DATEV-Export

Buchhaltung → DATEV-Export ist der Ort, an dem der Buchungsstapel entsteht: Hier legst du fest, ab wann exportiert wird und auf welche Konten gebucht wird, erzeugst den Stapel und lädst die Datei für die Kanzlei herunter.

Das Mandat (Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge) steht woanders — unter Einstellungen → Integrationen → DATEV. Ohne verbundenes Mandat zeigt diese Seite nur den Weg dorthin.

Der Weg zum ersten Stapel

1. Stichtag setzen — ab welchem Belegdatum exportiert wird
2. Kontierung ausfüllen — Erlöskonto je Steuerfall, Debitor, Belegfelder, Buchungstext
3. Belegquellen prüfen — welche Verkaufskanäle in den Stapel gehen
4. Kontierung als PDF an die Kanzlei geben und prüfen lassen
5. „Von der Kanzlei bestätigt” setzen, sobald die Rückmeldung da ist
6. Stapel erzeugen — erst Vorschau, dann schreiben
7. Datei herunterladen und an die Kanzlei übergeben

Schritt 1 bis 5 macht man einmal; danach bleiben Schritt 6 und 7 übrig — oder der Zeitplan erzeugt den Stapel jeden Monat selbst.

Die Reiter

Der aktive Reiter steht in der Adresse (?tab=stapel, ?tab=kontierung, ?tab=belegquellen, ?tab=zeitplan) — Links aus der Belegzentrale und aus der Übersprungen-Liste führen deshalb direkt an die richtige Stelle. Ruft die Sachbearbeitung einen der beiden Administrator-Reiter direkt auf, landet sie bei Stapel.

Jeder Reiter fragt nach, bevor ein ungespeicherter Entwurf beim Wechsel verlorengeht („Dieser Reiter hat ungespeicherte Änderungen.”).

Wenn es die Reiter nicht gibt

Was geht, solange DATEV getrennt ist

• Weiter möglich: Archiv ansehen und Stapel herunterladen, Kontierung, Belegquellen und übersprungene Belege lesen, die Vorschau laden — und speichern: Kontierung, Belegquellen, Zeitplan, Stichtag und Ablage nehmen Änderungen weiterhin an.
• Gesperrt: einen Stapel erzeugen, einen Stapel im Cloud-Ordner ablegen (In Cloud ablegen / Erneut ablegen) und die Kontierung bestätigen. Diese drei antworten „DATEV ist nicht verbunden — bitte unter Einstellungen › Integrationen › DATEV verbinden.”
• Kein Monatslauf: Solange die Integration getrennt ist, erzeugt der Zeitplan nichts — auch nicht rückwirkend. Der gespeicherte Zeitplan bleibt erhalten und greift wieder, sobald DATEV verbunden ist; der nächste Lauf holt dann alles nach, was seit dem Stichtag offen ist.

Stichtag

Der Stichtag ist die Grenze zwischen „bucht die Kanzlei wie bisher” und „kommt aus Flowkom”. Dieselbe Karte steht in den Reitern Stapel und Zeitplan — beide schreiben denselben Wert:

Belege mit einem Buchungsdatum vor dem Stichtag bleiben außen vor — die bucht die Kanzlei wie bisher. Das Buchungsdatum ist das Belegdatum; nur ältere Gutschriften, die noch das Datum ihrer Rechnung tragen, zählen mit dem Tag ihrer Ausstellung.

• Gesetzt wird er von einem Administrator (Stichtag speichern, daneben Verwerfen). Die Sachbearbeitung sieht nur das Datum, sonst „Noch nicht gesetzt — ein Administrator legt ihn fest.”
• Maßgeblich ist das Buchungsdatum: bei Rechnungen das Belegdatum, bei Gutschriften und Stornos der Tag ihrer Ausstellung (siehe Gutschriften und Stornos). Eine Rechnung mit älterem Belegdatum, die erst später finalisiert wurde, kommt beim nächsten Lauf automatisch mit — solange ihr Belegdatum ab dem Stichtag liegt.
• Belege vor dem Stichtag werden nie exportiert. In der Belegzentrale tragen sie den Vermerk DATEV: vor Stichtag.

Gutschriften und Stornos

Für den Export zählt bei jedem Beleg sein Buchungsdatum. Bei Rechnungen ist das das Belegdatum. Bei Gutschriften und Stornos ist es der Tag ihrer Ausstellung:

• Neue Gutschriften tragen diesen Tag ohnehin als Belegdatum (siehe Datum einer Gutschrift).
• Ältere Gutschriften, die noch das Datum ihrer Rechnung tragen, ordnet Flowkom trotzdem dem Tag zu, an dem sie ausgestellt wurden. Am Beleg steht dann im Stapel und in der Vorschau ein Hinweis: „Gutschrift vom 15.10.2026 — der Beleg trägt noch das Rechnungsdatum 02.09.2026.” So versteht die Kanzlei, warum Buchungsdatum und PDF auseinanderliegen.

Daraus folgt:

• Eine Gutschrift aus dem Oktober zu einer September-Rechnung steht im Oktober-Stapel — nie in einem schon abgeschlossenen Monat. Wirtschaftsjahr und Datei folgen demselben Datum.
• Die Steuerperiode einer Gutschrift ist immer ihr eigenes Datum (§ 17 UStG). Das Leistungsdatum folgt weiter deiner Einstellung in der Kontierung; mit „Lieferdatum” ist das gewollt das Lieferdatum der ursprünglichen Rechnung, denn es bestimmt den Steuersatz der korrigierten Leistung.
• Wird eine Rechnung storniert, die schon in einem Stapel steht, kommt das Storno als Haben-Zeile in den Stapel des Storno-Monats. Wird sie storniert, bevor sie je exportiert wurde, gehen weder Rechnung noch Storno an DATEV — beide stehen endgültig unter „Übersprungen”.

