Rollen und Rechte

Unter Einstellungen → Team → Rollen legst du fest, was jede Rolle in Flowkom darf. Jede Person in deinem Arbeitsbereich hat genau eine Rolle; zugewiesen wird sie unter Mitglieder (siehe Benutzer & Rollen). Rollen verwalten dürfen nur Administratoren.

Stand: 30.09.2026

Wofür

Jeder Betrieb schneidet seine Arbeit anders: Bei dem einen bestellt das Lager selbst nach, bei dem anderen druckt eine Aushilfe nur Etiketten. Deshalb legst du eigene Rollen an und gibst ihnen genau die Rechte, die sie brauchen.

• Was jemand nicht darf, sieht er nicht. Menüpunkte, Reiter, Kacheln und Knöpfe ohne Recht blendet Flowkom aus. Es gibt keinen Knopf, der erst beim Klick mit „keine Berechtigung“ endet.
• Ruft jemand eine Seite direkt auf, zeigt Flowkom statt der Seite einen Hinweis: welches Recht fehlt, welche Rolle die Person hat und wer Rechte vergeben kann.
• Neue Funktionen kommen von selbst hinein. Jede neue Funktion gehört zu einem Recht und landet in allen Rollen, die dieses Recht schon haben oder deren Stufe reicht. Du musst deine Rollen nach einem Update nicht nachpflegen.

Die Rollen deines Arbeitsbereichs

Jeder Arbeitsbereich startet mit drei Rollen:

Sachbearbeitung und Lager sind Voreinstellungen: Du kannst sie ändern, umbenennen, duplizieren oder löschen wie jede eigene Rolle.

Administrator ist fest. Die Rolle lässt sich weder ändern noch löschen, und mindestens eine Person muss sie haben.

Wie Rechte aufgebaut sind

Flowkom fasst die Rechte in 17 Bereiche zusammen, gruppiert nach Verkauf, Sortiment und Einkauf, Lager und Versand, Finanzen, Kanäle und Daten sowie Allgemein.

Stufe je Bereich

Für jeden Bereich wählst du eine Stufe:

Nicht jeder Bereich hat jede Stufe. Profitbutler zum Beispiel kennt nur Sehen und Einrichten, FlowGo nur Bearbeiten.

Einzelne Aktionen

Unter der Stufe zeigt jeder Bereich, wie viele seiner Aktionen die Rolle hat („7 von 12 Aktionen“). Klapp den Bereich auf, um einzelne Aktionen ab- oder dazuzuschalten, auch über die Stufe hinaus. So bekommt das Lager zum Beispiel Produkte · Sehen und dazu nur „Verpackungsprofile anlegen und ändern“.

• Ein Bereich mit solchen Abweichungen trägt das Kennzeichen angepasst; die abweichenden Aktionen einen Punkt.
• Auf Stufe zurücksetzen nimmt die Abweichungen des Bereichs zurück.

Was sich von selbst ergänzt

Manche Rechte brauchen andere. Wer versendet, muss den Auftrag und die Produkte sehen können. Solche Abhängigkeiten ergänzt Flowkom beim Setzen von selbst und nennt den Grund („nötig für Versand“). Darunter senken lässt sich die Stufe dann nicht.

Schaltest du eine einzelne Aktion ein, bekommt die Rolle auch Sehen in deren Bereich.

Vertrauenssachen

Einige Aktionen kommen nie über eine Stufe, sondern nur, wenn du sie ausdrücklich einschaltest. Im Editor tragen sie ein Schloss und „nur ausdrücklich“:

• Aufträge stornieren
• Erstatten und Teilerstattungen
• Kundendaten exportieren
• Bestellungen freigeben, ablehnen und stornieren — dazu die Bankverbindung der Lieferanten pflegen
• Belege stornieren und korrigieren
• Export aus dem Daten-Hub

Schritte

Eine Rolle anlegen

1. Öffne Einstellungen → Team und wechsle oben auf Rollen.
2. Klicke auf Neue Rolle.
3. Gib einen Namen ein (zum Beispiel „Buchhaltung“) und optional eine Beschreibung, wofür die Rolle da ist.
4. Wähle unter Ausgehend von eine vorhandene Rolle, deren Rechte die neue übernimmt, oder Ohne Rechte.
5. Klicke auf Rolle anlegen und passe die Rechte danach an.

