Akte & Vermerke
Wofür? Die Akte beantwortet die Frage „Was ist mit diesem Ding eigentlich passiert?” — an einem Artikel, einem Auftrag, einem Kunden, einem Lieferanten oder einer Lieferantenbestellung. Sie füllt sich von selbst, wenn Aufgaben erledigt werden, und lässt sich mit Vermerken ergänzen.
Der Reiter heißt 📂 Akte und sitzt auf der Detailseite des jeweiligen Objekts. Beim Artikel erscheint er erst im Bearbeiten-Modus, nicht beim Neuanlegen, und trägt zwei Unter-Reiter: Aktivität und Checklisten.
Was in der Akte steht
Ganz oben eine rote Karte Offene Aufgaben (n) — je Zeile BF-Nummer, Titel, Fälligkeits-Badge, Zuständige und die Möglichkeit zu Entkoppeln. Steht dort Keine offenen Aufgaben, ist alles abgearbeitet.
Darunter der Verlauf, nach Monaten gruppiert und chronologisch absteigend:
| Eintrag | Herkunft |
|---|---|
| Erledigte Aufgaben | mit ihrem Abschluss-Vermerk |
| 📣 Aktionen | beendete Aktionen mit ihrer Zielerreichung — nur Aufgaben mit dem Kennzeichen Als Aktion führen |
| ✏️ Vermerke | von Hand geschrieben, ohne Ticket |
| 📄 Alt-Notizen | Badge Notiz (übernommen) — siehe unten |
| System-Einträge | Badge System — siehe unten |
Läuft gerade eine Vorlage auf diesem Objekt, steht über der Timeline eine Fortschritts-Karte: Vorlagenname, 2/8 erledigt und ein Balken.
Je Quelle werden die neuesten 100 Einträge geladen. Ist mehr da, weist Flowkom mit „Gekürzt” darauf hin.
Schnell-Vermerk schreiben
Manches muss dokumentiert werden, ohne dass es dafür eine Aufgabe braucht. Dafür gibt es oben in der Akte das Feld ✏️ Schnell-Vermerk — dokumentieren ohne Ticket… (bis 4.000 Zeichen) und den Button Vermerk speichern.
Beispiel: Am Artikel — „Preis auf 12,99 gesenkt, weil der Wettbewerber seit KW 31 bei 13,49 steht.” Drei Monate später weiß jeder, warum.
Noch schneller geht es mit v Text in der Befehlspalette: Der Vermerk landet an dem Objekt, dessen Seite gerade offen ist.
Rückdatieren
Das Feld Wann war das? setzt das Datum des Eintrags. Standard ist heute, die Zukunft ist gesperrt — nach hinten gibt es keine Grenze. Rückdatierte Einträge zeigen in der Timeline den Zusatz nachgetragen am …, damit später niemand über die Reihenfolge stolpert.
Das ist der Weg, um Vorgänge nachzupflegen, die vor Flowkom passiert sind oder erst später auffielen.
Ziel wählen
Über Ziel des Vermerks kannst du den Vermerk statt an das Objekt auch an einen Bereich hängen — dort taucht er in der Ansicht Aktivität auf. Praktisch für Notizen, die keinen Artikel betreffen, sondern das Team („Ab September neuer Ansprechpartner bei DHL”).
Neben dem Vermerk-Feld liegen außerdem Neue Aufgabe, Aufgabe verknüpfen und Vorlage anwenden.
Filtern
Chips über der Timeline: Alles, und bei aktivem Aufgaben-Modul zusätzlich Aufgaben, Aktionen, Vermerke. Der Chip Notizen erscheint bei Artikel, Auftrag, Kunde und Lieferantenbestellung — beim Lieferanten nicht.
Davon unabhängig steht bei Auftrag, Kunde und Lieferantenbestellung der Umschalter System · an / aus. Flowkom merkt sich deine Wahl je Objekttyp. Standard: an bei Auftrag und Lieferantenbestellung, aus beim Kunden.
System-Einträge
Wo Flowkom ohnehin protokolliert, fließt das in die Akte:
| Objekt | Beispiele |
|---|---|
| Auftrag | „Auftrag importiert via Shopify”, „Status geändert: …”, „Etikett erstellt”, „Retourenlabel erstellt (DHL)”, „Rechnung … erstellt”, Zahlungsstatus, Tag- und Positions-Änderungen |
| Kunde | „Kunde angelegt (via Amazon)”, „Kunde deaktiviert”, „Kunde gesperrt: …”, „Kundensperre aufgehoben” |
| Lieferantenbestellung | „Status: Genehmigt → Bestellt”, „Zahlungsstatus: Offen → Bezahlt” |
Artikel und Lieferant haben keine System-Quelle. Dort stehen ausschließlich Aufgaben, Aktionen, Vermerke und Alt-Notizen. Preis-Pushes oder Listing-Ereignisse landen also nicht automatisch in der Artikel-Akte.
Alt-Notizen
Die früheren Notizfelder an Artikel, Auftrag, Kunde und Bestellung sind nicht migriert worden — die Akte liest sie mit. Sie erscheinen als 📄-Einträge mit dem Badge Notiz (übernommen), samt Autor und Datum. Stammen sie aus einem Import, trägt der Eintrag ein Herkunfts-Label wie Shopify-Import oder Amazon-Import.
Alt-Notizen lassen sich nicht bearbeiten oder löschen. Das ist Absicht: Sie sind Bestand. Neue Vermerke sind dagegen löschbar. Wer weiterhin in die alten Notizfelder schreibt, sieht das Geschriebene als Notiz (übernommen) in der Akte auftauchen.
Ohne Aufgaben-Modul
Ist der Aufgaben-Hub abgeschaltet, bleibt die Akte in reduzierter Form: System-Verlauf und Alt-Notizen sind sichtbar, das Vermerk-Feld und die Aufgaben-Karte fehlen. Beim Lieferanten erscheint der Reiter dann gar nicht.
Häufige Fragen
Ein Vermerk steht an der falschen Stelle. Neue Vermerke lassen sich löschen und neu schreiben. Übernommene Alt-Notizen nicht.
Warum sehe ich beim Kunden zwei Verläufe? Der Reiter 🕘 Verlauf beim Kunden bleibt bestehen, weil dort die Auftragsliste hängt. Inhaltlich überschneidet er sich teilweise mit der Akte.
Kann ich die Akte exportieren? Nicht direkt. Über den Daten-Hub kommst du an die zugrunde liegenden Tabellen.
Die Akte sagt „derzeit nicht ladbar”. Das betrifft immer nur eine Quelle (etwa den System-Verlauf) — der Rest der Akte bleibt nutzbar. Lade die Seite neu; hält es an, wende dich an deinen Administrator.