Gutschriften und Stornos zu Rechnungen vor dem Stichtag

Rechnungen vor dem Stichtag hat die Kanzlei von Hand oder aus einer anderen Quelle gebucht. Kommt danach eine Gutschrift oder ein Storno dazu, entscheidest du auf der Stichtag-Karte (Reiter Zeitplan, nur Administrator), wie Flowkom damit umgeht:

„Gilt für Gutschriften und Stornos, deren Rechnung vor dem Stichtag liegt und nie exportiert wurde. Stellst du später auf „Exportieren“ um, kommen die übersprungenen Belege im nächsten Lauf mit.” Jede Änderung wird protokolliert. Die Einstellung gehört nicht zur Bestätigung der Kanzlei; im Kanzlei-PDF steht sie als Angabe („Gutschriften zu Altrechnungen”).

Den Stichtag später ändern

Der erste Stichtag ist harmlos. Steht aber schon ein fertiger Stapel, fragt das Ändern vorher nach (Stichtag ändern?, Knöpfe Abbrechen und Stichtag ändern) — je nach Richtung mit einem von zwei Sätzen:

• Früherer Stichtag: „Ein früherer Stichtag zieht alle Belege ab diesem Datum als Nachtrag in den nächsten Stapel — auch solche, die die Kanzlei schon von Hand gebucht hat.”
• Späterer Stichtag: „Belege vor dem neuen Stichtag werden nicht mehr exportiert.”

Bereits exportierte Belege bleiben in jedem Fall exportiert — ein Rückwärtsgang ist der Stichtag nicht. Jede Änderung wird protokolliert (alter und neuer Wert, im Audit-Protokoll des Arbeitsbereichs), damit später nachvollziehbar bleibt, warum ein Monat anders aussieht als der davor.

Kontierung

Der Reiter Kontierung bestimmt, was in den Buchungszeilen steht. Alles hier ist frei wählbar; fest sind nur der Steuerfall (den ermittelt Billkom) und das Dateiformat (das gibt DATEV vor).

Erlöskonten je Steuerfall

Die Tabelle hat eine Zeile je Steuerfall und Steuersatz. Spalten: Steuerfall, Konto, BU, Herkunft, Belege Vormonat, Belege 13 Monate.

Fünf Zeilen stehen immer da (Standardzeilen):

Weitere Zeilen entstehen aus echten Belegen der letzten 13 Monate — etwa EU B2C OSS 5,5 % · FR oder ein steuerfreier Inlandsumsatz mit 0 %. Sie erscheinen ohne Konto, damit die Kanzlei eines eintragen kann. EU-B2C-Belege unter der Lieferschwelle laufen über die Inland-Zeilen (deutsche Steuer).

• Konto — genau so viele Stellen wie die Sachkontenlänge des Mandats, und nicht nur Nullen.
• BU — optional, genau 4 Ziffern. Automatikkonten brauchen ihn in der Regel nicht.
• Herkunft — Vorschlag (aus dem SKR-Standard), von Hand (jemand hat getippt) oder aus Belegen (die Zeile ist aus echten Belegen entstanden und noch nicht gespeichert).
• Konto fehlt — die Kennzeichnung an einer Zeile ohne Konto. Warten dort Belege, ist sie bernsteinfarben; bei einer ungenutzten Zeile bleibt sie stumm.

SKR03-Standard einsetzen (bzw. SKR04-Standard einsetzen, je nach Mandat) füllt nur leere Standardzeilen mit dem Vorschlag. Ein bereits eingetragenes Konto wird nie überschrieben.

Unter der Tabelle steht der Abschnitt Nicht im Export: Steuerfälle, für die es keine Zeile geben kann — Belege, bei denen der Marktplatz die Steuer schuldet, OSS-pflichtige Belege ohne OSS-Registrierung, OSS-Belege ohne Lieferland und unbekannte Steuerfälle. Diese Belege stehen in keinem Stapel und sind gesondert zu buchen. Die genannten Zahlen sind Obergrenzen: Ein Beleg mit zwei Steuersätzen zählt dort je Satz.

Debitor und Festschreibung

• Sammeldebitor — ein Konto für alle Kunden. Es hat eine Stelle mehr als die Sachkontenlänge und beginnt mit einer Ziffer von 1 bis 6 (Kreditorenkonten beginnen mit 7 bis 9). Ohne Sammeldebitor lässt sich die Kontierung nicht bestätigen.
• Je Belegquelle — ein eigenes Debitorenkonto je Verkaufskanal. Die Konten selbst stehen im Reiter Belegquellen, und zwar in dieser Reihenfolge: Modus hier wählen, speichern, dann drüben die Debitoren eintragen. Solange der Modus nur im Entwurf steht, sagt die Fläche „Die Debitoren trägst du im Reiter Belegquellen ein — bitte zuerst speichern.”; ist er gespeichert, steht dort „Debitor und Erlöskonten je Quelle pflegst du im Reiter Belegquellen.” mit dem Knopf Zu den Belegquellen.
• Je Kunde — steht als Je Kunde — folgt später in der Liste und ist deaktiviert.
• Stapel festschreiben — Schalter, standardmäßig an: „Festgeschriebene Buchungen kann die Kanzlei nicht mehr ändern (GoBD).” Ob festgeschrieben werden soll, entscheidet die Kanzlei.

