Belege erstellen und verwalten

Der Lebenszyklus

Entwurf  →  Finalisiert  →  (Teil-)Bezahlt
              │
              ├─→  Storniert
              └─→  Korrekturbearbeitung

Entwurf — frei änderbar, hat noch keine Nummer.

Finalisiert — hier zieht Billkom die Nummer aus dem Nummernkreis und erzeugt das PDF. Unmittelbar danach legt Billkom diese Ausstellungskopie unveränderlich ab und speichert ihre Prüfsumme — am Beleg erreichbar über Original. Ab hier ist der Beleg ausgestellt.

Finalisieren ist die Einbahnstraße. Danach lässt sich der Beleg nicht mehr einfach bearbeiten — das ist keine Schikane, sondern die Bedingung dafür, dass ein Beleg als Beleg taugt. Prüfe vorher Kunde, Positionen, Adresse und Steuersatz.

Rechnung erstellen

Der übliche Weg führt über den Kundenauftrag — der Beleg übernimmt Kunde, Positionen, Preise und Rabatte. Manuell geht es über die Belegzentrale.

Was Billkom automatisch bestimmt:

• Belegnummer beim Finalisieren
• Steuersatz und Steuerszenario aus Absender- und Lieferland, siehe Steuern
• Zahlungsziel aus den Zahlungsbedingungen
• Skonto, falls hinterlegt

Fußtext: Vereinbarungen auf dem Beleg

Unter den Summen hat der Dialog ein freies Feld Fußtext. Was du dort schreibst, steht im PDF an derselben Stelle, unter den Summen — etwa eine Vereinbarung („Zahlbar in zwei Raten”), den Liefertermin oder einen Hinweis zur Abholung. Das Feld gibt es für Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Gutschrift, auch für die Gutschrift per Betrag.

• Zeilenumbrüche bleiben erhalten, Leerzeilen am Anfang und Ende fallen weg.
• Bis zu 2.000 Zeichen. Kurz vor der Grenze zeigt das Feld, wie viel noch geht.
• Mit dem Finalisieren ist der Text Teil des Belegs und wird mit ihm archiviert. Ändern heißt danach: stornieren und neu ausstellen.
• In der E-Rechnung steht der Text zusätzlich als Hinweis, siehe E-Rechnung.

Rechnungsadresse ≠ Lieferadresse. Im Adressfeld der Rechnung steht die Rechnungsadresse. Die Steuer richtet sich aber nach dem Land, in das die Ware geht — also nach der Lieferadresse des Auftrags (§ 3c, § 6 und § 6a UStG). Fehlt die Lieferadresse, gilt die Standard-Lieferadresse des Kunden, danach die Rechnungsadresse. Beispiel: Rechnung an eine Adresse in der Schweiz, Lieferung nach Berlin → deutsche Umsatzsteuer, keine steuerfreie Ausfuhr.

Weicht die Lieferadresse ab, steht sie deshalb unter der Überschrift als „Lieferanschrift: …“ — auf der Rechnung, der Auftragsbestätigung und der Gutschrift. Die Gutschrift nennt immer die Lieferanschrift ihrer Rechnung. Festgehalten wird sie beim Finalisieren; eine spätere Änderung am Auftrag ändert den Beleg nicht.

Gutschriften

Drei Varianten, je nachdem was erstattet wird:

Die positionsweise Gutschrift ist die genaueste: Jede Position behält ihren eigenen Steuersatz. Eine Betragsgutschrift zu einer Rechnung mit 19 % und 7 % teilt den Betrag nach dem Bruttowert je Satz der Rechnung auf, je Satz eine Zeile. Wird nur ein bestimmter Artikel erstattet, ist die positionsweise Gutschrift deshalb richtiger.

Gutschriften werden direkt finalisiert und übernehmen die steuerlichen Angaben des Originalbelegs.

