Google-Workspace-Integration

Verbinde Flowkom mit deinem Google Workspace — für die ganzheitliche Brainflow-Integration: Deine Flowkom-Aufgaben erscheinen in Google Tasks (und damit überall, wo Google sie zeigt: Gmail, Kalender, Android, Reclaim), dazu kommen Kalender, Gmail und Drive.

Grundprinzip: Die Einrichtung passiert einmal pro Workspace (Admin). Die Verbindung selbst ist persönlich und komplett freiwillig — jeder Mitarbeiter verbindet sein eigenes Google-Konto in den Konto-Einstellungen. Wer nichts verbindet, merkt von der Integration nichts.

Diese Seite beschreibt die Einrichtung. Was die Verbindung im Aufgaben-Alltag bringt — Kalender, E-Mail → Aufgabe, Drive-Anhänge — steht unter Google verbinden.

Was die Integration kann

• Aufgaben nach Google Tasks — deine Flowkom-Aufgaben erscheinen in einer wählbaren Google-Tasks-Liste (bestehende Liste, z. B. deine Reclaim-überwachte, oder eine neue)
• Sync-Menge selbst bestimmen — Mir zugewiesen (Standard), abonnierte Aufgaben, bestimmte Bereiche, nur mit Fälligkeit, nur Priorität Hoch
• Rückkanal — hakst du eine Aufgabe in Google ab, wird sie in Flowkom erledigt; änderst du das Fälligkeitsdatum in Google, übernimmt Flowkom den neuen Tag (die Uhrzeit bleibt erhalten)
• Ruhe-Logik — schlafende (😴) und ketten-blockierte (⛓) Aufgaben werden nicht gesynct; sie erscheinen automatisch in deiner Liste, sobald sie aufwachen oder freigeschaltet werden
• BF-Nummer im Titel (abschaltbar) — der Link zum Ticket steht immer in den Task-Notizen
• Aus Google übernehmen — einzelne Google-Listen als Quelle: ihre Aufgaben erscheinen als Flowkom-Aufgaben in einem von dir gewählten Bereich
• Kalender — Google-Termine in Flowkom anzeigen und Flowkom-Aufgaben in einen eigenen Google-Kalender spiegeln
• E-Mail → Aufgabe — aus einer Gmail-Nachricht per ⌘K eine Aufgabe machen
• Drive-Dateien — Drive-Links an Aufgaben-Kommentare hängen

Wichtig zu wissen (Feld-Hoheit): Flowkom ist die Quelle für Titel und Inhalt. Aus Google übernimmt Flowkom nur den Erledigt-Haken und das Fälligkeitsdatum — Änderungen an Titel und Notizen in Google werden beim nächsten Sync zurückgesetzt. Google Tasks kennt außerdem nur Fälligkeits-Tage (keine Uhrzeiten) und bietet keine Sofort-Benachrichtigungen — der Abgleich läuft alle 15 Minuten plus einem täglichen Voll-Abgleich; nach Änderungen in Flowkom wird zusätzlich sofort gepusht.

Einrichtung (Admin, einmal pro Workspace)

Schritt 1: Google-Cloud-App anlegen

Du brauchst eine interne OAuth-App in der Google Cloud Console :

1. Ein Projekt anlegen (oder ein bestehendes verwenden — z. B. das der Google-Drive-Anbindung)
2. Unter APIs & Dienste → Bibliothek die Google Tasks API aktivieren — je nachdem, welche Bausteine ihr nutzen wollt, zusätzlich die Google Calendar API, die Gmail API und die Google Drive API
3. Unter APIs & Dienste → OAuth-Zustimmungsbildschirm die Zielgruppe auf Intern stellen (nur möglich, wenn dein Unternehmen eine Google-Workspace-Organisation ist — dann entfällt Googles Verifizierungsprozess komplett)
4. Unter APIs & Dienste → Anmeldedaten einen OAuth-Client vom Typ Webanwendung erstellen

Schritt 2: Redirect-URI eintragen

Beim OAuth-Client unter Autorisierte Weiterleitungs-URIs die Callback-Adresse deiner Flowkom-Instanz eintragen. Sie steht zum Kopieren auf der Integrations-Detailseite (Schritt 3) und hat die Form:

https://<deine-flowkom-adresse>/api/account/google/oauth/callback

Schritt 3: Integration in Flowkom anlegen

1. Einstellungen → Integrationen → Integration hinzufügen
2. Google Workspace wählen und anlegen
3. Auf der Detailseite die Client-ID und das Client-Secret aus Schritt 1 speichern

Das Secret wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Auf Instanzen mit vorkonfigurierten Betreiber-Zugangsdaten kannst du stattdessen Betreiber-Zugangsdaten verwenden wählen.