Belegfelder und Buchungstext

• Belegfeld 1 ist immer die Belegnummer und nicht einstellbar — darüber ordnet DATEV die offenen Posten zu.
• Belegfeld 2 — Auftragsnummer, Kundennummer oder leer. Die Auftragsnummer steht ohnehin in einem eigenen Feld der Buchungszeile.
• Buchungstext-Vorlage — freier Text mit Platzhaltern. Zur Auswahl stehen {kunde}, {kundennummer}, {auftragsnummer}, {belegnummer}, {kanal} und {belegdatum}; ein Klick auf den jeweiligen Knopf hängt ihn an. Die Vorlage darf 120 Zeichen lang sein, in der Datei wird der fertige Text auf 60 Zeichen gekürzt. Darunter steht die Vorschau am jüngsten Beleg mit genau dieser Kürzung — so siehst du vor dem Speichern, was die Kanzlei später liest.
• Leistungsdatum — Lieferdatum, sonst Belegdatum, Belegdatum oder nicht mitgeben. Das Leistungsdatum kann die Umsatzsteuer-Periode beeinflussen; die Wahl gehört der Kanzlei.
• Fälligkeit mitgeben — Schalter: „Zahlungsziel der Rechnung für die offenen Posten der Kanzlei.” Gutschriften bekommen nie eine Fälligkeit.

Speichern

Speichern und Verwerfen stehen unten rechts. Fehlerhafte Eingaben (falsche Kontenlänge, BU mit drei Ziffern, Debitor im Kreditorenbereich) werden am Feld markiert und sperren das Speichern. Eine halb gefüllte Matrix darf gespeichert werden — fehlende Konten sperren nur die Bestätigung.

Arbeiten zwei Administratoren gleichzeitig, meldet Flowkom beim Speichern: „Die Kontierung wurde inzwischen geändert — bitte neu laden und erneut prüfen.” Dein Entwurf bleibt stehen, damit du ihn abgleichen kannst; speichern lässt er sich erst nach Neu laden (Entwurf verwerfen). Dasselbe gilt beim Wechsel des Reiters: Ungespeicherte Änderungen werden vorher abgefragt.

Belegquellen

Eine Belegquelle ist der Ort, an dem ein Beleg entstanden ist: Direktverkauf (alles ohne Verkaufskanal — von Hand erfasste Aufträge, Angebote, Einzelrechnungen) und jede angebundene Shop- oder Marktplatz-Integration. Der Reiter Belegquellen (nur Administrator) beantwortet zwei Fragen: Welche Quellen gehen in den Stapel, und weichen dort Konten ab?

Welche Quellen in den Buchungsstapel gehen und welche Erlöskonten dort abweichen. Ohne Überschreibung gilt das Konto aus der Kontierung.

Die Tabelle hat die Spalten Export, Quelle, Steuerweg, Belege Vormonat, Inland 19 %, Inland 7 %, KOST1 — und, nur im Debitor-Modus „Je Belegquelle”, Debitor.

Der Schalter „Export”

Der Schalter ist das einzige, was eine Quelle aus dem Stapel nimmt. Ist er aus, bleiben ihre Belege draußen — auch künftige. Eine Quelle ohne eigenen Eintrag gilt als eingeschaltet.

Steuerweg und ausgegraute Zeilen

Der Steuerweg zeigt, wie Billkom mit dem Kanal umgeht — derselbe Begriff wie unter Kanäle & Steuerbehandlung:

Stellt der Marktplatz die Rechnung selbst — Otto mit Belegservice, Amazon mit VCS —, nennt der Grund genau das, mit demselben Wortlaut wie die gesperrte Zeile im Billkom-Kanäle-Reiter: „Otto stellt Belege — Billkom erzeugt für diesen Kanal keine Belege.” beziehungsweise „Amazon-Rechnungsservice aktiv — Billkom erzeugt für diesen Kanal keine Belege.” Siehe dazu Amazon Rechnungsupload & VCS und Otto Marktplatz.

Solche Zeilen sind ausgegraut, aber bedienbar. Das ist Absicht: Ein Kanal, der früher Billkom-Rechnungen erzeugt hat und heute auf Marktplatz-Beleg steht, hat noch Altbelege, die in den Stapel gehören. Steht der Schalter an, sagt die Zeile das auch:

Bereits vorhandene Belege dieser Quelle werden weiterhin exportiert — zum Ausschließen den Schalter ausschalten.

Ein Abzeichen teilweise — je Kanal unterschiedlich erscheint, wenn die Kanalregeln einer Integration vom Standard abweichen: Dann erzeugt nur ein Teil ihrer Aufträge Billkom-Belege.

Belege Vormonat

Die Zahl hilft beim Einschätzen, sie steuert nichts: „Belege Vormonat” zählt alle exportierbaren Belege der Quelle, unabhängig von Steuerweg und Schalter. Eine ausgeschaltete Quelle kann dort also eine Zahl zeigen — genau das ist der Hinweis darauf, was gerade nicht exportiert wird.

