Für Admins
Wofür? Diese Seite sammelt alle Schalter und Rechte rund um Brainflow — und beantwortet die Frage, die im Alltag am häufigsten kommt: „Warum sehe ich X nicht?”
Die Schalter
Alle liegen unter Einstellungen → Allgemein → Reiter „Firmendaten” → Karte „Funktionen (Beta)”. Schalten darfst du sie nur als Admin; für die Rolle Mitarbeiter ist die Karte schreibgeschützt.
| Schalter | Was er tut | Standard |
|---|---|---|
| Brainflow (Notizen & Wiki) | Interne Notiz- und Wiki-Seiten mit Block-Editor. Erscheint als eigener Menüpunkt in der Seitenleiste. | Aus |
| Brainflow Aufgaben (Cases & ToDos) | Der Aufgaben-Hub mit Bereichen, Tickets und Mein Tag. | Aus |
| Aufgaben-Badges in Listen | „Offene Aufgaben”-Hinweise in Produkt- und Auftragsliste. | An |
| ⛔ Versand-Stopp über Aufgaben | Eine Aufgabe kann verknüpfte Kundenaufträge für den Versand sperren — siehe Versand-Stopp. | Aus |
Die letzten beiden erscheinen eingerückt und nur dann, wenn das Aufgaben-Modul aktiv ist.
Die beiden Module sind unabhängig. Ihr könnt die Notizen nutzen, ohne die Aufgaben freizuschalten — und umgekehrt. Für Teams braucht es keinen eigenen Schalter; sie sind auch ohne Brainflow verfügbar.
Bereichs-Rechte
Ein Bereich ist offen, bis du den Schalter Eingeschränkt setzt — „Nur berechtigte Personen sehen diesen Bereich. Ticket-Mitglieder sehen ihre Aufgaben immer.” Einschränken darf nur ein Admin.
Berechtigen kannst du:
- einzelne Personen (Person hinzufügen)
- Teams (Team hinzufügen)
- die Schnellbuttons + Alle Admins (legt Schreiben an) und + Alle Mitglieder (legt Lesen an)
Es gibt genau zwei Stufen, Lesen und Schreiben. Trifft mehreres zu, gewinnt die höchste Stufe.
Ticket-Mitglieder sehen ihre eigene Aufgabe auch ohne Bereichs-Recht — aber wirklich nur diese eine, nicht den Bereich. Der Workspace-Eigentümer sieht alles.
Was die Rechte nicht leisten: Die Sichtbarkeit setzt die Anwendung durch. Wer technischen Direktzugriff auf die Datenbank hat, könnte Rohdaten lesen. Für Inhalte, die vor dem eigenen Team geheim bleiben müssen, ist Brainflow nicht das richtige Werkzeug.
Warum sehe ich X nicht?
Fast alle Meldungen dieser Art haben eine von fünf Ursachen:
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Brainflow fehlt in der Seitenleiste | Modul nicht aktiviert | Schalter Brainflow (Notizen & Wiki) bzw. Brainflow Aufgaben setzen |
| Ein Bereich fehlt komplett | Bereich ist Eingeschränkt, kein Recht — weder persönlich noch über Rolle oder Team | Recht unter Zugriff ergänzen |
| Bereich sichtbar, aber nichts änderbar | nur Stufe Lesen | auf Schreiben heben |
| Aufgabe fehlt in „Mein Tag”, ist aber offen | Sie wartet (Wartet bis auf ein Datum oder eine Aufgabe) | kein Fehler — sie steht unten unter Wartet auf andere und kommt am Termin bzw. beim Freischalten zurück |
| Keine 🧠-Hinweise in Produkt-/Auftragsliste | Schalter Aufgaben-Badges in Listen aus | Schalter setzen (Aufgaben existieren trotzdem) |
| Versand-Stopp greift nicht, kein ⛔-Badge | Schalter Versand-Stopp über Aufgaben aus | Schalter setzen |
| Dashboard zeigt keine Aufgaben-Widgets | Als Admin solltest du sie ab Werk sehen — dann hat sie jemand ausgeblendet | im Bearbeiten-Modus des Dashboards wieder hinzufügen |
| „Team-Puls” zeigt keine Personen | Kachel zu klein | Kachelgröße auf breit stellen |
| Google-Aufgaben tauchen nicht auf | Sync-Menge oder Ruhe-Logik | siehe Google verbinden |
Betriebshinweise
Kein E-Mail-Versand. Brainflow benachrichtigt ausschließlich über die Glocke. Wer Aufgaben außerhalb von Flowkom braucht, verbindet Google Tasks — das entscheidet jeder Mitarbeiter für sich, du musst dafür nichts freischalten.
Alles Wiederkehrende läuft im 15-Minuten-Takt. Serien, Aktions-Abschlüsse, Erinnerungen, Automatik-Regeln und der Google-Abgleich hängen am selben Takt. Du musst dafür keinen eigenen Zeitplan einrichten — dafür gibt es aber auch keine Sekundengenauigkeit.
Nichts wird automatisch gelöscht. Erledigte Aufgaben, Vermerke und Akte-Einträge bleiben dauerhaft. Das ist der Zweck des Akte-Prinzips.
Vor dem Einschalten. Der Aufgaben-Hub ist am nützlichsten, wenn du ein paar Dinge vorher aufsetzt: sinnvolle Bereiche mit passenden Status, ein Formular für den Bereich mit dem meisten Zulauf, und — falls du mit Routing arbeiten willst — gepflegte Produkt-Verantwortungen.
Nach dem Einschalten. Ein Schalter allein macht eine Funktion noch nicht wirksam. Was ausgeliefert, aber nicht eingerichtet ist, steht unter Betriebsbereitschaft — für Brainflow betrifft das vor allem die KI-Zwecke Aufgabe aus Fließtext und Ticket-Zusammenfassung sowie die workspace-offenen Notizseiten, ohne die ein KI-Antwortentwurf nichts zu zitieren hat.
Häufige Fragen
Kann ich das Aufgaben-Modul wieder abschalten? Ja. Die Daten bleiben erhalten, der Menüpunkt verschwindet. Die Akte läuft in reduzierter Form weiter — System-Verlauf und übernommene Notizen bleiben sichtbar.
Sehen Mitarbeiter die Umsätze von Aktionen? Nein. Geldwerte sind Admins vorbehalten, und zwar serverseitig — siehe Wer sieht was.
Wer darf einen Versand-Stopp aufheben? Nur Mitglieder des Tickets, nicht Abonnenten. Admins sind hier nicht automatisch berechtigt — die Rolle am Ticket zählt.