Zahlungen

Neben den Erlösen gibt Flowkom auch die Zahlungen von eBay, Kaufland, Amazon, Shopify Payments, Otto und PayPal an DATEV: was der Kunde bezahlt hat, was zurückerstattet wurde, welche Gebühren der Marktplatz einbehalten hat und was er ausgezahlt hat. Die Zahlungen gehen als eigene Datei neben den Erlösen an die Kanzlei, so wie es die Kanzlei von Account One kennt.

Eingestellt wird das im DATEV-Export im Reiter Zahlungen, geprüft in der Abstimmung.

So bucht Flowkom

Jede Zahlungsquelle — jede eBay-, Kaufland-, Amazon-, Shopify-, Otto- und PayPal-Anbindung — ist für die Buchhaltung eine fiktive Bank: das Transitkonto. Auf ihm steht nach jeder Buchung das Guthaben beim Marktplatz.

• Belegdatum ist der Tag der Bewegung (deutsche Zeit).
• Belegfeld 1 ist die Bestellnummer des Marktplatzes — dieselbe wie in der Rechnung, wenn in der Kontierung „Belegfeld 1: Bestellnummer“ gewählt ist. So gleicht DATEV Rechnung und Zahlung über die offenen Posten aus. Ohne Bestellung (Anzeigengebühren, Auszahlungen) steht dort die Kennung der Auszahlung bzw. der Bewegung.
• Abrechnungsreferenz (Feld 121) ist die Kennung der Auszahlung, bei Amazon die der Abrechnung — darüber findet die Kanzlei jede Bewegung in der Auszahlung wieder.
• Der Buchungstext nennt Kanal, Art und Bestellnummer, die Zusatzinformation die Kennung der Bewegung beim Marktplatz.
• Die Kanzlei bucht vom Geldtransit auf die Bank, wenn das Geld dort ankommt — das macht Flowkom nicht.

Amazon-Abrechnungen

Amazon zahlt nicht je Bewegung aus, sondern rechnet je Marktplatz alle zwei Wochen ab: Die Abrechnung (Settlement) führt jede Zahlung, Erstattung, Gebühr und Steuer des Zeitraums und endet mit der Auszahlung. Flowkom bucht jede Abrechnung ganz oder gar nicht — danach steht ihr Transitkonto auf 0,00 €.

• Kunde: je Bestellung, Art und Tag eine Zeile Transitkonto an Debitor über das, was Amazon gutgeschrieben hat. Hat Amazon dabei Steuer einbehalten (Amazon schuldet die Steuer), gleicht eine zweite Zeile den Debitor über das Konto „Vom Marktplatz eingezogene Umsatzsteuer“ aus — wie bei eBay.
• Gebühren: je Tag und Gebührenart eine Zeile auf das Konto der Regel.
• Auszahlung: Geldtransit an Transitkonto am Tag der Einzahlung.
• Belegfeld 1 ist die Bestellnummer, bei Gebühren und Auszahlung die Kennung der Abrechnung; die Abrechnungsreferenz (Feld 121) trägt auf jeder Zeile die Kennung der Abrechnung.

Transitkonto je Marktplatz

Viele Kanzleien führen Amazon je Marktplatz auf einem eigenen Transitkonto (etwa 1820 für amazon.de, 1825 für amazon.com). Im Reiter Zahlungen klappt an der Amazon-Karte Transitkonto je Marktplatz auf, sobald Abrechnungen eingelesen sind. Leer heißt: das Transitkonto der Anbindung. Abrechnungen ohne Marktplatz (nur Gebühren) buchen immer dort.

Fremdwährung und Kursdifferenz

Amazon rechnet in der Währung des Marktplatzes ab (USD, GBP, SEK …). Flowkom rechnet zum EZB-Kurs um: Kundenbeträge zum Kurs ihrer Erlöszeile, damit der Debitor auf den Cent aufgeht, Gebühren zum Kurs ihres Tags, die Auszahlung zum Kurs des Einzahlungstags. Was danach auf dem Transitkonto übrig bleibt, bucht Flowkom je Abrechnung als Kursdifferenz — auf Kursertrag oder Kursaufwand, eingetragen im Reiter Zahlungen.

