Otto-Marktplatz-Integration

Verbinde dein Otto-Verkäuferkonto direkt mit Flowkom — für Bestellimport, Versandbestätigung und Bestandsübertragung. Das ist die native Alternative zum Weg über Magnalister.

Gut zu wissen: Beide Wege können parallel bestehen. Solange du über Magnalister listest, kommen Otto-Bestellungen weiter über Shopify herein. Die Direktanbindung importiert dieselben Bestellungen nicht doppelt — ein Doppel-Import-Schutz gleicht sie ab.

Was die Integration kann

• Bestellimport — Otto-Bestellungen werden direkt in Flowkom importiert (mit korrekter Steuer-/Netto-/Brutto-Ermittlung und Storno-Erkennung)
• Versandbestätigung — versendete Bestellungen werden mit Trackingnummer und Retourenlabel automatisch an Otto gemeldet
• Bestandsübertragung — der verfügbare Lagerbestand deiner Artikel geht an Otto (Transit- und FBA-Bestände ausgeschlossen)
• Retouren — eingehende Rücksendungen direkt in Flowkom prüfen und annehmen (löst die Kundenerstattung durch Otto aus) oder ablehnen
• Artikelzuordnung — deine Otto-Artikel werden automatisch über die SKU mit Flowkom-Artikeln verknüpft; der Rest lässt sich manuell zuordnen
• Storno in beide Richtungen — stornierst du eine Otto-Bestellung in Flowkom, meldet Flowkom das an Otto; storniert Otto (ganz oder einzelne Positionen), passt Flowkom die Bestellung an und warnt das Lager
• Erstattungs-Abgleich (Belege) — Erstattungen, die Otto ohne Flowkom auslöst (z.B. Storno-Versandkosten, Teilerstattungen aus dem OPC), werden automatisch am Auftrag verbucht — inkl. Gutschrift und Profitbutler
• Produktlister — Artikel direkt aus Flowkom bei Otto listen: alle Kategorie-Attribute, Entwurf speichern, Versandprofil & Bearbeitungszeit, otto.de-Status und Preis-Push (siehe unten)

Jeder dieser Bereiche ist standardmäßig aus und wird pro Verbindung einzeln aktiviert — du behältst die Kontrolle, was direkt über Otto läuft.

Voraussetzungen

• Ein aktives Otto-Verkäuferkonto mit Zugang zum OTTO Partner Connect (OPC)
• Admin-Rechte in Flowkom
• Eine App im OPC mit dem Recht „API-Zugriff” und den freigegebenen Scopes (siehe Schritt 1)

Schritt 1: App im OTTO Partner Connect anlegen

1. Melde dich im OTTO Partner Connect an und lege unter den API-/Entwickler-Einstellungen eine App mit dem Recht „API-Zugriff” an.

2. Gib die benötigten Scopes frei:

   products · orders · shipments · returns · receipts · availability · shipping-profiles

3. Notiere dir Client-ID und Client-Secret. Das Client-Secret wird nur einmal angezeigt — kopiere es sofort.

Schritt 2: Integration in Flowkom anlegen

1. Gehe in Flowkom zu Einstellungen → Integrationen → Hinzufügen und wähle Otto Marktplatz.
2. Öffne die neu angelegte Integration.

Schritt 3: Verbinden

1. Trage Client-ID und Client-Secret aus Schritt 1 ein und klicke auf Verbinden.
2. Flowkom prüft die Zugangsdaten direkt gegen Otto. Bei Erfolg wechselt der Status auf Aktiv.

Fehler beim Verbinden? Kommt eine Meldung zu ungültigen Zugangsdaten, prüfe, ob die App im OPC wirklich das Recht „API-Zugriff“ und alle oben genannten Scopes freigeschaltet hat.

Bereiche aktivieren

Nach dem Verbinden erscheinen die einzelnen Bereiche als eigene Karten. Aktiviere sie in dieser Reihenfolge:

Bestellimport

• Im Bereich Bestellimport kannst du jetzt importieren (einmalig) oder den automatischen Import einschalten.
• Bestellungen, die bereits auf anderem Weg (z.B. über Shopify) in Flowkom eingelaufen sind, werden automatisch erkannt und nicht doppelt angelegt.
• Stornos: Storniert Otto eine komplette Bestellung, wird sie in Flowkom storniert (solange sie nicht versendet ist). Storniert Otto einzelne Positionen, passt Flowkom die Auftragspositionen an (bei offenen Aufträgen) bzw. warnt per Benachrichtigung, wenn der Auftrag schon in Bearbeitung ist — damit das Lager stornierte Artikel nicht versendet. Adressänderungen von Otto erreichen unversendete Aufträge automatisch.
• Storno aus Flowkom: Stornierst du eine Otto-Bestellung in Flowkom, wird der Storno an Otto gemeldet. Ist das bei Otto nicht mehr möglich (schon versendet), bekommst du einen Hinweis.

