Import (CSV & Excel)
Der Import-Assistent führt dich in vier Schritten durch den Import einer CSV- oder Excel-Datei. Bestehende Datensätze werden anhand eines Duplikatschlüssels erkannt und automatisch aktualisiert (Upsert-Logik).
Unterstützte Formate
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Dateiformate | .csv, .txt, .xlsx, .xls |
| Zeichencodierung (CSV) | Automatische Erkennung: UTF-8 und Windows-1252/ANSI (typisch für JTL-/Excel-Exporte) — Umlaute bleiben in beiden Fällen korrekt |
| Maximale Zeilenzahl | 50.000 pro Import |
| Trennzeichen (CSV) | Automatische Erkennung: Semikolon (;), Komma (,), Tab, Pipe (|) |
| Excel | Es wird das erste Tabellenblatt importiert; Zellwerte kommen so an, wie Excel sie anzeigt |
Tipp: Excel-Dateien können direkt importiert werden — der frühere Umweg über „CSV UTF-8” ist nicht mehr nötig. Bei CSV-Dateien zeigt der Assistent den erkannten Zeichensatz an; über das Feld Zeichensatz lässt er sich bei Bedarf manuell umstellen (die Datei wird dann neu eingelesen).
Schritt 1: Datei und Zieltabelle
- Zieh deine CSV- oder Excel-Datei in den Upload-Bereich (oder klicke ihn an).
- Das System erkennt Trennzeichen und Zeichensatz automatisch und zeigt beides an.
- Wähle die Zieltabelle, in die importiert werden soll:
| Zieltabelle | Duplikatschlüssel |
|---|---|
Artikel (products) | sku |
Lieferanten (suppliers) | supplier_number |
Lagerplätze (storage_locations) | name |
Lieferanten-Artikel (supplier_products) | product_id |
Kunden (customers) | customer_number (fest — einziges eindeutiges Feld) |
| Lagerbestand — Initialbefüllung | — (bucht additiv über den Wareneingang) |
| Lieferantenbestellung (LB) | — (legt eine LB samt Positionen an) |
Der Duplikatschlüssel bestimmt, ob ein Datensatz als neu (Insert) oder bereits vorhanden (Update) erkannt wird.
Kunden-Import: Die Kundennummer ist Pflicht (sie ist der einzige eindeutige Schlüssel). Zusätzlich braucht jede Zeile einen Namen ODER eine Firma. Deutsche ERP-Spaltennamen wie „Kundennummer”, „KdNr” oder „Debitorennummer” werden automatisch zugeordnet.
Schritt 2: Spaltenzuordnung
Nach dem Hochladen wird jede Spalte deiner CSV-Datei einem Feld der Zieltabelle zugeordnet. Der Assistent versucht, Spalten automatisch anhand von Synonymen zuzuordnen.
Status-Farben
| Farbe | Bedeutung | Übereinstimmung |
|---|---|---|
| Grün | Automatisch zugeordnet | >= 90 % |
| Gelb | Vorschlag vorhanden | 50 — 90 % |
| Rot | Nicht zugeordnet | < 50 % |
- Grüne Spalten sind bereits korrekt zugeordnet und benötigen in der Regel keine Anpassung.
- Gelbe Spalten haben einen Vorschlag, den du prüfen und bei Bedarf ändern solltest.
- Rote Spalten müssen manuell zugeordnet oder übersprungen werden.
Unter jedem CSV-Spaltennamen zeigt die Tabelle die ersten Beispielwerte aus deiner Datei — so fallen Fehl-Zuordnungen sofort auf, noch bevor die Validierung läuft.
Hinweis: Die vollständige Liste aller Synonyme findest du in der Feldreferenz. Wenn du deine CSV-Spalten nach diesen Synonymen benennst, gelingt die automatische Zuordnung zuverlässiger.
Schritt 3: Vorschau und Dry-Run
Bevor Daten tatsächlich geschrieben werden, führt das System eine Validierung (Dry-Run) durch. Du siehst eine Vorschau aller Zeilen mit dem geplanten Ergebnis:
Zeilen-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Insert | Neuer Datensatz, wird angelegt |
| Update | Bestehender Datensatz gefunden (per Duplikatschlüssel), wird aktualisiert |
| Skip | Zeile wird übersprungen (z. B. keine Änderung erkannt) |
| Error | Validierungsfehler (z. B. Pflichtfeld fehlt, ungültiger Datentyp) |
Zeilenauswahl
Über Checkboxen kannst du einzelne Zeilen vom Import ausschließen. Entferne die Markierung bei Zeilen, die du nicht importieren möchtest.
