Dein Alltag

Wofür? Diese Seite beschreibt den Arbeitstag mit dem Aufgaben-Hub: wo du morgens hinschaust, wie du in drei Sekunden eine Aufgabe erfasst, und wie du Dinge aus dem Weg räumst, die erst nächste Woche dran sind.

Mein Tag

Mein Tag ist die Einstiegsseite. Sie zeigt nicht alle Aufgaben, sondern nur die, die heute etwas von dir wollen. Unter dem Titel steht, was das heißt: heute + überfällig + was an dich adressiert ist. Der Kopf nennt Wochentag und Datum, rechts steht Neue Aufgabe.

Die Seite ist in Gruppen geteilt. Jede Gruppe hat einen Farbpunkt und einen Zähler — leere Gruppen blenden sich aus, damit die Seite nie nach mehr aussieht, als sie ist:

Der Startzustand ist der Punkt: Die Liste beginnt kurz und enthält trotzdem alles. Was heute zählt, steht offen da; der Wochenblick kostet einen Klick auf Demnächst. Wie du die Gruppen zuklappst, merkt sich Flowkom je Person — auch über Geräte hinweg.

Ist nichts offen, steht dort Alles erledigt.

Termine erscheinen nur als Anzeige. Hast du deinen Google-Kalender verbunden, mischt Flowkom die heutigen Termine chronologisch zwischen die Aufgaben unter Heute fällig — mit dem Tag Google · nur Anzeige. Sie lassen sich hier nicht bearbeiten.

Die weiteren Sichten

Links in der Seitenleiste, jeweils mit Zähler:

Mein Tag · Mir zugewiesen · Aufgaben meiner Produkte · Abonniert · Von mir erstellt

Aufgaben meiner Produkte zeigt alles, was an Artikeln hängt, für die du verantwortlich bist — auch wenn die Aufgabe jemand anderem zugewiesen ist.

Darunter Alles, dann die Bereiche, ganz unten 🔁 Serien und Vorlagen.

Alles ist die einzige bereichsübergreifende Sicht: alle Aufgaben, die du lesen darfst, mit derselben Filterleiste und Gruppierung wie überall. Damit beantwortet Gruppiert: Zuständig endlich die Frage „wer sitzt gerade auf wie viel” — mit einem Klick statt sieben Bereichsbesuchen.

Der Zähler kennt drei Zustände. Eine Zahl heißt, was sie sagt. Nichts heißt null offene Aufgaben. Ein „–” heißt „diese Zahl ist gerade nicht abrufbar” — dann stimmt an der Zählung etwas nicht, nicht an deiner Arbeit.

Gespeicherte Sichten

Hast du Filter, Bereich und Gruppierung so eingestellt, wie du sie oft brauchst, sichert Als Sicht sichern die Einstellung unter einem Namen. Mitgespeichert werden Quelle, Suche, Bereich, Priorität, Zuständigkeit, Gruppierung — und die Ansicht: Eine als Board gesicherte Sicht öffnet wieder als Board.

Eine Sicht ist ab Werk dabei: Mein Bereich, nach Termin. Du darfst sie ändern und löschen — sie steht nur da, damit der Abschnitt von Anfang an sichtbar ist.

Am Handy

Unter 768 px klappt die Seitenleiste zu einer Navigations-Schublade zusammen — der Auslöser sitzt links in der Kopfzeile, daneben eine Lupe, die dieselbe Befehlspalette öffnet. Bereiche, Smart-Listen und Prozesse sind damit in zwei Tipps erreichbar.

Board, Kalender und Planer werden am Handy bewusst nicht angeboten: Es sind Flächen-Darstellungen, die auf 390 px anderthalb Spalten zeigen würden. Im Gang plant niemand eine Woche. Bereiche und Aufgaben zeigt das Handy als Liste.

Befehlspalette

⌘K (bzw. Strg + K) öffnet überall in Flowkom die Befehlspalette — auch außerhalb von Brainflow. Ohne Kürzel durchsucht sie Aufgaben, Vermerke, Notizen sowie Artikel und Aufträge gleichzeitig.

Mit einem Kürzel am Anfang wird sie zum Erfassungsfeld:

Auf den Notizen-Seiten bleibt ⌘K die Notizen-Suche — dort ist das die naheliegendere Funktion.

Aufgabe anlegen

Der schnellste Weg ist die Blitz-Erfassung mit a. Zwei Dinge machen sie im Alltag brauchbar:

Der Kontext ist schon drin. Stehst du auf einer Produkt-, Auftrags-, Kunden- oder Lieferanten-Detailseite (oder im Detail einer Lieferantenbestellung), ist das Objekt als Chip vorverknüpft — du tippst nur den Titel. Auf Produkt-, Auftrags- und Kundenseiten gibt es zusätzlich einen Aufgabe-Button, im Detail einer Lieferantenbestellung denselben Einstieg im ···-Menü. Ohne Kontext bietet die Maske das Feld Verknüpfen mit… an.

Die Vorbelegung sitzt richtig. Die Maske öffnet mit dem zuletzt von dir benutzten Bereich und dir selbst als Zuständigem — nicht mit dem ersten Bereich der Liste und „Niemand”. Stehst du gerade in einem Bereich, legst du in diesem Bereich an, egal über welchen der Knöpfe. Die Priorität steht auf Automatisch (per Grund) und lässt sich auch wieder dorthin zurückstellen.

Einen Fälligkeitsvorschlag errechnet Flowkom bewusst nicht. Ohne bestätigten Termin bleibt Fällig leer — ein geratenes Datum ist schlechter als keins.

