Shopify-Integration

Verbinde deinen Shopify-Shop mit Flowkom für automatischen Bestellimport, Bestandssynchronisation, Versandrückmeldung, Bestellstatus-Abgleich und Erstattungen.

Auch Marktplätze, die über Shopify laufen (z.B. Otto, Kaufland oder eBay via Anbindungs-Apps), kommen auf diesem Weg automatisch in Flowkom an.

Was die Integration kann

• Bestellimport — neue Bestellungen werden alle paar Minuten automatisch importiert
• Bestandssync — Lagerbestände aus Flowkom werden an Shopify zurückgemeldet
• Versandrückmeldung — Tracking-Nummern und Fulfillment-Status gehen automatisch an Shopify (der Kunde erhält die Versandbestätigung)
• Bestellstatus-Sync — Stornos, Zahlstatus und Sendungsnummern aus Shopify werden ins WMS übernommen
• Erstattungen — Voll- und Teilerstattungen aus Flowkom direkt an Shopify melden
• Produktimport — Shopify-Produkte als Flowkom-Artikel anlegen (manuell oder automatisch)

Voraussetzungen

• Ein aktiver Shopify-Shop mit Inhaber- oder Mitarbeiter-Zugang
• Admin-Rechte in Flowkom
• Ein Shopify-Konto, mit dem du eine eigene App (Custom App) für deinen Shop erstellen kannst (siehe Schritt 1)

Die Einrichtung dauert etwa 10–15 Minuten und besteht aus drei Schritten:

1. Eigene Shopify-App erstellen (bei Shopify)
2. Integration in Flowkom anlegen
3. Verbinden

Schritt 1: Eigene Shopify-App erstellen

Flowkom verbindet sich über eine eigene App, die dir gehört. Du erstellst sie einmalig in deinem Shopify-Entwicklerbereich — sie muss nicht im App Store veröffentlicht werden.

1. Melde dich im Shopify Partner-/Dev-Dashboard an (partners.shopify.com  bzw. dev.shopify.com ). Falls du noch kein Konto hast, kannst du es kostenlos mit deinem Shopify-Login anlegen.

2. Gehe zu Apps → App erstellen und wähle die manuelle Erstellung (nicht „per CLI”). Vergib einen Namen, z.B. Flowkom WMS.

3. Öffne die App-Konfiguration („Configuration” / „App setup”) und trage die Weiterleitungs-URL (Allowed redirection URL) ein:

   https://web.flowkom.de/api/shopify/callback

   Ersetze web.flowkom.de durch die Domain, unter der du Flowkom nutzt. Ohne diesen Eintrag schlägt die Verbindung später mit einem Redirect-Fehler fehl.

4. Trage im Abschnitt Compliance-Webhooks (Datenschutz-Endpunkte, drei Felder: Customer data request, Customer data erasure, Shop data erasure) in alle drei Felder dieselbe URL ein:

   https://web.flowkom.de/api/shopify/webhooks/compliance

   Damit erhält Flowkom automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein Endkunde über Shopify eine DSGVO-Datenauskunft oder -Löschung anfordert (siehe Datenschutz).

5. Speichere die Konfiguration und kopiere von der App-Übersichtsseite die Client-ID und das Client-Secret (manchmal „API key” / „API secret key” genannt). Beides brauchst du in Schritt 3.

Als App-Distribution genügt „Custom App” (Vertrieb an einen einzelnen Shop). Eine App-Store-Veröffentlichung oder ein Shopify-Review ist nicht nötig.

Schritt 2: Integration in Flowkom anlegen

1. Gehe in Flowkom zu Einstellungen → Integrationen
2. Klicke auf Integration hinzufügen → Shopify
3. Vergib einen Namen (z.B. den Shop-Namen) — die Integration erscheint danach in der Liste mit Status „Setup”
4. Öffne die neue Integration — du landest auf der Seite „Shopify verbinden”

Mehrere Shops: Du kannst beliebig viele Shopify-Shops verbinden. Jeder Shop ist eine eigene Integration mit eigener App und eigenen Einstellungen.

