Benutzer & Rollen

Unter Einstellungen → Team → Mitglieder legst du Zugänge an, weist Rollen zu und entfernst Mitglieder. Das dürfen nur Administratoren. Welche Rechte eine Rolle hat und wie du eigene Rollen anlegst, steht unter Rollen und Rechte.

Wie du einen Zugang anlegst, steht unter Benutzer anlegen. Diese Seite erklärt die Zuweisung, was du tust, wenn jemandem ein Recht fehlt, und was du an den Konten deiner Mitglieder ändern kannst.

Rollen zuweisen

Jede Person hat genau eine Rolle. Du wählst sie beim Anlegen und änderst sie später in der Zeile des Mitglieds über die Auswahl Rolle. Zur Wahl stehen alle Rollen deines Arbeitsbereichs: Administrator, die Voreinstellungen Sachbearbeitung und Lager und alle Rollen, die du selbst angelegt hast.

• Die neue Rolle gilt nach spätestens einer Minute; die Person muss sich nicht neu anmelden.
• Deine eigene Zeile ist gesperrt. Welche Rolle du selbst hast, ändert ein anderer Administrator.
• Was eine Rolle darf, siehst und änderst du unter Rollen (Rollen und Rechte).

Wenn jemandem ein Recht fehlt

Flowkom setzt die Rollen in jedem Arbeitsbereich durch: Jedes Mitglied darf nur, was seine Rolle erlaubt. Knöpfe ohne Recht sind ausgeblendet. Wer eine Seite ohne Recht direkt aufruft, sieht einen Hinweis, der das fehlende Recht nennt.

Braucht jemand etwas, das seiner Rolle fehlt, öffne unter Rollen seine Rolle und sieh bei Abgewiesen nach. Dort steht jede gesperrte Aktion mit Recht geben. Das Recht gilt nach spätestens einer Minute für alle Personen mit dieser Rolle.

Soll nur diese eine Person mehr dürfen, dupliziere die Rolle, gib der Kopie das Recht und weise sie der Person zu.

Den letzten Administrator schützen

Den letzten Administrator kannst du weder entfernen noch einer anderen Rolle zuweisen. Sonst käme niemand mehr an Einstellungen, Integrationen und Team.

Zwei Administratoren sind Pflichtprogramm, nicht Luxus. Fällt der einzige aus (Urlaub, Krankheit, Konto gesperrt), kommt niemand mehr an die Einstellungen.

Mitglieder verwalten

Jede Zeile der Mitgliederliste hat ein Aktionsmenü. Die Punkte darin wirken an zwei verschiedenen Stellen:

2FA zurücksetzen steht nur bereit, wenn das Mitglied die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet hat. Entsperren erscheint nur, wenn das Konto nach zu vielen Fehlversuchen gesperrt ist; die Zeile zeigt das mit gesperrt bis ….

Dein eigenes Konto

Deine eigene E-Mail-Adresse, dein Passwort und deinen zweiten Faktor änderst du immer unter Konto, nicht in der Team-Verwaltung. In deiner eigenen Zeile führt der Menüpunkt Eigenes Konto verwalten direkt dorthin. Deinen zweiten Faktor zurücksetzen oder dein Konto entsperren kann nur ein anderer Administrator.

Konten, die die Person selbst verwaltet

Die Konto-Aktionen ändern die Anmeldung selbst, nicht nur die Mitgliedschaft in deinem Arbeitsbereich. Deshalb stehen sie nur für Konten bereit, die allein zu deinem Arbeitsbereich gehören. Das ist nicht der Fall, wenn

• die Person Flowkom mit derselben Adresse auch in einem anderen Arbeitsbereich nutzt, oder
• es ein Konto des Flowkom-Supports ist.

Ein solches Konto trägt in der Mitgliederliste das Kennzeichen Selbstverwaltet. Im Aktionsmenü steht ein Hinweis, und E-Mail ändern, Passwort zurücksetzen, Mobile PIN setzen, 2FA zurücksetzen und Entsperren sind ausgegraut. Name, Rolle und Entfernen bleiben Sache deines Arbeitsbereichs. Entfernen beendet bei einem selbstverwalteten Konto nur die Mitgliedschaft bei dir; das Konto bleibt bestehen (siehe Mitglied entfernen).

Die Person regelt ihr Konto selbst:

FlowGo: Für ein selbstverwaltetes Konto lässt sich keine Mobile-PIN setzen, und eine früher gesetzte PIN meldet es in FlowGo nicht mehr an. Soll die Person mit FlowGo arbeiten, braucht sie in deinem Arbeitsbereich ein eigenes Konto mit einer eigenen Adresse.

