Otto-Marktplatz-Integration

Verbinde dein Otto-Verkäuferkonto direkt mit Flowkom — für Bestellimport, Versandbestätigung und Bestandsübertragung. Das ist die native Alternative zum Weg über Magnalister.

Gut zu wissen: Beide Wege können parallel bestehen. Solange du über Magnalister listest, kommen Otto-Bestellungen weiter über Shopify herein. Die Direktanbindung importiert dieselben Bestellungen nicht doppelt — ein Doppel-Import-Schutz gleicht sie ab.

Was die Integration kann

• Bestellimport — Otto-Bestellungen werden direkt in Flowkom importiert (mit korrekter Steuer-/Netto-/Brutto-Ermittlung und Storno-Erkennung)
• Versandbestätigung — versendete Bestellungen werden mit Trackingnummer und Retourenlabel automatisch an Otto gemeldet
• Bestandsübertragung — der verfügbare Lagerbestand deiner Artikel geht an Otto (Transit- und FBA-Bestände ausgeschlossen)
• Retouren — eingehende Rücksendungen direkt in Flowkom prüfen und annehmen (löst die Kundenerstattung durch Otto aus) oder ablehnen
• Erstatten aus dem Auftrag — Storno, Teilerstattung und Preisnachlass eines versendeten Auftrags gehen direkt an Otto; Otto zahlt dem Käufer aus (siehe unten)
• Artikelzuordnung — deine Otto-Artikel werden automatisch über die SKU mit Flowkom-Artikeln verknüpft; der Rest lässt sich manuell zuordnen
• Storno in beide Richtungen — stornierst du eine Otto-Bestellung in Flowkom, meldet Flowkom das an Otto; storniert Otto (ganz oder einzelne Positionen), passt Flowkom die Bestellung an und warnt das Lager
• Erstattungs-Abgleich (Belege) — Erstattungen, die Otto ohne Flowkom auslöst (z.B. Storno-Versandkosten, Teilerstattungen aus dem OPC), werden automatisch am Auftrag verbucht — inkl. Gutschrift und Profitbutler
• Produktlister — Artikel direkt aus Flowkom bei Otto listen: alle Kategorie-Attribute, Entwurf speichern, Versandprofil & Bearbeitungszeit, otto.de-Status und Preis-Push (siehe unten)

Jeder dieser Bereiche ist standardmäßig aus und wird pro Verbindung einzeln aktiviert — du behältst die Kontrolle, was direkt über Otto läuft.

Voraussetzungen

• Ein aktives Otto-Verkäuferkonto mit Zugang zum OTTO Partner Connect (OPC)
• Admin-Rechte in Flowkom
• Eine App im OPC mit dem Recht „API-Zugriff” und den freigegebenen Scopes (siehe Schritt 1)

Schritt 1: App im OTTO Partner Connect anlegen

1. Melde dich im OTTO Partner Connect an und lege unter den API-/Entwickler-Einstellungen eine App mit dem Recht „API-Zugriff” an.

2. Gib die benötigten Scopes frei:

   products · orders · shipments · returns · receipts · availability · shipping-profiles

   Für Preisnachlässe aus Flowkom braucht die App zusätzlich die Schnittstelle price-reduction. Fehlt sie, läuft alles andere normal; Flowkom sagt es dir beim ersten Preisnachlass.

   Führst du mehr als ein Retourenlager oder mehr als einen Retouren-Versanddienstleister, kommt returns-warehouse-read dazu — siehe Retourenlager im Partnerportal.

3. Notiere dir Client-ID und Client-Secret. Das Client-Secret wird nur einmal angezeigt — kopiere es sofort.

Schritt 2: Integration in Flowkom anlegen

1. Gehe in Flowkom zu Einstellungen → Integrationen → Integration hinzufügen und wähle unter Marktplätze die Karte Otto.
2. Öffne die neu angelegte Integration.

