Benachrichtigungen

Flowkom meldet sich, wenn etwas jemanden braucht: Ein Marktplatz wartet auf eine Sendungsnummer, eine Anmeldung läuft ab, im Lager fehlt Nachschub, eine Rechnung hängt. Alle diese Meldungen landen an einer Stelle — im Posteingang hinter der Glocke.

Jede Meldung beantwortet drei Fragen: Bis wann? Was ist passiert? Was ist zu tun? Dazu zeigt sie, ob sich schon jemand kümmert.

Woher die Meldungen kommen

Wiederholt sich dieselbe Ursache, entsteht keine zweite Meldung. Die vorhandene bleibt stehen — eine einzelne Meldung kann also ein Dauerproblem sein.

Die Glocke

Die Glocke steht rechts oben in der Kopfzeile.

• Die rote Zahl zählt die Meldungen, die jemanden brauchen und um die sich noch niemand kümmert — plus die ungelesenen Meldungen, die an dich persönlich gehen. Ab 100 steht dort „99+”.
• Meldungen „Zur Kenntnis” färben die Glocke nie.
• Übernimmt jemand eine Meldung mit Ich kümmere mich, zählt sie bei niemandem mehr.

Ein Klick auf die Glocke schiebt den Posteingang von rechts herein. Die Seite darunter bleibt stehen. Esc oder das Kreuz schließt ihn wieder, und der Fokus springt zurück zur Glocke.

Als Seite öffnen (oben im Posteingang) zeigt dieselbe Ansicht als eigene Seite unter /dashboard/notifications. Das lohnt sich auf einem großen Bildschirm oder für einen Link, den du weitergibst. Auf dieser Seite zeigt die Glocke nur die Zahl.

Der Posteingang frischt sich jede Minute auf, außerdem beim Öffnen und wenn du ins Browserfenster zurückkehrst. Deine eigenen Handlungen siehst du sofort.

Die vier Reiter

• Neben jedem offenen Reiter steht die Zahl seiner Meldungen.
• Eine Meldung steht nie in zwei Reitern gleichzeitig.
• Gelesen gilt je Person. Wählst du eine Meldung aus, gilt sie für dich als gelesen. Sie bleibt trotzdem stehen, bis du den Reiter wechselst.
• Alle als gelesen markiert in Für mich und Zur Kenntnis alles auf einmal.
• Erledigt und „Ich kümmere mich” gelten für alle. Was jemand erledigt, ist für das ganze Team erledigt.
• Im Reiter Erledigt lädt Weitere laden ältere Einträge nach.

Reihenfolge: Die nächste Frist steht oben, Meldungen ohne Frist kommen zuletzt. Bei gleicher Frist entscheidet die Dringlichkeit, danach das Alter.

Die Lagezeile

Im Reiter Zu erledigen steht über der Liste ein Satz zur Lage, zum Beispiel: „12 zu erledigen · alles andere läuft — 6 Verbindungen aktiv, Bestände vor 1 Min abgeglichen”.

In allen offenen Reitern stehen darunter Alle und ein Filterknopf je Verbindung, die offene Meldungen hat — also je Shop- oder Marktplatzkonto:

• Der Punkt zeigt die dringendste Meldung dieser Verbindung, die Zahl die offenen Meldungen.
• Ein Klick filtert die Liste auf diese Verbindung. Ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf.
• Verbindungen ohne offene Meldungen nennt ein eigener Satz, etwa „Shopify, Otto laufen”. Er nennt nur Verkaufskanäle, keine Versanddienste.
• Beim Wechsel in den Reiter Erledigt fällt der Verbindungsfilter weg.

Eine Meldung

In der Liste zeigt jede Zeile den Titel, die Frist, den Bereich (etwa Versand, Aufträge, Lager) und die Verbindung. Der farbige Punkt vor dem Titel steht für die Dringlichkeit: Kritisch, Wichtig oder Hinweis.

Wählst du eine Zeile, erscheint rechts die Meldung:

• Frist — groß ganz oben: „heute”, „morgen”, „noch 3 Tage”, „seit 2 Tagen überfällig” oder „ohne Frist”. Darunter steht der genaue Zeitpunkt.
• Was ist passiert — die Ursache in einem Satz.
• Was tun — der nächste Schritt.
• Wer sich kümmert — „Du kümmerst dich”, ein Name mit „kümmert sich” oder „niemand kümmert sich”.

