Belege erstellen und verwalten

Der Lebenszyklus

Entwurf  →  Finalisiert  →  (Teil-)Bezahlt
              │
              ├─→  Storniert
              └─→  Korrekturbearbeitung

Entwurf — frei änderbar, hat noch keine Nummer.

Finalisiert — hier zieht Billkom die Nummer aus dem Nummernkreis, erzeugt das PDF, legt es unveränderlich ab und speichert seine Prüfsumme. Ab hier ist der Beleg ausgestellt.

Finalisieren ist die Einbahnstraße. Danach lässt sich der Beleg nicht mehr einfach bearbeiten — das ist keine Schikane, sondern die Bedingung dafür, dass ein Beleg als Beleg taugt. Prüfe vorher Kunde, Positionen, Adresse und Steuersatz.

Rechnung erstellen

Der übliche Weg führt über den Kundenauftrag — der Beleg übernimmt Kunde, Positionen, Preise und Rabatte. Manuell geht es über die Belegzentrale.

Was Billkom automatisch bestimmt:

• Belegnummer beim Finalisieren
• Steuersatz und Steuerszenario aus Absender- und Empfängerland, siehe Steuern
• Zahlungsziel aus den Zahlungsbedingungen
• Skonto, falls hinterlegt

Rechnungsadresse ≠ Lieferadresse. Billkom nutzt die Rechnungsadresse, fällt aber auf die Lieferadresse zurück, wenn keine hinterlegt ist. Bei abweichenden Ländern entscheidet das über den Steuersatz — bei Auslandskunden lohnt der Blick vor dem Finalisieren.

Gutschriften

Drei Varianten, je nachdem was erstattet wird:

Die positionsweise Gutschrift kann mehr als die Betragsvariante: Jede Position behält ihren eigenen Steuersatz. Bei einer Rechnung mit 19 % und 7 % nebeneinander teilt sich die Gutschrift korrekt auf — eine Pauschalgutschrift könnte das nicht.

Gutschriften werden direkt finalisiert und übernehmen die steuerlichen Angaben des Originalbelegs.

Datum einer Gutschrift oder eines Stornos

Eine Gutschrift und ein Storno tragen als Belegdatum den Tag, an dem Flowkom den Beleg ausstellt — nicht das Datum der ursprünglichen Rechnung. Das gilt für alle automatisch erzeugten Gutschriften: das Storno einer Rechnung, die volle Gutschrift bei Erstattung oder Retoure, die Betragsgutschrift und die positionsweise Gutschrift.

• Die Bezugsrechnung steht mit Nummer und Datum auf dem Beleg („Bezug: Rechnung RE-… vom …”) — auf jedem neu erzeugten PDF: im Download, in der archivierten Ausstellungskopie, im Upload zu Amazon und Kaufland und im Anhang für Lexware Office.
• Das Lieferdatum bleibt das der Rechnung: Es bezeichnet die Leistung, die korrigiert wird.
• Die Belegnummer stammt aus dem Nummernkreis des Jahres, in dem die Gutschrift ausgestellt wird.

Für die Buchhaltung heißt das: Gutschriften erscheinen in DATEV, Lexware Office, im ZIP-Export und in den Auswertungen im Monat ihrer Ausstellung. Eine Gutschrift vom 15.10. zu einer Rechnung vom 02.09. gehört in den Oktober — so ordnet § 17 UStG die Berichtigung zu.

Gutschriften und Stornos, die vor dieser Umstellung (September 2026) entstanden sind, tragen noch das Datum ihrer Rechnung. Sie bleiben, wie sie sind: Finalisierte Belege werden nicht nachträglich geändert. Der DATEV-Export ordnet sie trotzdem dem Monat ihrer Ausstellung zu.

Stornieren

Über Beleg stornieren, mit Pflichtbegründung von mindestens 10 Zeichen.

Ein stornierter Beleg verschwindet nicht. Er bleibt mit Status Storniert und dem Grund erhalten — Löschen wäre bei einer Prüfung ein Problem, eine dokumentierte Stornierung ist keins.

Korrekturbearbeitung

Für den Fall, dass an einem finalisierten Beleg doch etwas falsch ist. Billkom zählt mit, wie oft ein Beleg korrigiert wurde.

Erst prüfen, ob eine Gutschrift der sauberere Weg ist. Bei einem Zahlendreher in der Adresse ist die Korrektur richtig. Bei falscher Menge oder falschem Preis ist Gutschrift plus neue Rechnung meist der Weg, den auch der Steuerberater erwartet.

Angebote

Angebote sind die Vorstufe zur Rechnung und lassen sich per Klick umwandeln — der Ursprungsbeleg bekommt dann den Status Umgewandelt.

Das Angebotsformular schlägt für jeden Artikel den kalkulierten Profitbutler-Verkaufspreis vor — also den Preis, der deine Ziel-Marge trägt.

Zahlungen erfassen

Zahlungen buchst du am Beleg; der Status leitet sich daraus ab: teilweise gezahlt → Teilbezahlt, vollständig → Bezahlt.

Für Kanäle, bei denen der Marktplatz das Geld ohnehin einzieht, lässt sich automatisch als bezahlt markieren einstellen — siehe Kanäle.

0-€-Belege (kostenlose Ersatzlieferungen, Muster) werden direkt auf Bezahlt gesetzt. Ohne diese Sonderbehandlung blieben sie ewig als offener Posten stehen.

E-Rechnung

Billkom erzeugt elektronische Rechnungen in beiden gängigen deutschen Formaten:

Vor der Ausgabe prüft Billkom, ob die Summen in sich stimmen — eine formal gültige, aber rechnerisch widersprüchliche E-Rechnung wird beim Empfänger sonst abgewiesen.

Belege herausgeben

• Einzeln als PDF am Beleg
• Gesammelt über Belege als ZIP exportieren — der Weg zum Steuerberater
• Automatisch an Marktplätze, wenn der Kanal es verlangt: Amazon, Kaufland, Otto

Der Belegversand an Kunden ist kanalscharf und standardmäßig aus. Sonst bekommen Marktplatzkunden eine Rechnung von dir und eine vom Marktplatz. Siehe Kanäle.

Häufige Fragen

Kann ich einen finalisierten Beleg löschen? Nein. Stornieren mit Begründung ist der vorgesehene Weg — und der einzige, der einer Prüfung standhält.

Warum hat mein Entwurf keine Nummer? Nummern werden erst beim Finalisieren gezogen, damit keine Lücken durch verworfene Entwürfe entstehen.

Der Kunde hat zweimal eine Rechnung bekommen. Fast sicher steht der Kanal auf Billkom berechnet, obwohl der Marktplatz selbst abrechnet. Prüfe die Kanal-Einstellung.

Das PDF sieht anders aus als beim Ausstellen. Sollte nicht vorkommen — beim Finalisieren wird das PDF archiviert und seine Prüfsumme gespeichert. Genau dafür gibt es diesen Mechanismus.