Mehrere Otto-Verkäuferkonten (etwa für eine zweite Firma) sind möglich: Lege je Konto eine eigene Otto-Integration an. Jede hat eigene Zugangsdaten, eigene Bestellungen und eigene Angebote.

Schritt 3: Verbinden

1. Trage Client-ID und Client-Secret aus Schritt 1 ein und klicke auf Verbinden.
2. Flowkom prüft die Zugangsdaten direkt gegen Otto. Bei Erfolg wechselt der Status auf Aktiv.

Fehler beim Verbinden? Kommt eine Meldung zu ungültigen Zugangsdaten, prüfe, ob die App im OPC wirklich das Recht „API-Zugriff“ und alle oben genannten Scopes freigeschaltet hat.

Bereiche aktivieren

Nach dem Verbinden erscheinen die einzelnen Bereiche als eigene Karten. Aktiviere sie in dieser Reihenfolge:

Bestellimport

• Im Bereich Bestellimport kannst du jetzt importieren (einmalig) oder den automatischen Import einschalten.
• Bestellungen, die bereits auf anderem Weg (z.B. über Shopify) in Flowkom eingelaufen sind, werden automatisch erkannt und nicht doppelt angelegt.
• Stornos: Storniert Otto eine komplette Bestellung, wird sie in Flowkom storniert (solange sie nicht versendet ist). Storniert Otto einzelne Positionen, passt Flowkom die Auftragspositionen an (bei offenen Aufträgen) bzw. warnt per Benachrichtigung, wenn der Auftrag schon in Bearbeitung ist — damit das Lager stornierte Artikel nicht versendet. Adressänderungen von Otto erreichen unversendete Aufträge automatisch.
• Storno aus Flowkom: Stornierst du eine unversendete Otto-Bestellung in Flowkom, wird der Storno automatisch an Otto gemeldet. Ist sie schon versendet, erstattest du im Storno-Dialog direkt bei Otto (siehe Erstatten aus dem Auftrag).

Versandbestätigung

• Hinterlege im Bereich Versandbestätigung deine Absenderadresse (Stadt, PLZ und Land als 3-Buchstaben-Code, z.B. DEU).
• Otto verlangt für Paketsendungen ein Retourenlabel je Sendung (akzeptiert werden DHL, GLS und Hermes).
• Teste zuerst mit „Jetzt bestätigen”, bevor du die automatische Bestätigung einschaltest. Fehler erscheinen als Benachrichtigung.

Retourenlabel automatisch erzeugen

• Der Schalter „Retourenlabel automatisch beim Versand erzeugen” (standardmäßig an) erstellt beim Versand einer Otto-Bestellung über DHL, Deutsche Post oder Hermes automatisch ein Retourenlabel beim gewählten Retouren-Versanddienstleister.
• Kosten entstehen erst, wenn der Kunde das Label tatsächlich nutzt.
• Als Retouren-Versanddienstleister wählbar sind:
  • Wie der Versand (Standard): Eine Hermes-Sendung bekommt ein Hermes-Retourenlabel, eine Sendung mit DHL oder der Deutschen Post ein DHL-Retourenlabel. Die Deutsche Post ist bei Otto kein Retouren-Dienstleister.
  • Immer DHL oder Immer Hermes: Jede Otto-Sendung bekommt ein Retourenlabel dieses Dienstleisters, auch wenn sie mit einem anderen hinausgeht, etwa DHL hin und Hermes zurück.
  • GLS steht ausgegraut in der Auswahl, bis es in Flowkom integriert ist.
• Voraussetzung bei DHL: eine DHL-Retouren-Abrechnungsnummer — entweder an der Versandart oder als Standard in den DHL-Einstellungen hinterlegt.
• Voraussetzung bei Hermes: eine verbundene Hermes-Integration mit hinterlegten Zugangsdaten. Eine Abrechnungsnummer oder eine Hermes-Versandart braucht es dafür nicht — der Vertrag hängt an den Zugangsdaten deines Arbeitsbereichs.
• Fehlt die jeweilige Voraussetzung, wird der Versand nicht blockiert; die Versandbestätigung meldet dann das fehlende Retourenlabel. Erzeuge es in den Auftragsdetails über Retoure und übertrage die Bestellung unter Rückmeldung an den Kanal erneut.

