Billkom einrichten

Alles unter Einstellungen → Billkom. Die ersten drei Reiter musst du ausfüllen, bevor du den ersten Beleg ausstellst — der Rest kann warten.

Reihenfolge: Unternehmen → Zahlungen → Steuern → Nummernkreise → Vorlagen → Kanäle → Mahnwesen.

Unternehmen

Die Pflichtangaben deiner Rechnung. Firmenname und Adresse sind Pflicht, der Rest ergänzt das Impressum auf dem Beleg:

• Firmenname und Adresse — die Adresse lässt sich aus dem Workspace übernehmen
• Steuernummer und/oder USt-IdNr.
• Handelsregister und Geschäftsführer
• Telefon, Website
• Firmenlogo für den Belegkopf

Die USt-IdNr. ist mehr als eine Pflichtangabe. Ohne sie kann Billkom keine Reverse-Charge-Rechnung an EU-Geschäftskunden ausstellen — siehe Steuern.

Zahlungen

• IBAN (Pflicht), Kontoinhaber, Bankname — erscheinen als Zahlungsangaben
• Zahlungsbedingungen — der Text auf dem Beleg
• Skonto (%) und Skonto-Frist (Tage)

Skonto wird beim Finalisieren auf den Beleg kopiert, nicht bei jeder Anzeige neu aus den Einstellungen gelesen. Änderst du den Skontosatz, gilt der neue Wert nur für künftige Belege — bereits ausgestellte PDFs verändern sich nicht rückwirkend. Das ist so gewollt: Ein Beleg muss nach der Ausstellung unverändert bleiben.

Nummernkreise

Je Belegart ein eigener Nummernkreis: Rechnung, Gutschrift, Angebot, Lieferschein, Proforma-Rechnung, Mahnung, Interne Abrechnung.

Einstellbar sind:

• Präfix — z. B. RE
• Mit oder ohne Jahreszahl
• Trennzeichen und Stellenzahl
• Nächste Nummer — die Nummer, die der nächste Beleg dieser Art bekommt

Nummern werden aufsteigend vergeben und erst beim Finalisieren gezogen — ein Entwurf hat noch keine. Damit entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe.

Wer darf was ändern

Die Nummernkreise liegen unter Einstellungen → Billkom → Nummernkreise und sind der Administration vorbehalten. Wie weit du sie ändern darfst, hängt von der Belegart ab — Rechnungen unterliegen der fortlaufenden Nummerierung, ein Angebot nicht:

Die Begründung ist Pflichttext (mindestens 10 Zeichen) und wird protokolliert. Sie ist kein Formalismus: sie ist der Satz, den eine Betriebsprüfung zu einem Sprung in der Belegreihe hören will. Ein Beispiel, das trägt: „Umstieg von Lexware, dort zuletzt RE-2026-03999 vergeben.”

Jede Änderung an einem Nummernkreis steht danach unter Einstellungen → Logs — mit Vorher- und Nachher-Stand, der Person und der Begründung.

Ein Zähler lässt sich nur nach oben setzen, nie zurück. Das System weist einen kleineren Wert ab. Zurücksetzen würde eine Nummer ein zweites Mal erzeugen, und doppelte Rechnungsnummern sind ein handfestes Problem bei einer Prüfung.

Beim Jahreswechsel beginnen Nummern mit Jahreszahl wieder bei 1 — AN-2026-05194 wird am 1. Januar zu AN-2027-00001. Das Format ohne Jahreszahl läuft durch, weil die Nummer sonst doppelt entstünde. Präfix, Format, Trennzeichen und Stellenzahl werden ins neue Jahr übernommen.

Wenn eine Nummer schon existiert, lehnt Billkom die Einstellung ab und nennt die Nummer — zum Beispiel, wenn du das Präfix auf eines änderst, das du früher schon verwendet hast.

Vorlagen

Das Aussehen und die Texte der Belege — Kopf, Fußzeile und die Standardtexte je Belegart.

Kanäle

Die wichtigste Einstellung überhaupt: ob Billkom für einen Verkaufskanal überhaupt einen Beleg erstellt. Falsch gesetzt bekommen Kunden zwei Rechnungen oder gar keine. Eigene Seite: Kanäle & Steuerbehandlung.

Währungen

Für Verkäufe in Fremdwährung. Billkom rechnet für die Umsatzsteuer mit den amtlichen BMF-Monatskursen um — Details unter Steuern.

Mahnwesen

Fristen je Mahnstufe, Mahngebühr und der automatische Mahnlauf — siehe Mahnwesen.

Häufige Fragen

Muss ich alles ausfüllen, bevor ich loslegen kann? Nein, aber der Einrichtungs-Check zeigt oben, was noch fehlt. Unternehmensdaten, Steuernummer, Bankverbindung und Steuersätze solltest du vor dem ersten finalisierten Beleg vollständig haben — nachbessern geht danach nur noch für neue Belege.

Kann ich das Layout frei gestalten? Über die Vorlagen lassen sich Texte, Logo und Fußzeile anpassen. Ein völlig freies Layout ist nicht vorgesehen.

Was passiert bei einem Firmennamen- oder Adresswechsel? Neue Belege tragen die neuen Daten, bereits finalisierte behalten die alten. Das ist korrekt — ein ausgestellter Beleg dokumentiert den Stand zum Ausstellungszeitpunkt.

Brauche ich für jede Belegart einen eigenen Nummernkreis? Ja, und das ist auch sinnvoll: Rechnungen und Gutschriften in einem gemeinsamen Kreis zu führen macht die Zuordnung unnötig schwer.