Abweichende Konten, Debitor, KOST1

• Inland 19 % und Inland 7 % — Erlöskonten, die nur für diese Quelle gelten (etwa 8401 statt 8400, damit die Kanzlei eBay-Erlöse getrennt sieht). Bleibt das Feld leer, gilt das Konto aus der Kontierung. Überschreiben lassen sich nur diese beiden Sätze; alle anderen Steuerfälle gelten für alle Quellen gleich.
• Debitor — nur im Modus „Je Belegquelle” sichtbar und dort an jeder eingeschalteten, exportfähigen Quelle Pflicht („Debitor fehlt”). An einer ausgegrauten, aber eingeschalteten Quelle ist er nur ein Hinweis: „Debitor fehlt — ohne ihn lässt sich die Kontierung nicht bestätigen.”
• KOST1 — Kostenstelle, optional, höchstens 36 Zeichen aus Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Unterstrich und Leerzeichen.

Formatfehler stehen direkt am Feld und zusätzlich über dem Speichern-Knopf („Bitte vor dem Speichern korrigieren:”, je Zeile mit Quellenname und Feld). Die Meldungen sind dieselben wie in der Kontierung: „Sachkonto: genau 4 Stellen”, „Debitor: genau 5 Stellen (Sachkontenlänge + 1)”, „Debitor: Debitorenkonten beginnen mit 1 bis 6 (Kreditoren mit 7 bis 9)”.

Was die Bestätigung der Kanzlei aufhebt

Der Schalter und KOST1 heben die Bestätigung nicht auf. Eine Quelle ein- oder auszuschalten und eine Kostenstelle zu setzen, darf also jederzeit ohne neue Runde mit der Kanzlei geschehen.

Hat inzwischen jemand anderes gespeichert, meldet Flowkom „Die Belegquellen wurden inzwischen geändert — bitte neu laden und erneut prüfen.” Auch hier bleibt der eigene Entwurf zum Abgleichen stehen und lässt sich erst nach Neu laden (Entwurf verwerfen) wieder speichern.

Wenn ein Verkaufskanal gelöscht wird

Wird eine Shop- oder Marktplatz-Integration gelöscht, verlieren ihre Aufträge den Bezug zum Kanal. Was das für den DATEV-Export heißt, hängt davon ab, wie der Schalter Export der Quelle stand. Schon exportierte Belege bleiben in jedem Fall, wo sie sind.

• Die Quelle war eingeschaltet: Ihre Belege, die noch in keinem Stapel stehen, zählen ab dann zum Direktverkauf und gehen mit dem nächsten Stapel hinaus — mit den Konten des Direktverkaufs.
• Die Quelle war ausgeschaltet: Flowkom nimmt ihre offenen Belege vor dem Löschen vom Export aus. Sie stehen danach in der Karte Übersprungen mit dem Grund Verkaufskanal gelöscht und gehen nicht an DATEV — deine Entscheidung „diese Quelle bucht die Kanzlei anders” überlebt das Löschen. Der Eintrag der Quelle verschwindet aus den Belegquellen. Gelingt das Ausnehmen nicht, wird auch nicht gelöscht: „Die DATEV-Belege dieses Kanals konnten nicht vom Export ausgenommen werden. Die Integration wurde NICHT gelöscht — bitte versuche es erneut.”
• Einträge früher gelöschter Integrationen räumt das nächste Speichern im Reiter weg. Der Reiter sagt es vorher: „2 Einträge gelöschter Integrationen werden beim Speichern entfernt.” Trug ein solcher Eintrag ein abweichendes Konto oder einen Debitor, hebt das Speichern die Bestätigung der Kontierung auf — auch das steht vorher da.

Der Halt für ältere Fälle

Wurde ein Kanal mit ausgeschalteter Quelle gelöscht, bevor Flowkom die Belege dabei ausnehmen konnte (mit einem älteren Stand der Anwendung), liegen dessen offene Belege ungeschützt im Direktverkauf. Dann erzeugt Flowkom weder von Hand noch nach Zeitplan einen Stapel und meldet:

Eine ausgeschaltete Belegquelle wurde gelöscht. Ihre noch nicht exportierten Belege zählen jetzt zum Direktverkauf und würden mit exportiert. Prüfe das mit deiner Kanzlei und bestätige es im Reiter Belegquellen durch Speichern.

Von der Kanzlei bestätigt

Die Kontierung wird nicht von Flowkom freigegeben, sondern von der Kanzlei. Die Karte Bestätigung durch die Kanzlei steht oben im Reiter Kontierung und trägt eines von drei Kennzeichen:

Der Ablauf

1. Als PDF an die Kanzlei lädt die Kontierung als PDF herunter. Bei ungespeicherten Änderungen ist der Knopf gesperrt: „Erst speichern — PDF und Bestätigung gelten für den gespeicherten Stand.”
2. Du schickst das PDF an die Kanzlei (Flowkom verschickt nichts).
3. Kommt die Rückmeldung, setzt ein Administrator den Knopf Von der Kanzlei bestätigt.

Gibt es offene Befunde — etwa einen fehlenden Sammeldebitor —, listet die Karte sie unter Vor der Bestätigung zu klären und der Knopf bleibt gesperrt.

Hat inzwischen jemand anderes an der Kontierung gespeichert, wird die Bestätigung abgelehnt: „Die Kontierung wurde inzwischen geändert — bitte neu laden und erneut prüfen.” Flowkom zeigt dann den neuen Stand. Bestätigt wird immer nur, was tatsächlich gespeichert ist und was auf dem PDF stand — nie etwas, das niemand gesehen hat.

Was die Bestätigung aufhebt

Jede spätere Änderung an

• Konto oder BU einer Matrix-Zeile,
• Debitor (Modus oder Konto),
• Festschreibung,
• Leistungsdatum,
• Fälligkeit mitgeben,
• Belegfeld 2,
• Kontenrahmen, Sachkontenlänge oder Wirtschaftsjahr-Beginn im Mandat (der Beginn bestimmt, in welche Datei ein Beleg fällt),
• Erlöskonto oder Debitor einer Belegquelle

lässt die Bestätigung verfallen. Bis zur erneuten Bestätigung entsteht kein Stapel. Dieselbe Aufzählung steht auf der Karte und im PDF, damit die Kanzlei sie schwarz auf weiß hat.

