Import (CSV & Excel)
Der Import-Assistent führt Sie in vier Schritten durch den Import einer CSV- oder Excel-Datei. Bestehende Datensätze werden anhand eines Duplikatschlüssels erkannt und automatisch aktualisiert (Upsert-Logik).
UnterstĂĽtzte Formate
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Dateiformate | .csv, .txt, .xlsx, .xls |
| Zeichencodierung (CSV) | Automatische Erkennung: UTF-8 und Windows-1252/ANSI (typisch für JTL-/Excel-Exporte) — Umlaute bleiben in beiden Fällen korrekt |
| Maximale Zeilenzahl | 50.000 pro Import |
| Trennzeichen (CSV) | Automatische Erkennung: Semikolon (;), Komma (,), Tab, Pipe (|) |
| Excel | Es wird das erste Tabellenblatt importiert; Zellwerte kommen so an, wie Excel sie anzeigt |
Tipp: Excel-Dateien können direkt importiert werden — der frühere Umweg über „CSV UTF-8” ist nicht mehr nötig. Bei CSV-Dateien zeigt der Assistent den erkannten Zeichensatz an; über das Feld Zeichensatz lässt er sich bei Bedarf manuell umstellen (die Datei wird dann neu eingelesen).
Schritt 1: Datei und Zieltabelle
- Ziehen Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei in den Upload-Bereich (oder klicken Sie ihn an).
- Das System erkennt Trennzeichen und Zeichensatz automatisch und zeigt beides an.
- Wählen Sie die Zieltabelle, in die importiert werden soll:
| Zieltabelle | DuplikatschlĂĽssel |
|---|---|
Artikel (products) | sku |
Lieferanten (suppliers) | supplier_number |
Lagerplätze (storage_locations) | name |
Lieferanten-Artikel (supplier_products) | product_id |
Kunden (customers) | customer_number (fest — einziges eindeutiges Feld) |
| Lagerbestand — Initialbefüllung | — (bucht additiv über den Wareneingang) |
| Lieferantenbestellung (LB) | — (legt eine LB samt Positionen an) |
Der DuplikatschlĂĽssel bestimmt, ob ein Datensatz als neu (Insert) oder bereits vorhanden (Update) erkannt wird.
Kunden-Import: Die Kundennummer ist Pflicht (sie ist der einzige eindeutige Schlüssel). Zusätzlich braucht jede Zeile einen Namen ODER eine Firma. Deutsche ERP-Spaltennamen wie „Kundennummer”, „KdNr” oder „Debitorennummer” werden automatisch zugeordnet.
Schritt 2: Spaltenzuordnung
Nach dem Hochladen wird jede Spalte Ihrer CSV-Datei einem Feld der Zieltabelle zugeordnet. Der Assistent versucht, Spalten automatisch anhand von Synonymen zuzuordnen.
Status-Farben
| Farbe | Bedeutung | Ăśbereinstimmung |
|---|---|---|
| GrĂĽn | Automatisch zugeordnet | >= 90 % |
| Gelb | Vorschlag vorhanden | 50 — 90 % |
| Rot | Nicht zugeordnet | < 50 % |
- Grüne Spalten sind bereits korrekt zugeordnet und benötigen in der Regel keine Anpassung.
- Gelbe Spalten haben einen Vorschlag, den Sie prüfen und bei Bedarf ändern sollten.
- Rote Spalten mĂĽssen manuell zugeordnet oder ĂĽbersprungen werden.
Unter jedem CSV-Spaltennamen zeigt die Tabelle die ersten Beispielwerte aus Ihrer Datei — so fallen Fehl-Zuordnungen sofort auf, noch bevor die Validierung läuft.
Hinweis: Die vollständige Liste aller Synonyme finden Sie in der Feldreferenz. Wenn Sie Ihre CSV-Spalten nach diesen Synonymen benennen, gelingt die automatische Zuordnung zuverlässiger.
Schritt 3: Vorschau und Dry-Run
Bevor Daten tatsächlich geschrieben werden, führt das System eine Validierung (Dry-Run) durch. Sie sehen eine Vorschau aller Zeilen mit dem geplanten Ergebnis:
Zeilen-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Insert | Neuer Datensatz, wird angelegt |
| Update | Bestehender Datensatz gefunden (per DuplikatschlĂĽssel), wird aktualisiert |
| Skip | Zeile wird ĂĽbersprungen (z. B. keine Ă„nderung erkannt) |
| Error | Validierungsfehler (z. B. Pflichtfeld fehlt, ungĂĽltiger Datentyp) |
Zeilenauswahl
Über Checkboxen können Sie einzelne Zeilen vom Import ausschließen. Entfernen Sie die Markierung bei Zeilen, die Sie nicht importieren möchten.