Schritt 3: Verbinden

Auf der Seite „Shopify verbinden”:

1. Klappe „Eigene Shopify App-Credentials” auf und trage die Client-ID und das Client-Secret aus Schritt 1 ein → Credentials speichern. Es erscheint „Eigene Credentials hinterlegt”.
2. Gib deine Shopify Store-URL ein — die *.myshopify.com-Adresse, nicht deine eigene Shop-Domain. Du findest sie im Shopify Admin unter Einstellungen → Domains → Shopify-Domain (z.B. mein-shop.myshopify.com).
3. Klicke auf Verbinden. Du wirst zu Shopify weitergeleitet und bestätigst dort die Berechtigungen für die App.
4. Nach der Freigabe leitet Shopify dich zurück zu Flowkom — die Integration steht auf Aktiv und der erste Bestellimport startet automatisch.

Die App fordert folgende Berechtigungen an:

Schritt 4: Grundeinstellungen prüfen

Nach dem Verbinden findest du auf der Integrations-Detailseite alle Einstellungen. Empfohlene Erst-Konfiguration:

1. Bestellimport — Import-Modus (automatisch/manuell), Sync-Zeitraum und Filter prüfen (siehe unten)
2. Lager-Zuordnung — Shopify-Location(s) einem Flowkom-Lager zuordnen (nötig für den Bestandssync)
3. Bestandssync aktivieren — sobald die Artikel verknüpft sind (siehe SKU-Matching)
4. Fulfillment + Carrier-Mapping — damit Versendungen automatisch an Shopify gemeldet werden
5. Bestellstatus-Sync — welche Änderungen aus Shopify zurück ins WMS fließen sollen

Bestellimport

Automatischer Import

Flowkom importiert in kurzen Abständen (wenige Minuten) neue Bestellungen aus Shopify. Der Import ist pro Integration konfigurierbar:

• Import aktiviert/deaktiviert — Schaltet den automatischen Import ein oder aus
• Import-Modus — Automatisch (Cron) oder Manuell (nur auf Knopfdruck)
• Sync-Zeitraum — Wie viele Tage zurück beim ersten Sync importiert werden (Standard: 30 Tage)
• Bestellstatus-Filter — Welche Bestellstatus importiert werden (offen, beliebig, etc.)
• Zahlstatus-Filter — Ob auch unbezahlte Bestellungen importiert werden
• Fulfillment-Filter — Ob bereits versendete Bestellungen importiert werden

Manueller Import

Klicke auf Jetzt synchronisieren, um sofort alle neuen Bestellungen abzurufen. Alternativ kannst du über Bestellungen laden eine Vorschau anzeigen und einzelne Bestellungen auswählen.

Was wird importiert?

• Bestellnummer (Shopify + WMS-intern)
• Kundenadresse und Kontaktdaten
• Positionen mit Artikelzuordnung (SKU-Matching)
• Rabatte und Versandkosten
• Bestellnotizen
• Versandart
• Zahlstatus (bezahlt, unbezahlt, erstattet)
• Verkaufskanal (über Tag-Rules konfigurierbar — z.B. Otto/Kaufland/eBay via Shopify)

Zahlstatus beim Import

Flowkom übernimmt den Zahlstatus aus Shopify automatisch:

SKU-Matching

Beim Import werden Shopify-Produkte automatisch anhand der SKU mit Flowkom-Artikeln verknüpft. Nicht erkannte Artikel können manuell zugeordnet werden.

Mehr dazu: SKU-Matching

Produktimport

Unter Produkt-Import auf der Integrations-Detailseite kannst du Shopify-Produkte als Flowkom-Artikel anlegen:

• Manuell: Über Produkte importieren öffnet sich ein Dialog mit allen Shopify-Produkten. Bereits verknüpfte Artikel sind ausgeblendet (Filter „Nur importierbare Produkte anzeigen”). Varianten-Familien werden zusammen importiert.
• Automatisch: Mit dem Schalter „Produkte automatisch importieren” erkennt Flowkom neue Shopify-Produkte selbstständig. Im Modus „Nur benachrichtigen” bekommst du eine Meldung mit Direktlink zum Import; im Modus „Automatisch anlegen” werden die Artikel ohne Rückfrage erstellt.

Importierte Artikel sind sofort für Bestellimport und Bestandssync verknüpft.

Bestandssynchronisation

Flowkom kann Lagerbestände automatisch an Shopify zurückmelden. Wenn sich der Bestand eines Artikels im WMS ändert (Versand, Wareneingang, Korrektur), wird der neue Bestand an Shopify übertragen.

