Amazon Rechnungsupload & Rechnungsservice

Amazon verlangt für jede Bestellung eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer — spätestens einen Werktag nach der Versandbestätigung (gemessen als Invoice Defect Rate). Flowkom deckt das über den Block Rechnungen auf der Amazon-Integrationsseite ab (Einstellungen → Integrationen → Amazon).

Die drei Modi

Der Block bietet einen Modus-Schalter (bewusst keine zwei getrennten Schalter — so können sich die Einstellungen nicht widersprechen):

Beim Modus-Wechsel gleicht Flowkom die Billkom-Kanaleinstellung der Integration automatisch mit ab (Rechnungs-Automatik an bzw. Kanal auf „Marktplatz-Beleg”).

Modus „Flowkom überträgt Rechnungen”

Voraussetzungen:

• Billkom ist eingerichtet (Firmenprofil, Nummernkreise, Steuersätze).
• Die Flowkom-SP-API-App braucht die eingeschränkte Rolle Tax Invoicing (Amazon-Freischaltung). Meldet Amazon, dass der Upload für das Konto nicht verfügbar ist (Fehler 79509), pausiert Flowkom den Upload und zeigt die Sperre im Block an — bitte mit dem Amazon-Verkäufer-Support klären.

Ablauf: Sobald ein Amazon-Auftrag versendet ist (FBM: bestätigte Versandbestätigung, FBA: Versand laut Amazon-Report) und eine finalisierte Billkom-Rechnung existiert, wird der Upload eingeplant. Ein Hintergrund-Job (alle 5 Minuten) lädt die PDFs zu Amazon hoch — gedrosselt auf Amazons Limit (1 Upload alle 3 Sekunden). Gutschriften folgen automatisch, sobald die zugehörige Rechnung erfolgreich übertragen wurde.

Verlauf & Fehler: Jede Übertragung steht im Auftrags-Verlauf („Rechnung … an Amazon übertragen”, „… fehlgeschlagen”, „… erneut übertragen”). Fehlgeschlagene Uploads erscheinen zusätzlich als Benachrichtigung und in der Kategorie Rechnungsupload im Block „Probleme & Job-Status” — dort lassen sie sich per Klick erneut anstoßen. „Rechnung bereits vorhanden” (Amazon-Fehler 79510) gilt als Erfolg.

Bekannte Grenze — Teilversand: Amazon erwartet eine Rechnung pro Sendung. Wird ein Auftrag in mehreren Sendungen ausgeliefert, lehnt Amazon den Upload ab (Fehler 79518); der Fall wird sichtbar ausgewiesen und muss manuell in Seller Central hochgeladen werden.

Fehlende Rechnungen übertragen (Backfill): Der Auto-Upload greift nur für Aufträge, die nach der Aktivierung versendet werden. Ältere Aufträge (bis 30 Tage zurück) lassen sich über die Karte „Fehlende Rechnungen übertragen” nachziehen — erst prüfen (zeigt die Anzahl), dann übertragen.

Wichtig für VCS-Verkäufer mit eigenem Upload: Ist das Konto beim Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) mit der Option „eigene Rechnungen” angemeldet, validiert Amazon die Beträge centgenau gegen die eigene USt-Berechnung. Weichen Billkom-Beträge ab, wird der Upload abgelehnt — in dem Fall die Option „USt von Amazon übernehmen” in den Amazon-Einstellungen aktivieren.

Modus „Amazon-Rechnungsservice (VCS)”

Bei VCS erstellt Amazon die Rechnungen automatisch im Namen des Verkäufers — rechtlich ist das die Rechnung des Verkäufers, Amazon handelt nur als Erfüllungsgehilfe. Amazon weist ausdrücklich darauf hin, für diese Transaktionen keine weiteren Rechnungen oder Gutschriften mit USt-Ausweis zu erstellen (Risiko doppelt geschuldeter Umsatzsteuer, §14c UStG).

Flowkom setzt den Billkom-Kanal deshalb auf „Marktplatz-Beleg”: Billkom erstellt keine Rechnungen mehr für diesen Kanal; Lieferscheine sind nicht betroffen. Beim manuellen Erstellen einer Gutschrift erscheint ein Warnhinweis (legitim ist das nur für Transaktionen von vor der VCS-Anmeldung).

Archivierung: Amazon gibt keine Aufbewahrungsgarantie — aufbewahrungs- pflichtig bleibt der Verkäufer (erstellte Belege müssen aufbewahrt werden). Flowkom erfasst deshalb täglich die Amazon-Rechnungsdaten aus dem Steuerreport, dokumentiert Rechnungsnummer und Link im Auftrags-Verlauf und archiviert das PDF im geschützten Dokumentenspeicher der eigenen Flowkom-Instanz, sofern der Amazon-Link es zulässt. Die archivierten Rechnungen sind im Block „Rechnungen” unter Amazon-Rechnungen (Archiv) einsehbar und einzeln herunterladbar. Rechnungen ohne archivierbares PDF gibt es in Seller Central unter Berichte → Steuerdokumente. Die steuerliche Einordnung im Detail bitte mit dem Steuerberater abstimmen.