Retourenlager im Partnerportal

Otto muss wissen, wohin eine Retoure geht und über welchen Dienstleister. Das steht nicht in Flowkom, sondern im OTTO Partner Connect unter Einstellungen → Versand und Retouren.

• Lege dort für dein Lager jeden Dienstleister an, über den Flowkom Retourenlabels erzeugt — also DHL, Hermes oder beide. Fehlt er, lehnt Otto die Versandbestätigung ab, und Flowkom meldet: „Otto kennt Hermes nicht als Retouren-Dienstleister.”
• Sobald dort mehr als ein Dienstleister oder mehr als ein Lager geführt wird, verlangt Otto bei jeder Paketsendung die passende Kombination aus Lager und Dienstleister. Flowkom liest sie selbst aus Otto und wählt die zum erzeugten Retourenlabel passende — dafür braucht die App den Scope returns-warehouse-read (Schritt 1). In Flowkom ist nichts einzutragen.
• Führe je Dienstleister genau ein Lager. Gibt es zwei gleichrangige Lager mit demselben Dienstleister, kann Flowkom nicht entscheiden, wohin die Retoure geht, und sagt das in der Versandbestätigung statt zu raten.

Bestandsübertragung

• Übertragen wird der verfügbare Bestand deiner zugeordneten Artikel — Transit- und FBA-Bestände sind ausgeschlossen, offene Reservierungen werden abgezogen.
• Wichtig: Falls ein anderes System (z.B. Magnalister) denselben Otto-Bestand pflegt, schalte dort die Bestandsübertragung ab, bevor du sie hier aktivierst — zwei Systeme würden sich sonst gegenseitig überschreiben.

Retouren

• Im Bereich Retouren siehst du angekündigte Rücksendungen (mit Retour-Tracking und Link zum Flowkom-Auftrag).
• Nach der Prüfung der eingegangenen Ware wählst du die Positionen aus und klickst Annehmen (mit Zustandsangabe A–E) — Otto erstattet daraufhin den Kunden — oder Ablehnen (mit Grund, z.B. „Artikel beschädigt”).
• Jede Aktion ist ein bewusster Klick; es gibt keine automatische Annahme.

Erstatten aus dem Auftrag

Für einen versendeten Otto-Auftrag erstattest du im Auftrag selbst — etwa wenn der Kunde seine Bestellung nicht erhalten hat. Du musst dafür nicht in die Retouren oder den OTTO Partner Connect. Voraussetzung ist eine aktive Otto-Anbindung.

• Stornieren: Im Storno-Dialog ist „Bei Otto erstatten” vorgewählt. Wähle den Grund für Otto, etwa „Sendung verloren gegangen”, „Nicht erhalten (eidesstattliche Versicherung)”, „Unzustellbar oder Annahme verweigert” oder „Kunde storniert”. Otto zahlt dem Käufer den Preis aller versendeten Artikel zurück.
• Teilerstattung: Wähle die Artikel und die Stückzahl, dazu den Grund für Otto. Otto erstattet genau diese Stück.
• Preisnachlass: Gib einen Betrag ein. Flowkom verteilt ihn auf die versendeten Artikel, Otto zahlt ihn an den Käufer aus. Versandkosten lassen sich so nicht erstatten; für den vollen Betrag nimmst du die Teilerstattung oder den Storno.

