Benutzer & Rollen

Unter Einstellungen → Team legst du Zugänge an, änderst sie und entfernst sie. Flowkom kennt zwei Rollen: Admin und Mitarbeiter.

Wie du einen Zugang anlegst, steht unter Benutzer anlegen. Diese Seite geht auf die Rollen und ihre tatsächliche Wirkung ein.

Was die Rollen bedeuten

Wie weit die Trennung wirklich reicht

Beta: Die Rollentrennung ist nicht durchgängig durchgesetzt. Flowkom weist im Team-Bereich selbst darauf hin. Vergib Mitarbeiter-Zugänge nur an Personen, denen du auch administrativ vertraust.

Das ist keine Floskel, deshalb konkret:

• Zuverlässig geschützt sind Einstellungen und Profitbutler. Diese Bereiche prüfen die Admin-Rolle serverseitig und protokollieren abgewiesene Zugriffe als Sicherheitsereignis in den Logs.
• Andere Bereiche prüfen die Rolle serverseitig noch nicht überall. Die Oberfläche blendet für Mitarbeiter zwar aus, was sie nicht brauchen — wer die passende Adresse kennt, kommt an manchen Stellen dennoch weiter.
• Bei Lieferantenbestellungen greift die Einschränkung. Mitarbeiter sehen eine reduzierte Auswahl, nicht den vollständigen Einkaufsbestand.

Praktisch heißt das: Die Rollen taugen als Arbeitsteilung — sie halten die Oberfläche aufgeräumt und verhindern versehentliche Eingriffe. Als Schutz gegen jemanden, der bewusst mehr sehen will, taugen sie derzeit nicht.

Wenn du echte Abschottung brauchst, hilft nur, den Zugang nicht zu vergeben.

Den letzten Admin schützen

Flowkom verhindert das Entfernen des letzten Admins. Sonst hätte niemand mehr Zugriff auf Einstellungen, Integrationen und Team — und der Workspace wäre nicht mehr administrierbar.

Zwei Admins sind Pflichtprogramm, nicht Luxus. Fällt der einzige Admin aus (Urlaub, Krankheit, Konto gesperrt), kommt niemand mehr an die Einstellungen.

Konten verwalten

Als Admin kannst du für jedes Mitglied Name, E-Mail-Adresse (der Login) und Passwort ändern sowie das Mitglied entfernen. Details unter Benutzer anlegen.

Was jede Person für sich selbst regelt, steht unter Konto — dort auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Nachvollziehen, wer was getan hat

Unabhängig von den Rollen protokolliert Flowkom Aktionen mit Benutzer:

• Bestandsbewegungen — jede Buchung mit Benutzer, Grund und Notiz
• Kommissionierung — welche Pickliste von wem bearbeitet wurde
• Logs — sicherheitsrelevante Ereignisse, darunter abgewiesene Zugriffe auf Admin-Bereiche

Häufige Fragen

Kann ich eigene Rollen definieren? Nein. Es gibt genau Admin und Mitarbeiter.

Kann ich einem Mitarbeiter nur den Versand freigeben, nicht die Kommissionierung? Nein, so fein lässt sich das nicht schneiden. Beides gehört zum Tagesgeschäft und damit zur Mitarbeiter-Rolle.

Sieht ein Mitarbeiter Einkaufspreise und Margen? Profitbutler ist Admins vorbehalten und serverseitig geschützt. Einstandspreise tauchen allerdings auch an anderen Stellen auf — verlass dich nicht darauf, dass sie für Mitarbeiter vollständig unsichtbar sind.

Jemand verlässt die Firma — was ist zu tun? Mitglied unter Einstellungen → Team entfernen. Die von der Person erzeugten Buchungen und Belege bleiben erhalten; die Protokolle wären sonst wertlos.

Warum gibt es keine Einladungs-Mails? Zugänge werden mit Passwort direkt angelegt. Damit gibt es keinen Einladungslink, der ablaufen oder im Spam landen kann — dafür musst du das Passwort selbst sicher übergeben.