Erlöse aus der Abrechnung

Für Marktplätze außerhalb der EU und Großbritanniens (amazon.com, .ca, .ae …) liefert Amazon keinen USt-Bericht. Wählt die Anbindung den Belegweg Amazon-Abrechnung, bucht Flowkom die Erlöse aus der Abrechnung:

• je Bestellung Debitor an Erlöskonto über den Betrag, den der Kunde gezahlt hat; hat Amazon Steuer einbehalten (etwa US-Sales-Tax), bucht eine zweite Zeile sie vom Erlöskonto auf „Vom Marktplatz eingezogene Umsatzsteuer“;
• Belegdatum ist der Versandtag des Auftrags in Flowkom (wie Account One), ohne Auftrag der Tag der Abrechnungszeile;
• Versand durch Amazon ist eine Lieferung im Lagerland außerhalb der EU (in Deutschland nicht steuerbar), Händlerversand eine Ausfuhr. Beide Steuerfälle stehen in der Kontierung.

Bucht eine europäische Anbindung aus dem USt-Bericht und ist ihre Zahlungsquelle eingeschaltet, nimmt Flowkom Erlöse ihrer Marktplätze außerhalb Europas ebenfalls aus der Abrechnung.

BU Drittland

Gebühren auf Marktplätzen außerhalb der EU brauchen oft einen anderen BU-Schlüssel als in Deutschland. Die Amazon-Karte hat deshalb je Gebührenart die Spalte BU Drittland; leer heißt: wie BU.

BU je Marktplatz

Manche Gebühren tragen je Marktplatz einen eigenen BU-Schlüssel, etwa die Werbung, wenn sie auf amazon.de mit deutscher Umsatzsteuer und auf anderen Marktplätzen ohne berechnet wird. Welcher Schlüssel gilt, gibt die Kanzlei vor. Öffne dazu in der Zeile der Gebührenart das Menü … und wähle BU je Marktplatz …. Trag den BU nur dort ein, wo er abweicht; ein leeres Feld zeigt den BU, der sonst gilt.

Flowkom nimmt zuerst den BU des Marktplatzes, auf Marktplätzen außerhalb der EU dann den BU Drittland, sonst den BU der Regel. Abrechnungen ohne Marktplatz (nur Gebühren) buchen mit dem BU der Regel. Nach einer Änderung bucht Flowkom die betroffenen Abrechnungen beim nächsten Lauf neu.

Kaufland

Kaufland führt das Guthaben je Storefront (kaufland.de, .cz, .sk, .pl …) und zahlt je Storefront aus. Flowkom bucht jede Bewegung des Buchungsberichts wie eBay; die Freigabe eines Verkaufserlöses teilt es in Zahlung und Provision.

Transitkonto je Storefront

Viele Kanzleien führen jede Storefront auf einem eigenen Transitkonto (etwa 1840 für kaufland.de, 1882 für kaufland.cz, 1883 für kaufland.sk, 1884 für kaufland.pl). Im Reiter Zahlungen klappt an der Kaufland-Karte Transitkonto je Marktplatz mit den Storefronts der Anbindung auf. Leer heißt: das Transitkonto der Anbindung. Belegfeld 1 einer Auszahlung trägt die Storefront (KL-CZ-JJJJMMTT).

Fremdwährung

kaufland.cz rechnet in CZK ab, kaufland.pl in PLN. Flowkom bucht diese Bewegungen in Euro zum EZB-Kurs des Buchungstags. Die Zusatzinformation nennt den Kurs („Währung“, wie bei Amazon) und den Betrag in CZK bzw. PLN („Betrag“). Fehlt der Kurs eines Tages noch, steht die Bewegung als Kurs fehlt in der Abstimmung; der nächste Lauf bucht sie.

Anders als eine Amazon-Abrechnung hat Kaufland keine Einheit, die auf 0,00 € aufgeht: Auszahlungen laufen über Monatsgrenzen, und das Guthaben vor dem Stichtag hat das bisherige System gebucht. Kleine Kursreste gleicht Flowkom deshalb nicht aus, wie Account One: Sie bleiben auf dem Transitkonto der Storefront (Bewegungen und Auszahlung zu verschiedenen Tageskursen) und am Debitor der Bestellung (Rechnung zum Kurs des Belegs, Zahlung zum Tageskurs).