Schritt 4: Mitarbeiter verbinden sich selbst

Jeder Mitarbeiter geht in Einstellungen → Konto → Google:

1. Mit Google verbinden — Google fragt einmalig nach der Freigabe (nur Aufgaben-Zugriff + E-Mail-Adresse)
2. Ziel-Liste wählen — eine bestehende Google-Tasks-Liste oder eine neue anlegen
3. Aufgaben nach Google Tasks einschalten — fertig. Die Standardeinstellungen (Mir zugewiesen, BF-Nummer im Titel) tragen; alles Weitere ist optional.

Zusatzfunktionen werden einzeln nachgefordert, damit nie mehr Rechte im Spiel sind als nötig: Kalender freischalten, Gmail freischalten, Drive freischalten. Die bestehende Verbindung bleibt dabei erhalten. Was die drei jeweils tun, steht unter Google verbinden.

Bedienung & Verhalten

• Jetzt syncen — der Button in der Google-Karte stößt den Abgleich sofort an (sonst alle 15 Minuten automatisch)
• Erledigt in Flowkom → der Google-Task wird abgehakt (nicht gelöscht)
• Aufgabe fällt aus der Sync-Menge (Zuweisung entfernt, Filter greift, Aufgabe schläft) → der Google-Task wird entfernt; die Liste spiegelt immer deine aktuelle Arbeit
• Google-Task von Hand gelöscht → kein Problem, Flowkom legt ihn beim nächsten Abgleich neu an (Flowkom ist die Quelle)
• Abhaken in Google → die Aufgabe wird in Flowkom erledigt — mit allen Folgewirkungen (Verlauf, Glocken, Ketten-Freischaltung, Versand-Stopp-Freigabe). Ausnahme: Verlangt der Bereich einen Abschluss-Vermerk, setzt Flowkom den Haken zurück und bittet dich, in Flowkom zu erledigen
• Wieder geöffnet → öffnest du eine erledigte Aufgabe in Flowkom, verschwindet der Haken auch in Google. Öffnest du sie in Google wieder, hakt Flowkom sie beim nächsten Abgleich erneut ab — für den Export ist Flowkom die Quelle
• Verbindung trennen — entfernt alle Sync-Zuordnungen und Zugriffsrechte sofort; deine Google-Liste bleibt unangetastet

Was im Google-Task steht

Standardmäßig trägt der Google-Task nicht nur den Titel, sondern auch den Kontext aus Flowkom — sonst steht in Google, Reclaim oder auf dem Handy nur ein Satz ohne Zusammenhang:

• Verknüpft: die verknüpften Artikel, Aufträge, Kunden, Lieferanten, Bestellungen und Notizen (höchstens fünf, danach „… und N weitere”)
• Bereich der Aufgabe
• Priorität, aber nur wenn sie hoch ist
• der Anfang der Beschreibung (rund 500 Zeichen, ohne Formatierung)
• ganz am Ende immer der Link zurück nach Flowkom

Zwei Schalter in der Google-Karte steuern das:

• Verknüpfungen und Kontext mitschicken (Standard: an) — schaltet den Block oben insgesamt ab oder an
• Verknüpfung im Titel (Standard: aus) — hängt zusätzlich die erste Verknüpfung an den Titel, praktisch in Listen, die nur Titel zeigen

Beim ersten Abgleich nach der Umstellung aktualisiert Flowkom einmalig alle bereits übertragenen Aufgaben, damit sie den Kontext bekommen. Danach passiert das nur noch, wenn sich wirklich etwas ändert.

Übertragungsfenster: erst kurz vor Fälligkeit

Google Tasks kennt kein Startdatum — nur eine Fälligkeit. Planer wie Reclaim lesen diese Fälligkeit als Deadline und fangen sofort an zu planen. Eine Aufgabe „fällig 15.09.“ blockiert damit schon Wochen vorher Platz in deinem Kalender.

Dafür gibt es in der Google-Karte den Schalter Aufgaben erst kurz vor Fälligkeit übertragen mit einem Vorlauf in Tagen (Standard 7, erlaubt 1–60). Ist er an, erscheint eine Aufgabe erst dann in Google, wenn ihre Fälligkeit näher rückt als der eingestellte Vorlauf.