Die Frist ergibt sich aus der Sache selbst. Ein paar Beispiele:

• Amazon-Anmeldung: das Ablaufdatum der Freigabe.
• Versand ohne Sendungsnummer: drei Werktage ab der ersten Meldung.
• Datenschutzanfrage aus Shopify: 30 Tage ab Eingang.

Unten steht die Haupthandlung, der blaue Knopf. Er führt direkt an die Stelle, an der du das Problem löst — zum Auftrag, zur Integration, zur Nachfüllung.

Bündel: viele gleiche Meldungen in einer Zeile

Gleichartige Meldungen derselben Verbindung fasst Flowkom zu einem Bündel zusammen. 300 eBay-Aufträge ohne Sendungsnummer sind dann eine Zeile — „300 eBay-Aufträge ohne Sendungsnummer” — statt 300.

• Die Frist des Bündels ist die früheste seiner Aufträge.
• Die Tabelle Betroffene Aufträge listet jeden Auftrag mit Frist und „seit”. Jede Zeile führt zum Auftrag. Alle N anzeigen klappt die ganze Liste auf.
• Die Haupthandlung heißt hier Auftragsliste öffnen. Sie öffnet die Kundenaufträge mit dem Filter „Ohne Sendungsnummer”.
• Ich kümmere mich, Erledigt und Als Aufgabe übernehmen wirken auf alle Aufträge des Bündels.
• Ist ein einzelner Auftrag gelöst, schrumpft das Bündel von selbst.

Handlungen

Kümmert sich schon jemand anderes, bleibt dir nur Erledigt. Übernehmen zwei gleichzeitig, gewinnt der Erste. Der Zweite sieht sofort dessen Namen.

Eine Übernahme gilt höchstens 14 Tage und nur, solange die Person Mitglied des Workspace ist. Danach zählt die Meldung wieder, und jeder kann sie neu übernehmen.

Erledigt heißt nicht behoben. Klickst du Erledigt, obwohl die Ursache noch besteht, meldet Flowkom sie beim nächsten Fehlschlag erneut. Meist ist es besser, die Ursache über die Haupthandlung zu beheben — dann schließt sich die Meldung von selbst.

Tastatur

Die Kürzel wirken, sobald der Fokus im Posteingang liegt — nie beim Tippen in ein Eingabefeld.

• Auf Knöpfen und Verweisen schweigen die Kürzel. Ausnahme ist die gewählte Zeile selbst: Dort wirken ↑, ↓, M, A und E.
• Nach Ich kümmere mich oder Freigeben springt der Fokus auf die Zeile zurück. Du kannst also sofort mit ↓ weitermachen.
• Am Desktop steht die Übersicht der Kürzel am unteren Rand des Posteingangs. A nennt sie nur, wenn eine Meldung in der Liste den Knopf Als Aufgabe übernehmen anbietet.

Als Aufgabe übernehmen

Manche Meldungen brauchen mehr als einen Klick — etwa eine Anbindung, die jemand neu einrichten muss, oder eine Rückfrage beim Marktplatz. Dafür gibt es in Zu erledigen den Knopf Als Aufgabe übernehmen (Taste A). Er steht zwischen Ich kümmere mich und Erledigt; auf dem Handy und in der schmalen Form liegt er im Menü …. Er erscheint, wenn in eurem Arbeitsbereich Brainflow-Aufgaben eingeschaltet sind.

Der Dialog

Der Dialog ist vorbelegt. Meist genügt ein Klick auf Aufgabe anlegen.

• Hat der gewählte Bereich Pflichtfelder, fragt der Dialog sie ab. Was noch fehlt, steht neben dem Knopf („Noch auszufüllen: …”).
• Enter legt die Aufgabe an, Esc schließt nur den Dialog. Danach steht der Fokus wieder auf der Meldung.
• Legt der Bereich eine Checkliste vor, bekommt die Aufgabe sie wie jede andere neue Aufgabe in diesem Bereich.
• Geht beim Anlegen etwas schief, bleibt der Dialog offen und nennt den Grund. Es entsteht nichts halb: Aufgabe und Verknüpfung entstehen zusammen oder gar nicht.

