Teams & Verantwortung
Wofür? Nicht jede Aufgabe hat von Anfang an einen Namen. „Irgendwer aus dem Lager” ist eine legitime Zuständigkeit — solange klar ist, wer nachschaut. Dafür gibt es Teams. Und für Artikel, die dauerhaft jemandem gehören, die Produkt-Verantwortung.
Teams anlegen
Unter Einstellungen → Team liegt unter der Mitgliederverwaltung die Karte Teams. Team anlegen braucht nur zwei Angaben: Name (z. B. Marketing) und Icon (z. B. 👥).
Über Mitglieder — „Marketing” hakst du an, wer dazugehört. Jedes Workspace-Mitglied kann Teams sehen; anlegen, ändern und löschen darf nur ein Admin.
Beim Löschen verschwinden Mitgliedschaften und Bereichs-Freigaben des Teams — die Aufgaben selbst bleiben unberührt.
Was Teams bewirken
Genau drei Dinge:
1. Bereiche freigeben
Im Bereichs-Dialog unter Zugriff kannst du statt einzelner Personen ein Team berechtigen (Stufe Lesen oder Schreiben). Wer später ins Team kommt, sieht sofort alle Team-Bereiche — ohne dass jemand Rechte nachpflegen muss.
2. An ein Team zuweisen
Im Zuweisen-Feld eines Tickets gibt es die Gruppe Teams. Eine so zugewiesene Aufgabe hat noch keinen persönlichen Zuständigen, aber eine Adresse. Alle Team-Mitglieder bekommen eine Glocke.
Das funktioniert auch im Auto-Routing eines Bereichs und in Vorlagen.
3. Team-Eingang
Team-Aufgaben stehen bei allen Mitgliedern ganz oben in Mein Tag unter 📥 Team-Eingang. Ein Klick auf Übernehmen macht dich zum Zuständigen und leert das Team-Feld — die Aufgabe verschwindet damit aus dem Eingang der anderen.
Grenzen: In Liste und Board ist an einer Karte nicht erkennbar, dass sie an ein Team ging — es gibt weder einen Team-Chip noch einen Team-Filter in der Filterleiste. Der Team-Eingang ist der vorgesehene Weg. Für Notizen-Freigaben spielen Teams keine Rolle; dort gibt es weiterhin nur Personen und Rollen.
Produkt-Verantwortung
Ein Artikel kann dauerhaft einer Person gehören. Das Feld heißt Zugewiesen an und sitzt:
- im Kopf der Produkt-Detailseite (Option Nicht zugewiesen)
- auf der Kanban-Karte als Avatar-Button
- in der Massenbearbeitung — und es vererbt sich von Eltern- auf Kind-Artikel
Sichtbar ist es in der Produkttabelle als Spalte Zugewiesen an.
Was es im Aufgaben-Hub bewirkt
| Stelle | Wirkung |
|---|---|
| Auto-Routing | Regel-Ziel → an den Produkt-Verantwortlichen |
| Vorlagen | Schritt-Zuweisung Produkt-Verantwortlicher |
| ⌘K-Maske | Vorschlags-Chip Verantwortlicher: Anna übernehmen |
| Seitenleiste | Sicht Aufgaben meiner Produkte |
Aufgelöst wird beim Anlegen der Aufgabe, über den ersten verknüpften Artikel.
Ohne Verantwortlichen bleibt die Aufgabe unzugewiesen — sie schlägt nie fehl und geht nie an eine Ersatzperson. Ein Vorlagen-Lauf weist in Gelb darauf hin: „kein Produkt-Verantwortlicher am verknüpften Artikel — Aufgabe bleibt unzugewiesen.” Es lohnt sich also, die Verantwortung zu pflegen, bevor man auf Routing setzt.
Dashboard-Widgets
Im Widget-Katalog des Dashboards (Bearbeiten-Stift) liegen fünf Aufgaben-Widgets. Sie erscheinen nur bei aktivem Aufgaben-Modul und sind bei Administratoren ab Werk an; alle anderen holen sie sich bei Bedarf aus dem Katalog:
| Widget | Zeigt |
|---|---|
| Meine Aufgaben | Überfällig & heute fällig — Kennzahl plus die fünf dringendsten Zeilen |
| Team-Puls | Offen · Überfällig · Heute neu · Heute erledigt; ab Kachelgröße breit zusätzlich die Personen mit „arbeitet an BF-…”, dazu eine Zeile ohne Zuständigen |
| Liegt zu lange | Offene Aufgaben, an denen seit über 7 Tagen kein Ereignis mehr war, mit Alter in Tagen |
| Wochenrückblick Aufgaben | Erstellt & erledigt je Bereich, laufende Woche |
| Wochen-Aufräumer | Aufgaben, deren Wartezeit seit über 14 Tagen abgelaufen ist und an denen trotzdem nichts passiert |
Jede der fünf trägt ein ⓘ, das sagt, was gezählt wird — bei Kennzahlen, nach denen jemand Personal steuert, ist das keine Nebensache.
„Liegt zu lange” misst das letzte Ereignis an der Aufgabe, nicht den letzten Statuswechsel. Wer kommentiert oder einen Termin verschiebt, setzt die Uhr zurück. In Betrieben, die ihre Status kaum bewegen, galt sonst praktisch jede Aufgabe als liegengeblieben — und nach zwei Wochen schaut niemand mehr hin.
Ist eine Liste länger als die Kachel, steht „+ n weitere” darunter — gekappt wird nie stumm. Beim Wochenrückblick gilt zusätzlich: Zwischenablage und Notiz enthalten alle Zeilen, auch die, die auf dem Bildschirm nicht mehr passen.
Daneben gibt es das ältere Notizen-Widget Brainflow (zuletzt bearbeitete Seiten, Suche, Schnell-Notiz), das am Notizen-Modul hängt.
Meine Aufgaben zeigt wartende Aufgaben bewusst nicht — genauso wie Mein Tag.
Wochenrückblick
Der Zeitraum ist die laufende Kalenderwoche ab Montag. Je sichtbarem Bereich eine Zeile im Format 📣 Marketing · 4 neu · 7 erledigt, sortiert nach Bewegung. Bereiche, in denen diese Woche nichts passiert ist, stehen mit 0 neu · 0 erledigt dabei — gerade über die redet man montags. Passt nicht alles auf die Kachel, steht darunter „+ n weitere — Zwischenablage und Notiz enthalten alle”.
Zwei Aktionen: Als Text kopieren (für den Wochenbericht) und Als Notiz ablegen (legt eine Brainflow-Notiz an, nur bei aktivem Notizen-Modul).
Es gibt keine Gesamtsumme, keinen Vorwochenvergleich und keine Aufschlüsselung nach Personen. Der Rückblick ist ein Stimmungsbild, keine Leistungsauswertung.
Häufige Fragen
Kann eine Aufgabe an mehrere Teams gehen? Nein, an genau eines — oder an eine Person.
Übernimmt jemand eine Team-Aufgabe, werden die anderen benachrichtigt? Nein. Die Aufgabe verschwindet einfach aus deren Team-Eingang.
Kann ich Teams einfärben? Nein, nur Name und Icon.
Brauche ich Teams, damit Brainflow funktioniert? Nein. Sie lohnen sich, sobald mehrere Leute denselben Bereich bespielen.