Abstimmung

Buchhaltung → Abstimmung zeigt je Monat, was Flowkom an DATEV gibt — nach Steuerfall, Kanal und Konto —, was es nicht buchen kann und warum, und wie weit das mit dem Stapel eines anderen Systems übereinstimmt. Die Seite beantwortet eine Frage: Stimmt der Monat?

Sehen und benutzen darf sie, wer das Recht „Export an DATEV und Lexware Office“ hat — dasselbe wie für den DATEV-Export. Ohne verbundene DATEV-Integration oder mit unvollständigem Mandat zeigt die Seite nur den Weg zum DATEV-Export.

Das Buchungsjournal

Grundlage der Seite ist das Buchungsjournal: jede Buchungszeile, die Flowkom an DATEV gegeben hat oder geben wird, mit Herkunft, Steuerfall und Exportstand.

• Exportierte Zeilen stehen dort genau so, wie sie im Stapel an die Kanzlei gingen — Flowkom liest sie aus dem Stapel-Archiv.
• Offene Zeilen rechnet Flowkom aus den finalisierten Rechnungen und Gutschriften, so wie der nächste Stapel sie schreiben würde.
• Otto-Belege kommen dazu, wenn an der Otto-Anbindung „Otto stellt die Rechnung“ gewählt ist: Gebucht wird Ottos eigener Beleg — der Kaufbeleg (R-DE-…) im Soll, die Erstattung (E-DE-…) im Haben —, mit der Bestellnummer von Otto und dem Debitor der Belegquelle Otto. Siehe Otto-Belege im DATEV-Export. Belege, die nicht gebucht werden können, stehen mit ihrem Grund unter Nicht gebucht.
• Amazon-Erlöse kommen aus Amazons USt-Transaktionsbericht, wo an der Amazon-Anbindung der Belegweg „Amazon-USt-Bericht“ gewählt ist (siehe Belegweg): je Vorgang (Bestellung, Art, Tag) eine Zeile je Steuerfall, mit der Bestellnummer von Amazon. Den Bericht holt Flowkom jede Nacht um 04:45 Uhr für die Monate ab dem Stichtag.
• Verbringungen — Ware, die Amazon zwischen Lagern in verschiedenen Ländern umlagert — bucht Flowkom aus demselben Bericht je Monat und Route, bewertet mit dem Einstandspreis (ohne ihn mit dem Verkaufspreis); siehe Verbringungen.
• Amazon-Erlöse außerhalb Europas (amazon.com, .ca …) kommen aus Amazons Abrechnungen, wo der Belegweg „Amazon-Abrechnung“ gewählt ist: je Bestellung eine Zeile mit dem Versandtag als Belegdatum; siehe Erlöse aus der Abrechnung.
• Zahlungen von eBay, Kaufland, Amazon, Shopify Payments, Otto und PayPal — Kundenzahlungen, Erstattungen, Gebühren, Auszahlungen — bucht Flowkom über ein Transitkonto je Zahlungsquelle, sobald die Quelle im DATEV-Export eingeschaltet ist; siehe Zahlungen und die Sicht Zahlungen.
• Neu gerechnet wird jede Nacht (05:30 Uhr), vor jedem Stapel-Lauf und auf Knopfdruck mit Neu berechnen. Daneben steht, wann zuletzt gerechnet wurde („Zuletzt berechnet 06.10., 05:30“). Der Stapel schreibt genau die offenen Zeilen des Journals — was hier steht, steht in der Datei.

Die Seite lesen

Oben wählst du den Monat mit den Pfeilen — Standard ist der Vormonat, weiter als bis zum laufenden Monat geht es nicht. Der Monat steht in der Adresse (?monat=2026-08), ein Link führt also genau dorthin.

Neben dem Monat steht sein Status:

Datenlage

Ganz oben zeigt die Karte Datenlage, ob für jede Quelle jeder Tag des Monats da ist. Jede Zeile ist eine Quelle, jedes Feld ein Tag (1 bis 31). So siehst du, wo noch ein Upload oder Abruf fehlt, ohne eine Prüfung zu lesen.