Shopify Payments

Shopify Payments führt ein Guthaben je Shop: Jede Kartenzahlung, Erstattung und Gebühr bewegt es, die Auszahlung leert es auf dein Bankkonto. Flowkom bucht jede Bewegung wie eBay:

• Zahlung: Transitkonto an Debitor über den Betrag des Kunden, die Zahlungsgebühr von Shopify als eigene Zeile auf das Konto der Regel (Vorschlag 6855 bzw. 4970 ohne BU — Shopify berechnet in Deutschland keine Umsatzsteuer auf die Gebühr).
• Belegfeld 1 ist die Bestellnummer ohne „#“, bei der Auszahlung deren Kennung; die Abrechnungsreferenz (Feld 121) trägt die Kennung der Auszahlung.
• Bezahlungen über PayPal laufen nicht über Shopify Payments, sondern über die PayPal-Anbindung. Klarna oder Gutscheine bucht Flowkom nicht; ihr Debitor bleibt offen.

Flowkom darf die Zahlungen nur lesen, wenn Shopify das Recht dafür gegeben hat. Shops, die vor Oktober 2026 verbunden wurden, haben es noch nicht: Die Karte zeigt dann Recht fehlt mit dem Weg Zur Anbindung. Dort im Bereich Verbindung auf Erneut autorisieren klicken und bei Shopify die neuen Rechte bestätigen. Ein Shop nur für den Versand braucht das nicht; ohne Recht und ausgeschaltet erscheint er in der Abstimmung nicht.

Otto

Otto hat keine Schnittstelle für Zahlungen. Die Quelle ist der Kontoauszug aus dem Otto Partner Connect: Finanzen › Kontoauszüge, Zeitraum wählen (ein Monat genügt), als CSV herunterladen. In der Abstimmung lädst du ihn an der Otto-Karte mit Kontoauszug hochladen hoch.

• Flowkom prüft die Datei vor dem Speichern: Spalten Vorgangstyp, Buchungsdatum und Gesamtbetrag (Euro), jede Zeile lesbar, höchstens 5 MB. Sonst wird nichts gespeichert und die Meldung nennt Spalte bzw. Zeile.
• Das Original bleibt als Buchungsunterlage gespeichert. Dieselbe Datei noch einmal ist kein Fehler; überlappende Kontoauszüge ergeben keine doppelten Buchungen.
• Nach dem Hochladen liest Flowkom alle Kontoauszüge der Anbindung ein und rechnet das Buchungsjournal neu. Läuft gerade ein Einlesen, speichert Flowkom die Datei und liest sie danach automatisch mit ein — ein zweites Hochladen ist nicht nötig.

So bucht Flowkom den Kontoauszug:

• Belegfeld 1 ist die Auftragsnummer, bei Gebühren die Otto-Rechnungsnummer — so findet die Kanzlei die Wochenrechnung im Partner Connect —, bei der Auszahlung OTTO-JJJJMMTT.
• Monat ist der Tag der Buchung im Kontoauszug, nicht der Tag des Hochladens.
• Otto liefert keine Kennung der Auszahlung. Statt „Auszahlungen erklärt“ prüft die Abstimmung, ob die Kontoauszüge den Monat lückenlos abdecken: Mehr als 7 Tage ohne Kontoauszug sind eine Lücke, mit Zeitraum.

PayPal

PayPal liest Flowkom über die Transaktionssuche einer eigenen PayPal-App; wie du sie anlegst und verbindest, steht unter PayPal. Jede Bewegung des PayPal-Kontos wird gebucht:

• Welche Bestellung? PayPal kennt die Bestellnummer des Shops nicht. Flowkom fragt deshalb die Shopify-Anbindungen nach Bestellungen, die mit PayPal bezahlt wurden, und ordnet die Zahlung über die Zahlungskennung zu, die Shopify an PayPal übergibt. Eine Rückzahlung findet die Bestellung über die ursprüngliche Zahlung.
• Debitor: der Debitor des Shops der Bestellung (aus den Belegquellen) bzw. der Sammeldebitor. Findet Flowkom bei Debitor je Quelle keine Bestellung — etwa bei einer privaten Zahlung —, bucht es die Zahlung nicht; sie steht als Bestellung fehlt in der Abstimmung, die Kanzlei bucht sie selbst.
• Belegfeld 1 ist die Bestellnummer ohne „#“, ohne Bestellung die PayPal-Transaktions-ID. Die Abrechnungsreferenz (Feld 121) trägt nur an Bankbewegungen und Lieferantenzahlungen die Transaktions-ID.
• PayPal liefert keine Kennung der Auszahlung, aber das Guthaben nach jeder Bewegung. Die Abstimmung prüft deshalb die Saldo-Kette je Währung, wie bei Kaufland. Liefert PayPal für eine Währung kein Guthaben, steht dort Saldo-Kette nicht prüfbar.
• Bewegungen in Fremdwährung bucht Flowkom nicht (Lücke „Fremdwährung“); die Kanzlei bucht sie selbst.