Versandbestätigung

• Hinterlege im Bereich Versandbestätigung deine Absenderadresse (Stadt, PLZ und Land als 3-Buchstaben-Code, z.B. DEU).
• Otto verlangt für Paketsendungen ein Retourenlabel je Sendung (akzeptiert werden DHL, GLS und Hermes).
• Teste zuerst mit „Jetzt bestätigen”, bevor du die automatische Bestätigung einschaltest. Fehler erscheinen als Benachrichtigung.

Retourenlabel automatisch erzeugen

• Der Schalter „Retourenlabel automatisch beim Versand erzeugen” (standardmäßig an) erstellt beim Versand einer Otto-Bestellung über DHL/Deutsche Post automatisch ein DHL-Retourenlabel mit.
• Kosten entstehen erst, wenn der Kunde das Label tatsächlich nutzt.
• Als Retouren-Versanddienstleister ist aktuell DHL verfügbar; GLS und Hermes erscheinen in der Auswahl, sobald sie in Flowkom integriert sind.
• Voraussetzung: eine DHL-Retouren-Abrechnungsnummer — entweder an der Versandart oder als Standard in den DHL-Einstellungen hinterlegt. Fehlt sie, wird der Versand nicht blockiert; die Versandbestätigung meldet dann das fehlende Retourenlabel.

Bestandsübertragung

• Übertragen wird der verfügbare Bestand deiner zugeordneten Artikel — Transit- und FBA-Bestände sind ausgeschlossen, offene Reservierungen werden abgezogen.
• Wichtig: Falls ein anderes System (z.B. Magnalister) denselben Otto-Bestand pflegt, schalte dort die Bestandsübertragung ab, bevor du sie hier aktivierst — zwei Systeme würden sich sonst gegenseitig überschreiben.

Retouren

• Im Bereich Retouren siehst du angekündigte Rücksendungen (mit Retour-Tracking und Link zum Flowkom-Auftrag).
• Nach der Prüfung der eingegangenen Ware wählst du die Positionen aus und klickst Annehmen (mit Zustandsangabe A–E) — Otto erstattet daraufhin den Kunden — oder Ablehnen (mit Grund, z.B. „Artikel beschädigt”).
• Jede Aktion ist ein bewusster Klick; es gibt keine automatische Annahme.

Belege & Rechnungen

Otto stellt die Rechnung im Namen des Verkäufers aus. Im Block Belege & Rechnungen legst du fest, wer die Rechnung für Otto-Aufträge erstellt:

• Otto stellt die Rechnung (empfohlen, Standard): Billkom erzeugt für Otto-Aufträge keine eigene Rechnung — ein zweiter Beleg mit USt-Ausweis würde eine doppelte Steuerschuld riskieren (§ 14c UStG). Der Billkom-Kanal wird dabei auf Marktplatz-Beleg gestellt. Gleichzeitig zieht Flowkom Ottos Original-Belege automatisch als PDF in ein privates Archiv.
• Billkom erstellt die Rechnung: Nur wählen, wenn nicht Otto der Rechnungssteller ist. Billkom entscheidet dann wie bisher; es werden keine Otto-Original-Belege gezogen.

Wo du die Otto-Belege findest:

• Am Auftrag — im Auftragsdetail erscheint der Abschnitt Otto-Belege (Beleg-Nr., Netto/USt/Brutto, Download).
• In der Integration — der Block Belege & Rechnungen zeigt das Archiv (Zähler + die zuletzt erfassten Belege) und einen Monats-ZIP.
• Im Billkom-Modul — unter Billkom → ZIP-Export wählst du als Quelle „Otto-Marktplatz-Belege” und lädst alle Belege eines Monats gebündelt herunter (z.B. für den Steuerberater).