• Zahlungen: jede Zahlungsquelle, die im DATEV-Export bucht (siehe Zahlungen). Amazon steht als eine Zeile über alle Marktplätze, der Pfeil davor klappt sie je Marktplatz auf.
• Erlöse: je Kanal die Tage mit Belegen im Buchungsjournal.

Rechts steht je Zeile der Stand: Vollständig, Fehlt 11.–31.10. oder Kommt noch ab 22.10. Bei einer Lücke steht der nächste Schritt direkt daneben: Hochladen für den Otto-Kontoauszug, Jetzt abholen für Amazon und die übrigen Zahlungsquellen. Ein Klick auf ein Feld zeigt die Einzelheiten des Tages: die Abrechnung oder den Kontoauszug, die Zahl der Bewegungen oder Belege, bei einer Lücke den Grund und denselben Knopf. Mit der Tastatur wanderst du mit den Pfeiltasten durch das Raster, Enter öffnet die Einzelheiten, Esc schließt sie.

12 Monate zeigt je Quelle die letzten zwölf Monate als Balken; ein Klick auf einen Monat öffnet ihn in der Abstimmung. Fehlt im Monat nichts, ist die Karte zugeklappt („Vollständig“) und lässt sich mit Ansehen aufklappen.

Kennzahlen

Prüfungen

Unter den Kennzahlen stehen die Prüfungen — grün heißt in Ordnung, Bernstein heißt „klären“, Rot heißt „so stimmt der Monat nicht“. Wo es etwas zu tun gibt, führt der Knopf rechts direkt hin.

Sichten

Steuerfälle

Je Steuerfall eine Zeile — „Deutschland 19 % · Inland“, „Frankreich 20 % · OSS“, „Innergemeinschaftliche Lieferung“, „Ausfuhr“ — mit Erlöskonto und BU-Schlüssel, je Verkaufskanal eine Spalte. Die Beträge sind Soll minus Haben, also nach Gutschriften. Es erscheinen nur Kanäle und Steuerfälle mit Buchungen; „–“ heißt, dieser Kanal hat den Steuerfall im Monat nicht.

Konten

Je Kombination aus Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel und Soll/Haben die Zahl der Zeilen und ihre Summe. Verbringungen stehen als eigene Gruppe mit eigener Summe — sie gleichen sich je Konto aus und zählen nicht zu den Erlösen. Zeilen zeigt die einzelnen Buchungen — Datum, Belegfeld 1, Bestellnummer, Kanal, Betrag und ob sie schon exportiert sind — in Seiten zu 100. Beleg öffnet den Beleg, wenn du Belege ansehen darfst; bei Otto-Belegen öffnet PDF Ottos Beleg (ist noch keins archiviert, sagt die Seite das).

Nicht gebucht

Je Grund die Belege, die nicht in den Stapel kommen, mit Betrag und dem Weg zur Behebung:

• Konto fehlt — für den Steuerfall ist in der Kontierung noch kein Erlöskonto eingetragen. Kontieren führt dorthin; sobald das Konto steht, bucht Flowkom die Belege mit.
• Debitor fehlt — der Belegquelle (z. B. Otto) fehlt im Modus „je Belegquelle“ der Debitor. Belegquellen führt dorthin.
• Bei allen anderen Gründen (z. B. USt-IdNr. fehlt) öffnet Beleg öffnen den Beleg, bei Otto-Belegen PDF öffnen.
• Bewusst nicht gebucht (Nullbeleg, gelöschter Verkaufskanal, Bezugsrechnung vor dem Stichtag, Otto ist Steuerschuldner) steht darunter und zählt nicht als offen. Ist Otto Steuerschuldner (Marktplatz-Regel), bucht nicht der Händler den Umsatz.

Aus Amazons Bericht kommen dazu:

Die Gründe sind dieselben wie unter Übersprungene Belege im DATEV-Export.