Fehlermodus
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Tolerant | Fehlerhafte Zeilen werden ĂĽbersprungen, alle gĂĽltigen Zeilen werden importiert |
| Strikt | Der gesamte Import wird abgebrochen, sobald ein Fehler auftritt |
Wählen Sie Tolerant, wenn Sie möglichst viele Datensätze übernehmen und Fehler nachträglich korrigieren möchten. Wählen Sie Strikt, wenn die Datenkonsistenz aller Zeilen gewährleistet sein muss.
Enthält die Vorschau Fehler, können Sie schon hier nur die Fehlerzeilen als CSV herunterladen (Originalspalten plus „Fehler”-Spalte), die Werte korrigieren und nur diese Zeilen erneut hochladen.
Schritt 4: Ergebnis
Der Import läuft als Hintergrund-Job: Sie sehen einen Fortschrittsbalken („X von Y Zeilen verarbeitet”), und der Vorgang läuft serverseitig weiter — auch bei kurzen Verbindungsabbrüchen. Der Status ist parallel in der Job-Historie sichtbar.
Nach Abschluss des Imports sehen Sie eine Zusammenfassung:
| Kategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Erfolgreich | Anzahl der eingefügten und aktualisierten Datensätze |
| Übersprungen | Zeilen ohne Änderung oder manuell abgewählt |
| Fehlerhaft | Zeilen mit Validierungsfehlern |
Wenn fehlerhafte Zeilen vorhanden sind, können Sie diese als CSV-Datei herunterladen. Die heruntergeladene Datei enthält die Originalzeilen ergänzt um eine Spalte mit der Fehlerbeschreibung. Korrigieren Sie die Fehler und importieren Sie nur diese Datei erneut.
Haben Sie ohne Vorlage importiert, bietet der Ergebnis-Schritt außerdem an, das verwendete Spalten-Mapping direkt als Vorlage zu speichern — der nächste Import derselben Quelle ist damit zwei Klicks.
Import rückgängig machen
Jeder Stammdaten-Import (Artikel, Lagerplätze, Lieferanten, Lieferanten-Artikel, Kunden) lässt sich in der Job-Historie über den Button Rückgängig zurücknehmen:
- Gelöscht werden ausschließlich die durch diesen Import neu angelegten Zeilen.
- Aktualisierte Zeilen bleiben geändert (es gibt keine gespeicherten Vorher-Werte) — der Dialog weist darauf hin.
- Zeilen, die inzwischen verwendet werden (z. B. ein Artikel mit Bestand oder Auftragspositionen), sind geschützt und werden als „übersprungen” gemeldet.
- Ein bereits zurĂĽckgenommener Import ist entsprechend markiert und kann nicht erneut zurĂĽckgerollt werden.
Häufige Fehler
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Pflichtfeld fehlt | Eine Pflicht-Spalte wurde nicht zugeordnet oder ist leer | Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder in der CSV vorhanden und befĂĽllt sind |
| UngĂĽltiger Datentyp | Text in einer Zahlenspalte | Deutsche (1.234,56) und englische (1,234.56) Zahlenformate werden erkannt; Ganzzahl-Felder akzeptieren keine Nachkommastellen |
| Duplikat nicht gefunden | Der Wert im Duplikatschlüssel stimmt mit keinem bestehenden Datensatz überein | Das ist normal bei neuen Datensätzen — sie werden als Insert angelegt |
| UUID ungültig | Eine ID-Spalte enthält keinen gültigen UUID-Wert | Verwenden Sie die vollständige UUID im Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx |
| Datei zu groĂź | Die Datei ĂĽberschreitet 50.000 Zeilen | Teilen Sie die Datei in kleinere Abschnitte auf |
| Zeichencodierung | Umlaute oder Sonderzeichen werden falsch dargestellt | Wird normalerweise automatisch erkannt; falls nicht, stellen Sie den Zeichensatz im Upload-Schritt manuell um |
Tipps fĂĽr fehlerfreie Importe
- Feldreferenz nutzen — Benennen Sie Ihre CSV-Spalten nach den Synonymen in der Feldreferenz, damit die automatische Zuordnung greift.
- Kleine Testdatei zuerst — Importieren Sie zunächst 5—10 Zeilen im strikten Modus, um die Zuordnung und Validierung zu prüfen.
- Vorlage speichern — Speichern Sie eine erfolgreiche Import-Konfiguration als Vorlage, um sie beim nächsten Mal wiederzuverwenden.
- Zahlenformate — Deutsche (
1.234,56) und englische (1,234.56) Schreibweisen werden automatisch erkannt. - Leere Zeilen vermeiden — Entfernen Sie leere Zeilen am Ende der Datei, da diese zu unnötigen Fehlern führen können.