Erstattungs-Abgleich (Otto-Belege)

• Otto erstattet Kunden in manchen Fällen ohne Flowkom-Beteiligung — etwa Versandkosten nach einem Storno, Service-Erstattungen oder Teilerstattungen, die du direkt im OTTO Partner Connect auslöst.
• Mit eingeschaltetem Erstattungs-Abgleich holt Flowkom diese Belege regelmäßig ab und verbucht sie am Auftrag: Zahlstatus, Gutschrift (falls eine Rechnung existiert) und die Profitbutler-Retourenauswertung bleiben damit vollständig.
• Erstattungen aus der Retouren-Annahme verbucht Flowkom bereits im Moment der Annahme — der Belegabgleich überspringt sie automatisch (keine Doppelbuchung).

Artikelzuordnung

• Klicke auf Synchronisieren, um deinen Otto-Katalog abzurufen.
• Artikel mit passender SKU werden automatisch verknüpft (grün). Den Rest kannst du über Zuordnen manuell mit einem Flowkom-Artikel verbinden.

Produkte bei Otto listen (Produktlister)

Artikel lassen sich direkt aus Flowkom bei Otto listen — ohne Umweg über den OTTO Partner Connect.

1. Öffne den Artikel in Flowkom und wechsle in den Reiter Plattformen. Dort erscheint die Karte Otto Market (sobald eine aktive Otto-Integration besteht).
2. Klicke „Bei Otto listen”. Im Formular wählst du:
   • Kategorie (durchsuchbar) — bestimmt die Pflicht-Attribute
   • Marke — aus den für dein Konto freigeschalteten Otto-Marken
   • Produktreferenz (max. 50 Zeichen — gleiche Referenz gruppiert Varianten bei Otto)
   • Preis und UVP (EUR, brutto) — im Schritt Varianten; der USt-Satz steht unter Versand & Bilder
   • Pflicht-Attribute der Kategorie (erlaubte Werte als Auswahl, Mehrfachauswahl per Checkboxen)
   • Weitere Otto-Attribute — alle optionalen Attribute, nach Otto-Gruppen aufklappbar; von Otto empfohlene Attribute sind markiert (gepflegte Attribute verbessern die Sichtbarkeit auf otto.de)
   • Versand — Versandprofil (aus deinen OPC-Profilen) und Bearbeitungszeit. Ohne Versandprofil bleibt der Artikel auf otto.de unsichtbar — Flowkom schreibt es automatisch, sobald Otto das Listing akzeptiert hat.
   • optional Beschreibung und Bullet-Points (je Zeile einer, max. 10)
   • Produktsicherheit (GPSR) — Name und Anschrift des Wirtschaftsakteurs; wird als Vorgabe gespeichert und beim nächsten Listing vorbefüllt
3. Entwurf speichern sichert den Formular-Stand (auch unvollständig) — beim nächsten Öffnen ist alles vorausgefüllt. Jetzt listen übermittelt an Otto.
4. Otto verarbeitet das Produkt asynchron. Die Karte zeigt den Status: Verarbeitung läuft → Gelistet oder Abgelehnt (mit Otto-Ablehnungsgrund). Über „Status prüfen” holst du das Ergebnis ab. Zusätzlich zeigt die Karte den Live-Status auf otto.de (Online / in Prüfung / eingeschränkt / abgelehnt / inaktiv).

Voraussetzungen je Artikel: eine EAN (nicht mit „2” beginnend) und mindestens ein Produktbild (öffentlich erreichbar, min. 500×1000 px empfohlen). Beides pflegst du am Artikel.

UVP (Streichpreis): Neben dem Verkaufspreis kannst du eine unverbindliche Preisempfehlung pflegen — Otto zeigt sie als durchgestrichenen Preis. Sie muss deshalb über dem Verkaufspreis liegen, sonst wird die Eingabe abgelehnt. Ist am Artikel eine UVP hinterlegt (Feld UVP in den Produktdaten) und liegt sie über dem Verkaufspreis, ist das Feld vorbefüllt.

Die UVP wird nur mit „Jetzt listen” bzw. „Aktualisierung übermitteln” übertragen — der Preis-Knopf auf der Plattformen-Karte aktualisiert ausschließlich den Verkaufspreis. Lässt du das Feld leer, wird keine UVP gesendet; eine zuvor gesetzte UVP verschwindet damit beim nächsten Übermitteln vom Angebot.

Preis ändern: Über das Stift-Symbol an der Preis-Spalte der Otto-Karte überträgst du einen neuen Brutto-Preis direkt an Otto (asynchron).