Zahlungen

Den Reiter gibt es, sobald eine eBay-, Kaufland- oder Otto-Anbindung besteht, eine Shopify-Anbindung das Recht auf die Zahlungen hat oder eine Amazon- bzw. Shopify-Anbindung als Zahlungsquelle bucht. Je Zahlungsquelle steht die Bewegung des Monats als Gleichung:

Zahlungen − Erstattungen − Gebühren − Einbehalte − Auszahlungen = Veränderung der fiktiven Bank

Darunter der Stand der Quelle (Auszahlungen erklärt bzw. Saldo-Kette, abgeholt bis, Posten in Fremdwährung) und Je Konto: jede Buchung nach Konto, Gegenkonto und BU mit der Bewegung in Worten (Zahlungen, Erstattungen, Verkaufsprovision, Auszahlungen …) und die nicht gebuchten Bewegungen mit Grund. Eine Quelle, die nicht bucht, steht blass mit „Buchen aus — nur angezeigt, nicht im Journal“.

• Offene Punkte nennt die Bestellnummern hinter den Prüfungen — Debitor offen, Zahlungen ohne Auftrag, Erstattungen ohne Gutschrift; ein Klick öffnet ihre Posten.
• Posten öffnet den Kontoauszug der fiktiven Bank: jede Bewegung mit Tag, Art, Gebührenart, Bestellnummer, Auszahlung, Betrag und Buchungssatz (oder warum sie nicht gebucht ist), filterbar nach Art und Bestellnummer, in Seiten zu 100.
• Jetzt abholen holt die Quelle sofort ab und rechnet das Journal danach neu; daneben steht, wann zuletzt abgeholt wurde.
• Otto hat statt „Jetzt abholen“ den Knopf Kontoauszug hochladen (CSV aus dem Partner Connect, siehe Zahlungen › Otto). Läuft gerade ein Einlesen, liest Flowkom die neue Datei danach automatisch mit ein. Kontoauszüge klappt die hochgeladenen Dateien mit Zeitraum, Buchungen und Tag des Hochladens auf; der Stand zeigt, bis wann sie reichen oder welcher Zeitraum fehlt.

Kaufland zeigt im Kopf die Transitkonten je Storefront (etwa „kaufland.cz 1882“). Posten in CZK und PLN sind zum EZB-Kurs des Buchungstags gebucht und stehen unter Je Konto; die Gleichung zählt nur die Posten in Euro, der Stand nennt die übrigen („2 Posten in Fremdwährung zum EZB-Kurs gebucht — nicht in der Rechnung oben“).

Amazon zeigt im Kopf die Transitkonten je Marktplatz und den Stand „12 von 12 Abrechnungen gebucht“. In Fremdwährung stehen die Posten zum EZB-Kurs ihres Tags; die gebuchte Kursdifferenz der Abrechnungen des Monats kommt als eigenes Glied in die Gleichung. Ein Rest von wenigen Cent ist Rundung — maßgeblich ist „Transitkonto danach“ je Abrechnung. Darunter je Marktplatz die Abrechnungen des Monats (nach Auszahlungstag): Zeitraum, Auszahlung, Betrag in der Währung des Marktplatzes, Kursdifferenz und der Stand — gebucht, nicht gebucht mit Grund, geht nicht auf, wird eingelesen oder vor dem Stichtag. Die letzte Zeile sagt, ab wann die nächste Abrechnung folgt. Posten an einer Abrechnung öffnet ihre Bewegungen; im Posten-Dialog findet die Suche auch eine Abrechnungs-Kennung. CSV lädt die Abrechnungen des Monats als Datei für die Kanzlei.

Suche

Das Suchfeld über den Sichten findet Buchungszeilen des Monats nach Belegnummer oder Bestellnummer (Buchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich, Unterstrich und Schrägstrich).

Nachweis

Den Reiter gibt es, sobald eine Amazon-Anbindung aus dem Bericht bucht. Er belegt die Vollständigkeit je Monat:

Amazons USt-Bericht = gebucht + nicht gebucht + fehlt, je Art auf den Cent.

