Lieferantenbestellungen
Unter Einkauf → Bestellungen verwaltest du alle Bestellungen bei deinen Lieferanten (LBs) — vom Entwurf über Genehmigung und Versand bis zum Wareneingang. Die Übersicht gibt es als Liste und als Kanban-Board; beide zeigen dieselben Bestellungen.
Die Übersicht
- Pipeline-Tabs oben filtern nach Status (Entwurf, Genehmigung, Genehmigt, Verschickt, Teilweise empfangen, Abgeschlossen …). Der Tab Überfällig zeigt Bestellungen, deren erwartetes Lieferdatum überschritten ist, die aber noch nicht (vollständig) angekommen sind.
- Suche findet Bestellnummern, Lieferanten, Notizen und Artikel — serverseitig, also auch bei tausenden Bestellungen schnell.
- Im Kanban kannst du Karten per Drag & Drop in einen anderen Status ziehen. Nicht erlaubte Übergänge lehnt Flowkom ab — es gelten dieselben Regeln wie über die Buttons (siehe unten). Jede Spalte zeigt die echte Gesamtzahl; große Spalten laden zunächst 50 Karten und auf Klick mehr.
- Festgeschriebene ausblenden (Standard an): Bestellungen mit festgeschriebenen Einstandskosten sind abgewickelt und werden aus Liste, Kanban und den Zählern ausgeblendet, damit die Übersicht schlank bleibt. Über den Schalter oben blendest du sie bei Bedarf wieder ein.
Statuswege
Eine Bestellung durchläuft: Entwurf → Zur Genehmigung → Genehmigt → Verschickt → (Teilweise empfangen) → Abgeschlossen. Stornieren ist bis zum Versand jederzeit möglich; Rückwärtsschritte (z. B. Genehmigt zurück auf Zur Genehmigung) gehen über das Status-Dropdown. Teilweise empfangen und Abgeschlossen setzt Flowkom automatisch über den Wareneingang — diese beiden Status kannst du nicht manuell setzen.
Alle Statuswechsel laufen atomar in der Datenbank: zwei Personen können denselben Übergang nicht doppelt auslösen, und jede Änderung landet im Verlauf-Tab.
Das Bestell-Detail
Ein Klick auf eine Bestellung öffnet das Detail als Vollbild. Der Link in der Adresszeile (?detail=…) bleibt stehen — du kannst ihn teilen oder die Seite mit F5 neu laden und landest wieder in der Bestellung.
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Details / Positionen | Artikel mit Menge, Stückpreis und Einstand (gebucht, solange noch nichts erhalten ist geplant; der Tooltip zerlegt EK, Fracht, Zoll und Sonstige und nennt bei Fremdwährung den Kurs). Im Bearbeiten-Modus sind Menge und Preis direkt in der Zeile editierbar (Enter speichert, Escape verwirft). Neue Artikel kommen über den Picker — er zeigt nur Artikel dieses Lieferanten, mit echtem Lagerbestand und EK-Preis. |
| Zahlungen | An- und Teilzahlungen erfassen; der Zahlungsstatus (Unbezahlt/Teilweise/Bezahlt) berechnet sich automatisch aus Summe der Zahlungen vs. Warenwert. Ein Doppelklick auf „Speichern” erzeugt keine doppelte Zahlung. |
| Wareneingänge | Alle gebuchten Wareneingänge zu dieser Bestellung mit Datum, Lager und Positionen. Mit mehreren Sendungen heißt der Reiter Sendungen und zeigt die Wareneingänge je Sendung — siehe Sendungen. |
| Dokumente | Cloud-Ordner-Anbindung (OneDrive/Google Drive). |
| Kosten | Nachlaufkosten (Fracht/Zoll/Sonstige) und Wechselkurse — siehe Nachlaufkosten. |
| Notizen / Verlauf | Team-Notizen und die komplette Statushistorie. |
Bearbeiten & Festschreiben
- Bearbeiten ist möglich, solange die Bestellung weder storniert, abgeschlossen noch festgeschrieben ist.
- Festschreiben friert die Einstandskosten ein, sobald nichts mehr offen ist (Reste, die nicht mehr kommen, schließt du vorher mit „Offene Menge schließen …“) (wichtig für die Bestandsbewertung, siehe Einstandspreis & FIFO). Festschreiben und Entsperren können nur Admins.
Die Bestellung als PDF
Über „PDF” im Bestell-Detail entsteht das Dokument, das beim Lieferanten landet. Es ist auf DIN 5008 Form B gesetzt: Faltet man es zweimal, sitzt die Lieferantenanschrift im Sichtfenster eines Standardumschlags.
Was im Kopf steht
Bestellnummer, Datum, Liefertermin, Incoterm, Transportart, Bearbeiter und Währung — jede Zeile nur dann, wenn der Wert gepflegt ist. Liefertermin, Incoterm und Transportart kommen aus dem Bestell-Detail; siehe Versandinfo-Tags.
Was bei jeder Position steht
Produktbild, Titel, darunter eine Zeile mit Lieferanten-Artikelnummer, SKU, EAN und Zolltarifnummer sowie die Lieferantenbeschreibung aus der Artikel-Zuordnung. Titel und Beschreibung werden vollständig umbrochen und nicht gekürzt.
Sprache
Die PDF-Sprache hängt am Lieferanten (Stammdaten → PDF-Sprache): Deutsch oder Englisch. Ein englischer Lieferant bekommt Beschriftungen, Datumsformat und Anrede auf Englisch.