Datum einer Gutschrift oder eines Stornos

Eine Gutschrift und ein Storno tragen als Belegdatum den Tag, an dem Flowkom den Beleg ausstellt — nicht das Datum der ursprünglichen Rechnung. Das gilt für alle automatisch erzeugten Gutschriften: das Storno einer Rechnung, die volle Gutschrift bei Erstattung oder Retoure, die Betragsgutschrift und die positionsweise Gutschrift.

• Die Bezugsrechnung steht mit Nummer und Datum auf dem Beleg („Bezug: Rechnung RE-… vom …”) — auf jedem neu erzeugten PDF: im Download, in der archivierten Ausstellungskopie, im Upload zu Amazon und Kaufland und im Anhang für Lexware Office.
• Das Lieferdatum bleibt das der Rechnung: Es bezeichnet die Leistung, die korrigiert wird.
• Die Belegnummer stammt aus dem Nummernkreis des Jahres, in dem die Gutschrift ausgestellt wird.

Für die Buchhaltung heißt das: Gutschriften erscheinen in DATEV, Lexware Office, im ZIP-Export und in den Auswertungen im Monat ihrer Ausstellung. Eine Gutschrift vom 15.10. zu einer Rechnung vom 02.09. gehört in den Oktober — so ordnet § 17 UStG die Berichtigung zu.

Gutschriften und Stornos, die vor dieser Umstellung (September 2026) entstanden sind, tragen noch das Datum ihrer Rechnung. Sie bleiben, wie sie sind: Finalisierte Belege werden nicht nachträglich geändert. Der DATEV-Export ordnet sie trotzdem dem Monat ihrer Ausstellung zu.

Stornieren

Über Beleg stornieren, mit Pflichtbegründung von mindestens 10 Zeichen.

Ein stornierter Beleg verschwindet nicht. Er bleibt mit Status Storniert und dem Grund erhalten — Löschen wäre bei einer Prüfung ein Problem, eine dokumentierte Stornierung ist keins. Auch das PDF bleibt abrufbar, in der Belegliste am Auftrag wie am Beleg selbst.

Rechnungen mit Gutschrift lassen sich nicht stornieren. Der Storno hebt immer den vollen Betrag auf; gibt es zur Rechnung schon eine Gutschrift (etwa aus einer Erstattung), wäre der Betrag danach zweimal gutgeschrieben. Flowkom nennt dann die Gutschrift mit Nummer und Betrag. Ist die Rechnung voll gutgeschrieben, ist nichts mehr zu tun; sonst zuerst die Gutschrift stornieren oder für den Rest eine weitere Gutschrift erstellen.

Mehrere Belege stornieren

Für eine fertige Liste von Belegnummern, etwa doppelte Rechnungen oder Rechnungen, die neu ausgestellt werden sollen. Dafür braucht es das Recht Belege stornieren.

1. In der Belegzentrale auf Stornieren … neben „ZIP-Export” klicken.
2. Die Belegnummern einfügen, eine je Zeile oder getrennt durch Komma, Semikolon oder Tab. Leerzeichen trennen nicht, weil Nummernkreise welche enthalten dürfen. Doppelte Nummern zählen einmal, höchstens 500 auf einmal.
3. Prüfen zeigt je Nummer Beleg, Datum, Betrag und Status. Nicht mitgenommen werden unbekannte Nummern, schon stornierte Belege, Entwürfe, Angebote und Proformas sowie Rechnungen, zu denen es schon eine Gutschrift gibt („Bereits gutgeschrieben“); der Grund steht jeweils daneben.
4. Einen Grund angeben (mindestens 10 Zeichen). Er gilt für alle Belege.
5. Bei Bedarf Danach neue Rechnung aus dem Auftrag erstellen wählen. Das gilt nur für Rechnungen mit Auftrag. Die neue Rechnung entsteht nach wenigen Minuten mit den aktuellen Daten des Auftrags; die Einstellung „Marktplatz stellt selbst aus” am Kanal gilt weiter.
6. Die Bestätigung nennt Anzahl und Folgen. Mit Jetzt stornieren läuft der Storno Beleg für Beleg mit Fortschrittsanzeige.

