. Siehe Aktionen & Erfolgs-Messung. |
Planer und Abgeschlossene Aktionen erscheinen nur dort, wo es Aktionen gibt. Führt in einem Bereich niemand eine Aktion, stehen die beiden gar nicht erst im Umschalter — sie hätten dort nichts zu zeigen. Legst du später eine Aktion an, sind sie wieder da; eine gemerkte Planer-Ansicht geht dabei nicht verloren.
Planer und Kalender zeigen zusätzlich den Chip 🗓 Meine Termine · an/aus, wenn du deinen Google-Kalender verbunden hast.
Am Handy (unter 768 px) gibt es den Umschalter nicht: Board, Kalender und Planer sind Flächen-Darstellungen und auf einem schmalen Bildschirm nicht sinnvoll zu bedienen. Der Bereich zeigt dort immer die Liste.
Gruppieren und Sortieren
Über Gruppieren nach ordnest du die Liste: Status · Objekt · Zuständig · Priorität · Termin oder ohne Gruppierung. Gruppiert: Termin teilt in Überfällig, Heute, Demnächst und Ohne Termin — dieselbe Einteilung wie in Mein Tag.
Innerhalb einer Objekt-Gruppe stehen verkettete Schritte in Kettenreihenfolge statt nach BF-Nummer: Schritt 1 oben, wartende Schritte eine Stufe eingerückt unter ihrem Vorgänger. Hängt die ganze Gruppe an einer Aufgabe, sagt das die Überschrift:
📦 5er-Set Fitnessbänder · 11 Aufgaben blockiert von BF-31 »Ware ist da« — offen seit 12 Tagen
Ein Klick springt zur blockierenden Aufgabe. Das Alter ist der eigentliche Wert: „wartet” ist normal, „wartet seit zwölf Tagen” ist ein Zustand, über den jemand reden muss. Ist die blockierende Aufgabe selbst überfällig, wird die Zeile hervorgehoben.
Listen laden höchstens 200 Zeilen. Wird der Deckel erreicht, steht das im Kopf der Liste („200 von 412 geladen”) — die Zahl in der Seitenleiste zählt dagegen exakt.
Laufende Vorlagen
Läuft in diesem Bereich eine Vorlage, steht oben eine Karte:
🚀 Produkt-Launch — 2/8 erledigt · als Nächstes BF-218 (20.08.) · Philipp
Aufklappbar zu den Schritten in Kettenreihenfolge mit ihrem Zustand. Sie verschwindet von selbst, sobald alle Schritte erledigt sind — es gibt keinen Schalter dafür.
Filterleiste
Über allen Ansichten liegt dieselbe Filterleiste:
- Suche — Titel oder BF-Nummer
- Zugewiesen — Alle, Niemand oder eine Person
- Priorität — Alle, Niedrig, Normal, Hoch
- Erledigte anzeigen — Schalter
- Filter zurücksetzen
Die Suche filtert nur die bereits geladenen Zeilen. Findest du eine erledigte Aufgabe nicht, schalte zuerst Erledigte anzeigen ein.
Bereich einrichten
Über das Zahnrad am Bereich öffnet sich ein Dialog mit fünf Reitern: Allgemein · Status · Formular · Automatik · Zugriff.
Status
Jeder Bereich hat eigene Status-Spalten, ab Werk Offen · In Arbeit · Fertig. Jede Spalte bekommt zusätzlich eine Art: Offen, In Arbeit oder Erledigt.
Die Art zählt, nicht der Name. Eine Spalte „Wartet auf Lieferant” mit der Art Offen gilt weiter als offene Arbeit. Nur die Art Erledigt schließt eine Aufgabe ab und stößt Akte-Eintrag, Ketten und Versand-Freigabe an.
Formular-Baukasten
Der Reiter Formular bestimmt, wie die Erfassungsmaske dieses Bereichs aussieht — auch in ⌘K. Eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis.
Formular-Felder (max. 20, je Feld optional als Pflicht):
Dropdown · Text · Zahl · Datum · Person · Artikel · Auftrag · Kunde · Datei
Datei nimmt Bild oder PDF bis 10 MB; der Upload läuft nach dem Anlegen.