Was danach passiert

• Die Meldung trägt den Vermerk „Aufgabe angelegt” mit der Aufgabennummer, etwa BF-142, und dem Verweis Aufgabe öffnen. Den Titel der Aufgabe zeigt der Vermerk nie, denn der Brainflow-Bereich kann eingeschränkt sein.
• Die zuständige Person kümmert sich. Ihr Name steht an der Meldung, und die Meldung zählt bei niemandem mehr in der roten Zahl — wie nach Ich kümmere mich. Kümmert sich schon jemand anderes, bleibt dessen Name stehen. Ohne zuständige Person übernimmt niemand. Sieht die zuständige Person Meldungen aus diesem Bereich nicht (etwa das Lager bei Versandmeldungen), übernimmt sie die Meldung nicht, und die Meldung bleibt für die anderen offen. Das sagt der Dialog schon unter Zuständig, bevor du anlegst.
• Bist du nicht selbst zuständig, bekommt die zuständige Person eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe.
• Eine kurze Einblendung bestätigt „Aufgabe angelegt” mit der Nummer. Auf der Seite /dashboard/notifications führt Aufgabe öffnen darin direkt zur Aufgabe; im Posteingang über der Glocke nimmst du den Verweis am Vermerk.
• Bei einem Bündel hängen alle noch offenen Aufträge an der einen Aufgabe.

In der Aufgabe steht die Meldung als verknüpftes Objekt mit ihrem Zustand — siehe Verknüpfte Objekte. Löst sich die Meldung, schreibt Flowkom das in den Verlauf der Aufgabe: „hat die verknüpfte Meldung erledigt” oder, wenn Flowkom sie selbst gelöst hat, „die verknüpfte Meldung hat sich von selbst gelöst”.

Wird die Aufgabe erledigt, bleibt die Meldung offen, solange ihre Ursache besteht. Der Vermerk lautet dann Aufgabe erledigt, und du kannst eine neue Aufgabe anlegen.

Wenn der Dialog nicht lädt

Flowkom lädt den Dialog nach, sobald der Posteingang offen ist. Ist er beim Drücken noch nicht da, dreht sich ein Kreis im Knopf. Klappt es nicht — etwa nach einer neuen Flowkom-Version bei lange offenem Tab oder ohne Netz —, steht unter den Handlungen ein Hinweis, dass der Dialog nicht geladen werden konnte, mit dem Knopf Seite neu laden. Deine Auswahl bleibt stehen.

Schmale Form: Lager und Handy

Wenige Meldungen

Bleiben höchstens sechs Meldungen in höchstens zwei Gruppen und gibt es keinen Verbindungsfilter, zeigt Flowkom eine einfache Liste. Das ist typisch für das Lager.

• Statt Reitern gibt es Überschriften wie „2 für dich” oder „3 zu erledigen”.
• Die Handlungen stehen direkt in der Zeile, eine Detailspalte gibt es nicht.
• Verlauf ansehen am unteren Rand führt zu den erledigten Meldungen.

Auf dem Handy

Auf schmalen Bildschirmen zeigt der Posteingang erst die Liste. Ein Tipp auf eine Meldung öffnet sie ganz.

• Die Haupthandlung steht unten in einer fest stehenden Leiste.
• Alle weiteren Handlungen liegen im Menü … daneben. Es fehlt keine.
• Zurück zur Liste bringt dich an die Stelle, von der du kamst.

Auftragsfilter „Ohne Sendungsnummer”

In den Kundenaufträgen öffnet der Knopf Filter die Filterauswahl. Dort kreuzt du Nur ohne Sendungsnummer an.

Er zeigt die Aufträge, für die eBay, Kaufland oder Otto noch auf eine Sendungsnummer warten — genau die Aufträge mit einer offenen Meldung im Posteingang. Die früheste Frist steht oben. Aus einem Bündel kommst du mit Auftragsliste öffnen direkt hierher.

Solange der Filter gilt:

• Über der Liste steht ein Hinweis mit dem Knopf Filter entfernen.
• In der Zeile Aktiv: steht Ohne Sendungsnummer. Das ✕ daran nimmt den Filter ebenfalls zurück.
• Alle anderen Filter sind inaktiv. Suche, Status-Reiter, Verkaufskanal, Zeitraum und Sortierung wirken in dieser Zeit nicht. In der Filterauswahl sind sie ausgegraut.