Je Anbindung und Transaktionsart (Verkauf, Erstattung, Rücksendung …) stehen Vorgänge, Bericht, gebucht, nicht gebucht, fehlt und die Differenz. „Nicht gebucht“ klappt die Gründe auf (siehe oben). Darunter stehen Versand ↔ Bericht, die Gebührenrechnungen, die Verbringungen je Route (Bericht ↔ Register ↔ gebucht), das Bestandsbuch je Land und — mit einem Vergleich — das Vorsystem je Datei. CSV lädt den Nachweis als Datei für die Kanzlei, ohne Käuferdaten.

Gebührenrechnungen (nur mit eingeschalteter Zahlungsquelle Amazon): Amazon stellt seine Gebühren eines Monats im USt-Bericht des Folgemonats in Rechnung. Je Marktplatz stehen Netto und Umsatzsteuer dieser Rechnungen neben den gebuchten Gebühren des Monats und der Vorsteuer, die sich aus deren BU-Schlüssel ergibt (BU 9 und 401: 19 %, BU 8: 7 %), mit der Differenz. Rechnungen zu 0 % stehen gesondert, sie zählen nicht zur Differenz. Darunter die Rechnungen selbst (Datum, Nummer, Programm, Netto, USt) und eine eigene CSV. Solange der Bericht des Folgemonats nicht eingelesen ist, sagt der Abschnitt das und prüft noch nichts.

Verbringungen

Je Route (etwa DE → PL) stehen Menge, Wert und Status:

• SKUs klappt die Artikel der Route mit Menge, Einstandspreis und Wert auf (in Seiten zu 100). Eine SKU findet ihren Artikel über das Listing der Anbindung, sonst über die Artikelnummer.
• Proforma lädt die Proforma-Rechnung der Route (Nummer RE<JJJJMM>-<VON>-<NACH>, Datum Monatsletzter) mit Waren, Einstandspreisen und den eigenen USt-IdNrn. beider Länder — die Unterlage für den Nachweis der Verbringung.
• Bewertet wird mit dem Einstandspreis netto. Fehlt er, nimmt Flowkom wie Account One ersatzweise den Verkaufspreis netto je Stück aus Amazons USt-Bericht (Durchschnitt des Monats, sonst der zwei Vormonate); die SKU zeigt dann „Ersatzwert Verkaufspreis“, die Proforma markiert den Preis mit einem Sternchen. Flowkom hält den Preis je Monat und SKU beim ersten Bewerten fest, damit Journal, Proforma und Nachweis denselben Wert zeigen. Neu bewerten verwirft die festgehaltenen Preise des Monats (mit Rückfrage), bewertet mit dem heutigen Einstandspreis und berechnet neu — ist der Monat schon an die Kanzlei exportiert, bleibt die Bewertung.
• Gegenprobe Bestandsbuch unter der Tabelle vergleicht je Land den Saldo der Umlagerungen (Ankünfte − Abgänge) aus Amazons Bestandsbuch mit dem aus dem Bericht; aufgeklappt stehen alle Länder, abweichende hervorgehoben. Je Route geht das nicht, weil Amazon Umlagerungen im Bestandsbuch ohne Referenz führt. Eine Differenz ist meist Ware unterwegs über die Monatsgrenze: Amazon bucht die Ankunft erst am Ankunftstag. Gebucht wird, was Amazons USt-Bericht führt.

Einstandspreise und Proforma sieht, wer Lieferanten und Bestellungen ansehen darf; die Summen je Route sehen alle mit dem Recht für den DATEV-Export.

Vergleich mit dem Vorsystem

Wer von einem anderen System auf Flowkom umsteigt — etwa von Account One —, lässt beide eine Weile parallel laufen. Der Vergleich legt den DATEV-Stapel des anderen Systems neben das Buchungsjournal und zeigt jede Abweichung bis zur einzelnen Bestellung. So lässt sich belegen, dass Flowkom richtig bucht, statt es zu behaupten.