Immer sofort übertragen werden:

• Aufgaben ohne Fälligkeit — sie könnten sonst nie ins Fenster wachsen und wären dauerhaft unsichtbar
• überfällige Aufgaben

Was beim Rein- und Rauswandern passiert:

• Rückt eine Aufgabe ins Fenster, legt Flowkom den Google-Task beim nächsten Abgleich an (spätestens nach 15 Minuten, oder sofort über Jetzt syncen)
• Verschiebst du eine Fälligkeit wieder nach hinten, verschwindet der Google-Task erneut — die Liste zeigt dadurch immer nur, was wirklich ansteht
• In Flowkom bleibt die Aufgabe die ganze Zeit unverändert sichtbar; das Fenster betrifft ausschließlich, was nach Google übertragen wird

Der Import aus Google (siehe unten) ist davon nicht betroffen: Aufgaben, die du in Google anlegst, kommen unabhängig vom Fenster nach Flowkom.

Aus Google übernehmen (Import)

Neben dem Weg Flowkom → Google kannst du einzelne Google-Listen in die Gegenrichtung anbinden: Aufgaben, die du in Google anlegst, erscheinen in Flowkom.

Einrichten: Konto-Einstellungen → Google → Abschnitt Aus Google übernehmen. Dort hakst du je Liste an, ob sie übernommen werden soll, und wählst den Ziel-Bereich, in dem die Aufgaben landen. Angeboten werden nur Bereiche, in die du schreiben darfst.

Wer bestimmt was (Feld-Hoheit, umgekehrt zum Export):

Importierte Aufgaben werden mit dir als Ersteller angelegt, ohne automatische Zuweisung, und stehen im ersten offenen Status des Ziel-Bereichs.

Verhalten im Alltag:

• Neue Aufgabe in Google → erscheint beim nächsten Abgleich (alle 15 Minuten) in Flowkom. Bereits abgehakte Google-Aufgaben werden beim ersten Einschalten nicht nachgeholt.
• Aufgabe in Google gelöscht → die Flowkom-Aufgabe bleibt bestehen und bekommt nur den Hinweis „Quelle in Google gelöscht“ (in Liste, Board und im Ticket-Kopf). Sie wird nie automatisch erledigt — was in Flowkom entschieden gehört, entscheidet niemand still für dich. Taucht die Google-Aufgabe wieder auf, verschwindet der Hinweis von selbst.
• Import-Liste abschalten → die bereits importierten Aufgaben bleiben in Flowkom, sie werden nur nicht mehr abgeglichen. Schaltest du wieder ein, läuft der Abgleich weiter — es entstehen keine Duplikate.
• Import-Liste in Google gelöscht → nur dieser Import pausiert, mit sichtbarem Hinweis in der Karte; die Liste erscheint dort in einem eigenen Block zum Entfernen. Der Weg Flowkom → Google läuft weiter.
• Aufgabe in Flowkom gelöscht → sie kommt nicht zurück, auch wenn der Google-Task stehen bleibt.
• Wieder geöffnet → öffnest du eine erledigte Aufgabe in Flowkom, verschwindet der Haken auch in Google. Umgekehrt gilt: öffnest du sie in Google, bleibt sie in Flowkom erledigt (dort wird nichts still zurückgesetzt) — du bekommst nur einen Hinweis im Verbindungs-Status.
• Ziel-Bereich nicht mehr schreibbar (Rechte geändert) → dieser Import pausiert mit sichtbarem Hinweis, statt still im Hintergrund zu scheitern.

Importierte Aufgaben wandern übrigens nie in deine Export-Ziel-Liste zurück, auch wenn du sie dir selbst zuweist — sonst stünden sie zweimal in Google.

Kalender, Gmail und Drive

Diese drei Bausteine sind persönliche Einstellungen jedes Mitarbeiters und in der Bedienung unter Google verbinden beschrieben. In Kürze:

Reclaim-Nutzer

Wählst du als Ziel-Liste die Liste, die Reclaim bereits überwacht, plant Reclaim deine Flowkom-Aufgaben automatisch in deinen Kalender ein — das ist der empfohlene Weg. Lass den Schalter Aufgaben in meinen Google-Kalender spiegeln dann aus, sonst stehen Aufgaben doppelt im Kalender. Genau deshalb sind Aufgaben-Sync und Kalender-Spiegel getrennte Schalter.

Damit Reclaim nicht schon Wochen im Voraus Kalenderplatz für ferne Aufgaben reserviert, schalte zusätzlich das Übertragungsfenster ein — dann sieht Reclaim eine Aufgabe erst, wenn sie tatsächlich ansteht.

Fehlerbehebung

Fehler stehen immer sichtbar in der Google-Karte der Konto-Einstellungen — nichts scheitert still. Bei einer Sync-Pause bekommst du zusätzlich eine Benachrichtigung über die Glocke.