Gebucht wird in Flowkom genau, was Otto annimmt: Zahlstatus, Gutschrift und Retourenauswertung. Lehnt Otto einen Teil ab, nennt die Meldung Ottos Grund und den gebuchten Betrag. Vor dem Versand nimmt Otto keine Erstattung an — dann stornierst du den Auftrag, und Otto erfährt es automatisch.

Belege & Rechnungen

Otto stellt die Rechnung im Namen des Verkäufers aus. Im Block Belege & Rechnungen legst du fest, wer die Rechnung für Otto-Aufträge erstellt:

• Otto stellt die Rechnung (empfohlen, Standard): Billkom erzeugt für Otto-Aufträge keine eigene Rechnung — ein zweiter Beleg mit USt-Ausweis würde eine doppelte Steuerschuld riskieren (§ 14c UStG). Der Billkom-Kanal wird dabei auf Marktplatz-Beleg gestellt. Gleichzeitig zieht Flowkom Ottos Original-Belege automatisch als PDF in ein privates Archiv — Kaufbelege (R-DE-…) und Erstattungsbelege (E-DE-…). In der Liste steht an jeder Erstattung „Erstattung“. Diese Belege bucht Flowkom auch ins Buchungsjournal.
• Billkom erstellt die Rechnung: Nur wählen, wenn nicht Otto der Rechnungssteller ist. Billkom entscheidet dann wie bisher; es werden keine Otto-Original-Belege gezogen.

Wo du die Otto-Belege findest:

• Am Auftrag — im Auftragsdetail erscheint der Abschnitt Otto-Belege (Beleg-Nr., Netto/USt/Brutto, Download).
• In der Integration — der Block Belege & Rechnungen zeigt das Archiv (Zähler + die zuletzt erfassten Belege) und einen Monats-ZIP.
• Im Billkom-Modul — unter Billkom → ZIP-Export wählst du als Quelle „Otto-Marktplatz-Belege” und lässt das Archiv für einen Monat erstellen (z.B. für den Steuerberater). Es wird im Hintergrund gebaut; der Download startet automatisch, sobald es fertig ist. Bei sehr großen Zeiträumen meldet Flowkom das ehrlich und bittet um einen kürzeren Zeitraum.

Belege nachladen

Unter Belege nachladen im selben Block holt Flowkom Ottos Kauf- und Erstattungsbelege ab einem Tag nach — etwa ab dem DATEV-Stichtag, wenn die Anbindung jünger ist als der Stichtag oder Erstattungsbelege bisher nicht abgeholt wurden. Vorbelegt ist der Erste des Vormonats; weiter als 400 Tage zurück und in die Zukunft geht es nicht.

• Nachladen läuft im Hintergrund: „Nachladen läuft — die Belege erscheinen in den nächsten Minuten im Archiv.“
• Schon erfasste Belege bleiben, wie sie sind; doppelt wird nichts abgelegt. Der Erstattungs-Abgleich am Auftrag läuft dabei nicht mit.
• Nachladen darf, wer auch Jetzt abgleichen darf. Es geht nur, wenn „Otto stellt die Rechnung“ gewählt ist.
• Danach in der Abstimmung Neu berechnen, damit die Belege im Journal stehen.

Kontoauszug für den Profitbutler

Otto rechnet Provision und Gebühren wöchentlich ab; die Rechnung steht nur im Kontoauszug. Lädst du ihn im Block Kontoauszug für den Profitbutler hoch, rechnet der Profitbutler mit Ottos Rechnung. Wie das geht: Otto-Kontoauszug hochladen.

Erstattungs-Abgleich (Otto-Belege)

• Otto erstattet Kunden in manchen Fällen ohne Flowkom-Beteiligung — etwa Versandkosten nach einem Storno, Service-Erstattungen oder Teilerstattungen, die du direkt im OTTO Partner Connect auslöst.
• Mit eingeschaltetem Erstattungs-Abgleich holt Flowkom diese Belege regelmäßig ab und verbucht sie am Auftrag: Zahlstatus, Gutschrift (falls eine Rechnung existiert) und die Profitbutler-Retourenauswertung bleiben damit vollständig.
• Erstattungen aus der Retouren-Annahme und Preisnachlässe aus Flowkom verbucht Flowkom bereits im Moment der Erstattung — der Belegabgleich überspringt sie automatisch (keine Doppelbuchung).