Brauchst du eine Rolle, die fast wie eine andere ist, nimm im Menü der Rolle Duplizieren.

Rechte ändern

1. Wähle links die Rolle.
2. Stell je Bereich die Stufe ein; klapp einen Bereich auf, um einzelne Aktionen zu schalten.
3. Unten erscheint die Leiste Ungespeicherte Änderungen. Sie nennt, wie viele Aktionen sich ändern und für wen die Änderung sofort wirkt. Nimmt die Änderung jemandem Aktionen weg, stehen sie dort.
4. Klicke auf Speichern. Direkt danach kannst du die Änderung mit Rückgängig zurücknehmen.

Die neuen Rechte gelten spätestens nach einer Minute, ohne dass sich jemand neu anmelden muss. Wer Flowkom gerade offen hat, sieht neue oder weggefallene Knöpfe nach dem Neuladen der Seite.

Hat inzwischen jemand anderes dieselbe Rolle geändert, speichert Flowkom nichts und meldet es. Lade den neuen Stand mit Neu laden und stelle deine Änderungen erneut ein.

Prüfen, was eine Rolle kann

Rechts neben dem Editor siehst du zur gewählten Rolle:

• Personen: wer die Rolle hat.
• Kann vollständig: welche Arbeitsabläufe die Rolle von Anfang bis Ende schafft, zum Beispiel „Packen und versenden“, „Pickliste anlegen und abarbeiten“, „Wareneingang buchen“ oder „Mit FlowGo scannen“. Fehlt für einen Ablauf ein Recht, steht dort „fehlt: …“.
• Abgewiesen: welche Aktionen Personen dieser Rolle in den letzten 14 Tagen versucht haben, ohne das Recht zu haben, und wie oft. Mit Recht geben schaltest du die Aktion direkt ein.
• Verlauf: wer die Rolle wann angelegt, geändert, umbenannt oder wem zugewiesen hat.

Eine Rolle löschen

1. Öffne im Menü der Rolle Löschen ….
2. Haben Personen die Rolle, wähle eine Ersatzrolle. Flowkom schlägt keine vor, damit niemand aus Versehen mehr Rechte bekommt. Administrator steht als Ersatzrolle nicht zur Wahl.
3. Klicke auf Rolle löschen. Die Personen haben ab sofort die Rechte der Ersatzrolle.

Was die Rolle war und wer sie hatte, bleibt im Verlauf.

Grenzen

• Eine Rolle je Person. Braucht jemand eine Mischung, dupliziere eine passende Rolle und passe sie an. Zusatzrechte für einzelne Personen gibt es bewusst nicht.
• Welche Rolle du selbst hast, änderst du nicht selbst, auch nicht als Administrator. Das übernimmt ein anderer Administrator.
• Team, Rollen und Rechte verwalten nur Administratoren. Dieses Recht lässt sich keiner anderen Rolle geben.
• Namen und Beschreibungen der Rollen sind deine Daten und erscheinen in jeder Sprache so, wie du sie eingibst.

Häufige Fragen

Eine Aushilfe soll nur packen und Etiketten drucken. Was braucht sie? Lege eine Rolle ohne Rechte an und stell Versand auf Bearbeiten. Aufträge und Produkte · Sehen ergänzt Flowkom von selbst. Mit FlowGo arbeitet sie, wenn du zusätzlich FlowGo auf Bearbeiten stellst. Unter Kann vollständig steht dann „Packen und versenden“ — mit jedem Versanddienstleister, den du eingerichtet hast.

Jemand sieht einen Menüpunkt nicht, den er braucht. Schau bei seiner Rolle unter Abgewiesen nach. Hat er es versucht, steht die fehlende Aktion dort mit Recht geben. Sonst hilft der Hinweis, den Flowkom beim direkten Aufruf der Seite zeigt: Er nennt das fehlende Recht.

Was passiert mit meinen Rollen, wenn Flowkom eine neue Funktion bekommt? Nichts, was du tun musst. Die Funktion gehört zu einem Recht und erscheint für alle Rollen, die es haben. Ein ganz neuer Bereich übernimmt einmalig die Stufe eines verwandten Bereichs. Vertrauenssachen kommen nie von selbst dazu.

Kann ich sehen, wer einer Rolle Rechte gegeben hat? Ja, im Verlauf der Rolle, mit Datum und den geänderten Aktionen. Zuweisungen an Personen stehen ebenfalls dort und im Audit-Log unter Logs.