Dasselbe Konto noch einmal einzutippen hebt nichts auf — verglichen wird der Inhalt, nicht der Bearbeitungsvorgang.

Das PDF für die Kanzlei

Das PDF zeigt Mandat, Erlöskonten-Matrix, Belegquellen mit abweichenden Konten, Debitor, Belegfelder, Festschreibung, Leistungsdatum, Fälligkeit und den Stand der Bestätigung. Es enthält keine Kundendaten — der Buchungstext steht als Vorlage mit Platzhaltern, nicht am echten Beleg.

Zwei Dinge lohnen den Blick:

• Das Sternchen *. Angaben mit * sind nicht Teil der Bestätigung: Sie lassen sich ändern, ohne dass die Bestätigung verfällt. Das betrifft Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr-Beginn, Bezeichnung im Stapel, die Buchungstext-Vorlage, den Stichtag sowie KOST1 und den Schalter einer Belegquelle. Die Legende am Ende des PDFs sagt es noch einmal. So weiß die Kanzlei, worauf sich ihr „geprüft” bezieht.
• Die Prüfsumme (SHA-256) am Fuß des Dokuments. Sie ist der Fingerabdruck genau dieses Stands. Ändert danach jemand etwas Kontierungsrelevantes, passt sie nicht mehr — und genau darauf beruht das Kennzeichen „Geändert seit der Bestätigung”.

Stapel erzeugen

Stapel jetzt erzeugen steht im Kopf der Karte Stapel-Archiv. Der Dialog arbeitet in zwei Schritten: erst Vorschau, dann schreiben.

Belege bis

Das Feld Belege bis ist mit dem Vormonatsende vorbelegt. Es darf nicht in der Zukunft liegen („Belege bis” darf nicht in der Zukunft liegen.) und nicht vor dem Stichtag („Belege bis” liegt vor dem Stichtag — es gäbe nichts zu exportieren.).

Ausgewählt wird alles, was

• eine finalisierte Rechnung oder Gutschrift ist (auch teilbezahlt, bezahlt oder überfällig — nie Entwürfe, nie stornierte Belege),
• ein Belegdatum ab dem Stichtag und bis zum gewählten Datum hat,
• aus einer eingeschalteten Belegquelle kommt,
• und in noch keinem Stapel steht.

Vorschau laden

Die Vorschau schreibt nichts. Sie zeigt:

• „n von m Belegen” gehen in den Stapel, dazu die Zahl der übersprungenen
• je Datei einen Kasten mit Wirtschaftsjahr, Zeitraum, Belegen, Zeilen sowie Soll und Haben
• Hinweise je Datei, etwa Nachlass übersteigt Ware (Satz 19 %) oder Belegfeld 1 doppelt im Stapel: RE-2026-1312. Hinweise sind keine Ausschlüsse — die Belege gehen trotzdem hinaus, aber jemand sollte hinsehen.
• Ohne Konto in der Kontierung: die Matrix-Zeilen, die gerade fehlen
• die Liste der übersprungenen Belege mit Grund (gedeckelt; die Gesamtzahl steht daneben)

Zwei Wirtschaftsjahre ergeben zwei Dateien. Die Datei zum älteren Jahrgang trägt die Kennzeichnung Nachtrag.

Ändert man das Datum, verfällt die Vorschau — Erzeugen ist nur frei, solange die gezeigten Zahlen zum gewählten Datum gehören.

Der Lauf

Erzeugen startet den Lauf im Hintergrund. Der Dialog bleibt offen, bis das Ergebnis da ist („Der Stapel wird erzeugt — das Fenster schließt sich, sobald der Lauf fertig ist.”), und meldet danach, wie viele Belege in wie vielen Dateien stehen.

• Nichts zu exportieren — steht bis zum gewählten Datum kein offener Beleg an, entsteht kein leerer Stapel: „Nichts zu exportieren — es wurde kein Stapel erzeugt.”
• Nur ein Lauf gleichzeitig. Ein zweiter Klick startet nichts Neues: „Es läuft bereits ein Stapel-Lauf.”
• Jeder exportierte Beleg wird vermerkt und kommt nie ein zweites Mal in einen Stapel — auch nicht nach Trennen und erneutem Verbinden.
• Ein Stapel wird nie zurückgenommen. Eine Korrektur läuft immer über eine Gutschrift, die im nächsten Stapel mitkommt.
• Höchstens 20.000 Belege je Stapel.

Ist ein Cloud-Ordner eingerichtet, nennt die Abschlussmeldung ihn mit: „Stapel erzeugt: 143 Belege in 1 Datei · 1 in der Cloud abgelegt.” — im Fehlerfall endet sie mit „· Ablage fehlgeschlagen — siehe Archiv.”

Zeitplan und Ablage

Der Reiter Zeitplan (nur Administrator) hat vier Karten: Zeitplan, Stichtag (dieselbe wie im Reiter Stapel), Ablage und Nächster Lauf. Jede Karte speichert für sich — es gibt kein gemeinsames „Speichern” über alle drei.

Nur von Hand oder monatlich

Im Monatslauf erzeugt Flowkom den Stapel am gewählten Tag früh um 06:00 Uhr selbst — aus allen Belegen ab dem Stichtag, die noch in keinem Stapel stehen.