⌘⏎ heißt „erstellen & weiter”. Das Ticket wird angelegt, der Dialog bleibt offen, Titel und Beschreibung sind geleert — Bereich, Zuweisung und Priorität bleiben stehen. So erfasst du zehn Punkte aus einem Meeting am Stück. Ein Klick auf Erstellen schließt dagegen den Dialog und springt ins Ticket.

Welche Felder die Maske zeigt, bestimmt der Bereich — siehe Formular-Baukasten.

Beispiel: Du siehst im Wareneingang, dass die Verpackung eines Artikels beschädigt ankam. Auf der Produktseite: ⌘K, dann a Verpackung beim Lieferanten reklamieren. Der Artikel hängt schon dran, der Vorgang steht später in seiner Akte.

Glocke

Alle Benachrichtigungen laufen über die Glocke in der Kopfzeile. Flowkom verschickt dazu keine E-Mails.

Es meldet sich, wenn:

• dir eine Aufgabe zugewiesen wird (oder einem deiner Teams)
• dich jemand @erwähnt
• eine Kette dich freischaltet („⛓ Du bist dran”)
• eine 🔔 Erinnerung fällig wird
• eine Aufgabe zu lange im selben Status liegt (Bereichs-Automatik)
• eine 🔁 Serie eine Instanz erzeugt hat
• ein ⛔ Versand-Stopp gesetzt oder aufgehoben wird
• eine 📣 Aktion endet

Du bekommst nie eine Meldung zu deiner eigenen Handlung, und je Ereignis genau eine. Bei eingeschränkten Bereichen bleibt der Titel aus dem Text — nur die BF-Nummer steht drin.

Der Abgleich läuft alle 15 Minuten. Eine Erinnerung auf 09:00 kann also um 09:12 klingeln.

Termine und Warten

An einer Aufgabe stehen zwei Datumsfelder sichtbar. Sie beantworten die beiden Fragen, die im Alltag tatsächlich gestellt werden:

Der Unterschied ist scharf, und die Seite sagt ihn auch: „Bis dahin bleibt die Aufgabe aus »Mein Tag« heraus. Die Erinnerung meldet sich dagegen nur — sie blendet nichts aus.”

Erinnern

Unter Fällig steht eine Zeile 🔔 erinnern … — kein zweites Datum, sondern ein Abstand: am Tag der Fälligkeit, 1 Tag vorher, 3 / 7 / 14 Tage vorher oder keine Erinnerung. Flowkom nennt darunter den errechneten Tag.

Das ist der Punkt: Verschiebst du die Fälligkeit, verschiebt sich die Erinnerung mit. Ein absolutes Erinnerungsdatum müsste man nach jeder Verschiebung von Hand nachziehen — und genau das vergisst jeder.

Ohne Fälligkeit gibt es nichts, wovor erinnert werden könnte; dann steht dort Erst mit einer Fälligkeit möglich. Setzt eine Bereichs-Automatik die Erinnerung, steht sie als fester Zeitpunkt da und wandert nicht mit.

Wartet bis

Das Feld hat zwei Ausprägungen — ein Datum oder eine Aufgabe:

• Datum: die Schnellchips Bis morgen früh, Bis Montag, In 2 Wochen, dazu + N Tage für alles andere („sechs Wochen Seefracht”) oder ein freies Datum.
• Aufgabe: der Knopf Bis eine Aufgabe erledigt ist öffnet einen Picker (Suche über BF-Nummer oder Titel).

So oder so gilt: Die Aufgabe verschwindet aus Mein Tag, zählt aber weiter als offen. Sie ist nicht weg, nur nicht jetzt — und sie ist als solche erkennbar:

• im Ticketkopf neben dem Status: 😴 bis 18.08. bzw. ⛓ wartet auf BF-217
• in Liste und Board als Chip 😴 wartet bis 18.08. bzw. ⛓ wartet auf BF-118, die Zeile gedämpft
• im Verlauf der Aufgabe, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann geparkt hat

Läuft die Wartezeit ab, bekommst du eine Glocke. Bei der Ketten-Variante gilt: Wird BF-118 erledigt, wachen alle wartenden Aufgaben auf und die Zuständigen werden benachrichtigt. Das ist der Mechanismus hinter dem „Ware ist da”-Gate in den Vorlagen.

Weitere Termine

Alles Übrige liegt zugeklappt unter Weitere Termine — der Aufklapper geht nicht mehr von selbst auf, nennt aber in der Kopfzeile, was drinsteht („Zeitraum 25.–29.08.”), oder nichts gesetzt:

• Zeitraum von–bis — Start und Ende. Für sich genommen nur ein Zeitraum; erst der Schalter Als Aktion führen macht daraus eine Aktion.
• Google → In Google erst zeigen ab — siehe Google verbinden. Erscheint nur mit angebundenem Google-Konto.

Häufige Fragen

Eine Aufgabe fehlt in „Mein Tag”, ist aber offen. Sie wartet vermutlich (😴 oder ⛓). Wartende Aufgaben stehen bewusst nicht in den oberen Gruppen — von der Seite verschwinden sie aber nicht: Ganz unten findest du den zugeklappten Abschnitt Wartet auf andere.

Kann ich Termine aus Flowkom heraus anlegen? Nein. Kalender-Termine sind reine Anzeige — angelegt werden sie in Google. Umgekehrt kann Flowkom deine Aufgaben in den Kalender spiegeln, siehe Google.

⌘K findet meine Aufgabe nicht. Die Suche in der Palette braucht mindestens zwei Zeichen. Innerhalb eines Bereichs filtert das Suchfeld nur die bereits geladenen Zeilen — dort hilft es, zuerst Erledigte anzeigen zu schalten.