Die Debitorprüfung der Abstimmung zählt PayPal-Zahlungen beim Shop mit: Eine mit PayPal bezahlte Shopify-Bestellung gilt dort als ausgeglichen.

Abholen

Flowkom holt die Zahlungen jede Nacht um 05:00 Uhr ab — vor dem Buchungsjournal um 05:30 Uhr. Beim ersten Mal ab dem Stichtag minus 45 Tage, damit die erste Auszahlung nach dem Stichtag vollständig erklärt ist. Ohne Stichtag holt Flowkom nichts ab.

• eBay liefert jede Bewegung mit ihrer Auszahlung. Eine Auszahlung ist erklärt, wenn ihre Bewegungen zusammen genau den ausgezahlten Betrag ergeben.
• Amazon stellt die Abrechnungen selbst bereit; beim ersten Mal holt Flowkom alle, die Amazon noch hält (etwa 90 Tage). Dafür braucht die Flowkom-App bei Amazon die Rolle „Finance and Accounting“ — fehlt sie, steht das in der Abstimmung mit Neu verbinden.
• Shopify Payments liefert jede Bewegung mit ihrer Auszahlung, geprüft wie eBay. Abgeholt wird nur ein Shop, der das Recht dafür gegeben hat oder als Zahlungsquelle bucht.
• Otto holt Flowkom nicht ab — es liest die hochgeladenen Kontoauszüge (siehe Otto).
• PayPal liefert jede Bewegung mit dem Guthaben danach; Flowkom prüft die Saldo-Kette wie bei Kaufland. Neue Bewegungen stellt PayPal mit bis zu drei Stunden Verzögerung bereit, der nächste Abruf holt sie nach.
• Kaufland liefert den Buchungsbericht je Storefront (kaufland.de, .cz, .pl …) mit dem Guthaben nach jeder Buchung, aber ohne Kennung der Auszahlung. Flowkom prüft deshalb die Saldo-Kette: Jede Buchung muss zum Guthaben davor passen.
• Jetzt abholen in der Abstimmung holt eine Quelle sofort ab und rechnet das Buchungsjournal danach neu.
• Scheitert der Abruf, steht der Grund in der Abstimmung — etwa „Die Verbindung zum Kanal ist abgelaufen. Bitte unter Integrationen neu verbinden.“

Der Reiter „Zahlungen“

Den Reiter gibt es, sobald eine eBay-, Kaufland-, Amazon-, Shopify-, Otto- oder PayPal-Anbindung besteht. Ändern darf die Zahlungskontierung, wer das Recht „Verbindung und Kontierung“ hat; alle anderen mit Zugriff auf den DATEV-Export sehen sie nur.

Zahlungsquellen

Je eBay-, Kaufland-, Amazon-, Shopify-, Otto- und PayPal-Anbindung eine Karte. Oben steht, wann Flowkom zuletzt abgeholt (Otto: eingelesen) hat; ist der Abruf gescheitert, steht der Grund mit dem Weg zur Anbindung darunter. Fehlt Shopify das Recht auf die Zahlungen, steht dort Recht fehlt mit dem Weg zur Anbindung (Erneut autorisieren); hat Otto noch keinen Kontoauszug, der Weg zur Abstimmung.

• Buchen — an oder aus. Ausgeschaltet holt Flowkom die Zahlungen weiter ab und zeigt sie in der Abstimmung, bucht sie aber nicht; offene Zahlungszeilen verschwinden beim nächsten Lauf.
• Transitkonto — die fiktive Bank der Quelle (bei Pixkom etwa 1830 für eBay, 1840 für Kaufland, 1850 für Shopify Payments, 1812 für Otto, 1810 für PayPal). Zwei eBay-Konten brauchen zwei Transitkonten.
• Geldtransit — das Konto für Auszahlungen (etwa 1462 für eBay, 1464 für Kaufland und Shopify, 1466 für Otto, 1463 für PayPal).
• Debitor — kommt aus den Belegquellen bzw. dem Sammeldebitor; Zahlungen und Erstattungen gleichen ihn aus. Bei Amazon geht ein Debitor je Marktplatz vor. PayPal zeigt die Debitoren der Shops — jede Zahlung gleicht den Debitor des Shops ihrer Bestellung aus.
• Transitkonto je Marktplatz — Amazon je Marktplatz, siehe oben; Kaufland je Storefront, siehe Transitkonto je Storefront.