Bestandssync pro Listing: Jedes Otto-Listing hat auf der Karte einen eigenen Schalter Bestandssync; über „Bestand pushen” überträgst du den verfügbaren Bestand dieses Artikels sofort.

Variantenfamilien vom Eltern-Artikel listen

Eltern-Artikel (Variantenfamilien) listest du direkt vom Eltern-Artikel aus — Flowkom überträgt alle gewählten Varianten in einem Rutsch als eine Otto-Familie:

1. Öffne den Eltern-Artikel → Reiter Plattformen → „Bei Otto listen”. Kategorie, Marke, Attribute, Versand und GPSR füllst du einmal aus — sie gelten für alle Varianten.
2. Die gewählte Kategorie bietet mögliche Varianten-Merkmale an (oft mehrere, z. B. Form/Länge/Material/Farbe). Unter „Varianten-Merkmale” wählst du, worin sich deine Varianten unterscheiden — nur diese Merkmale werden Spalten in der Varianten-Tabelle und brauchen je Variante einen Wert; die übrigen bleiben normale Attribute. Über „Werte aus Flowkom-Attribut …” übernimmt Flowkom die Werte automatisch aus deinen Varianten-Attributen (bei gleicher Benennung vorausgewählt); jede Zelle bleibt von Hand änderbar.
3. Je Variante setzt du den Preis (vorbefüllt aus dem VK-Preis) und optional eine UVP (Streichpreis, muss über dem Preis der jeweiligen Variante liegen). Varianten ohne EAN sind nicht wählbar — du kannst sie später über denselben Dialog nachreichen (gleiche Produktreferenz ⇒ Otto hängt sie an die bestehende Familie an).
4. Jetzt listen überträgt alle gewählten Varianten in einem Upload. Die Karte am Eltern-Artikel zeigt danach alle Familien-Listings mit Status je Variante; „Status prüfen” löst das Ergebnis je Variante auf (bei Teil-Ablehnung steht der Otto-Grund an der betroffenen Zeile).

Hat die gewählte Otto-Kategorie keine Varianten-Merkmale, ist dort keine Familie listbar — der Dialog sagt das ehrlich; wähle dann eine passende Kategorie.

Zeitpläne (Cron-Jobs)

Die automatischen Läufe der Otto-Integration stehen unter Einstellungen → Cron-Jobs (Kategorie „Otto”) und brauchen je einen Eintrag im externen Zeitplaner:

Jeder Job läuft nur für Verbindungen, bei denen der jeweilige Bereich eingeschaltet ist.

Häufige Fragen

Werden Bestellungen doppelt importiert, wenn ich noch Magnalister nutze? Nein. Der Doppel-Import-Schutz erkennt eine bereits über Magnalister eingelaufene Bestellung und überspringt sie.

Warum wird eine Bestellung noch nicht importiert? Otto gibt die Lieferadresse erst frei, wenn die Bestellung bearbeitbar ist. Ganz frische Bestellungen werden beim nächsten Import-Lauf automatisch nachgezogen, sobald sie bereit sind.

Kann ich Produkte direkt aus Flowkom bei Otto listen? Ja — im Artikel unter Plattformen → Otto Market → „Bei Otto listen” (siehe Abschnitt „Produkte bei Otto listen”).

Warum steht mein neues Listing auf „Abgelehnt”? Otto prüft jedes Produkt asynchron. Der Ablehnungsgrund steht direkt auf der Otto-Karte des Artikels (z.B. unbekannte EAN, fehlendes Pflicht-Attribut, Bild zu klein). Korrigiere die Angaben und klicke „Aktualisieren”.

Soll Billkom für Otto-Aufträge eine Rechnung erstellen? Standardmäßig nein — Otto ist der Rechnungssteller im Namen des Verkäufers. Eine zweite Billkom-Rechnung mit USt-Ausweis würde eine doppelte Steuerschuld riskieren. Der Modus Belege & Rechnungen steht deshalb auf „Otto stellt die Rechnung”; nur wenn nicht Otto der Rechnungssteller ist, stellst du ihn auf „Billkom erstellt die Rechnung”.

Wie lade ich alle Otto-Belege für den Steuerberater herunter? Im Billkom-Modul über ZIP-Export → Quelle „Otto-Marktplatz-Belege” (alle Belege eines Monats als PDF mit Übersichtsliste). Alternativ direkt im Otto-Block Belege & Rechnungen.