Warum so streng: Ein Konto, das auch anderswo gilt, darf nicht von einem einzelnen Arbeitsbereich aus umgestellt werden. Sonst könnte ein Administrator das Passwort setzen und sich damit in fremde Arbeitsbereiche anmelden. Flowkom protokolliert jede abgewiesene Konto-Aktion als Sicherheitsereignis.

War die Seite beim Klick nicht mehr aktuell, lehnt Flowkom die Aktion mit einem Hinweis ab und markiert das Mitglied als selbstverwaltet.

Mitglied entfernen

Entfernen im Aktionsmenü nimmt der Person den Zugang zu deinem Arbeitsbereich. Vorher fragt Flowkom nach. Was mit ihrem Konto geschieht, hängt davon ab, ob sie es noch anderswo braucht:

• Buchungen, Belege und Protokolle der Person bleiben erhalten.
• Das Audit-Log unter Logs hält fest, wer wen entfernt hat und ob das Konto dabei gelöscht wurde.
• Entfernst du dich selbst und gehört dein Konto zu keinem weiteren Arbeitsbereich, wird auch dein Konto gelöscht, und Flowkom meldet dich ab. Den letzten Administrator kann niemand entfernen, auch er selbst nicht.

Lässt sich das Konto ausnahmsweise nicht löschen, zeigt Flowkom das nach dem Entfernen an. Die Person hat dann keinen Zugang mehr zu deinem Arbeitsbereich. Das übrig gebliebene Konto löscht der Flowkom-Support; der Fehler wird ihm automatisch gemeldet.

Anlegen mit einer Adresse, die schon ein Konto hat

Beim Anlegen prüft Flowkom, ob es für die E-Mail-Adresse schon ein Konto gibt:

In beiden Fällen siehst du dieselbe Meldung. Flowkom verrät nicht, ob und wo es ein Konto sonst noch gibt.

Ein bestehendes Konto wird nie in deinen Arbeitsbereich übernommen, auch kein altes ohne Arbeitsbereich. Sonst könntest du das Passwort eines Kontos ändern, mit dem sich die Person auch anderswo anmeldet — oder ein Konto, das jemand anderes angelegt hat, mit einem dir bekannten Passwort übernehmen.

Nachvollziehen, wer was getan hat

Unabhängig von den Rollen protokolliert Flowkom Aktionen mit Benutzer:

• Bestandsbewegungen — jede Buchung mit Benutzer, Grund und Notiz
• Kommissionierung — welche Pickliste von wem bearbeitet wurde
• Logs — sicherheitsrelevante Ereignisse, darunter abgewiesene Zugriffe auf Admin-Bereiche

Häufige Fragen

Kann ich eigene Rollen definieren? Ja. Unter Einstellungen → Team → Rollen legst du eigene Rollen an und gibst ihnen genau die Rechte, die sie brauchen. Wie, steht unter Rollen und Rechte.

Kann ich einem Lager-Mitarbeiter nur den Versand freigeben, nicht die Kommissionierung? Ja. Lege eine eigene Rolle an, stell Versand auf Bearbeiten und schalte darunter die Aktionen ab, die er nicht braucht. Siehe Rollen und Rechte.

Sieht das Lager Einkaufspreise und Margen? Profitbutler sieht nur, wer den Bereich Profitbutler in seiner Rolle hat. Einstandspreise tauchen allerdings auch an anderen Stellen auf, etwa am Produkt — wer Produkte sehen darf, sieht sie dort. Ein eigenes Recht nur für Einkaufspreise gibt es nicht.

Warum ist bei einem Mitglied „Passwort zurücksetzen” ausgegraut? Das Konto trägt das Kennzeichen Selbstverwaltet und gehört nicht allein zu deinem Arbeitsbereich. Die Person ändert ihr Passwort selbst, siehe Konten, die die Person selbst verwaltet.

Jemand verlässt die Firma — was ist zu tun? Mitglied unter Einstellungen → Team → Mitglieder entfernen. Gehört das Konto zu keinem weiteren Arbeitsbereich, löscht Flowkom es dabei, und die Person ist sofort abgemeldet. Die von ihr erzeugten Buchungen und Belege bleiben erhalten; die Protokolle wären sonst wertlos.

Warum gibt es keine Einladungs-Mails? Zugänge werden mit Passwort direkt angelegt. Damit gibt es keinen Einladungslink, der ablaufen oder im Spam landen kann — dafür musst du das Passwort selbst sicher übergeben.