Ein Auftrag verlässt den Filter, sobald seine Meldung sich schließt. Das passiert von selbst, wenn die Sendungsnummer nachgetragen und der Versand beim Marktplatz bestätigt ist — oder wenn jemand die Meldung auf Erledigt setzt.

Das Feld sieht, wer das Recht „Aufträge anlegen und ändern“ hat — in der Voreinstellung Sachbearbeitung und Administrator, nicht das Lager. Fehlende Sendungsnummern löst das Büro.

Mehr zur Auftragsliste unter Bestellungen.

Wer sieht was

Jede Meldung gehört zu einem Bereich. Du siehst einen Bereich, wenn deine Rolle das Recht dazu hat. Für mich und die Meldungen, die eure Workflows verschicken, sieht jedes Mitglied; Administratoren sehen alles.

In der Voreinstellung bekommt das Lager damit Persönliches, Lagerarbeit und Aufgaben; Aufträge, Versand, Einkauf, Artikel und Billkom landen bei der Sachbearbeitung. Wechselt jemand die Rolle oder ändert sich eine Rolle, gibt Flowkom die Meldungen frei, um die sich die Person gekümmert hat und die sie nicht mehr sieht; sie bleiben für die anderen offen. Wie du Rollen zuweist, steht unter Benutzer & Rollen.

Nichts zu erledigen

Ist nichts offen, zeigt Zu erledigen „Nichts zu erledigen” und vier Zahlen: aktive Verbindungen, Aufträge heute, Zeit seit dem letzten Bestandsabgleich und heute von selbst gelöste Meldungen. So siehst du auch an einem ruhigen Tag, dass alles läuft.

Wenn etwas nicht klappt

• Die Liste lädt nicht: Flowkom zeigt „Meldungen konnten nicht geladen werden.” und den Knopf Erneut versuchen — nie „Nichts zu erledigen”. Eine leere Liste bedeutet also wirklich: nichts offen.
• Der Satz zur Lage fehlt: Die Lage ließ sich gerade nicht ermitteln. Filterknöpfe und Liste bleiben voll nutzbar.
• „weitere N nicht gezeigt — Filter nutzen”: Es sind mehr als 500 Meldungen offen. Filtere über die Verbindungen.
• Eine Handlung schlägt fehl: Flowkom nimmt die Änderung zurück und zeigt den Grund.

Häufige Fragen

Wo sind die Reiter „Fehler” und „Ausstehende Aktionen”? Sie sind in den vier neuen Reitern aufgegangen. Was jemand tun muss, steht unter Zu erledigen. Was gelöst ist, steht unter Erledigt — mit Namen oder „von selbst gelöst”.

Bekomme ich Meldungen auch per E-Mail? Derzeit nicht. Die Meldungen stehen in Flowkom; eine E-Mail-Zustellung ist geplant.

Kann ich einzelne Arten von Meldungen abschalten? Derzeit nicht; Einstellungen je Meldungsart sind geplant.

Eine Meldung kommt trotz „Erledigt” wieder. Dann besteht die Ursache noch. Die Meldung entsteht neu, sobald der Hintergrundlauf erneut scheitert. Den technischen Verlauf zeigen die Logs.

Warum sehe ich „Als Aufgabe übernehmen” nicht? Der Knopf erscheint nur in Zu erledigen, nur mit eingeschalteten Brainflow-Aufgaben und nur, solange an der Meldung keine offene Aufgabe hängt. Wurden die Brainflow-Aufgaben gerade erst eingeschaltet, kann es ein, zwei Minuten dauern, bis er erscheint.

Kann ich eine Meldung mit einer bestehenden Aufgabe verknüpfen? Nein. Eine Meldung kommt nur über Als Aufgabe übernehmen an eine Aufgabe — so gelten für die Verknüpfung dieselben Regeln, wer die Meldung sehen darf.

Warum ist die Meldung noch offen, obwohl die Aufgabe erledigt ist? Die Meldung schließt sich, wenn ihre Ursache behoben ist, nicht mit der Aufgabe. Besteht die Ursache weiter, lege eine neue Aufgabe an oder behebe sie über die Haupthandlung.

Warum steht beim Bündel „niemand kümmert sich”, obwohl Kollegen einzelne Aufträge übernommen haben? Ein Bündel gilt erst als übernommen, wenn sich um alle seine Aufträge jemand kümmert. Ich kümmere mich am Bündel übernimmt alle auf einmal.