Jeder Beleg wird genau so storniert wie einzeln: mit Gegenbeleg, Grund und Verlauf. Am Ende steht je Beleg das Ergebnis: storniert mit Nummer des Gegenbelegs, neue Rechnung angestoßen oder der Fehler im Klartext. Scheitert ein Beleg, bleiben die anderen storniert. Wer dieselbe Liste noch einmal prüft, sieht die erledigten Belege als „bereits storniert”.

Nicht umkehrbar. Ein Storno lässt sich nicht zurücknehmen. Bei Rechnungen, die schon beim Kunden oder auf dem Marktplatz liegen, vorher klären, ob Storno plus neue Rechnung der richtige Weg ist.

Korrekturbearbeitung

Für den Fall, dass an einem finalisierten Beleg doch etwas falsch ist. Billkom zählt mit, wie oft ein Beleg korrigiert wurde.

Erst prüfen, ob eine Gutschrift der sauberere Weg ist. Bei einem Zahlendreher in der Adresse ist die Korrektur richtig. Bei falscher Menge oder falschem Preis ist Gutschrift plus neue Rechnung meist der Weg, den auch der Steuerberater erwartet.

Angebote

Angebote sind die Vorstufe zur Rechnung und lassen sich per Klick umwandeln — der Ursprungsbeleg bekommt dann den Status Umgewandelt. Am entstandenen Auftrag steht das Angebot danach unter Belege in der Liste, mit seinem PDF.

Das Angebotsformular schlägt für jeden Artikel den kalkulierten Profitbutler-Verkaufspreis vor — also den Preis, der deine Ziel-Marge trägt.

Auftragsbestätigung

Die schriftliche Zusage an den Kunden: Wir haben deinen Auftrag so verstanden und liefern ihn so. Sie entsteht am Kundenauftrag unter Belege → Auftragsbestätigung und übernimmt Kunde, Positionen und Preise wie eine Rechnung.

• Abweichende Lieferanschrift steht mit drauf — wie auf der Rechnung, siehe Rechnung erstellen. Ändert sich die Adresse am Auftrag nach dem Finalisieren, stellst du eine neue Auftragsbestätigung aus.
• Mehrere je Auftrag sind erlaubt. Ändert sich der Auftrag, bestätigst du ihn neu — die ältere Auftragsbestätigung bleibt als Spur stehen.
• Keine Zahlung, keine Mahnung. Gezahlt wird die Rechnung, die später folgt; auf der Auftragsbestätigung steht deshalb kein Fälligkeitsdatum, sondern der Liefertermin aus dem Beleg.
• Sie ändert am Auftrag nichts. Flowkom verlangt keine Auftragsbestätigung, bevor ein Auftrag in den Versand geht.
• Die Nummer kann aus dem Auftrag kommen: statt AB-2026-00001 wahlweise AB-06779, die Nummer des Kundenauftrags. Ein Schalter je Nummernkreis, siehe Einrichtung → Nummer aus dem Auftrag.
• Stornieren statt löschen, sobald sie festgeschrieben ist — mit Begründung, wie bei jedem Beleg. Eine Gutschrift entsteht dabei nicht.

Kein automatischer Mailversand. Lade die Auftragsbestätigung herunter und verschicke sie aus deinem Postfach. Belege gehen nur dort automatisch an Endkunden, wo der Verkaufskanal das ausdrücklich erlaubt — und ein von Hand erfasster Auftrag hat meist keinen.

Aufbewahrt wird sie sechs Jahre (Handelsbrief nach § 257 HGB), wie Angebot und Lieferschein. In der Buchhaltung taucht sie nicht auf: kein DATEV, kein Lexware Office, keine Umsatzsteuer-Meldung, keine E-Rechnung.

Zahlungen erfassen

Zahlungen buchst du am Beleg; der Status leitet sich daraus ab: teilweise gezahlt → Teilbezahlt, vollständig → Bezahlt.