• Nur von Hand — Stapel entstehen ausschließlich über Stapel jetzt erzeugen.
• Monatlich automatisch — dazu ein Tag im Monat: „Wählbar sind die Tage 1 bis 28 — so gibt es auch im Februar einen Lauf. Fällt der Lauf aus, holt ihn der nächste Morgen nach.”
• Ohne Stichtag lässt sich der Monatslauf nicht einschalten: „Für den Monatslauf braucht es einen Stichtag — bitte zuerst den Stichtag in der Karte darunter setzen.”
• Gespeichert wird mit Zeitplan speichern, daneben steht Zeitplan verwerfen.

Was der Monatslauf tut

Ab dem gewählten Tag prüft Flowkom jeden Morgen um 06:00 Uhr (Berliner Zeit), ob für den Vormonat schon ein Stapel aus dem Zeitplan vorliegt. Fehlt er, wird er erzeugt — mit „Belege bis” = letzter Tag des Vormonats und allem, was seit dem Stichtag noch in keinem Stapel steht. Liegengebliebenes aus früheren Monaten kommt dadurch automatisch mit.

• Ausgefallene Läufe holt der nächste Morgen nach — war der Worker am Lauftag aus, läuft es am Folgetag.
• Es entsteht nie ein zweiter Stapel für denselben Monat: Steht er schon, passiert nichts. Wer am selben Tag von Hand erzeugt, nimmt dem Lauf die Arbeit ab — er findet dann nichts mehr und schreibt auch nichts.
• Ist noch nichts zu tun (kein Beleg offen), bleibt es still: kein leerer Stapel, keine Meldung.
• Ist DATEV getrennt, läuft gar nichts — auch nicht rückwirkend. Der Zeitplan bleibt gespeichert und greift wieder, sobald die Integration verbunden ist; der nächste Lauf nimmt dann alles mit, was seit dem Stichtag offen ist.

Wovon Flowkom dich unterrichtet

Jede dieser Meldungen endet mit „Flowkom versucht es täglich um 06:00 Uhr erneut.” — und kommt einmal je Monat und Grund, nicht jeden Morgen erneut. Ändert sich im Folgemonat nichts, erinnert sie genau einmal wieder.

Vorschau „Nächster Lauf”

Die Karte sagt, was der Lauf voraussichtlich mitnimmt:

Voraussichtlich nächster Lauf: 05.10.2026, 06:00 Uhr · Zeitraum bis 30.09.2026 · bisher 143 Belege (Stand heute)

• Steht der Zeitplan auf manuell: „Kein automatischer Lauf — der Zeitplan steht auf ‚Nur von Hand’.”
• Während die Zahl geholt wird: „Die Belegzahl wird ermittelt …”
• Läuft gerade ein Lauf: „Für 09/2026 läuft gerade ein Zeitplan-Lauf.”
• Fehlt etwas (Stichtag, Bestätigung), steht statt der Zahl der Grund — derselbe Text, der auch den Knopf Stapel jetzt erzeugen sperrt.
• Ist der Zeitplan geändert, aber nicht gespeichert: „Der geänderte Zeitplan ist noch nicht gespeichert — hier steht der gespeicherte Stand.”

Darunter steht immer derselbe Nachsatz:

Vorschau, keine Zusage: der Lauf prüft am Morgen selbst noch einmal, ob für den Zeitraum schon ein Stapel besteht.

Das ist wörtlich gemeint: Die Belegzahl ist der Stand von heute und wächst mit jedem neuen Beleg, und ob der Lauf tatsächlich etwas tut, entscheidet er erst am Morgen.

Ablage: Archiv und optional ein Cloud-Ordner

Archiv in Flowkom — jeder Stapel bleibt im Reiter „Stapel” abrufbar, jeder Abruf wird protokolliert.

Das Archiv lässt sich nicht abschalten. Zusätzlich kann Flowkom jede fertige Datei in einen Ordner deines Cloud-Speichers legen — der übliche Weg, wenn die Kanzlei die Datei lieber abholt, als sie per Mail zu bekommen.

• Der Schalter Zusätzlich im Cloud-Speicher ablegen erscheint nur, wenn eine Cloud-Verbindung besteht. Sonst steht dort: „Es besteht keine Verbindung zu einem Cloud-Speicher.” mit dem Link Cloud-Speicher verbinden — wie das geht, steht unter Cloud-Speicher und OneDrive einrichten.
• Gibt es mehrere Verbindungen, wählst du unter Verbindung die richtige (sie steht als „OneDrive · Konto-E-Mail” in der Liste).
• Ordner wählen öffnet den Ordnerwähler; danach steht der Pfad daneben, vorher „Noch kein Ordner gewählt.” Ohne Ordner lässt sich nicht speichern: „Bitte einen Ordner wählen.”
• Ist die gespeicherte Verbindung verschwunden, warnt die Karte: „Die gespeicherte Verbindung besteht nicht mehr — bitte neu wählen.”
• Gespeichert wird mit Ablage speichern, daneben steht Ablage verwerfen.

Archiv und Download

Die Tabelle Stapel-Archiv listet die jüngsten 25 Läufe: Periode, Datei, Belege, Soll, Haben, Status, Cloud. Der Knopf Archiv neu laden holt den aktuellen Stand — läuft gerade ein Stapel eines anderen Benutzers, erscheint er erst danach.