Stapel hochladen

Mit Vorsystem vergleichen in der Kopfzeile nimmt DATEV-Buchungsstapel an:

• Format DATEV-EXTF 700, Kategorie 21 (Buchungsstapel) — das, was jedes System für die Kanzlei schreibt
• einzelne CSV-Dateien oder ein ZIP mit mehreren, zusammen bis 50 MB, höchstens 200.000 Zeilen und 20 Dateien
• immer für den Monat, der gerade gewählt ist

Flowkom prüft die Dateien sofort. Ist eine kein Buchungsstapel (z. B. ein Stammdaten-Export), steht der Grund in einem roten Band — „Es wurde nichts gespeichert.“ Abweichende Berater- oder Mandantennummer oder ein Zeitraum außerhalb des Monats sind kein Fehler: Sie stehen als Hinweis über dem Vergleich.

Eingelesen wird im Hintergrund; das Band „Das Vorsystem wird eingelesen“ zeigt, woran Flowkom arbeitet. Du kannst die Seite verlassen. Ist der Vergleich fertig, meldet die Seite das und öffnet den Reiter Vergleich.

Wie Flowkom zuordnet

• Schlüssel ist die Bestellnummer des Belegs (ohne Bestellnummer die Belegnummer; bei Otto-Belegen die Bestellnummer von Otto) auf der Flowkom-Seite und das Belegfeld 1 auf der anderen. Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen, „#“ und ein Präfix wie „AA-“ vor der Nummer zählen nicht.
• Dazu muss Soll/Haben passen. Gibt es zu einem Schlüssel mehrere Buchungen, gehören die mit gleichem Betrag zuerst zusammen.
• Gepaart wird nur innerhalb einer Art: Erlöse mit Erlösen, Verbringungen mit Verbringungen, Zahlungen mit Zahlungen — welche Art eine Datei des Vorsystems ist, liest Flowkom aus ihrem Namen (payment oder zahlung im Namen = Zahlungen).
• Amazon-Abrechnungen: Gebühren, Einbehalte und Auszahlungen gegen ein Sachkonto stehen je Abrechnung und Kontenpaar gegeneinander. Account One fasst sie je Abrechnung zusammen und schreibt die Abrechnungsnummer ins Belegfeld 1; Flowkom bucht je Tag. Weil Account One eine Abrechnung ganz in den Monat ihrer Auszahlung legt, nimmt Flowkom alle Buchungen dieser Abrechnungen mit, auch aus dem Vor- oder Folgemonat. Flowkom-Abrechnungen, die im Stapel fehlen, stehen als „Nur in Flowkom“ mit „vermutlich Monatsgrenze“ — das Vorsystem führt sie im Folgemonat.
• Andere Zahlungen gegen ein Sachkonto (eBay, Kaufland, Otto, PayPal, Shopify) stehen je Tag und Kontenpaar gegeneinander, denn Account One lässt dort Belegfeld 1 leer bzw. schreibt „Transit“. Stimmt die Monatssumme eines Kontenpaars auf beiden Seiten auf den Cent, gelten alle Tage als übereinstimmend — einzelne Gebühren rutschen um Mitternacht oft in den Nachbartag.
• Zahlungen und Erstattungen gegen den Debitor paart Flowkom wie Erlöse über die Bestellnummer.
• Fremdwährung: Beide Systeme rechnen mit dem Kurs ihres Tages in Euro um. Ist eine Flowkom-Buchung in Fremdwährung, gilt eine Abweichung bis 5 Cent bzw. 2 % des Betrags als übereinstimmend; in Euro zählt jeder Cent.
• Das Datum zählt nicht — manche Systeme buchen mit dem Bestelldatum, Flowkom mit dem Belegdatum. Ausnahme sind die Tagesbuchungen gegen ein Sachkonto (oben).
• Ist eine Datei des Vorsystems teilweise unlesbar (z. B. Betrag 0), steht an ihrer Karte, wie viele Zeilen nicht verglichen wurden; der Rest wird trotzdem verglichen.

Befunde

„Vermutlich Monatsgrenze“ steht an Befunden, deren Belegdatum in den ersten oder letzten drei Tagen des Monats liegt — dort bucht oft ein System im einen, das andere im nächsten Monat.

Zeilen zeigt die Buchungen hinter einem Befund, beide Seiten nebeneinander. Gezeigt werden die 500 größten Befunde; alle stehen in der CSV.