Gut zu wissen
- Auf jeder Seite stehen Tabellenkopf und Fußzeile mit Seitenzahl — mehrseitige Bestellungen bleiben zuordenbar.
- Die Fußzeile trägt Anschrift und einen Ansprechpartner für Rückfragen, aber keine Bankverbindung: Bei einer Bestellung empfängt niemand Geld.
- Interne Herkunftsnotizen (etwa „Erstellt aus der Einkaufsliste”) erscheinen nicht auf dem Dokument. Eigene Anmerkungen aus dem Notizfeld dagegen schon.
- Sonderzeichen aus Lieferantentexten (häufig bei asiatischen Herstellern) werden auf druckbare Zeichen umgesetzt. Was sich nicht abbilden lässt — etwa chinesische Schriftzeichen — erscheint als
?.
Umkarton-Etiketten als ZIP
Über ⋯ → Umkarton-Etiketten (ZIP) im Bestell-Detail entsteht für jeden Artikel der Bestellung ein Etikett für den Umkarton (A4 quer) — fertig zum Weitergeben an die Fabrik. Steht ein Artikel zweimal in der Bestellung, gibt es trotzdem nur ein Etikett.
Was im ZIP liegt
- je Artikel ein PDF, benannt nach EAN, SKU und Titel; Varianten liegen in einem Ordner je Vaterartikel
- auf Wunsch die Bestellung selbst als PDF
Optionen
| Option | Was sie bewirkt |
|---|---|
| LB-Nummer als Chargennummer | Druckt „P.O. / BATCH No.” mit der Bestellnummer und einem scanbaren Code 128 rechts oben |
| Lieferantenbestellung beilegen | Legt die Bestellung als PDF ins ZIP |
| Produktbild aufdrucken | Druckt das Titelbild des Artikels in die Mitte des Etiketts. Varianten ohne eigenes Bild nehmen das Bild des Vaterartikels |
| Handhabungszeichen (ISO 780) | „Oben”, „Vor Nässe schützen”, „Zerbrechlich” — nur ankreuzen, was auf die Ware zutrifft |
Die Mengenfelder (QTY, N.W., G.W., MEAS, C/No.) bleiben leer: Was in einen Umkarton passt, ist nicht die Bestellmenge, sie werden von Hand ausgefüllt.
Fehlende Angaben
Der Dialog nennt vorab, wie viele Artikel ohne Hersteller, ohne Ursprungsland oder — bei eingeschaltetem Produktbild — ohne Bild sind. Diese Etiketten entstehen trotzdem, nur ohne die jeweilige Angabe.
Bei fehlenden Herstellern zeigt Anzeigen die betroffenen Artikel. Von dort öffnest du jeden Artikel in einem neuen Tab, oder du wählst einen Hersteller und weist ihn den markierten Artikeln direkt zu. Der Hersteller wird dabei dauerhaft am Artikel hinterlegt, nicht nur für diese Etiketten. Zuweisen kann, wer das Recht „Artikel anlegen und ändern” hat; ohne dieses Recht siehst du nur die Liste.
Gut zu wissen
- Das Produktbild wird für den Druck verkleinert; ein ZIP mit vielen Etiketten bleibt dadurch klein.
- Lässt sich ein Bild nicht laden (etwa ein Bild, das nur als Link auf einen fremden Server hinterlegt ist), meldet Flowkom nach dem Download, für wie viele Artikel das Etikett ohne Bild ist. Abhilfe: das Bild in die Galerie des Artikels hochladen.
- Ein einzelnes Etikett für einen Artikel gibt es weiterhin unter Produktdokumente.
Lieferanten
Die Lieferanten-Detailseite (Einkauf → Lieferanten → Lieferant öffnen) zeigt neben den Stammdaten:
- Offene Bestellungen (Anzahl + Warenwert) und das Einkaufsvolumen der letzten 12 Monate,
- die Ø-Lieferzeit: tatsächlich (Bestelldatum bis erster Wareneingang) im Vergleich zur zugesagten Lieferzeit aus den Artikel-Zuordnungen,
- die Bestellhistorie mit Direktlinks in die Bestellungen,
- die zugeordneten Artikel mit Suche und Seiten — inklusive „Produkt zuordnen” direkt vom Lieferanten aus.
Der bevorzugte Lieferant eines Artikels (Stern) bestimmt, welcher Lieferant im Bestellvorschlag als Standard gilt. Es kann immer nur einen geben — der Wechsel passiert in einem Schritt, ohne Zwischenzustand.
Häufige Fragen
Warum kann ich einen Artikel nicht zur Bestellung hinzufügen? Der Artikel muss dem Lieferanten der Bestellung zugeordnet sein (Lieferanten-Detailseite → „Produkt zuordnen” oder Produktdetail → Lieferanten-Tab). Flowkom lehnt Artikel fremder Lieferanten ab — das verhindert Fehlbestellungen.
Warum ist „Bearbeiten” ausgegraut? Die Bestellung ist storniert, abgeschlossen oder festgeschrieben. Festgeschriebene Bestellungen kann ein Admin über „Entsperren” wieder öffnen.
Zahlung in Fremdwährung? Zahlungen werden in der Währung des Lieferanten erfasst. Auch Währungen ohne Nachkommastellen (z. B. JPY, HUF) werden korrekt verrechnet.