Dateinamen

Herunterladen

Herunterladen erzeugt einen Link, der eine Stunde gültig ist, und protokolliert den Abruf. In der Zeile steht danach Geholt · 06.09.2026 · Sachbearbeitung — vorher Noch nicht geholt. Das Protokoll hält fest, wer die Datei geholt hat und wann; für die Weitergabe an die Kanzlei ist es der Nachweis, dass sie herausgegangen ist.

Status

Bei Fehlgeschlagen und Abgebrochen gibt es keinen Download. Die betroffenen Belege bleiben offen und kommen beim nächsten Lauf wieder mit — es geht nichts verloren und nichts doppelt hinaus.

Spalte „Cloud”

Ist ein Cloud-Ordner eingerichtet, zeigt die Spalte je Stapel, ob die Datei dort liegt:

Es gibt genau drei Gründe für ein Fehlschlagen:

Klappt es, meldet Flowkom „Der Stapel liegt im Cloud-Speicher.” Ruhig quittiert werden drei erwartbare Fälle: „Der Stapel liegt bereits im Cloud-Speicher.”, „Der Stapel ist nicht bereit.” und „Es ist kein Cloud-Ordner eingerichtet …” — den Ordner wählst du im Reiter Zeitplan in der Karte Ablage.

Die Sachbearbeitung sieht die Spalte, aber keine Knöpfe; ein bereits abgelegter Stapel bekommt keinen zweiten Versuch.

Übersprungene Belege

Die Karte Übersprungen im Reiter Stapel listet Belege, die in keinem Stapel stehen: „Sie werden beim nächsten Lauf neu geprüft, sobald der Grund behoben ist — Belege mit nicht exportierbarem Steuerfall, Nullbelege und Belege eines gelöschten Verkaufskanals mit ausgeschalteter Belegquelle bleiben dauerhaft hier stehen; Gutschriften zu Rechnungen vor dem Stichtag so lange, wie du sie nicht exportieren lässt.” Gelistet wird nur, was überhaupt noch in einen Lauf käme — ein danach stornierter Beleg verschwindet aus der Liste. Ein Zusatz (endgültig) heißt: Dieser Beleg wird nicht mehr geprüft.

Belegnummern, die fast passen, werden übrigens nur bereinigt, nicht abgelehnt: Unzulässige Zeichen fallen weg, die Originalnummer geht als Zusatzinformation mit, und am Beleg steht ein Vermerk „Belegnummer bereinigt”.

Nach dem Export storniert

Billkom hebt eine stornierte Gutschrift nur auf (Status Storniert), ohne Gegenbeleg. Stand sie schon in einem Stapel, bleibt sie in DATEV gebucht. Der Reiter Stapel zeigt solche Fälle in der Karte Nach dem Export storniert (nur wenn es welche gibt; Spalten Beleg, Datum, Brutto, Stapel):

Diese Gutschriften stehen in einem Stapel und wurden danach storniert. In DATEV bitte von Hand ausbuchen.

Eine automatische Umkehrbuchung gibt es bewusst nicht. Eine stornierte Rechnung braucht das nicht: Ihr Storno geht als eigener Beleg in den nächsten Stapel.

Der DATEV-Vermerk in der Belegzentrale

In der Belegzentrale trägt jeder Beleg neben seiner Nummer seinen DATEV-Stand — sichtbar ab der Rolle Sachbearbeitung und nur, wenn eine DATEV-Integration aktiv ist.

Ein Beleg, der einfach noch auf seinen Stapel wartet, trägt kein Kennzeichen — sonst hinge an jeder Zeile eines.

Import in DATEV

Die Datei ist ein DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF als CSV — das Format, das DATEV für die Stapelverarbeitung beziehungsweise den Buchungsstapel-Import in Kanzlei-Rechnungswesen vorsieht. Sie wird von der Kanzlei importiert, nicht von dir. Eine Seite zum Weitergeben an die Kanzlei — was sie bekommt, was sie freigibt, was vorher zu klären ist — steht unter Für die Kanzlei.

Was Flowkom dabei übernimmt:

• Kopfzeile mit Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr-Beginn, Sachkontenlänge, Zeitraum und deiner Bezeichnung
• Zeichensatz, Trennzeichen, Zahlen- und Datumsformat nach der DATEV-Formatbeschreibung — Umlaute inbegriffen
• je Beleg und Steuersatz eine Buchungszeile: Bruttoumsatz, Soll bei Rechnungen und Haben bei Gutschriften, Debitor, Erlöskonto aus der Matrix, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 (Belegnummer) und Belegfeld 2, Buchungstext, Auftragsnummer, Leistungsdatum, Fälligkeit, bei innergemeinschaftlicher Lieferung EU-Land und USt-IdNr.
• Zusatzinformationen zu Kanal, Kundennummer und Lieferdatum, damit die Kanzlei in DATEV danach filtern kann; bei Gutschriften und Stornos zusätzlich der Bezugsbeleg
• Festschreibung, wenn der Schalter in der Kontierung an ist

Beim Probestapel lohnt sich die Rückfrage, ob Umlaute, Zusatzinformationen, Belegfeld 1, Leistungsdatum und Fälligkeit so ankommen, wie die Kanzlei sie braucht. Muss danach etwas geändert werden, passt du die Kontierung an — der alte Stapel bleibt als Historie stehen, und der nächste enthält nur neue Belege.

Rollen

Die Lagerrolle hat keinen Zugriff auf das Modul. Die Lese-Sichten sind bewusst schmal gehalten: Sie zeigen Belegnummer, Kunde, Datum, Bruttobetrag, Steuerfall und Grund — keine Einkaufspreise, Margen oder Auftragsdetails.