Deckungsgleich

Die Quote an jeder Datei und in der Kennzahl ist der Betrag, der übereinstimmt oder erklärt ist, geteilt durch den Betrag des Vorsystems. Der Balken darunter teilt auf: übereinstimmend (grün), erklärt (hellgrün), offen (Bernstein).

Erklären

Jeder Befund lässt sich erklären — Erklären an der Zeile:

Dazu eine Notiz (z. B. „Kanzlei bestätigt Debitor 12345 am 07.10.“). An der Erklärung stehen Person und Zeit. Mit Ändern lässt sie sich anpassen oder entfernen. Der Filter Offen · Erklärt · Alle über der Liste trennt, was noch zu tun ist.

Kontierung übernehmen

Wer von Account One oder einem anderen System wechselt, muss die bisherige Kontierung nicht von Hand nachbauen. An jedem Befund Kontierung weicht ab steht Übernehmen (nur mit dem Recht, die DATEV-Einstellungen zu ändern). Der Dialog zeigt:

• Welche Einstellung sich ändert, mit altem und neuem Wert — z. B. „Debitor · eBay 12345 → 10240“, „Konto · Inland 19 % 4400 → 4401“ oder „BU · Gebühr ServiceFee · amazon.fr 401 → 506“.
• Wie das Vorsystem alle Buchungen dieser Einstellung bucht — nicht nur die des Befunds, sondern alle Buchungen des Monats, die Flowkom mit dieser Einstellung erzeugt, über alle Kanäle: so wie vorgeschlagen (grün), wie Flowkom oder anders (Bernstein), ohne Gegenstück (grau).

Flowkom übernimmt nur, wenn das Vorsystem den größeren Teil dieser Buchungen so bucht. Bucht es eine Einstellung nur in einem Kanal oder auf einem Marktplatz anders, schlägt der Dialog die engere Einstellung vor: das Konto der Belegquelle für Inland 19 % bzw. 7 %, den Debitor je Belegquelle (die übrigen Quellen behalten den Sammeldebitor) oder Debitor, Transitkonto und BU je Amazon-Marktplatz.

Uneinheitlich heißt: Das Vorsystem bucht die übrigen Buchungen dieser Einstellung wie Flowkom. Dann liegt die Abweichung am einzelnen Beleg — meist am Steuerfall, Satz oder Land — und nicht an der Kontierung. Solche Befunde erklären Sie, statt die Kontierung zu ändern; Erklären steht dafür direkt im Dialog.

Nicht einstellbar sind Buchungen ohne Steuerfall (aus dem Archiv), das Konto der Umbuchung vom Marktplatz eingezogener Steuer (es folgt dem Erlöskonto des Verkaufs), BU 40 der Gegenbuchung einer Verbringung und Werte, für die Flowkom keine Einstellung findet. Andere Gebührenkonten der Zahlungen erscheinen nicht als Kontierungsbefund, sondern als „Nur in Flowkom“ und „Nur im Vorsystem“ — dafür gibt es die Vorschläge im Reiter Zahlungen.

Nach dem Übernehmen bietet der Dialog Jetzt neu berechnen an; erst danach zeigt der Vergleich die neue Kontierung. War die Kontierung von der Kanzlei bestätigt, muss sie den neuen Stand erneut bestätigen. Hat inzwischen jemand anderes die Kontierung gespeichert, ändert sich nichts — der Dialog lädt die Vorschau auf dem neuen Stand.

Neu hochladen, CSV, löschen

Das Menü (…) am Vergleich in der Kopfzeile bietet:

• Abweichungen als CSV — jede Abweichung mit beiden Seiten, Differenz und Erklärung, für Excel oder die Kanzlei
• Neu hochladen — ersetzt den Vergleich des Monats. Erklärungen bleiben, wenn derselbe Befund wieder auftaucht
• Vergleich löschen — nach einer Rückfrage sind die hochgeladenen Zeilen und alle Erklärungen weg; das Buchungsjournal bleibt, wie es ist

Je Monat gibt es einen Vergleich. Bricht das Einlesen ab, steht das in einem roten Band mit Erneut hochladen.