Artikelzuordnung

• Klicke auf Synchronisieren, um deinen Otto-Katalog abzurufen.
• Artikel mit passender SKU werden automatisch verknüpft (grün). Den Rest kannst du über Zuordnen manuell mit einem Flowkom-Artikel verbinden.

Produkte bei Otto listen (Produktlister)

Artikel lassen sich direkt aus Flowkom bei Otto listen — ohne Umweg über den OTTO Partner Connect.

1. Öffne den Artikel in Flowkom und wechsle in den Reiter Plattformen. Dort erscheint die Karte Otto Market (sobald eine aktive Otto-Integration besteht). Bei mehreren Otto-Konten steht dort je Konto eine eigene Karte — im Kopf mit dem Kontonamen, etwa „Otto Market · Firma B“. Jede Karte zeigt nur die Angebote ihres Kontos, und ihre Knöpfe wirken nur auf dieses Konto.
2. Klicke „Bei Otto listen”. Im Formular wählst du:
   • Kategorie (durchsuchbar) — bestimmt die Pflicht-Attribute
   • Marke — aus den für dein Konto freigeschalteten Otto-Marken
   • Produktreferenz (max. 50 Zeichen — gleiche Referenz gruppiert Varianten bei Otto)
   • Preis und UVP (EUR, brutto) — im Schritt Varianten; der USt-Satz steht unter Versand & Bilder
   • Pflicht-Attribute der Kategorie (erlaubte Werte als Auswahl, Mehrfachauswahl per Checkboxen)
   • Weitere Otto-Attribute — alle optionalen Attribute, nach Otto-Gruppen aufklappbar; von Otto empfohlene Attribute sind markiert (gepflegte Attribute verbessern die Sichtbarkeit auf otto.de)
   • Versand — Versandprofil (aus deinen OPC-Profilen) und Bearbeitungszeit. Ohne Versandprofil bleibt der Artikel auf otto.de unsichtbar — Flowkom schreibt es automatisch, sobald Otto das Listing akzeptiert hat.
   • optional Beschreibung und Bullet-Points (je Zeile einer, max. 10)
   • Produktsicherheit (GPSR) — Name und Anschrift des Wirtschaftsakteurs; wird als Vorgabe gespeichert und beim nächsten Listing vorbefüllt
3. Entwurf speichern sichert den Formular-Stand (auch unvollständig) — beim nächsten Öffnen ist alles vorausgefüllt. Jetzt listen übermittelt an Otto.
4. Otto verarbeitet das Produkt asynchron. Die Karte zeigt den Status: Verarbeitung läuft → Gelistet oder Abgelehnt (mit Otto-Ablehnungsgrund). Über „Status prüfen” holst du das Ergebnis ab. Zusätzlich zeigt die Karte den Live-Status auf otto.de (Online / in Prüfung / eingeschränkt / abgelehnt / inaktiv).

Voraussetzungen je Artikel: eine EAN (nicht mit „2” beginnend) und mindestens ein Produktbild (öffentlich erreichbar, min. 500×1000 px empfohlen). Beides pflegst du am Artikel.

UVP (Streichpreis): Neben dem Verkaufspreis kannst du eine unverbindliche Preisempfehlung pflegen — Otto zeigt sie als durchgestrichenen Preis. Sie muss deshalb über dem Verkaufspreis liegen, sonst wird die Eingabe abgelehnt. Vorbefüllt ist das Feld zuerst aus dem Streichpreis des Preis-Cockpits („UVP aus dem Preis-Cockpit (Anker als Streichpreis).”); steht dort „Kein Streichpreis”, bleibt es leer, mit dem Hinweis, dass eine UVP hier ihn bei Otto wieder setzen würde. Verwaltet das Cockpit den Streichpreis nicht, gilt wie bisher die UVP aus den Produktdaten, sofern sie über dem Verkaufspreis liegt.