Aktivierung: In den Shopify-Integrations-Einstellungen → Bestandssync aktivieren

Voraussetzung: Die Shopify-Location muss einem Flowkom-Lager zugeordnet sein und die Artikel müssen verknüpft sein (SKU-Matching oder Produktimport). Frisch verknüpfte Artikel kannst du im Produktdetail → Reiter „Plattformen” per „Bestand übertragen” sofort anstoßen.

Versandrückmeldung (Fulfillment)

Wenn ein Auftrag in Flowkom versendet wird, meldet Flowkom automatisch das Fulfillment an Shopify:

• Tracking-Nummer wird übertragen
• Versanddienstleister wird über das Carrier-Mapping zugeordnet
• Kunde wird optional benachrichtigt (Shopify sendet die Versandbestätigung)

Schlägt eine Übertragung vorübergehend fehl (z.B. weil ein Marktplatz-Auftrag in Shopify noch „on hold” ist), wiederholt Flowkom die Meldung automatisch mit steigenden Abständen. Nachträgliche Tracking-Korrekturen (z.B. neues Label) werden als Aktualisierung an Shopify übertragen.

Carrier-Mapping

Da Shopify eigene Carrier-Namen erwartet, müssen die Flowkom-Versandarten auf Shopify-Carrier gemappt werden:

Das Mapping wird in den Shopify-Integrations-Einstellungen unter Carrier-Mapping konfiguriert.

Metafeld-Sync

Optional können WMS-Daten als Metafelder an den Shopify-Auftrag geschrieben werden:

• WMS-Auftragsnummer
• Tracking-Nummer
• Retour-Trackingnummer
• Versanddienstleister
• Versanddatum
• Auftragsstatus
• WMS-Tags

Bestellstatus-Sync (Shopify → Flowkom)

Flowkom kann Änderungen an Bestellungen aus Shopify zurück ins WMS übernehmen. Der Sync läuft automatisch für offene Aufträge und ist pro Integration über einen Master-Schalter „Bestellstatus-Sync aus Shopify” mit vier Unter-Schaltern steuerbar:

• Stornierungen übernehmen — in Shopify stornierte Bestellungen werden auch in Flowkom storniert
• Versandstatus übernehmen — extern (z.B. per Dropshipper) versendete Bestellungen werden als versendet markiert
• Zahlungsstatus & Erstattungen übernehmen — Zahlstatus-Änderungen und Erstattungen aus Shopify fließen ins WMS; auch bereits versendete Aufträge werden noch bis zu 60 Tage auf nachträgliche Erstattungen überwacht
• Sendungsnummern importieren — extern eingetragene Tracking-Nummern werden übernommen

Zahlungsstatus an Shopify melden (Flowkom → Shopify)

Für Bestellungen, die als unbezahlt importiert wurden (z.B. Vorkasse oder Rechnung): Wenn du den Auftrag in Flowkom auf Bezahlt setzt, kann Flowkom den Zahlungseingang an Shopify zurückmelden.

Aktivierung: Integrations-Einstellungen → „Zahlungsstatus an Shopify melden” (Standard: aus)

Erstattungen & Preisnachlass

Flowkom kann Erstattungen direkt an Shopify melden — sowohl Vollerstattungen bei Stornierung als auch positionsgenaue Teilerstattungen.

Erstattungen aktivieren

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen → [Shopify-Shop]
2. Scrolle zum Abschnitt Erstattungen
3. Aktiviere Erstattungen aktivieren

Wichtig: Nach der Aktivierung muss die Shopify-Verbindung möglicherweise neu autorisiert werden, da zusätzliche Berechtigungen (write_orders) benötigt werden. Flowkom zeigt einen Hinweis an, wenn eine Re-Autorisierung nötig ist.