So läuft es technisch ab

Ein Hintergrund-Job für beide Modi. Der Cron Amazon Rechnungsupload (Einstellungen → Cron-Jobs, empfohlen alle 5 Minuten, URL per Kopieren-Button für den externen Scheduler) prüft bei jedem Lauf den Modus jeder Amazon-Integration und macht dann das Passende:

Im Modus „Flowkom überträgt Rechnungen”:

1. Ein Auftrag wird upload-fähig, sobald beides vorliegt: die bestätigte Versandbestätigung (FBM) bzw. der Amazon-Versand laut Report (FBA) und eine finalisierte Billkom-Rechnung. Beide Ereignisse stoßen die Einplanung automatisch an — die Reihenfolge ist egal.
2. Der Job lädt pro Lauf bis zu 20 fällige Belege hoch (1 Upload alle 3 Sekunden, Amazon-Vorgabe). Das PDF wird im Moment des Uploads frisch aus den unveränderlichen Billkom-Snapshots erzeugt — es gibt keine veralteten Kopien.
3. Danach prüft der Job das Amazon-Ergebnis: Erfolg → Status „übertragen”; „Rechnung bereits vorhanden” (79510) → gilt als Erfolg; fachliche Ablehnung → endgültig fehlgeschlagen mit verständlichem Grund; technischer Fehler → automatischer neuer Versuch mit wachsendem Abstand (max. 8 Versuche).
4. Gutschriften folgen automatisch, sobald die zugehörige Rechnung erfolgreich übertragen wurde — nie vorher.
5. Für VCS-Verkäufer bestätigt der Job ~2× täglich zusätzlich den finalen Status über Amazons VAT-Report und meldet Sendungen, die länger als einen Werktag auf eine Rechnung warten.

Im Modus „Amazon-Rechnungsservice (VCS)”:

1. Einmal täglich (der 5-Minuten-Takt löst das nur aus, wenn es fällig ist) zieht der Job Amazons Steuerreport über die letzten 7 Tage.
2. Jede neue Rechnung wird erfasst (Nummer, Link, Auftrags-Zuordnung), am Auftrag im Verlauf dokumentiert und — sofern der Amazon-Link es zulässt — als PDF archiviert.
3. Das Fenster überlappt täglich: ein unterbrochener Lauf heilt sich am Folgetag von selbst, nichts wird doppelt erfasst.

Der erste Lauf nach der Aktivierung verarbeitet die kompletten letzten 7 Tage auf einmal — bei hohem Bestellvolumen kann das eine Weile dauern (die PDFs werden nacheinander geladen). Das ist unkritisch: alles ist idempotent, und ab dem zweiten Tag kommen nur noch die neuen Rechnungen des Tages dazu. Ältere Rechnungen (vor den letzten 7 Tagen) werden nicht automatisch geholt — die liegen in der Steuerdokumente-Bibliothek in Seller Central.

Wo du was siehst

• Auftrags-Verlauf: jeder Upload-Versuch („Rechnung RE-… an Amazon übertragen”, „… fehlgeschlagen (Versuch n/8)”, „… erneut übertragen”) bzw. im VCS-Modus „Amazon-Rechnung … erstellt (Amazon-Rechnungsservice)”.
• Belege-Tab im Auftrag: Status-Chip am Beleg („Amazon ✓”, „Amazon…”, „Amazon ✗” mit Fehlergrund als Tooltip).
• Block „Rechnungen” auf der Amazon-Integrationsseite: Modus, Billkom- Kanal-Status, Backfill-Aktion, und im VCS-Modus das Archiv (Zähler + Liste mit PDF-Download).
• Block „Probleme & Job-Status”, Kategorie „Rechnungsupload”: endgültig fehlgeschlagene Uploads mit Grund und „Erneut übertragen”-Button.
• Benachrichtigungen: bei endgültigen Fehlschlägen, bei der 79509-Kontosperre und bei wartenden Sendungen (VAT-Report).

Betrieb

• Der Hintergrund-Job Amazon Rechnungsupload muss im Scheduler eingetragen sein (Einstellungen → Cron-Jobs, empfohlen alle 5 Minuten) — die URL gibt es dort per Kopieren-Button. „Ausführen” auf der Cron-Karte startet ihn manuell.
• Alle Modi sind standardmäßig aus; ohne bewusste Aktivierung ändert sich nichts am bestehenden Verhalten.
• Läuft der Steuerreport-Abruf auf einen Fehler, pausiert der Job diesen Teil automatisch für 2 Stunden (keine Dauer-Wiederholung) und meldet unbekannte Report-Formate einmalig als Benachrichtigung, statt falsch zu buchen.

Häufige Fragen

Warum wird ein Auftrag nicht hochgeladen? Der Upload braucht beides: einen versendeten Auftrag und eine finalisierte Billkom-Rechnung. Prüfe den Auftrags-Verlauf und die Billkom-Kanaleinstellung (automatische Rechnungserstellung an?). Aufträge von vor der Aktivierung laufen nur über den Backfill.

Was bedeutet „Amazon ✗” am Beleg? Die Übertragung ist endgültig fehlgeschlagen — Details stehen im Verlauf und im Probleme-Block, dort lässt sich der Upload erneut anstoßen.

Kann ich Rechnungen doppelt hochladen? Nein. Flowkom verhindert doppelte Uploads pro Beleg strukturell, und Amazon meldet „bereits vorhanden” (79510), was als Erfolg gewertet wird.