Häufige Fragen

Ein Beleg fehlt im Stapel — woran liegt das? Fünf Möglichkeiten, in dieser Reihenfolge zu prüfen: Sein Belegdatum liegt vor dem Stichtag; er ist nicht finalisiert (Entwurf oder storniert); seine Belegquelle ist ausgeschaltet; er steht bereits in einem früheren Stapel; oder er steht unter Übersprungen — dort steht der Grund. Der Vermerk in der Belegzentrale sagt es am schnellsten. Achtung: Belege einer ausgeschalteten Quelle tauchen nicht unter „Übersprungen” auf — sie werden gar nicht erst ausgewählt.

Warum ist die Otto-Zeile in den Belegquellen ausgegraut? Weil Otto als Marktplatz die Rechnungen selbst stellt und Billkom für diesen Kanal deshalb keine Belege erzeugt (dasselbe gilt für Amazon mit VCS). Neue Belege entstehen dort also nicht. Die Zeile bleibt trotzdem bedienbar: Hat der Kanal früher Billkom-Rechnungen erzeugt, gehören diese Altbelege weiter in den Stapel. Erst der ausgeschaltete Schalter nimmt sie heraus.

Warum kam am 5. kein Stapel? Der Reihe nach: Steht der Zeitplan überhaupt auf Monatlich automatisch und auf dem richtigen Tag? Gab es eine Benachrichtigung — „Kontierung nicht bestätigt”, „kein Stapel erzeugt”, „alle Belege übersprungen” oder „Monatsstapel fehlgeschlagen”? Steht für den Vormonat vielleicht schon ein Stapel im Archiv (dann war nichts zu tun)? Und war überhaupt etwas offen — ohne exportierbaren Beleg bleibt der Lauf still. Fiel der Worker aus, holt der nächste Morgen nach; es lohnt also, erst am Folgetag nachzusehen.

Die Datei liegt im Archiv, aber nicht im Cloud-Ordner. Dann steht in der Spalte Cloud der Grund — abgelaufene Verbindung, fehlender Ordner oder eine vorübergehende Störung. Der Stapel selbst ist davon nie betroffen: Er bleibt fertig und herunterladbar. Nach dem Beheben legt Erneut ablegen die Datei nach.

Wir haben in den Belegquellen ein Konto geändert — warum ist die Bestätigung weg? Abweichende Erlöskonten und Debitoren je Quelle bestimmen die Datei und stehen deshalb in der Bestätigung. Schalter und KOST1 dagegen nicht — die lassen sich jederzeit ändern, ohne dass die Kanzlei erneut prüfen muss.

Kann ich einen Stapel zurücknehmen oder löschen? Nein. Ein Stapel bleibt als Historie stehen, und jeder Beleg darin geht nie ein zweites Mal hinaus. Korrigiert wird über eine Gutschrift, die im nächsten Stapel mitkommt. Soll die Kanzlei einen Probestapel wirklich noch einmal bekommen, muss sie den ersten verwerfen — die Vermerke an den Belegen kann nur der Betreiber entfernen.

Wir haben eine Rechnung storniert, nachdem sie im Stapel war — was passiert? Die Rechnung bleibt im alten Stapel. Die Stornogutschrift kommt als Haben-Zeile in den nächsten Stapel; in der Zeile steht der Bezugsbeleg, damit die Kanzlei beides zusammenbringt.

Wir haben storniert, bevor exportiert wurde. Dann geht keines von beiden hinaus: Rechnung und Stornogutschrift stehen endgültig unter Übersprungen mit dem Grund Bezugsrechnung nicht exportiert. Es gibt nichts auszugleichen, was nie gebucht wurde.

Die Rechnung liegt vor dem Stichtag, die Gutschrift danach. Die Gutschrift wird exportiert, die Rechnung nicht — die hat die Kanzlei von Hand gebucht. Die Zeile nennt den Bezugsbeleg. Ein automatisches Storno dagegen trägt das Belegdatum der Rechnung und bleibt damit außen vor; wie solche Fälle gebucht werden, klärst du mit der Kanzlei.

Warum steht plötzlich „Geändert seit der Bestätigung”? Es wurde etwas geändert, das die Datei bestimmt — ein Konto, ein BU-Schlüssel, der Debitor, die Festschreibung, das Leistungsdatum, die Fälligkeit, Belegfeld 2, der Kontenrahmen oder die Sachkontenlänge. Bis zur erneuten Bestätigung entsteht kein Stapel: neues PDF an die Kanzlei, Rückmeldung abwarten, Knopf setzen.

Wir haben die Sachkontenlänge im Mandat geändert. Dann passt keine Kontonummer mehr, die die alte Länge hatte. Die Kontierung meldet jede betroffene Zeile, und die Bestätigung ist verfallen. Konten korrigieren, speichern, erneut bestätigen lassen.

Ein Beleg hat mehrere Steuersätze — wie sieht das aus? Als mehrere Zeilen mit derselben Belegnummer und demselben Debitor, je eine pro Steuersatz. Übersteigt ein Nachlass die Ware in einem Satz, dreht Flowkom Soll und Haben für diese Zeile und weist in der Vorschau darauf hin.

Warum entstehen zwei Dateien in einem Lauf? Weil Belege aus zwei Wirtschaftsjahren dabei sind. Jede Datei gehört zu genau einem Wirtschaftsjahr; die zum älteren Jahrgang trägt die Kennzeichnung Nachtrag und ihr Jahr im Dateinamen. Ein Lauf, zwei Zeilen im Archiv, zwei Dateien für die Kanzlei.