Teilerstattung (positionsgenau)

Für Erstattungen einzelner Positionen, ohne den Auftrag zu stornieren:

1. Öffne den Auftrag
2. Klicke auf Erstattung / Preisnachlass
3. Wähle die betroffenen Positionen aus oder gib einen Betrag ein
4. Optional: Gib einen Grund an (wird an Shopify übermittelt)
5. Erstattung an Shopify melden — wenn aktiviert, wird der Refund direkt bei Shopify durchgeführt
6. Gutschrift erstellen — wenn aktiviert, wird automatisch eine (Teil-)Gutschrift in Billkom erstellt
7. Klicke auf Erstatten

Der Zahlstatus des Auftrags ändert sich automatisch:

• Teilbetrag → Teilerstattet
• Gesamtbetrag → Erstattet

Erstattung bei Stornierung

Wenn du einen Shopify-Auftrag stornierst und Erstattungen aktiviert sind:

1. Im Storno-Dialog erscheint eine zusätzliche Sektion „Erstattung an Shopify melden”
2. Wähle, ob die Erstattung an Shopify gemeldet werden soll (Standard: Ja)
3. Passe optional den Erstattungsbetrag an
4. Die Erstattung wird zusammen mit der Stornierung durchgeführt

Zahlstatus

Der Zahlstatus zeigt den aktuellen Zahlungszustand eines Auftrags:

Der Zahlstatus wird angezeigt in:

• Auftragsliste — als Badge neben dem Fulfillment-Status
• Auftragsdetail — im Header-Bereich
• Filter — Zahlstatus kann in der Auftragsliste gefiltert werden

Datenschutz (DSGVO-Anfragen)

Wenn du die Compliance-Webhooks aus Schritt 1 eingetragen hast, benachrichtigt Shopify Flowkom automatisch bei DSGVO-Ereignissen:

• Datenauskunft — ein Endkunde fordert seine Daten an
• Kundendaten-Löschung — ein Endkunde fordert die Löschung seiner Daten
• Shop-Löschung — der Shop wird deinstalliert/gelöscht

Flowkom erzeugt dazu eine Admin-Benachrichtigung (Glocke) mit den Details. Auftrags- und Belegdaten werden nicht automatisch gelöscht — für Rechnungen und Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten (GoBD, Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Du entscheidest je Anfrage, welche personenbezogenen Daten darüber hinaus entfernt werden.

Verbindung testen

Unter Einstellungen → Integrationen → [Shopify-Shop] kannst du jederzeit die Verbindung testen. Der Test prüft:

• Gültige Zugangsdaten
• Erreichbarkeit des Shops
• Vorhandene Berechtigungen (Scopes)

Falls Berechtigungen fehlen (z.B. nach einem Update), zeigt Flowkom einen Hinweis zur Re-Autorisierung an.

Fehlerbehebung

„invalid_request: redirect_uri is not whitelisted” beim Verbinden

Die Weiterleitungs-URL fehlt in deiner Shopify-App-Konfiguration. Trage in der App unter „Allowed redirection URLs” exakt https://<deine-flowkom-domain>/api/shopify/callback ein (Schritt 1) und versuche es erneut.

Verbinden schlägt mit Client-ID-/Credentials-Fehler fehl

Prüfe, ob Client-ID und Client-Secret vollständig und ohne Leerzeichen kopiert wurden, und speichere sie erneut unter „Eigene Shopify App-Credentials”. Achtung: Die Werte müssen von deiner App stammen (Schritt 1), nicht von einer anderen App oder einem anderen Shop.

„Shopify-App muss erneut autorisiert werden”

Dies passiert, wenn neue Berechtigungen benötigt werden (z.B. nach Aktivierung der Erstattungsfunktion). Klicke auf Erneut verbinden, um die App mit den neuen Berechtigungen zu autorisieren.

Import stoppt nach 3 Fehlern

Flowkom pausiert den automatischen Import, wenn 3 aufeinanderfolgende Syncs fehlschlagen. Prüfe die Verbindung und starte den Import manuell neu.

Tracking wird nicht an Shopify übertragen

Prüfe:

1. Ist Fulfillment aktiviert in den Integrations-Einstellungen?
2. Ist ein Carrier-Mapping für die verwendete Versandart konfiguriert?
3. Hat der Auftrag eine Tracking-Nummer?

Vorübergehende Fehler (z.B. Marktplatz-Aufträge, die in Shopify noch „on hold” sind) werden automatisch erneut versucht — der Status ist im Auftragsdetail sichtbar.

Positionen kommen als „Freiposition” an

Der Artikel konnte beim Import nicht zugeordnet werden. Prüfe, ob die SKU in Shopify exakt der Flowkom-SKU entspricht (Groß-/Kleinschreibung zählt) oder ordne den Artikel einmalig manuell zu — künftige Bestellungen matchen dann automatisch.