Gründe. Ein Dropdown mit bis zu 30 Einträgen (eine Zeile je Grund). Im Ticket erscheint das Feld Grund.
Auto-Routing. Regeln der Form „Grund X → an Person Y, fällig +n Tage, Priorität Z”. Die erste passende Regel gewinnt, und explizite Angaben im Formular schlagen immer die Regel. Als Ziel kannst du eine Person, ein Team oder den Produkt-Verantwortlichen wählen; Flowkom zeigt die Regel als Klartext („→ an den Produkt-Verantwortlichen · fällig +3 Tage”).
Checklisten-Vorlage. Bis zu 30 Punkte, eine Zeile je Punkt — jedes neue Ticket bekommt sie mit.
📌 Angeheftete Notizen. Bis zu fünf Brainflow-Notizen, die als Anleitung direkt in der Erfassungsmaske stehen und im Ticket als Angeheftetes Wissen erscheinen. Praktisch für „So formulierst du eine Reklamation”.
Beispiel Service-Bereich: Gründe Falschlieferung / Transportschaden / Rückfrage zur Rechnung. Regel: „Transportschaden → an Team Lager, fällig +1 Tag, Priorität Hoch”. Wer die Maske über ⌘K aufruft, wählt nur den Grund — Zuständigkeit und Termin setzen sich selbst.
Automatik
Regeln, die im Hintergrund laufen. Es gibt zwei Auslöser und zwei Aktionen:
| Auslöser | Aktion |
|---|---|
| Beim Wechsel in Status … | Erinnerung setzen (in n Tagen) |
| Wenn n Tage im Status … (unverändert) | Abschluss-Vermerk Pflicht (nur mit dem Status-Wechsel-Auslöser) |
Das Statusfeld darf Jeder Status bleiben. Regeln lassen sich einzeln deaktivieren.
Typischer Einsatz: „Beim Wechsel in Läuft → in 7 Tagen erinnern” gegen Vorgänge, die still liegen bleiben. Und „Beim Wechsel in Fertig → Abschluss-Vermerk Pflicht” im Produktpflege-Bereich, damit die Akte hinterher wirklich etwas hergibt.
Erinnerungen kommen ausschließlich über die Glocke. Zusätzlich kannst du an jedem Ticket manuell eine 🔔 setzen.
Zugriff
Ein Bereich ist offen, bis ein Admin den Schalter Eingeschränkt setzt. Dann gilt: Nur Berechtigte sehen ihn.
Berechtigen kannst du Personen, Teams und die beiden Schnellbuttons + Alle Admins (legt Schreiben an) und + Alle Mitglieder (legt Lesen an). Es gibt genau zwei Stufen — Lesen und Schreiben —, und die höchste passende Stufe gewinnt.
Ticket-Mitglieder sehen ihre Aufgabe immer — auch ohne Bereichs-Recht. Sie sehen dadurch aber nur diese eine Aufgabe, nicht den Bereich. Benachrichtigungen aus eingeschränkten Bereichen nennen keinen Titel.
Häufige Fragen
Ich kann im Board nichts verschieben. Dann hast du nur Lesen auf dem Bereich. Ein Admin ändert das unter Zugriff.
Warum taucht meine Aktion im Kalender nicht auf? Der Kalender zeigt nur Aufgaben mit Fälligkeit. Aufgaben, die nur einen Zeitraum haben, stehen im Planer.
Planer und Pokal sind aus dem Umschalter verschwunden. Dann führt dieser Bereich gerade keine Aktion. Beide kommen zurück, sobald eine Aufgabe das Kennzeichen Als Aktion führen trägt.
Kann ich Aufgaben nach Team filtern? Nein — die Filterleiste kennt Zugewiesen und Priorität. Team-Aufgaben findest du über 📥 Team-Eingang in Mein Tag.
Kann ein Bereich gelöscht werden? Bereiche lassen sich verwalten, aber lösch keinen Bereich, in dem noch Aufgaben liegen — die Historie hängt daran. Setz ihn stattdessen auf Eingeschränkt und nimm alle Rechte weg.