Die UVP wird nur mit „Jetzt listen” bzw. „Aktualisierung übermitteln” übertragen — der Preis-Knopf auf der Plattformen-Karte aktualisiert ausschließlich den Verkaufspreis. Lässt du das Feld leer, wird keine UVP gesendet; eine zuvor gesetzte UVP verschwindet damit beim nächsten Übermitteln vom Angebot.

UVP aus dem Preis-Cockpit: Ist am Artikel unter Preise & Kalkulation ein Streichpreis für Otto festgelegt, geht er mit „Texte & Merkmale senden” an der Otto-Karte hinaus — der Bestätigungsdialog nennt ihn als eigene Zeile „Streichpreis (UVP): …”. Steht im Cockpit „Kein Streichpreis” (oder liegt der Anker nicht über dem Otto-Preis), heißt es dort „wird entfernt”, und die UVP verschwindet mit diesem Senden vom Angebot. Verwaltet das Cockpit den Streichpreis nicht, geht die UVP so hinaus, wie sie bei Otto steht („wie bei Otto”) — eine im Otto-Portal gepflegte oder entfernte UVP wird nicht überschrieben. Hat Flowkom die UVP bei Otto noch nie gelesen, nennt der Dialog den gespeicherten Stand; „Preise aktualisieren” zeigt den Stand bei Otto. Ist das Preis-Cockpit gerade nicht ladbar, wird nichts gesendet. Der Preis-Push des Cockpits sendet bei Otto nie eine UVP.

Preis ändern: Über das Stift-Symbol an der Preis-Spalte der Otto-Karte überträgst du einen neuen Brutto-Preis direkt an Otto (asynchron).

Bestandssync pro Listing: Jedes Otto-Listing hat auf der Karte einen eigenen Schalter Bestandssync; über „Bestand pushen” überträgst du den verfügbaren Bestand dieses Artikels sofort.

Variantenfamilien vom Eltern-Artikel listen

Eltern-Artikel (Variantenfamilien) listest du direkt vom Eltern-Artikel aus — Flowkom überträgt alle gewählten Varianten in einem Rutsch als eine Otto-Familie:

1. Öffne den Eltern-Artikel → Reiter Plattformen → „Bei Otto listen”. Kategorie, Marke, Attribute, Versand und GPSR füllst du einmal aus — sie gelten für alle Varianten.
2. Die gewählte Kategorie bietet mögliche Varianten-Merkmale an (oft mehrere, z. B. Form/Länge/Material/Farbe). Unter „Varianten-Merkmale” wählst du, worin sich deine Varianten unterscheiden — nur diese Merkmale werden Spalten in der Varianten-Tabelle und brauchen je Variante einen Wert; die übrigen bleiben normale Attribute. Über „Werte aus Flowkom-Attribut …” übernimmt Flowkom die Werte automatisch aus deinen Varianten-Attributen (bei gleicher Benennung vorausgewählt); jede Zelle bleibt von Hand änderbar.
3. Je Variante setzt du den Preis (vorbefüllt aus dem VK-Preis) und optional eine UVP (Streichpreis, muss über dem Preis der jeweiligen Variante liegen). Varianten ohne EAN sind nicht wählbar — du kannst sie später über denselben Dialog nachreichen (gleiche Produktreferenz ⇒ Otto hängt sie an die bestehende Familie an).
4. Jetzt listen überträgt alle gewählten Varianten in einem Upload. Die Karte am Eltern-Artikel zeigt danach alle Familien-Listings mit Status je Variante; „Status prüfen” löst das Ergebnis je Variante auf (bei Teil-Ablehnung steht der Otto-Grund an der betroffenen Zeile).