Fehlermodus
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Tolerant | Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen, alle gültigen Zeilen werden importiert |
| Strikt | Der gesamte Import wird abgebrochen, sobald ein Fehler auftritt |
Wähle Tolerant, wenn du möglichst viele Datensätze übernehmen und Fehler nachträglich korrigieren möchtest. Wähle Strikt, wenn die Datenkonsistenz aller Zeilen gewährleistet sein muss.
Enthält die Vorschau Fehler, kannst du schon hier nur die Fehlerzeilen als CSV herunterladen (Originalspalten plus „Fehler”-Spalte), die Werte korrigieren und nur diese Zeilen erneut hochladen.
Schritt 4: Ergebnis
Der Import läuft als Hintergrund-Job: Du siehst einen Fortschrittsbalken („X von Y Zeilen verarbeitet”), und der Vorgang läuft serverseitig weiter — auch bei kurzen Verbindungsabbrüchen. Der Status ist parallel in der Job-Historie sichtbar.
Nach Abschluss des Imports siehst du eine Zusammenfassung:
| Kategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Erfolgreich | Anzahl der eingefügten und aktualisierten Datensätze |
| Übersprungen | Zeilen ohne Änderung oder manuell abgewählt |
| Fehlerhaft | Zeilen mit Validierungsfehlern |
Wenn fehlerhafte Zeilen vorhanden sind, kannst du diese als CSV-Datei herunterladen. Die heruntergeladene Datei enthält die Originalzeilen ergänzt um eine Spalte mit der Fehlerbeschreibung. Korrigiere die Fehler und importiere nur diese Datei erneut.
Hast du ohne Vorlage importiert, bietet der Ergebnis-Schritt außerdem an, das verwendete Spalten-Mapping direkt als Vorlage zu speichern — der nächste Import derselben Quelle ist damit zwei Klicks.
Import rückgängig machen
Jeder Stammdaten-Import (Artikel, Lagerplätze, Lieferanten, Lieferanten-Artikel, Kunden) lässt sich in der Job-Historie über den Button Rückgängig zurücknehmen:
- Gelöscht werden ausschließlich die durch diesen Import neu angelegten Zeilen.
- Aktualisierte Zeilen bleiben geändert (es gibt keine gespeicherten Vorher-Werte) — der Dialog weist darauf hin.
- Zeilen, die inzwischen verwendet werden (z. B. ein Artikel mit Bestand oder Auftragspositionen), sind geschützt und werden als „übersprungen” gemeldet.
- Ein bereits zurückgenommener Import ist entsprechend markiert und kann nicht erneut zurückgerollt werden.
Häufige Fehler
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Pflichtfeld fehlt | Eine Pflicht-Spalte wurde nicht zugeordnet oder ist leer | Stell sicher, dass alle Pflichtfelder in der CSV vorhanden und befüllt sind |
| Ungültiger Datentyp | Text in einer Zahlenspalte | Deutsche (1.234,56) und englische (1,234.56) Zahlenformate werden erkannt; Ganzzahl-Felder akzeptieren keine Nachkommastellen |
| Duplikat nicht gefunden | Der Wert im Duplikatschlüssel stimmt mit keinem bestehenden Datensatz überein | Das ist normal bei neuen Datensätzen — sie werden als Insert angelegt |
| UUID ungültig | Eine ID-Spalte enthält keinen gültigen UUID-Wert | Verwende die vollständige UUID im Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx |
| Datei zu groß | Die Datei überschreitet 50.000 Zeilen | Teile die Datei in kleinere Abschnitte auf |
| Zeichencodierung | Umlaute oder Sonderzeichen werden falsch dargestellt | Wird normalerweise automatisch erkannt; falls nicht, stell den Zeichensatz im Upload-Schritt manuell um |
Tipps für fehlerfreie Importe
- Feldreferenz nutzen — Benenne deine CSV-Spalten nach den Synonymen in der Feldreferenz, damit die automatische Zuordnung greift.
- Kleine Testdatei zuerst — Importiere zunächst 5—10 Zeilen im strikten Modus, um die Zuordnung und Validierung zu prüfen.
- Vorlage speichern — Speichere eine erfolgreiche Import-Konfiguration als Vorlage, um sie beim nächsten Mal wiederzuverwenden.
- Zahlenformate — Deutsche (
1.234,56) und englische (1,234.56) Schreibweisen werden automatisch erkannt. - Leere Zeilen vermeiden — Entferne leere Zeilen am Ende der Datei, da diese zu unnötigen Fehlern führen können.