Damit eine Quelle buchen kann, muss in der Kontierung Belegfeld 1: Bestellnummer gewählt sein — sonst fänden Rechnung und Zahlung nicht zueinander. Bis dahin lässt sich „Buchen“ nicht einschalten.

Unten in jeder Karte steht das Buchungsmuster der Quelle mit den eingetragenen Konten (Soll an Haben).

Gibt es eine Amazon-Anbindung, steht unter den Karten Kursdifferenz mit den Konten für Kursertrag und Kursaufwand (siehe Fremdwährung und Kursdifferenz).

Gebühren und Einbehalte

Je Gebührenart, die der Marktplatz gemeldet hat, ein Konto (Sachkonto oder Kreditor), der BU-Schlüssel und ab wann die Regel gilt (Gültig ab, leer = immer). Daneben steht, wie viele Posten mit welchem Betrag es im Vormonat und in den letzten 13 Monaten gab. Vorschläge übernehmen füllt die Konten des Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) — etwa Verkaufsprovision auf 6770 und Anzeigengebühr auf 6600 mit BU 401 (Vorsteuer 19 %). Für Amazon gibt es Vorschläge nur für SKR04, so wie Account One bucht. Konten und BU-Schlüssel bestätigt die Kanzlei.

Die Regeln gelten je Kanal: Zwei eBay-Konten teilen sich die Gebühren-Kontierung, eingetragen in der Karte des ersten. Soll eine Gebührenart ab einem Tag anders gebucht werden (etwa nach einem Kontenwechsel der Kanzlei), legt ⋯ › Ab einem Datum anders kontieren … eine zweite Regel mit „Gültig ab“ an; die bisherige gilt für die Tage davor weiter.

Kommt eine neue Gebührenart dazu, erscheint sie hier ohne Konto. Bis ein Konto eingetragen ist, bucht Flowkom die ganze Bewegung nicht — sie steht in der Abstimmung unter „Zahlungen“ als nicht gebucht.

Eine Gebührenart erscheint erst mit dem ersten Abruf bzw. Kontoauszug, in dem sie vorkommt. Wer die Vorschläge vorher übernommen hat, hat für spätere Arten also noch kein Konto. Deshalb:

• Bucht die Quelle schon, kommt eine Meldung (Glocke) je Anbindung, sobald eine Gebührenart ohne Konto zum ersten Mal auftaucht — mit dem Weg hierher. Sie erledigt sich, sobald alle genannten Arten ein Konto haben.
• Die Prüfung Zahlungskontierung der Abstimmung nennt die Arten ohne Konto und bietet Vorschläge übernehmen an, wo der Kontenrahmen einen hat.

Ein Konto trägt Flowkom nie von selbst ein: Die Zahlungskontierung bestätigt die Kanzlei, und jede Änderung hebt die Bestätigung auf.

Bestätigung durch die Kanzlei

Die Zahlungskontierung ist Teil der Kanzlei-Bestätigung: Das PDF für die Kanzlei nennt Transit- und Geldtransitkonten (bei Amazon auch je Marktplatz, bei Kaufland je Storefront), die Regeln mit BU Drittland und BU je Marktplatz, die Konten der Kursdifferenz und das Buchungsmuster. Jede Änderung daran hebt die Bestätigung auf.

Was nicht gebucht wird

Ist bei einer Amazon-Abrechnung etwas nicht buchbar, steht die ganze Abrechnung mit diesem einen Grund in der Abstimmung — keine Zeile von ihr geht in den Stapel, bis der Grund behoben ist.

Bewegungen vor dem Stichtag stehen nicht im Buchungsjournal; sie bucht das bisherige System. Bei Amazon zählt der Auszahlungstag: Eine Abrechnung, die vor dem Stichtag ausgezahlt wurde, bucht ganz das bisherige System.