Freigaben & Berechtigungen
Wofür? Notiz-Seiten sind standardmäßig privat: Nur die Person, die sie erstellt hat, und der Workspace-Inhaber sehen sie. Zugriff gibst du gezielt frei.
Diese Seite betrifft die Notizen. Wer welche Aufgabe sieht, regeln die Bereichs-Rechte — das ist ein getrenntes System.
Teilen
Über Teilen (oben rechts auf der Seite) öffnest du den Freigabe-Dialog. Ganz oben wählst du die Freigabe — drei Stufen:
| Stufe | Wer sieht die Seite |
|---|---|
| Privat | nur ich |
| Für Ausgewählte | die Personen, die du darunter einträgst |
| Für alle im Arbeitsbereich | jeder darf lesen und schreiben |
Bei Für Ausgewählte trägst du einzelne Personen, Alle Admins oder Alle Mitglieder ein, jeweils mit der Stufe Lesen (nur ansehen) oder Bearbeiten.
Freigaben gelten automatisch auch für alle Unterseiten. Eine Unterseite kann zusätzlich enger freigegeben werden.
Teams spielen hier keine Rolle — Notiz-Freigaben kennen nur Personen und die beiden Rollen-Gruppen.
„Für alle im Arbeitsbereich” ist mehr als eine breite Freigabe
Diese Stufe hat eine zweite Wirkung, die man ihr nicht ansieht — der Dialog schreibt sie deshalb daneben:
Nur so freigegebene Seiten dürfen einen KI-Antwortentwurf begründen.
Der KI-Antwortentwurf im Helpdesk zitiert eure eigenen Arbeitsanweisungen, wenn er einen Vorschlag für eine Kundenantwort schreibt. Damit dabei nichts Vertrauliches nach außen gerät, zieht er ausschließlich Seiten heran, die im ganzen Arbeitsbereich offen liegen. Eine private oder einzeln geteilte Seite kommt dafür nicht in Frage — auch dann nicht, wenn sie inhaltlich passen würde.
Praktisch heißt das: Gibt es keine einzige workspace-offene Seite, antwortet die KI ohne euer Wissen — sie hat schlicht keine Quelle. Ob das gerade der Fall ist, steht unter Betriebsbereitschaft.
Stell also die Seiten auf diese Stufe, die eine Kundenantwort tragen sollen — Arbeitsanweisungen, Textbausteine, Reklamationsregeln. Personal-, Einkaufs- und Zugangsthemen bleiben, wo sie sind.
Beim ersten Helpdesk-Import legt Flowkom seine Ablage ebenfalls workspace-offen an. Sonst wäre sie für die zweite Person nicht beschreibbar, und es entstünde eine zweite Ablage daneben.
Gut zu wissen
- Du und der Workspace-Inhaber habt immer Zugriff und könnt nicht ausgesperrt werden.
- Erbt eine Seite ihren Zugriff von einer übergeordneten Seite, zeigt der Dialog die geerbten Freigaben an und verlinkt zur übergeordneten Seite.
- Ein Personen-Symbol im Seitenbaum kennzeichnet Seiten, die über dich hinaus mit anderen geteilt sind. Fehlt dir das Bearbeiten-Recht, erscheint der Editor schreibgeschützt und die Seite trägt die Kennzeichnung Nur Lesen.
Technische Grenze: Die Sichtbarkeit setzt die Anwendung durch. Workspace-Mitglieder mit technischem Direktzugriff auf die Datenbank könnten Rohdaten lesen — für Inhalte, die vor dem eigenen Team geheim bleiben müssen, ist Brainflow nicht gedacht.