Hat die gewählte Otto-Kategorie keine Varianten-Merkmale, ist dort keine Familie listbar — der Dialog sagt das ehrlich; wähle dann eine passende Kategorie.

Zeitpläne (Cron-Jobs)

Die automatischen Läufe der Otto-Integration stehen unter Einstellungen → Cron-Jobs (Kategorie „Otto”) und brauchen je einen Eintrag im externen Zeitplaner:

Jeder Job läuft nur für Verbindungen, bei denen der jeweilige Bereich eingeschaltet ist.

Häufige Fragen

Werden Bestellungen doppelt importiert, wenn ich noch Magnalister nutze? Nein. Der Doppel-Import-Schutz erkennt eine bereits über Magnalister eingelaufene Bestellung und überspringt sie.

Warum wird eine Bestellung noch nicht importiert? Otto gibt die Lieferadresse erst frei, wenn die Bestellung bearbeitbar ist. Ganz frische Bestellungen werden beim nächsten Import-Lauf automatisch nachgezogen, sobald sie bereit sind.

Der Kunde hat seine Bestellung nicht erhalten — was tun? Storniere den Auftrag in Flowkom und lass „Bei Otto erstatten” angehakt; als Grund wählst du „Sendung verloren gegangen” oder, wenn Otto eine eidesstattliche Versicherung des Kunden hat, „Nicht erhalten (eidesstattliche Versicherung)”. Otto zahlt dem Kunden den Kaufpreis zurück. Soll der Auftrag bestehen bleiben, nimm stattdessen die Teilerstattung.

Flowkom meldet, dass Preisnachlässe nicht freigeschaltet sind. Deiner App im OTTO Partner Connect fehlt die Schnittstelle price-reduction. Ergänze sie dort einmal; danach gehen Preisnachlässe direkt aus Flowkom. Storno und Teilerstattung brauchen sie nicht.

Kann ich Produkte direkt aus Flowkom bei Otto listen? Ja — im Artikel unter Plattformen → Otto Market → „Bei Otto listen” (siehe Abschnitt „Produkte bei Otto listen”).

Warum steht mein neues Listing auf „Abgelehnt”? Otto prüft jedes Produkt asynchron. Der Ablehnungsgrund steht direkt auf der Otto-Karte des Artikels (z.B. unbekannte EAN, fehlendes Pflicht-Attribut, Bild zu klein). Korrigiere die Angaben und klicke „Aktualisieren”.

Soll Billkom für Otto-Aufträge eine Rechnung erstellen? Standardmäßig nein — Otto ist der Rechnungssteller im Namen des Verkäufers. Eine zweite Billkom-Rechnung mit USt-Ausweis würde eine doppelte Steuerschuld riskieren. Der Modus Belege & Rechnungen steht deshalb auf „Otto stellt die Rechnung”; nur wenn nicht Otto der Rechnungssteller ist, stellst du ihn auf „Billkom erstellt die Rechnung”.

In der Abstimmung steht „versandter Otto-Auftrag ohne Otto-Kaufbeleg“ — was tun? Otto stellt den Kaufbeleg erst nach der Versandmeldung aus, meist am selben oder nächsten Tag. Fehlt er länger, lade die Belege ab dem Monatsersten nach. Fehlt er danach weiter, hat Otto die Versandmeldung nicht erhalten — dann die Versandbestätigung am Auftrag prüfen.

Wie lade ich alle Otto-Belege für den Steuerberater herunter? Im Billkom-Modul über ZIP-Export → Quelle „Otto-Marktplatz-Belege” (alle Belege eines Monats als PDF mit Übersichtsliste). Alternativ direkt im Otto-Block Belege & Rechnungen über ZIP erstellen. Das Archiv entsteht im Hintergrund — du kannst die Seite währenddessen verlassen, der Download startet, sobald es fertig ist.