Für Kanäle, bei denen der Marktplatz das Geld ohnehin einzieht, lässt sich automatisch als bezahlt markieren einstellen — siehe Kanäle.

0-€-Belege (kostenlose Ersatzlieferungen, Muster) werden direkt auf Bezahlt gesetzt. Ohne diese Sonderbehandlung blieben sie ewig als offener Posten stehen.

E-Rechnung

Billkom erzeugt E-Rechnungen als ZUGFeRD (Profil EN 16931): ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, lesbar für Mensch und Maschine. Damit ist die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen erfüllt.

Eine E-Rechnung gibt es zu Rechnungen und Gutschriften — in der Belegliste steht dort der Knopf ZUGFeRD neben PDF:

Lieferschein, Mahnung, Angebot, Proforma und interne Abrechnung sind keine Rechnungen. Es gibt sie nur als PDF.

Eine abweichende Lieferanschrift steht in der E-Rechnung als Lieferort.

Kopftext und Fußtext stehen in der E-Rechnung zusätzlich als Hinweis, hinter dem Steuerhinweis — so sieht auch ein Empfänger, der nur die Rechnungsdaten verarbeitet, eine Vereinbarung.

Vor der Ausgabe prüft Billkom, ob die Summen in sich stimmen — eine formal gültige, aber rechnerisch widersprüchliche E-Rechnung wird beim Empfänger sonst abgewiesen.

XRechnung für Behörden bietet Flowkom derzeit nicht an. Lieferst du an Behörden, die eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen, melde dich beim Flowkom-Support.

Belege herausgeben

• Einzeln als PDF am Beleg
• Gesammelt über Belege als ZIP exportieren — der Weg zum Steuerberater
• Automatisch an Marktplätze, wenn der Kanal es verlangt: Amazon, Kaufland, Otto

Der Belegversand an Kunden ist kanalscharf und standardmäßig aus. Sonst bekommen Marktplatzkunden eine Rechnung von dir und eine vom Marktplatz. Siehe Kanäle.

Häufige Fragen

Kann ich einen finalisierten Beleg löschen? Nein. Stornieren mit Begründung ist der vorgesehene Weg — und der einzige, der einer Prüfung standhält.

Warum hat mein Entwurf keine Nummer? Nummern werden erst beim Finalisieren gezogen, damit keine Lücken durch verworfene Entwürfe entstehen.

Der Kunde hat zweimal eine Rechnung bekommen. Fast sicher steht der Kanal auf Billkom berechnet, obwohl der Marktplatz selbst abrechnet. Prüfe die Kanal-Einstellung.

Das PDF sieht anders aus als beim Ausstellen. Der normale PDF-Download wird jedes Mal frisch erzeugt — er zeigt zum Beispiel den aktuellen Zahlstatus. Den Beleg genau so, wie er ausgestellt wurde, bekommst du über Original: das ist die beim Finalisieren abgelegte Datei, Byte für Byte, mit der am Beleg gespeicherten Prüfsumme (sie steht im Tooltip des Knopfs).

Am Beleg fehlt der Knopf „Original”. Die Ausstellungskopie entsteht im Hintergrund kurz nach dem Finalisieren. Fehlt sie länger, holt Billkom sie automatisch nach — immer aus der Datei, die beim Ausstellen abgelegt wurde, nie aus einem neu erzeugten PDF. Scheitert das, wird das Flowkom-Team benachrichtigt; du musst nichts tun.

Im ZIP-Export fehlt ein Beleg. Der Export enthält nur Ausstellungskopien. Welche Belege fehlen und warum, steht in der Datei MANIFEST.txt im ZIP:

• Archiv-Backfill läuft noch — die Ausstellungskopie wird gerade nachgeholt. Exportiere den Zeitraum später erneut.
• Archiv-Original nicht eindeutig zugeordnet — die abgelegte Datei gehört nicht eindeutig zu diesem Beleg und wird deshalb nicht ausgeliefert. Wende dich an den Flowkom-Support.